房地产公司-文件发文处理程序.doc

江苏融侨置业有限公司文件发文处理程序江苏融侨置业有限公司制度文件文件编号JSRQJH-CX-XZ-12版本号1.0生效日期2007-04-01文件发文处理程序修改状态修订情况生效日期I1.02007-04-01IIIIIIV总经理签发文件发文处理程序一、目的规范文件发文的程序及行文格式，便于信息化管理；二、适用范围本办法适用于公司级文件、以公司名义对外的正式公函，主要指向上级公司、政府部门的呈文和对合作方、同业公司的正式函告等；三、定义无四、职责4.1总经理审批并签发公司级文件；4.2分管高层在总经理授权下签发公司级文件；审核文件文稿；五、程序5.1文件发文的环节文件产生的环节包括指定拟稿、修改、校对、编号、签发、印制、用印；发文须按上述程序依次进行，各环节负责人必须认真审核本人负责部分的内容，并在发文处理单(格式见JSRQJH-BG-XZ-39)上签字确认。如上一环节未签字，则不能进入下一环节。但总经理批准的除外；文稿经签发并完成印制、用印后，正式成为文件；在完成以上环节的工作后，进行发文登记、发送和归档等工作；5.2拟稿由总经理指定专人拟稿。当总经理指定某部门负责拟稿，但未指定人员时，则由该部门负责人指定人员拟稿；5.3修改拟稿人将草拟出的文稿交部门负责人一审修改后，交由行政助理负责完备公文格式、规范用语等，再由分管高层二审修改；5.4校对分管高层修改后，由行政助理校对；5.5编号5.5.1行政助理负责编号；5.5.2公司红头文件统一编号为江苏融侨年份(四位数)(两个汉字)字第(三位数)号；其中：行政人事类文件冠“行政”字样；财务管理类文件冠“财务”字样；项目开发类文件冠“开发”字样；市场营销类文件冠“营销”字样；设计管理类文件冠“设计”字样；工程管理类文件冠“工程”字样；成本管理类文件冠“成本”字样；5.6签发由总经理或总经理委托的分管高层负责签发。如签发人有修改，则修改后的文稿仍由行政助理校对；5.7印制及用印由行政助理根据需用数量用A4纸印制，要求印刷件上下页边距各50mm，左侧、右侧空白各50mm，段前段后距均为0.5行，行距为1.25倍。文件印制完成后，由印章保管人加盖公司行政公章；5.8登记由行政助理在发文文件编号登记表(格式见JSRQJH-BG-XZ-40)上进行登记；5.9发送书面文件由行政助理负责发送，电子版文件由档案管理人员发送；5.10归档行政助理负责将文件原始草稿、总经理(或其授权高层)修改文字和总经理(或其授权高层)签批的发文处理单附正式文件一份移交档案管理人员存档；六、相关表格JSRQJH-BG-XZ-39 发文处理单；JSRQJH-BG-XZ-40 发文文件编号登记单；JSRQJH-CX-XZ-12第91页 共220页