房地产公司-补充预算管理程序--修订版.doc

x置业有限公司
制度文件
文件编号
JSRQJH-CX-CB-03
版本号
1.5
生效日期
-04-01
补充预算管理程序
修改状态
修订情况
生效日期
I
1.0
-04-01
II
1.5
xx-04-10
III

IV

总经理签发

补充预算管理程序
一、目的
及时反映合同价款的变化，明确变化的原因及责任；
二、适用范围
适用于项目所有工程合同的补充预算工作；
三、定义
3.1补充预算
指本程序所指的设计变更、现场签证、对供应商的扣款、对供应商的罚款的总称；
3.2设计变更
本程序所指设计变更指可以在图纸上反映的工作内容、工作范围的变化及引起此类变化的设计内容；
3.3现场签证
本程序所指现场签证指一些与设计变更无关的合同范围外增加费用的零星项目；
3.4对供应商的扣款
指因对某一家或多家供应商的设计变更和现场签证而引起其他供应商的工作范围的减少、工作内容的变化所导致其他供应商的费用调减；
3.5对供应商的罚款
指因供应商违反合同中的相关罚则，而不因设计变更和现场签证引起的供应商的费用调减；
四、职责
4.1总经理
·审批所有补充预算；
4.2成本分管高层
·审核设计变更、现场签证和对供应商的扣款；
4.3设计分管高层
·审核设计变更；
4.4工程分管高层
·对预计涉及金额3000—5000元现场签证的现场实施指令的发出；
·审核所有补充预算；
4.5工程管理部
·确认设计变更、现场签证、对供应商的扣款的实际完成情况；
·对预计涉及金额3000元以内现场签证的现场实施指令的发出；
·发出相应《扣款通知书》；
·事先预估现场签证金额；
4.6成本管理部
·审核设计变更费用和现场签证费用；
·跟踪设计变更、现场签证、扣款的发生到结算，并存档相应资料；
·建立和完善《设计变更台账》、《现场签证台账》、《扣罚款台账》；
4.7设计管理部
·对预计涉及金额3000元以内的设计变更的发出；
五、作业细则
5.1设计变更
5.1.1设计管理部按照《JSRQJH-CX-SJ-02 设计变更控制程序》发出《设计变更通知单》(格式见JSRQJH-BG-SJ-02)时留成本管理部存档一份；
5.1.2成本管理部在《设计变更台账》(格式见JSRQJH-BG-CB-06)中录入编号及内容信息；
5.1.3设计变更完成后，工程管理部对实际完成情况进行确认并形成《设计变更确认单》(格式见JSRQJH-BG-GC-01)；
5.1.6设计变更引起的，按原设计完成后又拆除的工程量，须在《设计变更确认单》中描述清楚；因设计变更引起的窝工、赶工、材料报废等索赔事项，均须在《设计变更确认单》中明确，不得另行签证；
5.1.7涉及到需减少另外一家供应商费用的，须在增加费用的确认单中提出；一份设计变更分多次确认时，应予《设计变更确认单》相应编号；
5.1.8供应商上报补充预算资料须随附《设计变更通知单》及《设计变更确认单》，以《设计变更确认单》为费用审核的主要依据；
5.1.9工程管理部经办人完成设计变更涉及的补充预算的初审，经部门负责人、工程分管高层、成本管理部、成本分管高层审核、总经理审批(每月一次，按不同合同装订)后，部门统一按不同的合同存档；
5.1.10成本管理部在《设计变更台账》中录入：供应商、确认单号、补充预算报送值、审定值、归属合同号、归属成本科目、变更原因等信息；
5.1.11当一份《设计变更确认单》中指出应扣减另一供应商费用时，须在《设计变更台账》中反映此信息，工程管理部应向责任单位发出《扣款通知书》(格式见JSRQJH-BG-GC-02)；
5.1.12设计变更进入合同最终结算时，将相关信息录入《设计变更台账》，同时核对归属合同号是否正确；
5.1.13在台账中重点查询同一供应商所涉及调减费用的《设计变更确认单》；
5.2现场签证
5.2.1现场签证可由工程管理部或供应商提出，其实施的通知以《建设单位通知单》形式发出，其计入补充预算以《工程现场签证单》形式体现；
5.2.2工程管理部应对现场签证金额有充分的估计，并视预估金额的情况分别处理。
5.2.2.1预计金额在5000元内的现场签证事项的相应工作流程
a)对于预计金额在3000元以内的现场签证事项，相应《建设单位通知单》由工程管理部负责人审批后加盖工程管理部部门章发出；预计金额在3000元～5000元的现场签证事项，相应《建设单位通知单》由工程分管高层审批后加盖工程管理部部门章发出；
b)现场签证事项完成之后，由供应商填写《工程现场签证单》(格式见JSRQJH-BG-GC-03，一式两份)提交到工程管理部；
c)工程管理部对收到的《工程现场签证单》进行审批，审批后将其中一份进行复印后加盖工程管理部部门章后发还供应商作为未来结算依据；
d)工程管理部对审批后的《工程现场签证单》两份原件经工程分管高层审核后提交到总经理，由总经理签字确认后分别转发工程管理部和成本管理部各一份留档；
5.2.2.2预计金额在5000元以上的现场签证事项的相应工作流程
A、事前核价的现场签证事项
