总经理办公室管理新规制度.doc

广西家家装石材总经理办公室管理制度总经理办公室实施总经理负责制，下设副总经理、总经理助理。目 录1、总经办日常工作制度-22、总经办接待工作制度-33、总经办人员考勤制度-44、总经办人事管理制度-5-65、总经办安全管理制度-76、总经办财产物资管理制度-8-97、总经办固定资产使用、保管、保养制度-108、总经办复印机管理制度-119、总经办文件立卷和归档管理制度-12-1310、总经办档案查阅管理制度-1411、总经办电脑管理制度-1512、总经办卫生管理制度-16 广西家家装石材行政部制 6月21日总经办日常工作制度1. 总助抵达办公室后和总经理汇报前一天交办任务完成情况。2. 总助提醒总经理当日日程安排，问询有没有交办事项。根据急事先办标准，办理总经理交办工作或续办未完事项，办理后应立即给反馈。3. 总助立即登记、收发文件，并聚集各部门上报文件、资料、营业报表和关键接待任务，送总经理审批。4. 总助接听电话并接待来访者。接听电话要礼貌、热情、正确回复问询，凡直接找企业总经理电话应问清对方单位、姓名和基础事由，视情转接。如总经理因故不能接听，应向对方说明情况，并请其留言做好电话统计。5. 总助天天须了解和掌握各部门实施总经理指令及各项决定情况，向总经理汇报。6. 总助根据要求正确用印，开具介绍信。7. 总助依据企业总经理工作安排，撰写文稿，编写简报，上报下发。8. 总助翻阅各类报刊杂志和资料，搜集行业信息，供领导参阅。9. 总助统计企业关键事项日志，年底撰写企业大事记。10. 总助做好文件归档等管理工作。总经办接待工作制度1. 来信：总助立即拆阅信件，认真做好登记，根据信函内容呈相关领导。依据领导批文意见抓紧催办，立即回复。2. 来电：总助认真接听电话，问清对方姓名、单位、身份、事由，包含关键事项应认真做好电话统计，将电话统计呈总经理批阅后抓紧办理和回复。3. 来访：总助需热情接待，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认真做好来访统计，对来访者提出问题要负责地进行解答，不能回复应请示总经理。4. 贵宾：总助需问清贵宾姓名、身份、单位、人数、目标、抵离企业时间。关键客人应立即向总经理汇报，并安排住宿和用餐审批手续。依据贵宾不一样身份安排好参观、座谈等事项。总经办人员考勤制度1.总经办人员必需按时上下班，并按要求在进出企业时打卡。卡上统计时间只表示职员进入或离开企业时间，上下班时间以部门考勤统计为准。2.总经办人员考勤由总助负责，天天考勤统计在企业统一印制职员考勤卡上，统计要做到正确无误。3.职员考勤卡每个月汇总一次，由行政部进行考勤统计，并填写企业行政部统一印制职员出勤情况月报表送报总经办并存档，做为工资造表和发放工资依据。4.职员考勤内容有：出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、丧假、婚假、产假、探亲假、工伤假、法定假、哺乳假、年度休假和调休等。5.总经办人员应严格遵守劳动纪律，工作时间必需严守岗位，不得擅离职守和无故早退，外出公差应取得总经理同意。6.总经办人员因病请假，必需持有企业指定医院出具病假证实，并经总经理同意方可准假。7.总经办人员因私请假（含婚、丧和探亲假等），均应事先提出申请，并经总经理同意。总经办人事管理制度一、劳动定员管理1.定员定编是科学配置人员数量界限和依据，必需从服务和工作实际出发，坚持科学、合理、精简标准编制，并经行政部审核，报企业总经理核定。2.核定定员应保持相对稳定，如情况改变需做调整时，应提出申请增减计划，做到申请理由充足，人员增减合理。二、人员调配管理1.总经办人员调配和招聘，报请行政部办理，统一由总经理招聘。