证券股份有限公司资产托管部档案及印章管理操作规程.docx

证券股份有限公司资产托管部档案及印章管理操作规程 第一章 总则 第一条 为加强xx证券股份有限公司（以下简称“xx证券”或“公司”）资产托管部的档案及印章管理，规范业务操作，有效防范和控制业务风险，依据证券法、公司法、合伙企业法、证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、证券公司内部控制指引、基金业务外包服务指引（试行）及其他法律法规和公司相关制度的规定，制定本操作规程。 第二条 本操作规程所指的业务档案是指资产托管部开展业务活动的重要法律文本（托管协议、私募基金业务外包服务协议、各类子协议或补充协议、操作备忘录等）、投资指令、会计凭证、账册和报表、交易记录、开/销户资料、预留印鉴、信息报告等重要文件资料。 第三条 资产托管部应当根据法律法规的规定，建立健全部门业务档案管理制度,指定专人负责档案管理事务，妥善保管业务档案。 第四条 业务档案文件应当按照分类保存，并建立专人负责的登记、调阅、变更、移交、销毁手续。重要文件的保管期限按照有关规定和公司要求执行。 第五条 资产托管部人员应当严格做好业务资料相关信息的保密工作，不得向任何机构或个人泄露相关信息和资料，法律法规规定和合同协议另有约定的除外。 第六条 资产托管部印章包括部门专用章、业务专用章、开立外包业务专户和托管业务专户专用的预留印鉴等。 第七条 资产托管部应当指定专人管理印章，并建立正式的印章领用、审批、使用、登记、移交、销毁等手续。 第二章 会计档案管理 第八条 会计档案是指估值与会计核算过程中取得或产生的原始凭证、记账凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映产品运作的重要史料和证据，包括起始运作通知书、管理人指令及其相应支持性文档、会计凭证、投资合同复印件、票据复印件、对账记录、估值表、会计报表等。 第一节 会计档案的装订 第九条 原始凭证应按时进行打印和装订，定期整理。原始凭证所提供的会计信息应当与系统中的记账凭证相一致。 第十条 月末时，估值核算岗（经办）将各产品会计凭证、估值表、会计报表进行归档，由估值核算岗（复核）进行核对。 整理后的会计档案须于次月月底前归档完毕，按年装订。装订前，要检查凭证、文件张数，发现不符合或手续不全时，应更正补齐后才能装订。 会计档案装订按编号顺序排列。装订时要求排列整齐，另加封面、封底，装订牢固。封面上要填明起止日期、产品名称、会计资料名称、卷号等，并由经办人员和复核人员盖章确认。 第二节 会计档案的保管 第十一条 估值核算岗负责将会计档案归档，并保管于资产托管室内上锁的文件柜中，同时维护资产托管部档案保管清册（附件一）。装订成册的档案，不得随便拆开。由于特殊原因需取出档案时，须经资产托管部负责人批准。 第十二条 对调阅的重要文件档案，资产托管部设置重要文件调阅登记簿(附件二)详细登记调阅日期、调阅人、调阅理由、归还日期等。资产托管部内部人员调阅，需经估值核算岗同意；公司其他部门或外部人员调阅，需要提交书面申请并经资产托管部负责人批准。估值核算岗应当对调阅的重要文件及时督促归还。未经批准，调阅人员不得将文件携带外出，不得擅自摘录有关数字。遇特殊情况需要影印复制文件的，应当经资产托管部负责人批准，在重要文件调阅登记簿内详细记录文件影印复制的情况。 第十三条 每年初，估值核算岗将上一年的会计档案资料移交给综合管理岗保管。综合管理岗根据需要为上一年会计档案办理入库手续，将会计档案移送公司指定的库房进行保管。移交公司库房后如需查询的，由查询人提交查询申请至资产托管部负责人批准。资产托管部负责人批准后，综合管理岗陪同前往库房查询。 第三节 会计档案的销毁 第十四条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： （一） 估值核算岗提出销毁申请，编制资产托管部档案销毁申请表（附件三），列明销毁会计档案的起止日期、产品名称、会计资料名称、卷号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 （二） 资产托管部负责人在资产托管部档案销毁申请表上签署意见。 （三） 稽核监控岗负责监销会计档案。