证券股份有限公司反洗钱档案与保密管理办法模版.doc

证券股份有限公司反洗钱档案与保密管理办法（本制度自二一年十二月颁布实施，于二一六年二月修订）第一条 根据中华人民共和国反洗钱法、金融机构反洗钱规定、金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法、金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法、证券股份有限反洗钱内控控制管理办法等法律法规、规章制度的要求，结合证券股份有限公司（以下简称“公司”）反洗钱工作实际情况，制定本制度。 第二条 公司反洗钱档案管理工作应按照安全、真实、准确、完整、保密的原则来实施和开展。第三条 本制度适用于公司各部门及分支机构的反洗钱资料和信息的保存及保密工作。第四条 反洗钱资料和信息主要包括如下内容：（一）客户身份资料。主要包括记载客户身份信息、资料以及反映公司开展客户身份识别工作情况的各种记录和资料。（二）客户交易记录。主要包括客户每笔交易的数据信息、业务凭证、帐簿以及根据有关规定要求反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据、业务函件和其他资料。（三）大额交易与可疑交易数据、信息。（四）非现场监管信息报表。第五条 公司法律合规部及报告部门负责保存大额交易与可疑交易报告、内部反洗钱相关公文、会议纪要等，保存期限不少于10年。第六条 公司主要业务部门及分支机构负责保存客户身份资料，包括记载客户身份信息以及反映公司开展客户身份识别工作情况的各种记录和资料。 第七条 信息技术部负责完成集中交易系统和反洗钱系统、其他相关系统的数据、客户电子资料及交易数据的保存。 第八条 主要业务部门及分支机构负责保存客户纸面交易记录，包括关于每笔交易的数据信息、业务凭证、账簿以及有关规定要求的反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据、业务函件和其他资料。 第九条 公司主要业务部门及分支机构应建立查阅、复制档案书面登记机制，并采取必要的管理措施和技术措施，运营管理总部监督各分支机构严格执行客户身份资料保存制度，便于反洗钱调查和监督管理，防止客户身份资料的缺失、损毁。 第十条 客户身份资料和交易记录保存应按照有关制度采取纸质、电子等方式，依据不同资料内容性质按以下要求保存：（一）客户身份资料，自业务关系结束当年或者一次性交易记账当年计起至少保存20年。（二）交易记录，自交易记账当年计起至少保存20年。如客户身份资料和交易记录涉及正在被反洗钱调查的可疑交易活动，且反洗钱调查工作在前款规定的最低保存期届满时仍未结束的，应将其保存至反洗钱调查工作结束。同一介质上存有不同保存期限客户身份资料或者交易记录的，应当按最长期限保存。同一客户身份资料或者交易记录采用不同介质保存的，至少应当按照上述期限要求保存一种介质的客户身份资料或者交易记录。国家其他法律、行政法规、其他规章及公司内部制度对客户身份资料和交易记录有更长保存期限要求的，遵守其规定。第十一条 针对各种形式的反洗钱档案资料，应分别采取不同保护措施，做到防尘、防水、防霉、防火、防蛀、防盗。 第十二条 公司各部门及分支机构应按照公司证券股份有限公司保密要害部门、部位保密管理细则及相关内部制度中的密级分类办法，结合反洗钱档案具体内容来划分保密范围和密级。 其中，协助司法机关和行政执法机关调查大额交易与可疑交易的相关信息资料应界定为公司机密。 第十三条 公司及相关工作人员对依法履行反洗钱义务获得的客户身份资料和交易信息予以保密；非依法律规定，不得向任何单位和个人提供。 第十四条 公司及相关工作人员应当对报告可疑交易、配合中国人民银行调查可疑交易活动、涉恐活动资产冻结等有关反洗钱工作信息予以保密，不得违反规定向客户、其他机构和人员提供。 第十五条 公司及相关工作人员应当防止泄露客户身份信息和交易信息。第十六条 对于严格遵守本制度有突出成绩，防止泄密、失密事件发生，努力挽回政治影响和经济损失的部门和个人，公司将给予表彰。第十七条 员工因故离开公司后，应上交有关公司反洗钱工作的机密资料并不得泄露公司秘密，否则，公司将依据国家有关规定，采取必要的行政和法律措施。第十八条 发现反洗钱工作失密、泄密事件后，有关人员应当立即采取积极措施，防止事态进一步扩大，并及时报公司法律合规部。第十九条 违反本制度，造成失职、失密、泄密的部门和个人，公司将给予必要纪律处分；构成犯罪的，移交司法机关处理。第二十条 本制度由公司授权法律合规部负责制定、修改和解释。第二十一条 本制度自下发之日起实施。