电子商务公司财务管理新规制度.doc

电子商务企业财务管理制度一、 总则1二、 适用范围1三、 电商部财务职责1四、 电商部财务人员组织架构1五、 淘宝店铺和支付宝账户管理1六、 电商部资金管理2七、 电商部费用报销管理21. 费用报销要求22. 费用报销步骤3八、 电商部借款管理3九、 电商部账务处理方法41.价值量考评指标模式（或利润考评指标模式）42.从量模式和客服模式4十、 电商部财务对账和结算5十一、 其它说明事项5十二、 附件5一、 总则为促进企业规模化大发展，发挥财务在电商部经营管理和提升经济效益中作用，使本部门财务活动做到有章可循，参考相关要求，制订本措施。电商部相关工作人员须依据本措施开展工作。二、 适用范围本措施适适用于电商部全部工作人员，和和电商业务相关全部其它部门人员。三、 电商部财务职责负责建立、健全企业相关财务制度，监督各项制度实施和实施。负责本部门财务预算、企业支付宝账户收支及银行结算业务。负责本部门记账、对账、财务报表、财务分析及财务档案管理工作。四、 电商部财务人员组织架构财务责任人会计出纳 五、 淘宝店铺和支付宝账户管理1. 企业网上销售产品必需启用企业店铺，原已存在个人店铺需立即清理，未经法人授权个人店铺，不许可使用。2. 企业店铺相关信息包含店铺账户名称、登录密码、绑定手机号、绑定邮箱及邮箱登陆密码须到财务做纸质资料立案，并有电商部门责任人签字。3. 企业店铺支付宝分为店铺直属支付宝和企业支付宝两种。店铺直属支付宝和淘宝店铺紧密相连，承载店铺全部收支业务；企业支付宝账户在申请企业店铺时候，仅用于验证企业身份，在店铺经营过程中产生收支业务，不经由企业支付宝账户办理。4. 企业全部淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用同一专用手机号，企业全部淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用同一专用企业邮箱。专用手机号码和邮箱需报集团监察部门做立案登记，职员离职和办理工作交接需将手机卡和企业邮箱账号密码交回企业，由新接任人接收管理。5. 企业支付宝账户由财务指定专员进行管理，并在接收账号后重置登陆密码和支付密码，严禁向她人泄露支付宝账户信息。6. 企业支付宝所绑定银行账户均为同一名称下企业银行账户，严禁使用任何个人或其它企业银行账户。7. 需由支付宝付款一切支出，包含但不限于店铺装修、维护和缴纳多种业务确保金，均需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可付款。8. 企业对公账户和支付宝之间转账业务，包含到缴纳业务确保金款项，需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可转账。六、 电商部资金管理1. 电商部以向集团借支业务备用金方法取得流动资金，用于电商部门日常经营活动，并按集团要求利率结算利息，有偿使用。借支备用金需根据集团财务相关步骤进行审批，且所借备用金不归还亦不核销，申请新备用金时，电商部需将上笔备用金用途做具体说明并上报集团财务立案。2. 淘宝店铺全部货物销售必需走企业步骤，全部销售收入必需进入企业指定账户，严禁其它路径销售产品或将货款打入其它账户。3. 财务人员应于每个月1-3日核查支付宝余额，按业务类型分别提现到所绑定银行账户。因为退货和退款业务时有发生，支付宝提现业务需在每笔订单销售收入抵达支付宝账户15天以后方可办理，当月不能办理提现销售收入，延期至下月提现。七、 电商部费用报销管理1. 费用报销要求1.1 本部门所发生日常费用（办公费、招待费、差旅费、培训费、交通费等）和货物运输产生运输费用，均需取得正规正当票据方可报销，费用发票因为个人原因未立即索取或丢失，财务不予报销。1.2 职员报销招待费时，除正规正当发票外，还需将消费详单和刷卡联（如用银行卡支付）同时交财务立案，单据不齐全，财务不予报销。1.3 财务人员需对每张发票金额及内容真实性、正当性、有效性进行审核，并对相关财务制度及财经纪律规范性进行审查。 1.4 出纳人员付款时需检验各项单据是否完成全部审批手续，审批手续齐全后两个工作日之内支付报销款，并在原始单据上加盖“现金付讫章”。1.5 经办人需在费用发生后30天内办理报销手续，超出时间财务不予报销。如取得发票和企业要求不符且需重新取得发票，必需在7日内到财务部立案，取得发票时间最长不得超出30天，不然财务不予报销。