证券股份有限公司资产托管部突发事件与危机处理操作规程.docx

证券股份有限公司资产托管部突发事件与危机处理操作规程 第一章 总则 第一条 为加强xx证券股份有限公司（以下简称“xx证券”或“公司”）资产托管部的突发事件管理和危机处理，有效防范和控制业务风险，依据证券法、证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、证券公司内部控制指引、证券公司全面风险管理规范及其他法律法规和公司相关制度的规定，制定本操作规程。 第二条 本规程所指的突发事件，为无法预料的，可能或已经对资产托管部的业务带来负面影响，甚至导致业务无法正常开展的意外事件。包括但不限于： 一、 基金/产品的财产损坏、灭失；二、 资金划拨出错；三、 网银异常；四、 估值出错； 五、 投资监督出错；六、 信息披露出错；七、 份额登记出错； 八、 资产托管业务系统故障等。 第三条 当发生突发事件时，资产托管部人员应当服从统一指挥，遵循突发事件汇报路线，根据事先制定的应急预案进行处理，并在突发事件登记报告簿上留痕。禁止拖延汇报、隐瞒掩盖、擅自解决。 第二章 突发事件处理原则和组织架构 第一节 应急处理组织架构及职责 第四条 资产托管部的应急处理组织架构按照公司突发事件应急处置领导小组（以下简称“领导小组”）资产托管部应急人员三个层级的应急管理组织体系设立和运行。 （一） 资产托管部接受公司领导小组的工作部署，建立突发事件预警预防机制，在发生突发事件时积极协调相关各方及时进行风险处置。 资产托管部在公司领导小组的领导和指示下，开展资产托管部内部突发事件预防、报告、处置的组织、协调、检查工作，确定参与资产托管部应急工作的人员名单，并根据事先制定的专项应急预案，落实应急处置措施，妥善处置突发事件。 （二） 资产托管部特别设立风险评估与处置小组，该小组由资产托管部负责人及各内设部门负责人组成。当未制定应急预案的突发事件发生时，风险评估与处置小组进行集体决策，制定并动态调整应急预案，部署应急工作，将可能出现的损失降到最低。 （三） 资产托管部应急人员是突发事件应急处置工作的具体执行人员，负责根据应急预案及风险评估与处置小组的意见履行应急处理工作。 第二节 应急处理工作原则 第五条 应急处理的工作原则如下： （一） 统一指挥、迅速反应；（二） 分工明确、协同配合； （三） 有序协调、高效运转； （四） 立足预防、防止扩大。 第三章 突发事件应急处置程序 第六条 突发事件应急处置具体实施程序包括风险发现与评估分级、风险上报、应急处置方案启动、风险处置与信息披露和事后总结等步骤。 第一节 突发事件分类分级 第七条 资产托管部对突发事件进行分类分级。在突发事件发生时，资产托管部应对突发事件的实际情况进行评估和分级（详见附件一），并根据具体等级启动相应的应急方案。 突发事件等级的确认，主要根据突发事件的影响程度以及对公司办公秩序、业务开展造成的冲击程度划分。 电脑网络故障，停电，火灾等自然灾害，重要信息系统设施被盗窃、破坏事件，信息系统故障等信息系统相关的重大突发事件的定级和应急处理，请参见xx证券网络与信息安全事件应急预案。 第二节 突发事件分级响应程序 第八条 资产托管部应在获知突发事件后立即启动突发事件响应程序，并根据事态进展和严重程度调整具体处置决策，集中调配资源，在最短时间内消除突发事件影响。 （一） 级事件发生后，当事人应当将相关信息在第一时间报告资产托管部内设部门负责人，由内设部门负责人报告资产托管部负责人并立即组织启动应急预案，开展处置工作，并及时更新事件的进展和状况。 （二） 级事件发生后，当事人应当将相关信息在第一时间报告资产托管部内设部门负责人，由内设部门负责人报告资产托管部负责人。资产托管部负责人报告公司突发事件应急处置工作办公室（以下简称“应急办”）。资产托管部在公司领导小组的统一指挥下，立即启动应急预案，开展处置工作，并同时向公司应急办报备事件的进展和状况。 