房地产公司-文件发文处理程序.doc

江苏融侨置业有限公司
文件发文处理程序

江苏融侨置业有限公司
制度文件
文件编号
JSRQJH-CX-XZ-12
版本号
1.0
生效日期
2007-04-01
文件发文处理程序
修改状态
修订情况
生效日期
I
1.0
2007-04-01
II

III

IV

总经理签发

文件发文处理程序
一、目的
规范文件发文的程序及行文格式，便于信息化管理；
二、适用范围
本办法适用于公司级文件、以公司名义对外的正式公函，主要指向上级公司、政府部门的呈文和对合作方、同业公司的正式函告等；
三、定义
无
四、职责
4.1总经理
·审批并签发公司级文件；
4.2分管高层
·在总经理授权下签发公司级文件；
·审核文件文稿；
五、程序
5.1文件发文的环节
·文件产生的环节包括指定拟稿、修改、校对、编号、签发、印制、用印；
·发文须按上述程序依次进行，各环节负责人必须认真审核本人负责部分的内容，并在《发文处理单》(格式见JSRQJH-BG-XZ-39)上签字确认。如上一环节未签字，则不能进入下一环节。但总经理批准的除外；
·文稿经签发并完成印制、用印后，正式成为文件；
·在完成以上环节的工作后，进行发文登记、发送和归档等工作；
5.2拟稿
由总经理指定专人拟稿。当总经理指定某部门负责拟稿，但未指定人员时，则由该部门负责人指定人员拟稿；
5.3修改
拟稿人将草拟出的文稿交部门负责人一审修改后，交由行政助理负责完备公文格式、规范用语等，再由分管高层二审修改；
5.4校对
分管高层修改后，由行政助理校对；
5.5编号
5.5.1行政助理负责编号；
5.5.2公司红头文件统一编号为——江苏融侨[年份(四位数)]××(两个汉字)字第×××(三位数)号；其中：
·行政人事类文件冠“行政”字样；
·财务管理类文件冠“财务”字样；
·项目开发类文件冠“开发”字样；
·市场营销类文件冠“营销”字样；
·设计管理类文件冠“设计”字样；
·工程管理类文件冠“工程”字样；
·成本管理类文件冠“成本”字样；
5.6签发
由总经理或总经理委托的分管高层负责签发。如签发人有修改，则修改后的文稿仍由行政助理校对；
5.7印制及用印
由行政助理根据需用数量用A4纸印制，要求印刷件上下页边距各50mm，左侧、右侧空白各50mm，段前段后距均为0.5行，行距为1.25倍。文件印制完成后，由印章保管人加盖公司行政公章；
5.8登记
由行政助理在《发文文件编号登记表》(格式见JSRQJH-BG-XZ-40)上进行登记；
5.9发送
书面文件由行政助理负责发送，电子版文件由档案管理人员发送；
5.10归档
行政助理负责将文件原始草稿、总经理(或其授权高层)修改文字和总经理(或其授权高层)签批的《发文处理单》附正式文件一份移交档案管理人员存档；
六、相关表格
·《JSRQJH-BG-XZ-39 发文处理单》；
·《JSRQJH-BG-XZ-40 发文文件编号登记单》；
JSRQJH-CX-XZ-12
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