总经理办公室管理新规制度.doc

广西家家装石材

总经理办公室管理制度

总经理办公室实施总经理负责制，下设副总经理、总经理助理。

目 录

1、总经办日常工作制度-------------------------------------------------------------------2
2、总经办接待工作制度-------------------------------------------------------------------3
3、总经办人员考勤制度-------------------------------------------------------------------4
4、总经办人事管理制度-------------------------------------------------------------------5-6
5、总经办安全管理制度-------------------------------------------------------------------7
6、总经办财产物资管理制度-------------------------------------------------------------8-9
7、总经办固定资产使用、保管、保养制度-------------------------------------------10
8、总经办复印机管理制度-----------------------------------------11
9、总经办文件立卷和归档管理制度---------------------------------------------------12-13
10、总经办档案查阅管理制度--------------------------------------14
11、总经办电脑管理制度-----------------------------------------------------------------15
12、总经办卫生管理制度------------------------------------------16

广西家家装石材行政部制
6月21日
总经办日常工作制度

1. 总助抵达办公室后和总经理汇报前一天交办任务完成情况。
2. 总助提醒总经理当日日程安排，问询有没有交办事项。根据急事先办标准，办理总经理交办工作或续办未完事项，办理后应立即给反馈。
3. 总助立即登记、收发文件，并聚集各部门上报文件、资料、营业报表和关键接待任务，送总经理审批。
4. 总助接听电话并接待来访者。接听电话要礼貌、热情、正确回复问询，凡直接找企业总经理电话应问清对方单位、姓名和基础事由，视情转接。如总经理因故不能接听，应向对方说明情况，并请其留言做好电话统计。
5. 总助天天须了解和掌握各部门实施总经理指令及各项决定情况，向总经理汇报。
6. 总助根据要求正确用印，开具介绍信。
7. 总助依据企业总经理工作安排，撰写文稿，编写简报，上报下发。
8. 总助翻阅各类报刊杂志和资料，搜集行业信息，供领导参阅。
9. 总助统计企业关键事项日志，年底撰写企业大事记。
10. 总助做好文件归档等管理工作。

总经办接待工作制度

1. 来信：总助立即拆阅信件，认真做好登记，根据信函内容呈相关领导。依据领导批文意见抓紧催办，立即回复。
2. 来电：总助认真接听电话，问清对方姓名、单位、身份、事由，包含关键事项应认真做好电话统计，将电话统计呈总经理批阅后抓紧办理和回复。
3. 来访：总助需热情接待，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认真做好来访统计，对来访者提出问题要负责地进行解答，不能回复应请示总经理。
4. 贵宾：总助需问清贵宾姓名、身份、单位、人数、目标、抵离企业时间。关键客人应立即向总经理汇报，并安排住宿和用餐审批手续。依据贵宾不一样身份安排好参观、座谈等事项。

总经办人员考勤制度

1.总经办人员必需按时上下班，并按要求在进出企业时打卡。卡上统计时间只表示职员进入或离开企业时间，上下班时间以部门考勤统计为准。
2.总经办人员考勤由总助负责，天天考勤统计在企业统一印制职员考勤卡上，统计要做到正确无误。
3.职员考勤卡每个月汇总一次，由行政部进行考勤统计，并填写企业行政部统一印制《职员出勤情况月报表》送报总经办并存档，做为工资造表和发放工资依据。
4.职员考勤内容有：出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、丧假、婚假、产假、探亲假、工伤假、法定假、哺乳假、年度休假和调休等。
5.总经办人员应严格遵守劳动纪律，工作时间必需严守岗位，不得擅离职守和无故早退，外出公差应取得总经理同意。
6.总经办人员因病请假，必需持有企业指定医院出具病假证实，并经总经理同意方可准假。
7.总经办人员因私请假（含婚、丧和探亲假等），均应事先提出申请，并经总经理同意。

总经办人事管理制度

一、劳动定员管理
1.定员定编是科学配置人员数量界限和依据，必需从服务和工作实际出发，坚持科学、合理、精简标准编制，并经行政部审核，报企业总经理核定。
2.核定定员应保持相对稳定，如情况改变需做调整时，应提出申请增减计划，做到申请理由充足，人员增减合理。
二、人员调配管理
1.总经办人员调配和招聘，报请行政部办理，统一由总经理招聘。
2.因实际人员少于定编，需要增补时，应填写行政部统一印制《人员增补申请计划》，报行政部办理。
3.驾驶员等技术工人改变工种，专业人员调动和要害部位人员变动，均应和行政部商议，报企业总经理同意后进行。
三、职员技术等级考评和专业职称评定管理
1.职员技术等级考评按国家颁布《工人技术培训考评纲领》要求实施，技术等级标准按不一样专业（工种）统一划分为初、中、高三个等级。
2.初级工和中级工由企业职员技术等级考评委员会组织考评，或委托专业单位考评。
3.技术考评评分标准由“应知”、“应会”和平时成绩等三项得分汇总，总分为100分，其中“应知”占30%，“应会”占50%，平时成绩占20%。
4.在本部门工作满十二个月职员均可参与技术等级考评。为激励职员钻研业务技术，提升技术水平和服务质量，企业优异职员可参与企业统一组织提升一个技术等级考评。行政部负责提供相关专业（工种）应考人员名单，经考评合格发给对应等级证书。
5.依据企业技术等级有升有降制度，如在日常考评中，因业务技术差而完不成任务，或出现事故和差错，报企业考评委员会同意，可下浮其技术等级。
6.专业技术职称评定和考评是在上级企业主管部门统一领导下进行，总经办配合行政部做好摸底调查和申请职称职员资格核定工作，并负责做好职员思想工作。
四、职员人事档案管理
1.职员人事档案由行政部统一管理，并负责材料搜集、判别、保管、利用和转递，总经办职员必需按《企业管理制度》要求，正确填写职员记录表和如实反应情况，职员家庭地址和电话号码变更、家庭人口、婚姻情况和教育程度改变等情况，均应立即向行政部责任人汇报，并转报行政部立案。

