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1、部门文档管理制度（试行） 一、目标 文档是企业关键智力资产，文档通常以电子文档形式存在，从内容上，有商务协议，会议统计，用户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统全部会经历计划阶段，制度方案阶段，运行阶段，在每一个阶段全部会有大量文档产生。文档管理就是将这些大量文档，Excel, 图片，影音进行存放，分类和检索。 文档管理经过对部门大量文档信息，合理有序分类存放。处理了大海捞针困扰，充足加强了部门文档信息共享作用，使部门工作更优化，有效统一规范文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有效文件。 二、文件材料搜集管理 1． 每一阶段文档，由行业责任人将进行
2、该项工作形成全部文件材料系统整理后，送交管理员归档。 2． 编制文档入档表，一项资料由行业责任人交管理员归档时，应登记并双方署名。 附：见文档管理入库记录表V1.0.doc 3. 战略组，市场组需要每七天提供对应资料信息交于信息管理员归档。战略组每七天提供其负责行业资料或项目资料，市场组每七天提供正在运作展会资料，协会资料或宣传资料。 4. 每七天五由管理员将文档入档表报备于部门责任人。 注： 文档搜集管理现处于试行阶段，试用2个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。 三、归档资料范围 1． 关键会议材料，包含会议汇报，会议纪要等。 2． 部门和相关单位签署协议，协议书等文
3、件材料。 3． 部门多种工作计划，总结，汇报，会议统计，部门制度，企业资质等资料。 4． 部门相关各行业调研，包含，调研汇报，行业厂商目录，供给商信息调查表等资料。 5． 市场展会资料，包含企业宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。 6． 软件信息资料，包含办公软件，DEMO，学习资料等资料。 四、文档规范 1. 页面设置 各类文档一律采取A4纸张大小，页边距一律采取：上、下2.5cm，左3cm,右1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为1.5）；字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空格要均匀。如有副标题，破折号应比正题缩
4、进两格，用稍小字体。 2. 字体要求 文档所用字体要求为微软雅黑。 3. 字号 主标题采取“二号“微软雅黑黑体字；副标题采取”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。 英文字体应和汉字字体相对应，字体为五号Times New Roman。 4. 图、表格式 1. 图： l 要精选、简明，切忌和表及文字表述反复。 l 图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。 l 图序及图名居中置于图下方，用五号字微软雅黑体。 2. 表：
5、 l 表中参数应标明量和单位符号。 l 表序及表名置于表上方。 l 表序、表名和表内内容采取五号微软雅黑体字。 5. Excel 格式 Excel 表格根据以上Word 文档格式，主标题采取“二号“微软雅黑黑体字；副标题采取”小二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。 6. 文档格式 凡上传至服务器关键文档。如协议协议，宣传PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。 以下图： 文件编号 文件管理名称 版本/修改 公布日期 五、文档版本管理 1. 文档状态变迁规则 文档状态可分为“初稿”、“正式”和“修改”三种。文档建立时，
6、状态为“初稿”，经过评审后，其状态变为“正式”。以后若更改文档，则其状态变为“修改”，当文档修改完成重新经过评审时，状态又变为“正式”。 2. 文档版本号标识 文档版本号规则和文档状态相关。 l 处于“初稿”状态文档版本号格式为0.YZ,YZ数字范围为01-99.伴随初稿修正，YZ取值应递增。YZ初值和增幅由用户自己把控。 l 处于“正式”状态文档版本号格式为X.Y，X为主版本号，取值范围为1-9.Y为次版本，取值范围为0-9. u 文档第一次成为“正式”文件时，版本号为1.0. u 假如文档升级幅度比较小，可将变动部门制作成文档附件，附件版本一次为1.0、1.1、……。当附件
7、变动积累到一定程度时，文档项Y值可适量增加，Y值增加一定程度时，X值将适量增加。当文档升级幅度比较大时，才许可直接增大X値。 l 处于“修改”状态文档版本号格式为X.YZ.文档正在修改时，通常只增大Z値，X.Y値保持不变。当文档修改完成，状态成为“正式”时，将Z値设置为0，增加X.Y値。参考2 3. 文档版本控制 文档版本控制作用于多个文档管理活动之中，如创建文档、文档变更和文档评审等。在项目开发过程中，绝大部分文档全部要经过数次修改才能最终确定下来。对文档任何修改全部将产生新版本。因为我们不能确保新版本一定比归档旧版本“好”，所以就不能抛弃归档旧版本。版本控制目标是根据一定规