在销毁会计档案前，稽核监控岗按照资产托管部档案销毁申请表所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，稽核监控岗在资产托管部档案销毁申请表上签名盖章，并将监销情况报告资产托管部负责人。 第十五条 保管期满但未结清的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在资产托管部档案保管清册和资产托管部档案销毁申请表中列明。 档案的保管期限参见附件四。 第四节 会计档案的清查 第十六条 稽核监控岗定期抽查会计档案的保管情况。如发现任何文件损坏、缺失的，应报告资产托管部负责人并督促档案保管人员查明原因。 第三章 投资清算档案管理 第一节 投资清算档案保管内容 第十七条 投资清算档案包括： （一） 银行账户开户、变更、销户资料； （二） 收付款指令； （三） 各类银行回单，如收款通知单、付款成功回执、票据存根等； （四） 银行结算账户对账单； （五） 银行询证函等。 第二节 投资清算档案保管要求 第十八条 投资清算岗按月归档、按年装订投资清算档案，并保管于资产托管室内上锁的文件柜中，同时维护资产托管部档案保管清册，于下一年初移交给综合管理岗。装订和保管要求参见会计档案。 保管期满的档案需销毁的，参照会计档案的销毁程序办理。 第三节 投资清算档案查询规定 第十九条 投资清算档案的调阅手续参照会计档案进行。第四节 投资清算档案清查第二十条 投资清算档案的清查手续参照会计档案进行。 第四章 TA 清算档案管理 第一节 TA清算档案保管内容 第二十一条 TA清算档案包括： （一） 银行账户开户、变更、销户资料； （二） 收付款指令； （三） 各类银行回单，如收款通知单、付款成功回执、票据存根等； （四） 银行结算账户对账单； （五） 银行询证函等。 第二节 TA清算档案保管要求 第二十二条 资金清算岗按月归档、按年装订 TA 清算档案，并保管于资产托管室内上锁的文件柜中，同时维护资产托管部档案保管清册，于下一年初移交给综合管理岗。装订和保管要求参见会计档案。 保管期满的档案需销毁的，参照会计档案的销毁程序办理。第三节 投资清算档案查询规定 第二十三条 TA清算档案的调阅手续参照会计档案进行。第四节 投资清算档案清查 第二十四条 TA清算档案的清查手续参照会计档案进行。 第五章 份额登记档案管理 第一节 份额登记档案保管内容 第二十五条 份额登记档案包括： （一） 基金份额登记业务参数表； （二） 基金成立时份额登记信息表； （三） 存续期内份额登记业务申请表（包括开户、修改、销户、认购、申购、赎回申请）及相应的确认表； （四） 基金分红方案和分红明细表；（五） 基金业绩报酬方案和确认表； （六） 基金清盘方案和收益分配明细表。 第二节 份额登记档案保管要求 第二十六条 份额登记岗按月归档、按年装订份额登记档案，并保管于资产托管室内上锁的文件柜中，同时维护资产托管部档案保管清册，于下一年初移交给综合管理岗。装订和保管要求参见会计档案。 保管期满的档案需销毁的，参照会计档案的销毁程序办理。 第三节 份额登记档案查询规定 第二十七条 份额登记档案的调阅手续参照会计档案进行。第四节 份额登记档案清查第二十八条 份额登记档案的清查手续参照会计档案进行。 第六章 其他业务资料 第一节 往来业务资料 第二十九条 对外发送业务资料应遵循如下程序： 在前期业务接洽阶段，产品经理须与管理人约定正式的业务联系方式，双方应对有关业务通知、联系人变更、业务变更等出具书面函件。书面函件包括电子邮件、传真、邮寄等方式。 资产托管部业务人员对外发送的函件、通知、业务联系单等，须按审批层级审批同意。如涉及多个部门，应由相关人员会签。签字原稿由起草人员登记后妥善保管备查。 经办人员对外发送正式函件，如以电子邮件形式发送的，应将最终稿转换成 PDF 文件，通过部门专用邮箱发送；如以传真或邮寄形式发送的，应根据最终稿打印，并按照相关规定或合同协议的约定加盖业务专用章。 对外发送函件后，经办人员应及时与收件人联系，确认是否收妥。 第三十条 接收业务资料应遵循如下程序： 监管部门、业务客户、同行等单位向资产托管部发送、传真、或寄送的函件，业务人员收到后应及时通知资产托管部负责人。对于业务有关的重要文件，资产托管部负责人阅件后应及时批转相关业务人员办理。经办人员应在办理后将函件或者文件复印留存。 