文档管理新规制度.doc

部门文档管理制度（试行）
一、目标
文档是企业关键智力资产，文档通常以电子文档形式存在，从内容上，有商务协议，会议统计，用户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统全部会经历计划阶段，制度方案阶段，运行阶段，在每一个阶段全部会有大量文档产生。文档管理就是将这些大量文档，Excel, 图片，影音进行存放，分类和检索。
文档管理经过对部门大量文档信息，合理有序分类存放。处理了大海捞针困扰，充足加强了部门文档信息共享作用，使部门工作更优化，有效统一规范文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有效文件。
二、文件材料搜集管理
1． 每一阶段文档，由行业责任人将进行该项工作形成全部文件材料系统整理后，送交管理员归档。
2． 编制文档入档表，一项资料由行业责任人交管理员归档时，应登记并双方署名。
附：见文档管理入库记录表V1.0.doc
3. 战略组，市场组需要每七天提供对应资料信息交于信息管理员归档。战略组每七天提供其负责行业资料或项目资料，市场组每七天提供正在运作展会资料，协会资料或宣传资料。
4. 每七天五由管理员将文档入档表报备于部门责任人。
注： 文档搜集管理现处于试行阶段，试用2个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。
三、归档资料范围
1． 关键会议材料，包含会议汇报，会议纪要等。
2． 部门和相关单位签署协议，协议书等文件材料。
3． 部门多种工作计划，总结，汇报，会议统计，部门制度，企业资质等资料。
4． 部门相关各行业调研，包含，调研汇报，行业厂商目录，供给商信息调查表等资料。
5． 市场展会资料，包含企业宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。
6． 软件信息资料，包含办公软件，DEMO，学习资料等资料。
四、文档规范
1. 页面设置
各类文档一律采取A4纸张大小，页边距一律采取：上、下2.5cm，左3cm,右1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为1.5）；字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空格要均匀。如有副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。
2. 字体要求
文档所用字体要求为微软雅黑。
3. 字号
主标题采取“二号“微软雅黑黑体字；副标题采取”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。
英文字体应和汉字字体相对应，字体为五号Times New Roman。
4. 图、表格式
1. 图：
l 要精选、简明，切忌和表及文字表述反复。
l 图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。
l 图序及图名居中置于图下方，用五号字微软雅黑体。
2. 表：
l 表中参数应标明量和单位符号。
l 表序及表名置于表上方。
l 表序、表名和表内内容采取五号微软雅黑体字。
5. Excel 格式
Excel 表格根据以上Word 文档格式，主标题采取“二号“微软雅黑黑体字；副标题采取”小二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。
6. 文档格式
凡上传至服务器关键文档。如协议协议，宣传PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。
以下图：
文件编号

文件管理名称
版本/修改

公布日期

五、文档版本管理
1. 文档状态变迁规则
文档状态可分为“初稿”、“正式”和“修改”三种。文档建立时，状态为“初稿”，经过评审后，其状态变为“正式”。以后若更改文档，则其状态变为“修改”，当文档修改完成重新经过评审时，状态又变为“正式”。
2. 文档版本号标识
文档版本号规则和文档状态相关。
l 处于“初稿”状态文档版本号格式为0.YZ,YZ数字范围为01-99.伴随初稿修正，YZ取值应递增。YZ初值和增幅由用户自己把控。
l 处于“正式”状态文档版本号格式为X.Y，X为主版本号，取值范围为1-9.Y为次版本，取值范围为0-9.
u 文档第一次成为“正式”文件时，版本号为1.0.
u 假如文档升级幅度比较小，可将变动部门制作成文档附件，附件版本一次为1.0、1.1、……。当附件变动积累到一定程度时，文档项Y值可适量增加，Y值增加一定程度时，X值将适量增加。当文档升级幅度比较大时，才许可直接增大X値。
l 处于“修改”状态文档版本号格式为X.YZ.文档正在修改时，通常只增大Z値，X.Y値保持不变。当文档修改完成，状态成为“正式”时，将Z値设置为0，增加X.Y値。参考2
3. 文档版本控制
文档版本控制作用于多个文档管理活动之中，如创建文档、文档变更和文档评审等。在项目开发过程中，绝大部分文档全部要经过数次修改才能最终确定下来。对文档任何修改全部将产生新版本。因为我们不能确保新版本一定比归档旧版本“好”，所以就不能抛弃归档旧版本。版本控制目标是根据一定规则保留文档全部版本，避免发生版本丢失或混淆现象，而且能够快速正确地查找到文档任何版本。

