公路收费站收费站内业资料管理办法模版.docx

前 言为规范收费站内业资料管理和图表上墙管理，统一记录、分类、存放、上墙格式，实现收费站内业资料和图表上墙管理的规范化、制度化，全面提高收费站管理水平，制定本办法。本标准由收费管理部提出并归口。本标准自*年10月01日起正式实施。本标准由收费管理部负责起草，郭玉波、康传刚、左涛、李琰、沈继军参加起草。本标准*年首次发布。收费站内业资料管理办法1 范围本标准规定了收费站内业资料的分类、资料编号、图表上墙及管理和存放要求。本标准适用于全公司所属各收费站的内业资料管理。2 内业资料分类2.1 收费业务管理收费业务管理包括计划及总结资料，收费分析资料以及收费工作过程记录三部分内容。2.1.1 计划及总结资料收费计划资料应包括年度、季度、月度通行费收取计划和工作计划，收费计划（当年收费情况预测）应输入微机收费系统进行计划管理，确保各类微机报表的生成和保存;总结材料应包括年度、半年、月度工作总结。2.1.2 收费分析资料包括通行费、车流量、各类车比例、车流量变化情况等分析资料。分析资料表格分类如下：2.1.2.1 月报表类a) 收费站收费员出口收费收卡月报表b) 收费站通行费收入月报表c) 收费站日交通量月报表(分车型)d) 收费站日交通量月报表(分车类)e) 收费站交通量变化情况月报表f) 收费站欠收通行费情况汇总表g) 收费站汇总拆账结果月报表2.1.2.2 年报表类a) 收费站通行费收入年报表b) 收费站月交通量年报表(分车型)c) 收费站月交通量年报表(分车类)d) 收费站汇总拆账结果年报表e) 收费站月交通量柱状图f) 收费站历年月累加交通量比较图g) 收费站月通行费柱状图h) 收费站历年月通行费柱状比较图i) 收费站年平均小时交通量曲线图g) 通行费收入同期按月比较表2.1.3 收费工作过程记录质量记录包括：监控记录、票据记录、值班、稽查记录和岗亭记录、配电室记录等。2.1.3.1 监控记录a) 收费站监控室交接班记录b) 车道特殊情况处理登记表c) 收费车道监控监听记录d) 收费数据备份登记表e) 收费监控设备故障及维修情况记录实施集中监控的单位上述记录在集中监控室保存。2.1.3.2 票据记录：（1）各类账簿:票据作业指导书要求建立的各类账簿。（2）各类单据：a) 通行费票据领用单b) 缴款及票据缴销单c) 通行费票据缴销单d) 车辆通行费票据销毁记录单e) 车道通行卡交接单f) 班通行费及票据缴销汇总凭证（一路三桥）g) 非定额票据分配表h) 非定额票据交接台账i) 收费站车道备用金交接登记表(3) 各类报表：a) 票据领用结存缴销及收入月报b) 收费情况日报表（一路三桥）c) 通行卡差异登记簿d) 非定额票据汇总表e) 票据销毁清册f) 收费站入口收费员班次汇总表g) 收费站出口收费员班次汇总表h) 库存票据盘点记录i) 通行费票据计划申报表2.1.3.3 值班、稽查和岗亭记录a) 收费岗亭交接班记录b) 收费稽查记录c) 收费站值班日志d) 收费班长工作日记e) 收费速度测试记录f) 收费速度考核统计表以上质量记录格式要按照关于印发的通知（鲁基股份费20035号）的要求规范标准格式，本办法不附标准格式。配电室记录待信息管理系统纳入质量体系后再做具体规定。2.2 安全管理安全管理有关资料根据安全管理部门有关要求进行整理和存放，不再另行规定。2.3 站务管理站务管理资料分为会议记录、卫生管理、食堂管理等内容。a) 会议记录是指收费站定期召开各种例会的文字记录见收费站会议记录，附表C.1。b) 卫生管理资料是收费站卫生管理工作的记录。c) 食堂管理资料由各单位根据实际情况建立,应包括账务公开、出入库等内容，记录表格。包括收费站食堂经营状况表、收费站每周食谱。2.4 文明创建文明创建资料根据有关部门的要求进行整理记录存放。2.5 文明服务2.5.1 文明服务资料主要包括微笑服务记录、好人好事记录、投诉情况记录、文明服务活动记录和其它资料内容。2.5.2 投诉情况记录是指对驾乘人员向本站进行的所有的投诉及处理情况的记录，记录表格见内外部信息沟通和顾客满意调查作业指导书中的顾客投诉处理单。2.5.3 文明服务活动记录是指对本站开展的志愿者活动、咨询服务及文明服务创新措施等情况的记录，记录表格有收费站活动记录等。2.6 人员管理2.6.1 人员管理资料分为员工资料、员工考核、员工考勤、员工培训、人员调配变动等内容。2.6.2 员工资料是反映收费员工个人基本情况的记录，见收费员工基本情况表。2.6.3 员工考核资料是指收费站对所属员工综合工作情况的考核，包括年终和季度的绩效考核，具体资料由收费站根据实际情况建立,考核应有月、季度、年度情况的汇总记录。