银行接待管理办法模版.doc

接待管理办法编制部门： 版 次 号： 生效日期： 目 录修改与审批记录3第一章总则4第二章接待工作原则4第三章接待工作程序5第四章附则8附件：9附件1.接待审批单10附件2.征求意见单11附件3.业务和管理流程分层控制明细表12附件4.风险辨识评价和控制清单14第一章 总则第一条 为进一步加强和改进xx银行（以下简称“本行”）接待工作，确保做到接待热情、礼貌、周到、节俭，有效宣传和树立本行的良好形象，为日常的经营管理服务，特制订本办法。第二条 本办法适应于对本行对外接待活动中各主要环节的控制和管理。第二章 组织职责第三条 行领导负责VIP接待方案的审批。第四条 办公室负责提出VIP接待方案申请，一般接待方案、对外接待用车、会议室使用申请的审批及对外接待工作中相关事项的统一协调与管理。第五条 行政管理部负责依据接待审批单（附件1.）对接待费用进行审核，并做好来宾接待的食宿安排及对外接待用车的指派与管理。第六条 各部室在职责范围内负责提出对口接待（一般接待）方案申请，并按办公室意见做好对口接待的统一协调与管理。第三章 接待工作原则第七条 接待应坚决服从和服务于本行业务发展的需要，遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而归。第八条 平等原则：无论来宾职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢，一般情况下，级别与权限对等，同级别出面，特殊情况高规格接待。第九条 对口原则：综合性接待时，各部室应予以积极配合，一般情况下可指定对口部室为主接待单位。第十条 节约原则：招待来宾应适度从简，不铺张浪费、不重复宴请。第十一条 周到原则：接待程序应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。第十二条 保密原则：向来宾介绍情况，应注意保守国家、本行机密，巧妙回避不宜回答的问题。重要会议要有记录。 第十三条 接待应突出本行特色，同时注重质量和效率。第四章 接待工作程序第一节 接待工作规则第十四条 见面原则为主动、热情、礼貌。第十五条 引见按职务高低，依次介绍，职务相同，先介绍年长的。第十六条 行路陪同客人行路，请客人行于自己右侧；自己处于主陪位置，应并排走在客人旁边，不应落在后面。乘坐车、电梯、上下楼梯，礼让在先，主动开关门。第十七条 其他（一） 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；（二） 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；（三） 尊重来宾的风俗习惯和礼节；（四） 因故未能准时赴约，应尽早通知对方，并以适当的方式致歉。第二节 接待标准第十八条 VIP接待（一） VIP接待范围：市级及以上领导、上级单位、监管部门来行视察和检查工作；兄弟金融单位来行参观考察、洽谈工作；“三会一层”重要客人等。（二） VIP接待标准：1 根据对方需要指派车辆迎接；2 接待用餐标准为50120元、人/餐。第十九条 一般接待（一） 一般接待范围：凡属第十七条规定范围以外的接待均属一般接待；（二） 一般接待标准：原则上不派车辆迎接，接待用餐标准为2050元、人/餐；（三） 特殊情况，需超标准接待的，应经主管行领导审批。第二十条 其他规定（一） 客人来访，本行原则上不承担住宿费用，特殊情况下，应报经行领导批准后，由行政管理部参照200350元、人/天的标准安排，且一般不安排豪华宾馆和涉外旅游饭店；（二） 客人来访时要求安排住宿的，由行政管理部依据来宾意见安排招待所或宾馆，但其住宿、交通、长话等费用均由客人自理；（三） 来宾在行活动期间，一般只安排一次宴请，宴请地点应在与本行建立签约关系的酒店、宾馆、员工餐厅等场所。第三节 接待工作流程第二十一条 接待申请（一） VIP接待由办公室负责填写接待审批单，报行领导审批；（二） 一般接待由主接待部室负责填写接待审批单，报办公室主任审批。第二十二条 迎接安排（一） 行政管理部应根据接待审批单的相关要求按来宾抵达时间派车迎接；（二） 参与迎接人员应着装整齐，对身份较高的来宾，行政管理部应事先在机场（车站）安排贵宾休息室，并备有饮料；（三） 接至来宾后，迎接人员应及时告之对口接待部室负责人。待来宾住下后，对口接待负责人应前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，并及时通知办公室。第二十三条 会谈和参观安排（一） 办公室应将会谈的时间、地点、双方人员名单提前通知对方，并尽量不改变计划；（二） 办公室应提前安排好会谈地点，整齐摆放座位卡、双方会谈人员名单、书写用笔、稿纸、水杯、水果、烟缸等，并在会谈地点大厅摆放欢迎标语；（三） 会谈通常采用长方桌或椭圆桌形式，宾主相对而坐。以正门为准，我方（主方）背门而坐，客方面对正门就坐，双方主谈人居中，双方其他参谈人员，按礼宾顺序在各自主谈人左右两侧就坐；（四） 我方人员应提前达到会谈地点等候客人，待客人到达后，一一握手问候；（五） 对口接待部室负责引导双方参谈人就坐，并待来宾就坐后，播放xx银行宣传片；（六） 引导来宾观看宣传片后，双方介绍参谈人员，开始会谈；（七） 会谈结束后，我方参谈人员应将客人送至会谈厅门口握手告别；（八） 参观行展馆和分支行的，由接待部室一并向办公室提出，由办公室安排行展馆或分支行予以接待。