总经办安全管理制度

1.总经办人员应自觉遵守企业职员治安管理制度和要求。
2.总经办未经安全消防培训职员不得上岗服务。
3.总经办人员严格实施企业保密要求，确保文件机密性。
4.总经办人员通常不要在总经理办公室内接待客人，会客室应指定专门接待场所。
5.总经办人员应保管好个人使用办公室钥匙，如有遗失应立即汇报总经理做出处理。
6.总经办档案复印室钥匙要有专员保管。
7.企业公章应指定专员保管，总经办人员应正确实施用章制度。
8.总经理办公室内应保持无明火等安全隐患。
9.总经办人员应正确使用电器设备，确保用电安全。
10.总经办人员下班前应切断电源，关好门窗，确保总经理办公室安全。

总经办财产物资管理制度

一、财产物品管理
1.总经办使用多种办公设备和交通工具由总助具体负责管理，建立总经办财产二级明细帐，方便随时和计划财务部和归口管理部门相互查对，做到帐帐相符，帐物相符。
2.多种财产设备实施“谁使用、谁负责”，并切实做好日常维护和清洁保养工作，做到物尽其用，珍惜使用。
3.多种财产设备调拨、出借必需经财务部经理或总经理审核，按同意文件填写计划财务部统一印制《固定资产调拨单》。在企业内部各部门之间转移，应填写《固定资产转移单》，并办理财产变动登帐手续。
4.设备因使用年久和因损坏不能使用，或因技术进步而淘汰，需要报废时，必需经财务部经理或总经理组织技术判定小组进行判定，确定无使用价值时，才能办理报废手续。
5.新设备添置必需经企业同意，会同计划财务部和归口管理部门共同验收，并填写计划财务部统一印制《财产领用单》，办理领用手续后，登记入帐。
6.总助每三个月应对总经办使用多种设备进行一次检验和查对，每三个月清查盘点，确保帐物相符；发生盈亏必需查明原因，并填写财务部统一印制《固定资产盘盈盘亏汇报单》，并报计划财务部和归口管理部门处理。

二、物料用具管理
1.总经办物料用具由总助统一管理，具体负责编制年度物料用具消耗计划，根据物料用具分类，建立专用物料用具台帐，掌握使用及消耗情况，办理物料用具领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。
2.各类物料用具领用，应填写计划财务部统一印制《物料用具领用单》，经财务部责任人审核签字后，向仓库领取，并立即登记入帐。工具类物品，除因业务发展需要增领外，实施以旧换新措施，必需填写《物料用具领用单》和《企业低值易耗品报废单》，报废物品由计划财务部统一处理。
3.多种物料用具消耗、领用、报废、报损每个月底由总助统计、清点一次，确保统计数字正确，数、物和台帐相符。

总经办固定资产使用、保管、保养制度
一、总经办固定资产范围
总经办固定资产所处位置包含办公室、会议室、会客室及档案复印室，种类包含车辆、电脑、打印机、复印机、传真机、沙发、办公家俱、电器设备等。
二、固定资产管理制度
1.总经理为固定资产责任人，总助为固定资产管理员。
2.总助应做好总经办所辖区域固定资产日常检验、维护工作，发觉问题立即报修。
3.总助应做好各类固定资产帐目保管及完善工作，做到帐、卡、物相符。
4.固定资产购置、移交、外租（借）、报废等，必需经总经理同意，并办理对应手续。
5.总经办全部些人员必需按要求操作各类设备，严格进行日常保养，一旦发生故障，需立即报修。
6.建立相关设备检修保养卡片，仔细统计设备维修情况。

总经办复印机管理制度

总经办本着既方便各部门工作需要，又能确保复印机正常运转标准，特制订以下复印机管理制度：
1. 复印机使用、操作和管理由总办人员负责，她人请勿随便上机复印。
2. 仅限于复印和工作相关文件、资料，请勿用于私人复印。
3. 复印人员需自备复印纸。
4. 为了维护复印机性能，愈加好地为各部门服务，在复印期间请不要过多连续操作，一次性复印不得超出50张，停机10分钟后，方可继续使用。
5. 为了确保复印机使用寿命，减短开机时间，除特殊情况外，天天18:30至次日8:00为关机休整时间。
6. 因为违反操作要求而造成复印机设备损坏，将由使用人照价赔偿。