第三节 应急处置 第九条 资产托管部应密切跟踪事态发展，动态调整应急处置方案，并依照分级事件的响应程序，及时向公司有关领导报告。 第十条 在突发事件处置过程中，资产托管部应协助相关部门在指定媒体及时披露突发事件相关信息；协助相关部门做好对外沟通解释工作；并按照监管部门的要求履行信息报告义务。 第四节 事后总结 第十一条 在解除应急状态后，资产托管部风控合规岗应及时总结突发事件成因、应对措施的及时有效性和对类似事件的示范作用，完善应急管理预案，并向资产托管部负责人提交应急处置报告（附件二）。 第十二条 风控合规岗将风险事件以风控日志的方式上报风险管理部。 第十三条 风控合规岗负责检查并完善应急处置预案，向资产托管部负责人汇报。 第十四条 资产托管部信息披露岗根据法律法规、监管要求以及合同协议的约定，通过指定渠道披露重大临时事项。 第十五条 如果突发事件由系统故障引起，运行保障岗应当配合信息技术部总结系统故障的原因，对系统进行升级优化。 第四章 应急场景及处置预案 第十六条 应急场景和相应的业务应急预案如下： 1.资产保管 1.1合同文本等文件资料、E-Key的损坏、灭失 由公司保管的文件资料及E-Key的损坏、灭失，资产托管部人员应当在发现后第一时间报告资产托管部负责人。资产托管部应当及时向管理人报告，并协同管理人办理相关手续，补全文件资料，及时挂失并办理新的E-Key。 1.2实物资产、权利凭证、托管业务印章的损坏、灭失 由公司保管的实物资产、权利凭证、印章的损坏、灭失，资产托管部人员应当在发现后第一时间根据突发事件应急处置的分级响应程序上报。资产托管部应当及时向管理人报告，并承担相应的责任。 2.投资清算和资金清算 2.1银行账户收到不属于该账户的资金的差错处理 银行账户收到不属于该账户的资金的，投资清算岗/资金清算岗书面通知管理人，由管理人与付款方确认。投资清算岗/资金清算岗根据管理人出具的相关退款付款指令并由内设部门负责人签字后，通过网银将资金退回原支付该款项的付款账户。 2.2银行账户划款金额错误的差错处理 2.2.1银行账户划款金额小于应划款金额的，应于差错发现当日补划差额。主动划款小于划款指令的，投资清算岗/资金清算岗应当在原付款指令中注明差错原因，由内设部门负责人批准后办理差额资金的划拨。 2.2.2 银行账户划款金额大于应划款金额的，投资清算岗/资金清算岗应在获得内设部门负责人的批准后，在差错发现当日与资金收取方联系，并通知管理人，在管理人协助下向资金收取方出具相关证明材料，尽早追回差额。 2.3银行账户划款资金汇入错误收款账户且未被退回的差错处理 银行账户划款资金汇入错误收款账户且未被退回的，投资清算岗/资金清算岗应在获得内设部门负责人的批准后，在差错发生当日与该收款方联系，并通知管理人，在管理人协助下向收款方出具相关证明材料，尽早追回错划款项。划款资金退回后，如管理人出具的原付款指令的收款账户错误的，由管理人重新出具正确的付款指令后办理资金的划拨；如管理人出具的原付款指令的收款账户正确的，投资清算岗/资金清算岗应在原付款指令中注明原因，由内设部门负责人批准后办理资金的划拨。 2.4银行账户划款资金被退回的差错处理 银行账户划款资金被收款银行退回的，应在差错发生当日查明原因并重新办理资金划拨，如无法及时查明退款原因的，被退回的划款资金应在当日退回托管专户，不得长时间挂账。划款资金退回后，如管理人出具的原付款指令信息错误的，由管理人重新出具正确的付款指令后办理资金的划拨；如管理人出具的原付款指令信息正确的，应在原付款指令中注明原因，由投资清算岗/资金清算岗经过内设部门负责人批准后办理资金的划拨。 因上述2.1-2.4差错而重新办理资金划拨业务，引起的汇划费用由差错责任方承担。 2.5银行账户的网上银行故障 传真方式划款：投资清算岗/资金清算岗根据事先签订的协议改用传真划款指令方式进行划款。 柜台方式划款：投资清算岗/资金清算岗领取贷记凭证或业务委托书，根据管理人提交的划款指令进行填写，并申请加盖预留印鉴。