第二十四条 宴请安排（一） 行政管理部应结合接待审批单的相关事项事先做好宴请安排；（二） 宴请时如需用车，办公室应提前通知行政管理部做好派车准备；（三） 其他安排1 必要时，根据来宾来访目的、性质、意愿和兴趣，可适当安排观看文艺演出、参观游览等活动，但事先应报请行领导批准。2 此项活动由办公室和行政管理部根据职责分工共同协调、组织，并安排本行身份相当的人员陪同参加。第二十五条 送别（一） 对口接待部室负责提前半日通知办公室确切的来宾离开时间，办公室视具体情况安排人员送别；（二） 来宾离开前，本行陪同人员应一一与客人握手告别，祝愿客人旅途愉快并欢迎下次再来；（三） 行政管理部应根据来宾要求预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目，并根据行领导或办公室意见视情况安排车辆将客人送至车站、码头或机场；（四） 将客人送上车、船或飞机后，送行人员应面带微笑，挥手告别，待车、船或飞机离开后，直到看不到对方时方可返回。第二十六条 接待总结：每次接待后，办公室应结合来宾意见以及接待过程中所收集的意见进行一次总结，以便及时改进后续接待工作。第五章 附则第二十七条 本办法由xx银行总行负责制定、解释和修改。第二十八条 本办法自发布之日起施行。附件：1.接待审批单2.征求意见单3.业务和管理流程分层控制明细表4.风险辨识评价和控制清单附件1.接待审批单 接待审批单申请单位： 年 月 日来访单位：来访人员情况姓名性别民族职务联系人联系电话来访方式及班次抵达时间离开时间来访主要内容接待标准VIP迎接安排需派车一般不需派车会场安排需水果宴请安排需宴请不需水果不需宴请食宿及其他要求办公室意见领导意见备注1、领导或办公室填写意见时应指定参加接待的相关人员，并确定主接待部室。2、来访人员情况栏如填写不下，可另附表说明附件2.征求意见单征求意见单尊敬的来宾： 您好！ 欢迎您来访本行，在您离行之际，请留下您对我们工作的意见和建议，以帮助我们进一步改善和提高，谢谢！ 评价非常满意满意一般不满意极不满意项目访 前 协 调迎 接 安 排食 宿 安 排会 谈 安 排宴 请 安 排接 待 礼 仪接待人员着装其 它 祝您：旅途愉快！诚心期待您的下次到来！附件3.业务和管理流程分层控制明细表业务和管理流程分层控制明细表流程编号：流程名称会议管理流程编号步骤名称输入流程描述输出实施部门 或岗位成功因素备注1接到会议通知会议通知相关人员接到会议通知相关记录办公室记录详尽2判断会议类型相关记录据通知记录判断会议类型专题会议办公室依据充分、判断准确3准备会议材料会议需求按会议需要及文件管理流程准备会议材料会议组织材料专题会组织部门材料准确、全面4审核会议材料初稿审核、批准会议材料主管行领导符合会议要求5印制材料会议材料依据会议需求印制会议材料会议材料办公室印制份数适当，页面整洁6会议通知会议需求依据会议需求通知需参会人员做好参会准备会议通知单等专题会组织部门通知及时、全面、准确7提出会场申请会议需求专题会组织部门提出会场申请会议室使用申请单专题会组织部门会场申请合理8安排交通等会议需求依据会议需求欧协调、安排交通等会议通知等行政管理部安排及时、得当9会议纪录会议依据会议内容做好相关记录会议纪录专题会组织部门记录全面、准确10跟踪落实会议纪录依据会议要求验证相关工作部署落实情况调查结果专题会组织部门调整全面、准确11判断会议类型相关记录据通知记录判断会议类型行务会议办公室依据充分、判断准确12准备会议材料会议需求按会议需要及文件管理流程准备会议材料会议组织材料办公室材料准确、全面13审核会议材料初稿审核、批准会议材料主管行领导符合会议要求14印制材料会议材料依据会议需求印制会议材料会议材料办公室印制份数适当，页面整洁15会议通知会议需求依据会议需求通知需参会人员做好参会准备会议通知单等办公室通知及时、全面、准确16布置会场会议需求依据会议需求布置会场条幅、座签等办公室会场布置美观、得体17安排交通等会议需求依据会议需求欧协调、安排交通等会议通知等行政管理部安排及时、得当18会议纪录会议依据会议内容做好相关记录会议纪录办公室记录全面、准确19跟踪落实会议纪录依据会议要求验证相关工作部署落实情况调查结果办公室调整全面、准确20资料归档会议组织资料的收集整理会议组织资料资料装订、归档办公室资料整理的及时性和完备性附件4.风险辨识评价和控制清单风险辨识评价和控制清单业务或管理活动：会议管理流程 流程编号：序号作业活动风险因素可能导致的风险风险类型LEC评价法是否为不可承受风险可能性(L)频繁程度(E)风险后果(C)风险级别(D)ZB0203准备会议材料材料不准确、不全面影响会议的正常进行操作风险1177否ZB0209会议记录会议记录不全面会议精神无法准确传达操作风险1111否ZB0210跟踪落实未落实会议决议影响全行经营管理工作正常开展操作风险3113否ZB0212准备会议材料材料不准确、不全面影响会议的正常进行操作风险1177否ZB0218会议记录会议记录不全面会议精神无法准确传达操作风险1111否ZB0219跟踪落实未落实会议决议影响全行经营管理工作正常开展操作风险3113否ZB0220资料归档资料归档不正确、不全面影响日后核查操作风险3113否