公司发文管理办法与程序模板.doc

发文管理措施
第一章 总则
第一条 为规范和严厉企业发文工作，提升发文效率、确保发文质量，确保文书安全、立即传输，特制订本管理措施。
第二条 企业全部文书呈批和发文由办公室统一管理。
第二章 行文规则
第三条 公文种类
公文类别关键有：通知、通报、汇报、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、要求、措施等。
第四条 公文格式
公文格式通常包含：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
1. 标题：公文标题应该正确、简明地概括公文关键内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2. 主送部门：指公文关键送达单位（领导）或部门，通常向上级报送均为主送部门；通常只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，能够用抄报形式。
3. 正式公文主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
4. 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。
5. 发文日期：公文必需注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写整年月日。发文日期通常以签发人签发日期为准。
6. 抄报、抄送单位：属上级列入抄报，平行或下级列入抄送。
7. 文件版头：正式公文通常全部有版头，版头以红色大写印上“广西创新港湾工程文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。全部以企业名义下发公文一律用红头文件形式。
8. 公文编号：通常包含编字、年号、次序号。
9. 机密等级：机密公文应该依据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“一般”字样。
10. 附件：公文如有附件，应该在正文以后，发文部门之前注明附件名称和件数。
11. 其它：公文排版要求详见附件。
第五条 行文要求
1. 行文须严格区分公文类别，并严格按对应格式书写、排版；
2. 明确发文权限。属于全方面，关键方针政策性问题，以企业名义行文。属于限定方针范围内日常业务工作问题，以相关部门名义行文。
3. 公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈相关领导签发。发文包含多个部门，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。
第六条 相关企业公文编字
为便于企业公文使用、保管、立卷、归档和查阅，将企业公文编字明确为：
发文部门或人员
编字
说明
实施董事
桂新董字
1、发文由办公室统一编号；
2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“〔　〕”如“桂新办字〔〕第001号”；
总经理班子
桂新总字
经营部
桂新经字
办公室
桂新办字
人力资源部
桂新人字
财务部
桂新财字
生产中心
桂新生字
总工室
桂新工字
供给部
桂新供字
第三章 发文程序及要求
第七条 发文程序包含拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
（一）公文草拟、打印、校对。
1. 经办人负责公文起草（包含录入、排版）。草拟公文必需使用统一格式公文稿纸（见附表三），起草公文人名、地点、数字、标点符号要正确，时间要写具体年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
2. 起草公文后，到办公室统一打印、输出。办公室秘书负责查对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。
3. 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
（二）公文审核。
文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如包含其它部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。
（三）公文核稿。
全部公文呈批前由办公室负责核稿。核稿关键内容包含：
1. 文件呈批单是否填写正确，完整。全部相关部门是否全部已签字。
2. 公文打印、排版格式是否符合企业要求；
3. 公文意思是否得表示清楚、正确。
如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。
（四）公文呈批。
办公室核稿经过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文记录表”上登记后，由办公室主任依据事情轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。
办公室不得积压文件，要立即呈批或下发。
（五）公文批阅。
企业相关领导批阅文件，“特急”文件须立即批办，“急件”须当日批办。全部文件必需在两个工作日之内阅批完成。
企业相关领导认为文稿和原意不符，由办公室退回拟稿人重写。假如仅包含文字问题，直接由办公室负责修改。
拟稿人重写后，再次送签时必需附上修改前全部原稿。办公室负责查对修改稿和原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，而且经办人已经通知相关部门经理（由办公室秘书电话查询）。
（六）公文打印。
公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公室秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室秘书浏览文件内容，检验所打印文件正当性、并在打印登记簿上具体登记文件名、份数、页数、经办人等，具体见《打印登记簿》；
对于不需要盖章文件，在打印正式文稿后，由办公室秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发原稿中终稿、文件呈批单及该文件电子版存档立案。
对于需要盖章文件见下一步；
（七）公文盖印、登记。
需要盖章文件，打印后由办公室秘书推行盖章手续。对两张以上文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由办公室秘书留存备查，办公室秘书须在文件呈批单上签字。
文件盖章后，将一份正式文件、领导签发原稿中终稿、文件呈批单及该文件电子版存档立案。同时由办公室秘书填写“发文记录表”后发文。
（八）发文。
对外发文要求：
1、办公室秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有她人陪同前往）；领取文书当事人必需在登记簿上署名。
2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文，统一由办公室秘书办理。
对内发文要求：
1、对内发文采取在企业局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方法；
2、对于在企业局域网上公布公文，由办公室秘书通知相关人员立即上网查阅，并在发文登记簿上登记；
3、对于确需发纸质文件，只发复印件。并由办公室专员在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。
第八条 公文借阅和清退按《档案管理措施》相关要求实施。
第九条 公文立卷、归档和废除按《档案管理措施》相关要求实施。
第四章 附则
第十条 本管理措施由办公室负责解释。
第十一条 本管理措施确实定或修改由办公室负责，报总经理同意后实施。
第十二条 本管理措施自颁布之日起实施。
附表一、办文呈批单
办文呈批单

文件标题
（ ）
文件编号
桂新 字〔 〕 号
密级

附件

拟稿人

日期
年 月 日
企业领导

办公室主任

经办部门经理

相关部门经理

拟 稿 说 明

办公室秘书签字
附表二、发文登记簿
发文登记簿
日期
文件类别
编号
文件名
经办部门
对方单位
呈批时间
审批人
下发时间
回复确定
备注

附表三、公文格式及要求
公文格式及要求
项目
性
质
字体
字号
行距（倍）
字距
页边距（cm）
用纸规格
其它注意事项及要求
标
题
正
文
标
题
正
文
上
下
左
右
草
稿
黑
体
幼
圆
三
号
五
号
WPS字处理软件3毫米
标
准
2.8
2.8
1.5
6.0
A4
1. 标题和正文之间空一行；
2. 落款下正文之间空3空
3. 每页标注页码注明：
4. 落款以后注明：
注释：(1)此件为初稿(第*稿)；
(2)拟稿人：(署名) 审核：(署名) 打印人：(署名)
正
式
文
稿
华文中宋（加粗）
仿
宋
体
二
号
四
号
WPS字处理软件2毫米
标
准
3.7
3.5
2.5
2.6
A4
1. 上报公文需识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右字空1字；“签发人”用3号仿宋体字，姓名用3号楷体字标识；
2. 正文中小标题用3号黑体字；
3. 每一自然段首空2格；
4. 正文和附件之间空1行(附件标注方法附件：1、2、…)
5. 公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，不得采取标识“此页无正文”方法处理，应采取调整行距、字距加以处理；
6. 每页标注页码，页码用数字格式标于页脚居中位置。如“第3页 共20页”；
7. 公文装订标准左侧装订整齐牢靠不掉页数量正确

附表四、打印登记簿
打印登记簿
日期
部门
经办人
文件名称
份数
页数
打印人
备注

附表五、复印登记簿
复印登记簿
日期
部门
经办人
文件名称
份数
页数
复印人
备注