8、则保留文档全部版本，避免发生版本丢失或混淆现象，而且能够快速正确地查找到文档任何版本。 六、文档更改和发放管理 1. 各行责任人对文件和资料若要进行对外发放，报备信息管理员并在《文档资源申请表》登记内容包含：发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业责任人名字。 附：见文档资源申请表V1.0.doc 为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项以下: 1. 参考文档等级，全部等级3以上文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。 2. 对其它部门发放文档，视情况给加密或不加密格式。参考申请表部门责任人意见。 3. 对其它合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。由行业责
9、任人填写文档资源申请表 4. 统一发放人为信息管理员。 2. 文档等级参考以下： 文档等级分为5类。类别5为最高等级，类别1为最低等级。 类别5文档分类以下： 企业对外宣传PPT，签署协议，协议书 ，企业资质， 类别4文档分类以下： 相关行业调研汇报，展会论坛调研、行业厂商目录，供给商信息调查表。 类别3文档分类以下： 部门工作计划总结汇报 ，关键会议汇报或会议纪要。DEMO 类别2文档分类以下： 部门制度，部门会议统计，展会图片，视频，音频。 类别1文档分类以下：
10、 办公软件。事务性文档 2.已归档正式文档，如需更改，请报备给信息管理员，由其更改文件版本号及公布日期。必需时备注。 1. 对于纸质文档编号更改，文档封面附上《文档编号更改表》。 附：见文档编号更改表V1.0.doc 2. 已归档正式文档电子版含PPT。版本更改，则在文档，PPT首页填写以下表格。 表二： 文件更改统计表 文件编号 文件管理名称 版本/修改 公布日期 3. 全部归档文档更改，信息管理员均统一另行备份。登记于文档更改汇总表.xlsx 七、文档分类
11、 图一： 战略合作部文档分类框架图 八、编码定义 编译均由英文简写作为代码。具体编码定义参考以下各表。 表一 部门 代码缩写 战略合作部 Strategic co-operation department -SC 表二 资料类别 代码缩写 行业资料 Industry Information--ID 项目资料 Project Information--PJ 协议协议 Contract agreement--CA 市场资料 Marketing Information--MT 部门事务 Department Affairs--DA
12、 软件资料 Software Information---SW 影音资料 Video & Audio Information--VA 表三 文档类别 代码缩写 各行业方向资料文件夹 A.B.C.D………Z，Aa…Zz. 各项目名称文件夹 PJ+名称+项目+日期简写 注： 各行业方向资料文件夹定义为：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景区，D-数据中心，E-电子政务，F-智慧质监，G-节能减排，H-智慧交通，I-安全生产，J-智慧城建，K-智慧环境保护，L-中间件，M-智慧楼宇，N-智慧医疗，0-智慧物流，P-智慧农业，……依次类推，Z-物
13、联网综合 各项目名称文件夹：代码缩写用PJ+名称+项目+日期简写 如XX新城项目招标， 文件名为PJXX新城项目1206 （其中1206为6月） 文档性质 代码缩写 ID-行业资料 行业调研汇报 X(X为各行业代码缩写)01 会议纪要 X(X为各行业代码缩写)02 行业厂商目录 X(X为各行业代码缩写)03 供给商信息调查表 X(X为各行业代码缩写)04 行业宣讲PPT X(X为各行业代码缩写)05 CA-协议协议 框架协议 Framework agreement --FA 协议 Contract--CT MT-市场资料 市场展会资料 Exhi
14、bition Information --EX 国外展会资料 Oversea Exhibition—OE 中国展会资料 Domestic Exhibition--DE 企业宣传资料 Promotion Information--PM 协会资料 Society Information--SO 教授库 Expert database--ED DA-部门事务 部门信息 Department Information--DI 部门制度 Department System—DS 部门计划 Department Plan--DP 培训资料 Training Infor
15、mation--TR 部门名片制作 Business Card--BC 企业资质 Qualification--QA SW-软件资料 办公软件 Office Software--OF DEMO DEMO--DM 学习资料 Learning Information--LE VA-影音资料 视频 Video--VD 音频 Audio—AD 图片 Picture--PT 编码规则 部门----资料类别----（行业/项目代码缩写）---文档性质---编号 比如：SC-ID-A-A02 战略合作部--行业资料--智慧城管—会议纪要 SC-PJ南海项目11XX 战略合作部-项目资料-南海智慧环境保护 SC-CA-CT -001 战略合作部-协议协议-协议-文件编码 SC-MT-EX-展会名称 战略合作部-市场资料-市场展会资料-展会名称 SC-DA-DS-部门签呈 战略合作部-部门事务-部门制度-部门签呈 SC-SW-DM-demo编号 战略合作部-软件资料-DEMO-demo编号
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