第三十一条 业务资料保管应遵循如下程序： 各类纸质往来业务资料由经办人员妥善保管在资产托管室上锁的文件柜中，按照不同的类别分类保管，并附上唯一标识符编号。所有保管的资料需登记在资产托管部档案保管清册内，以备日常查询、检查和审计需要，于下一年初移交给综合管理岗统一保管。 对于有电子文档的正式文件应尽可能保存在资产托管部指定文档目录下，方便业务人员查询参考。 每年，综合管理岗负责为上一年资料办理入库手续，根据具体情况将档案资料移送公司指定的库房进行保管。 查询、销毁、清查业务资料的，由综合管理岗参照会计档案的查询、销毁、清查程序办理。 第二节 账户资料、合同文本 第三十二条 账户资料、合同文本类档案包括资产托管部保管的银行结算账户、证券类账户及其他投资账户的相关资料和应当持有的法律文本原件或影印件。 账户资料包括各类账户开立、变更、撤销回执（如没有回执应当保留提交开户机构资料的复印件）、预留印鉴卡、账户管理相关协议、承诺书、确认函等。 合同文本包括各基金产品的基金合同/合伙协议/公司章程、托管协议、服务协议、操作备忘录及各类补充协议等。 保管、查询、销毁、清查账户资料与合同文本的，参照往来业务资料的保管、查询、销毁、清查程序办理。 第三节 投资监督、信息披露与报告文档 第三十三条 投资监督文档包括投资监督过程中双方确认的监督规则、与管理人就违规事项书面沟通的结果、资产托管部出具的报告函、通知书、投资监督日志等资料。 信息披露与报告文档包括通过指定渠道对外公布披露的信息、监管报告、管理人违规情况报告、重大事项报告、可疑情况报告等资料。 保管、查询、销毁、清查投资监督、信息披露与报告文档的，参照往来业务资料的保管、查询、销毁、清查程序办理。 第四节 其他业务操作过程中的表单 第三十四条 如无特殊规定的，各类业务表单、统计表格等资料由经办人员根据法律法规和相关公司规定自行保管。 第七章 印章管理 第一节 印章的使用范围 第三十五条 各业务人员在日常各类业务运作中应根据业务需求使用资产托管部业务专用章，包括“xx证券股份有限公司资产托管部”（以下简称“部门章”）、“xx证券股份有限公司托管业务专用章”（以下简称“托管业务专用章”）、“xx证券股份有限公司资产托管部私募外包服务业务专用章”（以下简称“外包业务专用章”）、“xx证券股份有限公司资产托管部投资清算业务专用章”（以下简称“投资清算专用章”）、“xx证券股份有限公司资产托管部托管核算业务专用章”（以下简称“托管核算专用章”）、“xx证券股份有限公司资产托管部估值核算业务专用章”（以下简称“估值核算专用章”）、银行托管账户和外包业务专户预留印鉴章（以下简称“预留印鉴”）等。 第三十六条 部门章适用于部门对外往来的正式函件、通知、监管报告、说明、证明等用途。 业务专用章仅适用于办理私募基金业务外包服务及资产托管业务的业务凭证、业务说明、业务指令、业务报表等。 预留印鉴（含法人章）仅适用于作为托管银行结算账户及外包业务专户的预留印鉴使用。 印章必须在授权的业务范围内使用。 第二节 印章的刻制及保管 第三十七条 资产托管部印章根据规定的样式刻制。不得随意变更印章的名称、规格、式样。 印章刻制由相关业务人员根据业务需要提出，由综合服务部向公司办公室提出刻制印章的申请。 第三十八条 印章刻制完成后，综合管理岗负责领用相关印章，并交由相应保管人员保管。印章由专人保管，不得交由他人代为保管和使用。 预留印鉴的保管和领用必须由双人进行，起到相互制约的作用，不得由一人保管或领用全套的预留印鉴。 第三十九条 印章必须入柜加锁，不得任意放置。每个工作日结束后，印章保管人员应认真检查清点业务印章。 第四十条 印章保管人员因业务需要、调动岗位等原因需要移交业务专用章的，应办理书面的交接手续，在资产托管部移交登记簿上登记，并由稽核监控岗监交。 第四十一条 综合管理岗负责维护资产托管部印章保管登记表（附件五），登记印章的领用、保管、移交和销毁等记录。 第三节 印章的使用 第四十二条 部门章、托管业务专用章、外包业务专用章及预留印鉴（含法人章）的使用需提交资产托管部印章使用审批单（附件六）至资产托管部负责人批准。每次使用后，需要在资产托管部印章使用登记表（附件七）上登记使用情况。 第四十三条 投资清算专用章的使用仅限于投资清算岗作日常清算结果确认。 估值核算专用章的使用仅限于估值核算岗日常与管理人核对确认。 第四十四条 印章必须在规定业务范围内使用，严禁错用、串用，严禁未经授权带离单位用印，严禁在空白文件、凭证及其他任何空白材料上用印。 