电子商务公司财务管理新规制度.doc

电子商务企业财务管理制度

一、 总则 1
二、 适用范围 1
三、 电商部财务职责 1
四、 电商部财务人员组织架构 1
五、 淘宝店铺和支付宝账户管理 1
六、 电商部资金管理 2
七、 电商部费用报销管理 2
1. 费用报销要求 2
2. 费用报销步骤 3
八、 电商部借款管理 3
九、 电商部账务处理方法 4
1.价值量考评指标模式（或利润考评指标模式） 4
2.从量模式和客服模式 4
十、 电商部财务对账和结算 5
十一、 其它说明事项 5
十二、 附件 5

一、 总则
为促进企业规模化大发展，发挥财务在电商部经营管理和提升经济效益中作用，使本部门财务活动做到有章可循，参考相关要求，制订本措施。电商部相关工作人员须依据本措施开展工作。
二、 适用范围
本措施适适用于电商部全部工作人员，和和电商业务相关全部其它部门人员。
三、 电商部财务职责
负责建立、健全企业相关财务制度，监督各项制度实施和实施。负责本部门财务预算、企业支付宝账户收支及银行结算业务。负责本部门记账、对账、财务报表、财务分析及财务档案管理工作。
四、 电商部财务人员组织架构
财务责任人

会计

出纳

五、 淘宝店铺和支付宝账户管理
1. 企业网上销售产品必需启用企业店铺，原已存在个人店铺需立即清理，未经法人授权个人店铺，不许可使用。
2. 企业店铺相关信息包含店铺账户名称、登录密码、绑定手机号、绑定邮箱及邮箱登陆密码须到财务做纸质资料立案，并有电商部门责任人签字。
3. 企业店铺支付宝分为店铺直属支付宝和企业支付宝两种。店铺直属支付宝和淘宝店铺紧密相连，承载店铺全部收支业务；企业支付宝账户在申请企业店铺时候，仅用于验证企业身份，在店铺经营过程中产生收支业务，不经由企业支付宝账户办理。
4. 企业全部淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用同一专用手机号，企业全部淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用同一专用企业邮箱。专用手机号码和邮箱需报集团监察部门做立案登记，职员离职和办理工作交接需将手机卡和企业邮箱账号密码交回企业，由新接任人接收管理。
5. 企业支付宝账户由财务指定专员进行管理，并在接收账号后重置登陆密码和支付密码，严禁向她人泄露支付宝账户信息。
6. 企业支付宝所绑定银行账户均为同一名称下企业银行账户，严禁使用任何个人或其它企业银行账户。
7. 需由支付宝付款一切支出，包含但不限于店铺装修、维护和缴纳多种业务确保金，均需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可付款。
8. 企业对公账户和支付宝之间转账业务，包含到缴纳业务确保金款项，需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可转账。
六、 电商部资金管理
1. 电商部以向集团借支业务备用金方法取得流动资金，用于电商部门日常经营活动，并按集团要求利率结算利息，有偿使用。借支备用金需根据集团财务相关步骤进行审批，且所借备用金不归还亦不核销，申请新备用金时，电商部需将上笔备用金用途做具体说明并上报集团财务立案。
2. 淘宝店铺全部货物销售必需走企业步骤，全部销售收入必需进入企业指定账户，严禁其它路径销售产品或将货款打入其它账户。
3. 财务人员应于每个月1-3日核查支付宝余额，按业务类型分别提现到所绑定银行账户。因为退货和退款业务时有发生，支付宝提现业务需在每笔订单销售收入抵达支付宝账户15天以后方可办理，当月不能办理提现销售收入，延期至下月提现。
七、 电商部费用报销管理
1. 费用报销要求
1.1 本部门所发生日常费用（办公费、招待费、差旅费、培训费、交通费等）和货物运输产生运输费用，均需取得正规正当票据方可报销，费用发票因为个人原因未立即索取或丢失，财务不予报销。
1.2 职员报销招待费时，除正规正当发票外，还需将消费详单和刷卡联（如用银行卡支付）同时交财务立案，单据不齐全，财务不予报销。
1.3 财务人员需对每张发票金额及内容真实性、正当性、有效性进行审核，并对相关财务制度及财经纪律规范性进行审查。
1.4 出纳人员付款时需检验各项单据是否完成全部审批手续，审批手续齐全后两个工作日之内支付报销款，并在原始单据上加盖“现金付讫章”
1.5 经办人需在费用发生后30天内办理报销手续，超出时间财务不予报销。如取得发票和企业要求不符且需重新取得发票，必需在7日内到财务部立案，取得发票时间最长不得超出30天，不然财务不予报销。
1.6 相关招待费和差旅费标准需严格根据集团财务相关制度实施。
2. 费用报销步骤
经办人取得正规正当票据→财务人员审核签章→部门责任人审批→主管副总（总监）审批→财务责任人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款/核销欠款
八、 电商部借款管理
1. 淘宝店铺活动返现款和刷单款和电商部日常业务支出，由经办人员先向本部门财务借款，活动完成后到财务推行报销手续并归还剩下款项。
2. 借款人因公需要借支临时性款项及备用金、押金，借款时需填写借款单，并在借款单中注明归还日期。
3. 对于单笔借款金额超出5000元款项，需提前一天通知财务进行备款。
4. 借款人应自办理事项结束后，按摄影关要求，凭相关手续、发票、报销单等有效单证立即到财务部门办理报销手续并冲销或归还借款。报销所提供发票内容必需和原借款用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，不然财务不予报销。
5. 借款人借款时间最长不超出30天（从借款之日开始），特殊事项不能在30天内办理完成，经财务责任人同意同意后办理未清借款延期说明，方可延长借款期,但最长不超出三个月,每十二个月底会计结帐前对个人借款进行清理。
6. 本部门全部职员调岗、离职时，必需由企业人力资源部书面通知财务清查个人借款。如有借款未清偿，企业人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放全部工资，通知本人限期清理借款，借款清理完成后方可发放剩下工资。
7. 借款步骤
借款人填写借支单→部门责任人审批→主管副总（总监）审批→财务责任人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款
8. 借款审批权限
单位：元
分类及手续
经办人
部门责任人
主管副总
财务责任人
总经理
董事长
签批责任说明
电商部相关人员