六、文档更改和发放管理
1. 各行责任人对文件和资料若要进行对外发放，报备信息管理员并在《文档资源申请表》登记内容包含：发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业责任人名字。
附：见文档资源申请表V1.0.doc
为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项以下:
1. 参考文档等级，全部等级3以上文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。
2. 对其它部门发放文档，视情况给加密或不加密格式。参考申请表部门责任人意见。
3. 对其它合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。由行业责任人填写文档资源申请表
4. 统一发放人为信息管理员。
2. 文档等级参考以下：
文档等级分为5类。类别5为最高等级，类别1为最低等级。
类别5文档分类以下：
企业对外宣传PPT，签署协议，协议书 ，企业资质，
类别4文档分类以下：
相关行业调研汇报，展会论坛调研、行业厂商目录，供给商信息调查表。
类别3文档分类以下：
部门工作计划总结汇报 ，关键会议汇报或会议纪要。DEMO
类别2文档分类以下：
部门制度，部门会议统计，展会图片，视频，音频。
类别1文档分类以下：
办公软件。事务性文档

2.已归档正式文档，如需更改，请报备给信息管理员，由其更改文件版本号及公布日期。必需时备注。
1. 对于纸质文档编号更改，文档封面附上《文档编号更改表》。
附：见文档编号更改表V1.0.doc
2. 已归档正式文档电子版含PPT。版本更改，则在文档，PPT首页填写以下表格。
表二： 文件更改统计表
文件编号

文件管理名称
版本/修改

公布日期

3. 全部归档文档更改，信息管理员均统一另行备份。登记于文档更改汇总表.xlsx

七、文档分类

图一： 战略合作部文档分类框架图

八、编码定义
编译均由英文简写作为代码。具体编码定义参考以下各表。
表一
部门
代码缩写
战略合作部
Strategic co-operation department -SC
表二
资料类别
代码缩写
行业资料
Industry Information--ID
项目资料
Project Information--PJ
协议协议
Contract agreement--CA
市场资料
Marketing Information--MT
部门事务
Department Affairs--DA
软件资料
Software Information---SW
影音资料
Video & Audio Information--VA

表三
文档类别
代码缩写
各行业方向资料文件夹
A.B.C.D………Z，Aa…Zz.
各项目名称文件夹
PJ+名称+项目+日期简写

注：
各行业方向资料文件夹定义为：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景区，D-数据中心，E-电子政务，F-智慧质监，G-节能减排，H-智慧交通，I-安全生产，J-智慧城建，K-智慧环境保护，L-中间件，M-智慧楼宇，N-智慧医疗，0-智慧物流，P-智慧农业，……依次类推，Z-物联网综合
各项目名称文件夹：代码缩写用PJ+名称+项目+日期简写
如XX新城项目招标， 文件名为PJXX新城项目1206 （其中1206为6月）

文档性质
代码缩写
ID-行业资料
行业调研汇报
X(X为各行业代码缩写)01
会议纪要
X(X为各行业代码缩写)02
行业厂商目录
X(X为各行业代码缩写)03
供给商信息调查表
X(X为各行业代码缩写)04
行业宣讲PPT
X(X为各行业代码缩写)05
CA-协议协议
框架协议
Framework agreement --FA
协议
Contract--CT
MT-市场资料
市场展会资料
Exhibition Information --EX
国外展会资料
Oversea Exhibition—OE
中国展会资料
Domestic Exhibition--DE
企业宣传资料
Promotion Information--PM
协会资料
Society Information--SO
教授库
Expert database--ED
DA-部门事务
部门信息
Department Information--DI
部门制度
Department System—DS
部门计划
Department Plan--DP
培训资料
Training Information--TR
部门名片制作
Business Card--BC
企业资质
Qualification--QA
SW-软件资料
办公软件
Office Software--OF
DEMO
DEMO--DM
学习资料
Learning Information--LE
VA-影音资料
视频
Video--VD
音频
Audio—AD
图片
Picture--PT
编码规则
部门----资料类别----（行业/项目代码缩写）---文档性质---编号
比如：SC-ID-A-A02 战略合作部--行业资料--智慧城管—会议纪要
SC-PJ南海项目11XX 战略合作部-项目资料-南海智慧环境保护
SC-CA-CT -001 战略合作部-协议协议-协议-文件编码
SC-MT-EX-展会名称 战略合作部-市场资料-市场展会资料-展会名称
SC-DA-DS-部门签呈 战略合作部-部门事务-部门制度-部门签呈
SC-SW-DM-demo编号 战略合作部-软件资料-DEMO-demo编号