2.6.4 员工考勤资料是指收费站对员工出勤情况的统计。收费站应保存员工月度考勤记录（使用考勤表）。2.6.5 员工培训资料是指收费站对员工进行的各类培训，如业务培训、思想教育、军事训练等。具体资料根据质量体系文件的要求建立，年终填写人员培训汇总档案。2.7 设备管理设备管理资料根据设备管理部门的具体要求进行存放整理。2.8 文件管理2.8.1 文件管理资料包括：公司收费监控文件、上级其它文件、分（子）公司、管理处收费监控文件、分（子）公司、管理处其它文件、收费站上报文件、其它文件。2.8.2 公司收费监控文件包括：下发及转发的有关收费监控业务的正式文件、通知、便函等。2.8.3 分（子）公司、管理处收费监控文件主要指本分（子）公司、管理处有关收费监控业务的正式文件、通知、便函等。2.8.4 收费站上报文件指本收费站上报的各类请示、报告等。3 收费站内业资料编号要求除质量体系文件表格以外的其他收费站内业资料表格进行统一编号，表格编号位置在表格的左上角；涉及到标准化平台上各类收费管理制度中的表格，一律按照平台上的表格格式设计和要求进行填写、归档。表格上的年度数字，要填写工作开展当年的年度数字；内业资料中使用到综合、人力、企管等其他部门制度中表格的，要以表格所在标准化平台上的制度编号为准；标准化平台上没有体现且目前正在使用的表格，表头编号按照相应的管理办法进行编号。编号方法如下：3.1 分（子）公司、管理处编号德州分公司01，济泰分公司02，枣庄分公司03，济南分公司04，潍坊分公司05，威海分公司06，菏泽分公司07，河南许禹公司08，湖南衡邵公司09，泰曲路管理处10，济南桥管理处11，滨州桥管理处12，平阴桥管理处13，利津大桥公司14，北莱公路公司15。3.2 收费站编号分公司编号在前，中间用“”连接，后跟收费站编号，收费站编号以分（子）公司、管理处为划分单位从西向东、从北往南排列，如威海收费站编号为06-01，潍坊收费站编号为05-06。4 管理与存放要求4.1 收费站要配备专职或兼职内业资料管理人员,负责对内业资料的管理。内业资料管理标准由公司根据需要实施组织相关培训。4.2 收费站应设立专门的文件橱、柜，专门存放收费站各类内业资料，对所有内业资料要建立索引，便于查找。4.3 正在使用的和本年度使用完毕的质量记录存放于各工作岗位，当年使用完毕的稽查、值班记录、岗亭记录交内业资料管理员存放,上年度的质量记录按要求统一由内业管理员分门别类整理存放,要便于检索查找,防止丢失。4.4 实现了办公自动化的收费站,应对照内业资料网络图在微机中建立内业资料管理系统，要逐步实现内业资料无纸化管理。4.5 内业资料的存放期限参照有关资料管理规定。5 图表上墙5.1 要求收费站上墙图表内容和版面统一,位置因站而异、留有发展空间。5.2 收费站上墙图表包括:岗位职责、管理制度、流程图、考核表图表等，党工团、安全管理及创建图表按照有关部门要求制作上墙。5.3 收费站各部位上墙图表a) 站长室：站长职责、收费站职责。b) 票据室：票据员职责、票据室管理制度。c) 监控室：监控室值班制度、监控员职责。d) 配电室：由信息科做具体规定。e) 值班室：值班员职责、稽查制度、值班室管理规定等。f) 发卡员职责、收费员职责、收费班长职责要选择合适位置上墙。5.4 上墙图表版式要求:必须带有公司标志,必须与收费站房间的装饰格调相协调统一,版面美观大方。5.5 各站应尽量精减上墙图表，除以上明确规定的业务类图表外，原则上对多余图表予以裁撤。附录A （规范性附录）内业档案管理流程附录B （规范性附录）收费站内业资料网络图附录C （规范性附录）收费站会议记录表C.1 收费站会议记录表时间： 地点： 参加人员：主持人：会议议题：会议记录：附录C （规范性附录）收费站食堂经营状况表表C.2 收费站食堂经营状况表单位： 收费站 时间： 年 月 日名 称金 额（元）备 注食堂周转金食堂发行饭票上月现金结余上月饭票结余上月食堂库存上月合计本月现金结余本月饭票结余本月食堂库存本月合计本月盈亏食堂现有状况负责人： 制表人：说明:1。本月盈亏=本月合计-上月合计。正数为盈利，负数为亏损。2食堂现在状况=本月合计-食堂周转金-食堂发行饭票。正数为盈利，负数为亏损。附录C （规范性附录）收费员工基本情况表表C.3 收费员工基本情况表姓名出生年月照片学历政治面貌岗位参加工作时间身份证编号上岗证编号上岗卡编号家庭住址联系电话奖惩记录个人简历家庭主要成员附录C （规范性附录）业务考核成绩登记表表C.4 业务考核成绩登记表 收费站 月份姓名理论点钞普通话平均分备注负责人： 考核人： 附录C （规范性附录）人员培训汇总档案登记表表C.5 人员培训汇总档案登记表姓名岗位或职务培训内容评 价备 注11