借款审批单
单笔金额≤300元
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部门责任人、分管副总：对所属部门是否同意经办负责；财务责任人：对资金预算负责
300＜单笔金额≤1000
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1000＜单笔金额≤3000
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单笔金额＞3000
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九、 电商部账务处理方法
依据本部门战略定位及销售模式不一样，电商部账务按以下两种方法分别进行处理：
1. 价值量考评指标模式（或利润考评指标模式）
1.1此种模式相当于视同买断方法代销商品，本部门财务由集团财务进行监管。企业需将电商部业务活动单独设置账套进行核实，电商部独立进行财务核实并实施和集团财务相一致财务制度，定时按集团要求编制财务报表并上报。
1.2电商部财务需严格根据预先设定好内部转移价格，核实采购成本，并据此和各供给单位和部门结算。商品发货时，和商品相关价值和风险同时转移给电商部，由电商部核实商品成本、收入和利润。
1.3电商部日常业务费用和产品销售费用由电商部门自行负担。
1.4电商部财务人员需定时向上级部门和领导提交财务分析汇报，分析本部门投入和产出情况，并对本部门长远发展提出建设性意见和提议。
2. 从量模式和客服模式
2.1此种模式相当于以收取手续费方法代销商品，本部门财务由集团财务分管，集团设专员负责电商部财务工作。电商部门不专设财务人员，亦不独立进行财务核实。
2.2集团财务应对电商部门所发生支出单独进行归集，分品种核实商品盈亏。
2.2电商部所发生非专属于本部门费用支出，包含物流运输费用、活动返现和其它销售费用，由财务人员根据实际归属于各产品费用分配给各供给单位和部门，并制作调账通知单，由双方领导签字后作为调账依据。
十、 电商部财务对账和结算
1. 物流对账和结算
电商部财务人员应于每个月25日至下月3日前对当月所发生运输费用和物流企业对账，对账依据为运输企业传输明细单和发货人员移交财务发货单。对账完成后，依据业务人员和物流企业协商结算周期将款项结算给各物流企业。
2. 在途商品对账
电商部财务人员应于每个月25日至下月3日前查对当月销售数据，将在途商品和未完成订单进行查对，并将比对结果报各供给单位和部门，各供给单位和部门查对无误后完成对账。
3. 销售对账和结算
电商部财务人员应于每个月25日至下月3日前查对当月销售数据，将支付宝余额和上月销售成功订单一一查对。对已完成销售而且已过退货期订单（支付宝收款15天后）方可提现。提现后根据不一样业务类型，将销售收入按预先确定价格结算给对应货物供给单位和部门。
十一、 其它说明事项
1.企业全部线上产品定价经相关领导同意后，均需将报价单到财务做立案登记，未到财务立案产品一律不准上线销售。
2. 本管理措施自公布之日起施行。
十二、 附件：财务步骤
1. 财务结算步骤
2. 退货、退款步骤
3. 费用报销步骤
4. 借款步骤
5. 步骤节点说明
电商部
4月5日