投资清算岗/资金清算岗前往银行指定网点，通过柜面办理资金划拨。日终，投资清算岗/资金清算岗通过电话银行或柜面查询当日银行账户明细。 2.6资金清算系统故障 资金清算岗采用手工方式记账，当日账务处理数据需与份额登记业务处理结果及资金划拨流水核对。资金清算岗应当及时通知信息技术部相关负责人员，由信息技术部负责查找原因并排除故障，资金清算岗应给予信息技术部必要的协助。 3.估值核算 3.1估值错误 当估值导致基金/产品资产每份额净值小数点后3位以内(含第3位)发生差错时，视为估值错误（合同协议另有约定的除外）。 当发现估值出现错误时，估值核算岗应配合管理人立即对估值错误予以纠正，并采取合理的措施防止损失进一步扩大；估值错误偏差达到单位净值的0.5% 时，估值核算岗应当配合管理人履行信息披露义务。 由于证券交易所及中国结算发送的数据错误，或由于其他不可抗力原因导致的估值差错，资产托管部相关人员应当采取必要、适当、合理的措施进行检查，并积极采取必要的措施消除由此造成的影响。 3.2估值核算系统故障 估值核算岗启用手工账簿 ，使用手工方式计算证券成本， 手工编制证券投资余额表。 估值核算岗手工计算管理费、托管费等，编制有关凭证，进行相应的账务处理。 估值核算岗于日终时手工计算每支证券的当日市值、估值增值，计算资产净值，编制估值表。 估值核算岗与管理人核对资产净值、份额净值。 估值核算岗（复核）对当日业务进行复核无误后，手工登账。 4.投资监督 4.1监控指标错误 若发现监控指标错误，投资监督岗（经办）应根据指标修订流程及时更改，并对过往情况进行试算。发现管理人重大违规历史的，经资产托管部负责人审批后，提交管理人。发现管理人正在违规的，应根据相应程序进行提示。 4.2外部数据缺失或错误 若出现外部数据缺失或错误的情况，投资监督岗（经办）应利用其他外部数据，采取人工监督方式，对管理人的投资行为进行合法合规性的审核，投资监督岗（复核）进行复核确认，并在投资监督日志上进行相应记录。 4.3投资监督系统故障 投资监督岗应及时通知信息技术部相关负责人员，由信息技术部负责查找原因并排除故障，投资监督岗应给予信息技术部必要的协助。当日无法排除的，投资监督岗（经办）采取人工监督方式，对管理人的投资行为进行合法合规性的审核，直至系统故障排除，投资监督岗（复核）进行复核确认，并在投资监督日志上进行相应记录。 4.4估值核算错误因估值核算原因导致投资监督工作无法准时开展的，投资监督岗应建立人工试算机制，确保估值核算错误风险不会传导至投资监督。 5.信息披露 5.1信息披露错误 信息披露岗发现通过指定信息披露渠道上披露的信息错误的，及时报告资产托管部负责人，并予以纠正，情形严重的应当及时报告公司并协助处理。 5.2综合服务平台故障 综合服务平台发生故障后，运营支持岗负责接收客户的来函来电，并对客户进行必要的安抚。估值核算岗根据平台用户的要求，通过传真、电子邮件等方式，向管理人提供相应的资产信息。 6.份额登记 6.1份额登记错误 当份额计算出现小数点后2位以内(含第2位)发生差错时，视为份额登记错误（合同协议另有约定的除外）。 当份额登记出现错误时，份额登记岗应配合管理人立即对份额登记错误予以检查及纠正，采取合理的措施防止损失进一步扩大，并应当配合管理人履行信息披露义务。 由于管理人发送的申请数据错误，或由于其他不可抗力原因导致的份额登记差错，资产托管部相关人员应当及时报告管理人，配合管理人采取必要、适当、合理的措施进行检查，并积极采取必要的措施消除由此造成的影响。 6.2份额登记系统故障 份额登记岗启用手工份额登记，使用人工方式处理认购、申购及赎回业务申请数据，计算份额变动及持有明细，手工编制份额登记表。 份额登记岗手工计算分红、业绩报酬、基金清盘等，编制相关明细表，供账务处理使用。 份额登记岗于日终时手工计算份额持有情况，并根据相关合同协议将份额确认数据人工发送给估值核算岗、管理人和托管人等。 第五章 附则 第十七条 本操作规程由资产托管部负责修订和解释，自发布之日起实施。