第四十五条 印章使用和保管过程中，如发生遗失、被盗等事故，应积极查找并立即上报资产托管部负责人。若确已遗失，应及时采取补救措施，以保证日常经营管理活动的正常进行。相同种类的业务专用章如有多个的，应当连续编号，若损坏、遗失或被盗的，该印章的编号不得再重新使用。 第四节 印章的销毁 第四十六条 印章停用后，综合管理岗填写资产托管部印章销毁申请表（附件八），提交资产托管部负责人审批同意。 第四十七条 审批通过后，综合管理岗采取物理方式，将相关业务专用章销毁，销毁后应在资产托管部印章保管登记表中及时更新状态。稽核监控岗负责监销。经破坏后的已作废印章应置入保密袋中处置。 第八章 保密管理 第一节 涉密信息的定义 第四十八条 涉密信息是指该商业秘密泄露后，会使资产托管部工作、管理人运作、私募基金资产以及投资人利益遭受严重损害的事项。 第二节 保密范围 第四十九条 资产托管部商业秘密的范围包括下列秘密事项： （一） 核心秘密事项 合同协议、基金财产投资信息及相关的数据、凭证、文件、档案等资料；财务信息（估值表、持仓明细、资金流水、划款指令等）；份额登记明细数据（客户账户信息、客户交易流水、客户份额余额、基金分红信息、参数信息及份额变化流水等）；法律法规规定、合同协议约定资产托管部需保密的信息；资产托管部所掌握的尚未公开的各类信息等。 （二） 一般秘密事项 私募基金的资产总值、累计单位净值、资产净值、总份额、单位净值等其他私募基金有关的信息。 第三节 控制措施 第五十条 人员管理 资产托管部负责人领导资产托管部的保密工作，风控合规岗负责组织实施，各相关业务人员负责本业务模块的保密工作。 资产托管部专人负责清算数据的接收、分配工作，各私募基金资产的清算数据只有经授权的业务人员才有权限读取。资产托管部的业务运营系统严格授权并定期审阅用户和权限的恰当性。 涉密员工应当被纳入公司的敏感岗位人员受到合规监测，其网络、通话等行为受到监控。 涉密员工应当根据公司规定签署保密承诺书，承诺知悉并履行保密义务。 第五十一条 场所管理 本规程所称涉密场所是指资产托管部日常工作中制作、产生、传递、使用、存放、保管商业秘密的专门场所，即资产托管室。 资产托管室须有安全保密防护措施，应具备完善可靠的人防、物防、技防三结合的安全保密防范措施，确保商业秘密始终处于安全的状态。 没有设置门禁权限的员工不得自行进入资产托管室。外来人员因工作需要进入资产托管室时，须由资产托管部内部员工陪同进入。资产托管室配备专门存放、保管涉密文件资料、各类移动存储介质等商业秘密载体的带锁文件柜、碎纸机等安全可靠的设备。 第五十二条 办公设备与涉密载体管理 资产托管部员工应当遵循公司的网络安全要求，将内外网隔离，不得将涉密与非涉密电脑混用，不得在个人办公电脑上制作、处理、保存涉密文件。涉密移动存储介质严禁在与互联网连接的计算机、个人计算机和非涉密计算机上使用；涉密移动存储介质应当与非涉密存储介质分开保存。涉密载体由专人保管，放置在专用的上锁文件柜中，与非涉密载体分开保存。员工离开办公场所，应将涉密载体存放到带锁文件柜中，锁定或关闭涉密计算机，锁好门窗，切实做到“用时取出，用后入柜”。保护个人办公电脑账户安全，登陆密码均符合公司的密码策略，严禁弱密码的使用。 禁止将商业秘密载体和内部文件、资料等作为废品出售。 第五十三条 文件提供 （一） 核心秘密事项 公司总部其他部门、各分公司、子公司、营业部需要获取相关数据，需提交书面申请至资产托管部负责人批准后，由资产托管部相关人员提供。公司外部机构或人员需要获取上述数据，需符合协议约定或经过管理人书面同意，并由资产托管部负责人批准后才能提供。 （二） 一般秘密事项 公司总部其他部门需要获取相关数据，需提交书面申请；业务推介部门可书面申请获取上述数据，但必须经过推介部门负责人（公司总部部门、分公司、子公司为二级部负责人及以上，营业部为运营总监及以上）的批准。非业务推介部门原则上不能获取非相关客户的数据，但是经过申请部门与推介部门共同上级部门特殊批准的除外。资产托管部相关人员提供数据后告知资产托管部负责人。公司外部机构或人员需要获取上述数据，需符合协议约定或经过管理人书面同意，并由资产托管部负责人批准后才能提供。 （三） 商业秘密的保密期限为三年，合同协议另有约定的从其约定。 第九章 附则 第五十四条 本操作规程由资产托管部负责修订和解释，自发布之日起实施。