文档管理新规制度.doc

部门文档管理制度（试行）一、目标 文档是企业关键智力资产，文档通常以电子文档形式存在，从内容上，有商务协议，会议统计，用户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统全部会经历计划阶段，制度方案阶段，运行阶段，在每一个阶段全部会有大量文档产生。文档管理就是将这些大量文档，Excel, 图片，影音进行存放，分类和检索。 文档管理经过对部门大量文档信息，合理有序分类存放。处理了大海捞针困扰，充足加强了部门文档信息共享作用，使部门工作更优化，有效统一规范文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有效文件。二、文件材料搜集管理1 每一阶段文档，由行业责任人将进行该项工作形成全部文件材料系统整理后，送交管理员归档。2 编制文档入档表，一项资料由行业责任人交管理员归档时，应登记并双方署名。附：见文档管理入库记录表V1.0.doc3. 战略组，市场组需要每七天提供对应资料信息交于信息管理员归档。战略组每七天提供其负责行业资料或项目资料，市场组每七天提供正在运作展会资料，协会资料或宣传资料。4. 每七天五由管理员将文档入档表报备于部门责任人。注： 文档搜集管理现处于试行阶段，试用2个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。三、归档资料范围1 关键会议材料，包含会议汇报，会议纪要等。2 部门和相关单位签署协议，协议书等文件材料。3 部门多种工作计划，总结，汇报，会议统计，部门制度，企业资质等资料。4 部门相关各行业调研，包含，调研汇报，行业厂商目录，供给商信息调查表等资料。5 市场展会资料，包含企业宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。6 软件信息资料，包含办公软件，DEMO，学习资料等资料。四、文档规范 1. 页面设置 各类文档一律采取A4纸张大小，页边距一律采取：上、下2.5cm，左3cm,右1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为1.5）；字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空格要均匀。如有副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。2. 字体要求 文档所用字体要求为微软雅黑。3. 字号主标题采取“二号“微软雅黑黑体字；副标题采取”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。英文字体应和汉字字体相对应，字体为五号Times New Roman。4. 图、表格式1. 图：l 要精选、简明，切忌和表及文字表述反复。l 图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。l 图序及图名居中置于图下方，用五号字微软雅黑体。2. 表：l 表中参数应标明量和单位符号。l 表序及表名置于表上方。l 表序、表名和表内内容采取五号微软雅黑体字。5. Excel 格式Excel 表格根据以上Word 文档格式，主标题采取“二号“微软雅黑黑体字；副标题采取”小二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。6. 文档格式凡上传至服务器关键文档。如协议协议，宣传PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。以下图：文件编号文件管理名称版本/修改公布日期五、文档版本管理1. 文档状态变迁规则文档状态可分为“初稿”、“正式”和“修改”三种。文档建立时，状态为“初稿”，经过评审后，其状态变为“正式”。以后若更改文档，则其状态变为“修改”，当文档修改完成重新经过评审时，状态又变为“正式”。2. 文档版本号标识 文档版本号规则和文档状态相关。l 处于“初稿”状态文档版本号格式为0.YZ,YZ数字范围为01-99.伴随初稿修正，YZ取值应递增。YZ初值和增幅由用户自己把控。l 处于“正式”状态文档版本号格式为X.Y，X为主版本号，取值范围为1-9.Y为次版本，取值范围为0-9.u 文档第一次成为“正式”文件时，版本号为1.0.u 假如文档升级幅度比较小，可将变动部门制作成文档附件，附件版本一次为1.0、1.1、。当附件变动积累到一定程度时，文档项Y值可适量增加，Y值增加一定程度时，X值将适量增加。当文档升级幅度比较大时，才许可直接增大X値。l 处于“修改”状态文档版本号格式为X.YZ.文档正在修改时，通常只增大Z値，X.Y値保持不变。当文档修改完成，状态成为“正式”时，将Z値设置为0，增加X.Y値。参考23. 文档版本控制 文档版本控制作用于多个文档管理活动之中，如创建文档、文档变更和文档评审等。在项目开发过程中，绝大部分文档全部要经过数次修改才能最终确定下来。对文档任何修改全部将产生新版本。因为我们不能确保新版本一定比归档旧版本“好”，所以就不能抛弃归档旧版本。版本控制目标是根据一定规则保留文档全部版本，避免发生版本丢失或混淆现象，而且能够快速正确地查找到文档任何版本。