总办文件立卷和归档管理制度

一、企业文件、技术档案管理工作由总经理直接领导，授权总助具体实施，并对各部门文件、技术档案工作进行监督、检验和指导。
二、通常在日常工作中形成并使用，已经办理完成且含有查考价值文件和相关材料，全部属于文件立卷范围,关键包含：
1.会议通知、日程安排、工作汇报、会议纪要、会议统计、经典材料、录音带、录像带和照片等；
2.上级发来相关决定、指示、条例、计划、通知、批复等；
3.呈报上级领导部门请示、汇报、工作总结、计划、各类统计等；
4.和相关单位协调工作往来文件、协议、协议书等；
5.各级管理人员任免决定、奖惩决定等；
6.职员劳动、工资、福利、教育培训、考评、晋级、职称评定材料等；
7.接待工作计划、安排、小结等；
8.财产、物资交接凭证等；
9.基建、设备更新改造工程方面往来文件和相关资料等；
10.表彰信、投诉信、电话统计、电报、传真、信访材料等。
三、归档文件、资料种类、份数和每份文件页数等均应齐全完整。每份文件正件和附件，印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形式同一文件应分别列在一起，不得分开。
四、文件档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等，均应符合文件档案立卷格式要求。
五、立卷和归档工作标准上由文件形成部门负责，每十二个月年底进行整理并归档。
六、企业主体文件资料，由总助负责归档管理。
七、除人事档案和会计档案，分别由行政部和财务部保管外，其它职能部门文件资料经每十二个月一次归卷整理后，第二年元月底前完成移交给总经办，实施统一管理。
八、相关职能部门在向总经办移交件档案时，须先排列卷次序、编号登记、填好<<归档文件移交目录>>。移交部门和接收部门须按<<归档文件移交目录>>清点、查对无误后，由总经办签收。
九、文件档案保管期限分永久、长久和短期三种。保管期限由相关职能部门会同总经办确定，报总经理审批。
十、过期文件销毁，由总助负责。销毁前，须清点造册、检验、查对，并撰写过期档案销毁汇报，由总经理审批决定。销毁文件时，须严格遵守保密要求。
十一、档案必需放置在专用柜或专用库房内，要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施。
十二、文件收进、移出、借用等手续必需完备，严防文件丢失。
十三、电子文件档案必需有专员管理。保管电子文件档案必需做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。

总经办档案查阅管理制度

一、查阅档案，仅限于企业内部相关人员。非企业人员查阅或借阅档案须经总经理同意。
二、查阅档案，须由部门经理签字，经总经理同意后阅档。机密文件，须由总经理签字认可后方可查阅。机密文件包含企业经营策略、工作计划、财务分析、工程改造、用户情况、劳动工资管理、人事安排、治安保卫等关键问题向上级领导机关发送请示、汇报等文件。
三、阅档只能在档案室进行,特殊情况须将相关档案借出阅览时，必需说明借阅时间和理由，并报企业领导签字同意。借阅时间最多不超出两天。
四、查阅档案，不得在原件上涂改或圈点，阅毕归还时，须经总经办工作人员检验和清点。
五、需要复印原件，必需说明用途和数量，并经总经理同意，方可复印。
六、人事档案、会计档案和工程技术档案查阅要求，参考本要求实施。

总办电脑管理制度

一、总经办电脑由总助进行管理，须按时进行电脑杀毒软件升级，并定时进行电脑清洁。
二、总经办人员应正确操作电脑，根据程序开机、关机，如长时间不使用请关闭电脑，方便节省能源。
三、未经授权严禁安装私人非法软件。
四、工作时间内严禁聊天、玩电脑游戏。
五、关键文件应设置密码，严禁泄露密码。
六、电脑内文件应存档有序，便于管理、查找。
七、未经文件使用者确定，不许可私自更改或删除电脑内留档文件。
八、未经授权，不许可复制电脑资料用于个人使用，更不能提供给同行使用，一经发觉将根据《企业管理制度》相关条款给予处罚。
九、严禁私自拆装电脑及相关硬件设施，出现故障应立即汇报后勤部或专业维修商进行维修。

总办卫生管理制度

一、总经理办公室设备设施应放置有序，保持桌面整齐和电话、办公用具整齐，墙面装饰应讲究艺术性。
二、保持总经办所辖区域地面洁净整齐，无垃圾、无死角、无污渍。
三、保持总经理办公室多种家俱表面光亮，清洁无灰尘、无水印、无污渍。
四、保持窗、窗台、窗框洁净整齐，玻璃明亮。
五、电脑、传真机、打印机等办公设备应定时进行清洁，保持良好状态，发生故障应立即维修。
六、下班时文件要归档存放，办公桌面只摆放统一办公用具。
七、总助应每日进行电话机清洁消毒。

广西家家装石材行政部制订
6月21日