1)对于需要事前核定价格(总价或单价)的现场签证工作事项，供应商预先向工程管理部提交相应工作事项的预算或报价单；
2)工程管理部填写《现场签证审批单》，并将供应商之预算或报价单及相应《建设单位通知单》作为附件，经工程分管高层审核后，提交总经理审批，在提交总经理审批前可视情况预先提交成本管理部审核；
3)《现场签证审批单》经总经理审批后，相应的《建设单位通知单》审批人为总经理，加盖公司公章后附相关附件由工程管理部发往供应商；
4)相应现场签证事项完成后，由供应商填写《工程现场签证单》(格式见JSRQJH-BG-GC-03，一式两份)提交到工程管理部，工程管理部复印一份后成为三份，经工程分管高层审核，总经理审批后加盖公司公章分别转发工程管理部、成本管理部和供应商各一份留档；
B、事后核价的现场签证事项
1)对于需要事后核定价格(总价或单价)的现场签证工作事项，工程管理部直接填写相应《建设单位通知单》，经分管高层审核后，提交总经理审批后，加盖公司公章发往供应商；
2)相应现场签证事项完成后，由供应商填写《工程现场签证单》(格式见JSRQJH-BG-GC-03，一式两份)提交到工程管理部，工程管理部复印一份后成为三份；
3)工程管理部填写《工程签证审批单》，并将前述三份《工程现场签证单》作为《工程签证审批单》的附件，经工程分管高层审核后提交总经理审批，在提交总经理审批前可视情况预先提交成本管理部审核；
4)总经理审批后，《工程现场签证单》加盖公司公章分别转发工程管理部、成本管理部和供应商各一份留档；
5.2.3《工程现场签证单》的填写要求：
·应反映一些与设计变更无关的合同范围外增加费用的零星项目，应反映具体工程内容、规格及数量；
·《工程现场签证单》内容必须符合现场签证的范围，若工程管理部对现场签证划分不是很明确的事项，要及时征求成本管理部意见决定是否现场签证；；
·《工程现场签证单》内容的表达方式与合同文件要求一致；
·《工程现场签证单》应字迹端正、语意清楚明了，金额及数量用大写表示，必要时附上示意图，标明尺寸；
5.2.4现场签证涉及到需减少另外一家供应商费用的，须在此《工程现场签证单》中提出，工程管理部并及时向相关供应商发出《扣款通知书》；
5.2.5成本管理部在《现场签证台账》中录入：审定值、合同号、提出原因等信息；
5.2.6当一份《工程现场签证单》中指出应扣减另一供应商费用时，成本管理部须在《现场签证台账》中反映此信息，同时督促工程管理部向责任单位发出《扣款通知书》；
5.2.7《工程现场签证单》进入合同最终结算时，成本管理部将相关信息录入《现场签证台账》，同时核对归属合同号是否正确；
5.2.8成本管理部应在《现场签证台账》中重点查询同一供应商所涉及调减费用的《工程现场签证单》；
5.3扣款
5.3.1工程管理部向供应商发出《扣款通知书》时，应同时向成本管理部提供一份归档，成本管理部在《扣罚款台账》(格式见JSRQJH-BG-CB-08)中录入相关编号、内容、承担单位、关联签证或确认单号等信息；
5.3.2在历次支付合同款项时，直接汇总《扣罚款台账》中未扣款项，予以扣除，同时在台账中录入已经扣款的信息；
5.4罚款
5.4.1所有对供应商的罚款必须由经办人以《工程罚款建议审批表》(JSRQJH-BG-GC-10)的形式提出建议，报工程管理部负责人、工程分管高层审核，总经理审批后方可生效；
5.4.2工程管理部向供应商发出《罚款通知书》同时，应同时向成本管理部提供《罚款通知书》及审批后的《工程罚款建议审批表》复印件，成本管理部在《扣罚款台账》(格式见JSRQJH-BG-CB-08)中录入相关编号、内容、承担单位、关联签证或确认单号等信息；
5.5现场补充预算记录的编号、时效
·《设计变更确认单》、《工程现场签证单》、《扣款通知书》、《罚款通知书》均属于现场补充预算记录的范畴；
·现场补充预算记录要按合同及专业依次编号，统一为XT-H-n(X为施工单位的第一个字母；T为专业的第一个字母；H为合同编号；n为序号)；
·所有现场补充预算记录(包括设计变更、现场签证、扣款和罚款)涉及的工作和事项，在签证记录所述工作发生完毕后一周内供应商必须上报签证记录；
·工程管理部应指定专人在每月25日前将本月发生的现场补充预算记录汇总形成《每月现场补充预算记录表》(格式见JSRQJH-BG-GC-06)，报工程管理部负责人审核，工程分管高层审阅；
六、相关表格
·《JSRQJH-BG-XZ-01 传签单》；
·《JSRQJH-BG-SJ-02 设计变更通知单》；
·《JSRQJH-BG-CB-06 设计变更台账》；
·《JSRQJH-BG-GC-01 设计变更确认单》；
·《JSRQJH-BG-GC-02 扣款通知书》；
·《JSRQJH-BG-GC-03 工程现场签证单》；
·《JSRQJH-BG-GC-06 每月现场补充预算记录表》；
·《JSRQJH-BG-GC-10 工程罚款建议审批表》；
·《JSRQJH-BG-CB-07 现场签证台账》；
·《JSRQJH-BG-CB-08 扣罚款台账》；