1.6 相关招待费和差旅费标准需严格根据集团财务相关制度实施。2. 费用报销步骤经办人取得正规正当票据财务人员审核签章部门责任人审批主管副总（总监）审批财务责任人审批总经理审批董事长审批到出纳处办理领款/核销欠款八、 电商部借款管理1. 淘宝店铺活动返现款和刷单款和电商部日常业务支出，由经办人员先向本部门财务借款，活动完成后到财务推行报销手续并归还剩下款项。2. 借款人因公需要借支临时性款项及备用金、押金，借款时需填写借款单，并在借款单中注明归还日期。3. 对于单笔借款金额超出5000元款项，需提前一天通知财务进行备款。4. 借款人应自办理事项结束后，按摄影关要求，凭相关手续、发票、报销单等有效单证立即到财务部门办理报销手续并冲销或归还借款。报销所提供发票内容必需和原借款用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，不然财务不予报销。5. 借款人借款时间最长不超出30天（从借款之日开始），特殊事项不能在30天内办理完成，经财务责任人同意同意后办理未清借款延期说明，方可延长借款期,但最长不超出三个月,每十二个月底会计结帐前对个人借款进行清理。6. 本部门全部职员调岗、离职时，必需由企业人力资源部书面通知财务清查个人借款。如有借款未清偿，企业人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放全部工资，通知本人限期清理借款，借款清理完成后方可发放剩下工资。7. 借款步骤借款人填写借支单部门责任人审批主管副总（总监）审批财务责任人审批总经理审批董事长审批到出纳处办理领款8. 借款审批权限单位：元分类及手续经办人部门责任人主管副总财务责任人总经理董事长签批责任说明电商部相关人员借款审批单单笔金额300元部门责任人、分管副总：对所属部门是否同意经办负责；财务责任人：对资金预算负责300单笔金额1000 1000单笔金额3000单笔金额3000九、 电商部账务处理方法依据本部门战略定位及销售模式不一样，电商部账务按以下两种方法分别进行处理：1. 价值量考评指标模式（或利润考评指标模式）1.1此种模式相当于视同买断方法代销商品，本部门财务由集团财务进行监管。企业需将电商部业务活动单独设置账套进行核实，电商部独立进行财务核实并实施和集团财务相一致财务制度，定时按集团要求编制财务报表并上报。1.2电商部财务需严格根据预先设定好内部转移价格，核实采购成本，并据此和各供给单位和部门结算。商品发货时，和商品相关价值和风险同时转移给电商部，由电商部核实商品成本、收入和利润。1.3电商部日常业务费用和产品销售费用由电商部门自行负担。1.4电商部财务人员需定时向上级部门和领导提交财务分析汇报，分析本部门投入和产出情况，并对本部门长远发展提出建设性意见和提议。2. 从量模式和客服模式2.1此种模式相当于以收取手续费方法代销商品，本部门财务由集团财务分管，集团设专员负责电商部财务工作。电商部门不专设财务人员，亦不独立进行财务核实。2.2集团财务应对电商部门所发生支出单独进行归集，分品种核实商品盈亏。2.2电商部所发生非专属于本部门费用支出，包含物流运输费用、活动返现和其它销售费用，由财务人员根据实际归属于各产品费用分配给各供给单位和部门，并制作调账通知单，由双方领导签字后作为调账依据。十、 电商部财务对账和结算1. 物流对账和结算电商部财务人员应于每个月25日至下月3日前对当月所发生运输费用和物流企业对账，对账依据为运输企业传输明细单和发货人员移交财务发货单。对账完成后，依据业务人员和物流企业协商结算周期将款项结算给各物流企业。2. 在途商品对账电商部财务人员应于每个月25日至下月3日前查对当月销售数据，将在途商品和未完成订单进行查对，并将比对结果报各供给单位和部门，各供给单位和部门查对无误后完成对账。3. 销售对账和结算电商部财务人员应于每个月25日至下月3日前查对当月销售数据，将支付宝余额和上月销售成功订单一一查对。对已完成销售而且已过退货期订单（支付宝收款15天后）方可提现。提现后根据不一样业务类型，将销售收入按预先确定价格结算给对应货物供给单位和部门。十一、 其它说明事项1.企业全部线上产品定价经相关领导同意后，均需将报价单到财务做立案登记，未到财务立案产品一律不准上线销售。2. 本管理措施自公布之日起施行。十二、 附件：财务步骤1. 财务结算步骤2. 退货、退款步骤3. 费用报销步骤4. 借款步骤5. 步骤节点说明 电商部4月5日