六、文档更改和发放管理 1. 各行责任人对文件和资料若要进行对外发放，报备信息管理员并在文档资源申请表登记内容包含：发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业责任人名字。 附：见文档资源申请表V1.0.doc为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项以下: 1. 参考文档等级，全部等级3以上文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。2. 对其它部门发放文档，视情况给加密或不加密格式。参考申请表部门责任人意见。3. 对其它合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。由行业责任人填写文档资源申请表4. 统一发放人为信息管理员。2. 文档等级参考以下： 文档等级分为5类。类别5为最高等级，类别1为最低等级。 类别5文档分类以下： 企业对外宣传PPT，签署协议，协议书 ，企业资质， 类别4文档分类以下： 相关行业调研汇报，展会论坛调研、行业厂商目录，供给商信息调查表。 类别3文档分类以下： 部门工作计划总结汇报 ，关键会议汇报或会议纪要。DEMO 类别2文档分类以下： 部门制度，部门会议统计，展会图片，视频，音频。 类别1文档分类以下： 办公软件。事务性文档2.已归档正式文档，如需更改，请报备给信息管理员，由其更改文件版本号及公布日期。必需时备注。 1. 对于纸质文档编号更改，文档封面附上文档编号更改表。 附：见文档编号更改表V1.0.doc 2. 已归档正式文档电子版含PPT。版本更改，则在文档，PPT首页填写以下表格。 表二： 文件更改统计表文件编号文件管理名称版本/修改公布日期 3. 全部归档文档更改，信息管理员均统一另行备份。登记于文档更改汇总表.xlsx七、文档分类 图一： 战略合作部文档分类框架图八、编码定义编译均由英文简写作为代码。具体编码定义参考以下各表。表一部门代码缩写战略合作部Strategic co-operation department -SC 表二资料类别代码缩写行业资料Industry Information-ID项目资料Project Information-PJ协议协议Contract agreement-CA市场资料Marketing Information-MT部门事务Department Affairs-DA软件资料Software Information-SW影音资料Video & Audio Information-VA 表三文档类别代码缩写各行业方向资料文件夹A.B.C.DZ，AaZz.各项目名称文件夹PJ+名称+项目+日期简写 注： 各行业方向资料文件夹定义为：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景区，D-数据中心，E-电子政务，F-智慧质监，G-节能减排，H-智慧交通，I-安全生产，J-智慧城建，K-智慧环境保护，L-中间件，M-智慧楼宇，N-智慧医疗，0-智慧物流，P-智慧农业，依次类推，Z-物联网综合各项目名称文件夹：代码缩写用PJ+名称+项目+日期简写如XX新城项目招标， 文件名为PJXX新城项目1206 （其中1206为6月）文档性质代码缩写ID-行业资料行业调研汇报X(X为各行业代码缩写)01会议纪要X(X为各行业代码缩写)02行业厂商目录X(X为各行业代码缩写)03供给商信息调查表X(X为各行业代码缩写)04行业宣讲PPTX(X为各行业代码缩写)05CA-协议协议框架协议Framework agreement -FA协议Contract-CTMT-市场资料市场展会资料Exhibition Information -EX国外展会资料Oversea ExhibitionOE中国展会资料Domestic Exhibition-DE企业宣传资料Promotion Information-PM协会资料Society Information-SO 教授库Expert database-EDDA-部门事务部门信息Department Information-DI部门制度Department SystemDS部门计划Department Plan-DP培训资料Training Information-TR部门名片制作Business Card-BC企业资质Qualification-QASW-软件资料办公软件Office Software-OFDEMODEMO-DM学习资料Learning Information-LEVA-影音资料视频Video-VD音频AudioAD图片Picture-PT编码规则 部门-资料类别-（行业/项目代码缩写）-文档性质-编号比如：SC-ID-A-A02 战略合作部-行业资料-智慧城管会议纪要 SC-PJ南海项目11XX 战略合作部-项目资料-南海智慧环境保护 SC-CA-CT -001 战略合作部-协议协议-协议-文件编码 SC-MT-EX-展会名称 战略合作部-市场资料-市场展会资料-展会名称 SC-DA-DS-部门签呈 战略合作部-部门事务-部门制度-部门签呈 SC-SW-DM-demo编号 战略合作部-软件资料-DEMO-demo编号