2.因实际人员少于定编，需要增补时，应填写行政部统一印制人员增补申请计划，报行政部办理。3.驾驶员等技术工人改变工种，专业人员调动和要害部位人员变动，均应和行政部商议，报企业总经理同意后进行。三、职员技术等级考评和专业职称评定管理1.职员技术等级考评按国家颁布工人技术培训考评纲领要求实施，技术等级标准按不一样专业（工种）统一划分为初、中、高三个等级。2.初级工和中级工由企业职员技术等级考评委员会组织考评，或委托专业单位考评。3.技术考评评分标准由“应知”、“应会”和平时成绩等三项得分汇总，总分为100分，其中“应知”占30%，“应会”占50%，平时成绩占20%。4.在本部门工作满十二个月职员均可参与技术等级考评。为激励职员钻研业务技术，提升技术水平和服务质量，企业优异职员可参与企业统一组织提升一个技术等级考评。行政部负责提供相关专业（工种）应考人员名单，经考评合格发给对应等级证书。5.依据企业技术等级有升有降制度，如在日常考评中，因业务技术差而完不成任务，或出现事故和差错，报企业考评委员会同意，可下浮其技术等级。6.专业技术职称评定和考评是在上级企业主管部门统一领导下进行，总经办配合行政部做好摸底调查和申请职称职员资格核定工作，并负责做好职员思想工作。四、职员人事档案管理1.职员人事档案由行政部统一管理，并负责材料搜集、判别、保管、利用和转递，总经办职员必需按企业管理制度要求，正确填写职员记录表和如实反应情况，职员家庭地址和电话号码变更、家庭人口、婚姻情况和教育程度改变等情况，均应立即向行政部责任人汇报，并转报行政部立案。总经办安全管理制度1.总经办人员应自觉遵守企业职员治安管理制度和要求。2.总经办未经安全消防培训职员不得上岗服务。3.总经办人员严格实施企业保密要求，确保文件机密性。4.总经办人员通常不要在总经理办公室内接待客人，会客室应指定专门接待场所。5.总经办人员应保管好个人使用办公室钥匙，如有遗失应立即汇报总经理做出处理。6.总经办档案复印室钥匙要有专员保管。7.企业公章应指定专员保管，总经办人员应正确实施用章制度。8.总经理办公室内应保持无明火等安全隐患。9.总经办人员应正确使用电器设备，确保用电安全。10.总经办人员下班前应切断电源，关好门窗，确保总经理办公室安全。总经办财产物资管理制度一、财产物品管理1.总经办使用多种办公设备和交通工具由总助具体负责管理，建立总经办财产二级明细帐，方便随时和计划财务部和归口管理部门相互查对，做到帐帐相符，帐物相符。2.多种财产设备实施“谁使用、谁负责”，并切实做好日常维护和清洁保养工作，做到物尽其用，珍惜使用。3.多种财产设备调拨、出借必需经财务部经理或总经理审核，按同意文件填写计划财务部统一印制固定资产调拨单。在企业内部各部门之间转移，应填写固定资产转移单，并办理财产变动登帐手续。4.设备因使用年久和因损坏不能使用，或因技术进步而淘汰，需要报废时，必需经财务部经理或总经理组织技术判定小组进行判定，确定无使用价值时，才能办理报废手续。5.新设备添置必需经企业同意，会同计划财务部和归口管理部门共同验收，并填写计划财务部统一印制财产领用单，办理领用手续后，登记入帐。6.总助每三个月应对总经办使用多种设备进行一次检验和查对，每三个月清查盘点，确保帐物相符；发生盈亏必需查明原因，并填写财务部统一印制固定资产盘盈盘亏汇报单，并报计划财务部和归口管理部门处理。二、物料用具管理1.总经办物料用具由总助统一管理，具体负责编制年度物料用具消耗计划，根据物料用具分类，建立专用物料用具台帐，掌握使用及消耗情况，办理物料用具领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。2.