公司物流发货管理核心制度.doc

物流发货管理制度一、发货制度第一条为规范企业发货管理，确保货物立即发出从而确保用户满意，特制订本制度。第二条发货审核：全部需发货事项必需经一定审批程序，严禁在审批手续不全情况下发出货物。企业发货审核程序： 用户需等候确定货款全额到款后，即安排发货；假如用户选择是货到付款，则由客服电话联络确定用户购置意向后，即安排发货。出库单必需要由部门领导签字，持出库单到供给链领取货物。第三条 发货前物流员先打印出库单，找部门领导签字在到仓库领取货物。包装好商品，做好发货准备，最终联络快递企业取货。第四条 货物数量额大直接由总企业大仓库发货，打印出库单，找部门领导签字再传真给大仓库那边。备注好发货时间和用户地址，依据用户轻重缓急联络快递企业，包装好商品，做好发货准备。第四条 发货时间：周一至周五8：00前统一发货；17：00之前付款订单（包含货到付款订单），当日发货，17：00以后付款订单（包含货到付款订单），次日发货；用户付款后二十四小时内发货（周日和节假日除外）。如有特殊情况需延长发货时间，应由客服通知用户。第五条 临时缺货断货：由客服在二十四小时内（周日和节假日除外）通知用户缺货断货情况，提议用户购置其它款商品。第六条 物流跟踪：货物发出后由物流员跟踪快递配送情况，立即处理各项问题： 1) 假如用户未收到货物或用户签收时发觉货物损坏，物流员要立即联络快递企业了解情况并索赔，同时为用户重新配送货物或退款； 2) 假如出现收货地址错误情况，则由客服联络用户取得正确收货地址， 并通知快递企业。第七条 发货统计、单据保留：订单完成以后，保留单据到财务处对账。本制度自公布之日起实施。二、发货步骤第一步 审核订单：用户付款或客服确定用户购置意向后，信息员完成ERP系统外部订单审核和订单送货单审核；第二步 确定库存：库存有货则采取就近标准选择仓库发货，缺货则通知用户临时缺货，等候调配或更换同类商品；第三步 打印单据：1、 仓库发货：信息员打印网上订单出库单、赠予单，物流员凭网上订单领取货物并打包，通知快递取货发送；2、 供给链发货：物流员凭网上订单通知供给商产品型号、款式，由相关部门直接发货给用户。第四步 快递跟踪：后勤员凭快递单号追踪快递配送情况，立即处理反馈各项问题；第五步 订单完成以后，信息员将所发货物统计好，并和财务部门对接好。二、仓管管理及发货步骤制度1、增强安全意识，库内严禁吸烟，上下班前后对仓库门窗、货物、电源、消防器材等进行安全检验，发觉隐患立即处理，确保库房和物资安全。2、仓库是财物重地，非仓管人员不得随意进出停留，不许可代存私人物品，不私自拿用、外借物品，不得白条抵库。3、严格实施企业各项规章制度和工作纪律，按时上下班，工作时间不擅离职守，负责做好仓库清洁卫生工作。4、严格实施出入库手续。仓库人员对所保管物品，平时应做到勤抽查，勤查对，确保做到账物相符，账账相符。如有盘盈盘亏，要提出书面材料，查明原因，并立即上报财务部门，追究相关责任。 5、产品入库，仓管员应认真查对，立即开具入库单，注明入库产品日期、名称、规格及数量，入库人员及仓管人员审核无误后署名。 6、用户发货或企业领用样品时，仓管员应立即开据出库单，注明发往地、用户姓名、所发货产品名称、数量，提货员及仓管员审核无误后署名。7、收到退货后应立即做退货入库登记，登记内容应包含：用户地址、用户名称、退回产品名称及数量等，退货员和仓管员审核无误后署名；同时应和原入库新品分开保管，对于箱子、包装物造成毁损要立即上报办公室，确定具体数量后，进行再加工；8、仓库人员收到发货通知，应立即发货，如因缺货或其它原因不能发货，应立即通知办公室相关人员。9、若货运部通知用户不提货或要原货返回时，应立即上报办公室销售责任人，由办公室人员和员工联络做对应处理；10、每个月25日帮助财务人员对库存物资进行盘点，并立即将盘点结果上报办公室销售主管，销售主管可定时对库存数量进行抽查。11、通常情况下，天天发货时间为8：0018：00，业务人员在要求时间内上报发货信息，确保发货员立即发货；12、入库单、出库单和发货、退货运费票要保留完整，待到每个月和办公室对账时立即上缴给会计人员；13、应利用空闲时间对发往各个地方货运部进行了解，积累经验，优胜劣汰，方便使货物能够快速抵达用户手中；