各类物料用具领用，应填写计划财务部统一印制物料用具领用单，经财务部责任人审核签字后，向仓库领取，并立即登记入帐。工具类物品，除因业务发展需要增领外，实施以旧换新措施，必需填写物料用具领用单和企业低值易耗品报废单，报废物品由计划财务部统一处理。3.多种物料用具消耗、领用、报废、报损每个月底由总助统计、清点一次，确保统计数字正确，数、物和台帐相符。总经办固定资产使用、保管、保养制度一、总经办固定资产范围总经办固定资产所处位置包含办公室、会议室、会客室及档案复印室，种类包含车辆、电脑、打印机、复印机、传真机、沙发、办公家俱、电器设备等。二、固定资产管理制度1.总经理为固定资产责任人，总助为固定资产管理员。2.总助应做好总经办所辖区域固定资产日常检验、维护工作，发觉问题立即报修。3.总助应做好各类固定资产帐目保管及完善工作，做到帐、卡、物相符。4.固定资产购置、移交、外租（借）、报废等，必需经总经理同意，并办理对应手续。5.总经办全部些人员必需按要求操作各类设备，严格进行日常保养，一旦发生故障，需立即报修。6.建立相关设备检修保养卡片，仔细统计设备维修情况。总经办复印机管理制度总经办本着既方便各部门工作需要，又能确保复印机正常运转标准，特制订以下复印机管理制度：1.复印机使用、操作和管理由总办人员负责，她人请勿随便上机复印。2.仅限于复印和工作相关文件、资料，请勿用于私人复印。3.复印人员需自备复印纸。4.为了维护复印机性能，愈加好地为各部门服务，在复印期间请不要过多连续操作，一次性复印不得超出50张，停机10分钟后，方可继续使用。5.为了确保复印机使用寿命，减短开机时间，除特殊情况外，天天18:30至次日8:00为关机休整时间。6.因为违反操作要求而造成复印机设备损坏，将由使用人照价赔偿。总办文件立卷和归档管理制度一、企业文件、技术档案管理工作由总经理直接领导，授权总助具体实施，并对各部门文件、技术档案工作进行监督、检验和指导。二、通常在日常工作中形成并使用，已经办理完成且含有查考价值文件和相关材料，全部属于文件立卷范围,关键包含：1.会议通知、日程安排、工作汇报、会议纪要、会议统计、经典材料、录音带、录像带和照片等；2.上级发来相关决定、指示、条例、计划、通知、批复等；3.呈报上级领导部门请示、汇报、工作总结、计划、各类统计等；4.和相关单位协调工作往来文件、协议、协议书等；5.各级管理人员任免决定、奖惩决定等；6.职员劳动、工资、福利、教育培训、考评、晋级、职称评定材料等；7.接待工作计划、安排、小结等；8.财产、物资交接凭证等；9.基建、设备更新改造工程方面往来文件和相关资料等；10.表彰信、投诉信、电话统计、电报、传真、信访材料等。三、归档文件、资料种类、份数和每份文件页数等均应齐全完整。每份文件正件和附件，印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形式同一文件应分别列在一起，不得分开。四、文件档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等，均应符合文件档案立卷格式要求。五、立卷和归档工作标准上由文件形成部门负责，每十二个月年底进行整理并归档。六、企业主体文件资料，由总助负责归档管理。七、除人事档案和会计档案，分别由行政部和财务部保管外，其它职能部门文件资料经每十二个月一次归卷整理后，第二年元月底前完成移交给总经办，实施统一管理。八、相关职能部门在向总经办移交件档案时，须先排列卷次序、编号登记、填好。移交部门和接收部门须按清点、查对无误后，由总经办签收。九、文件档案保管期限分永久、长久和短期三种。保管期限由相关职能部门会同总经办确定，报总经理审批。十、过期文件销毁，由总助负责。销毁前，须清点造册、检验、查对，并撰写过期档案销毁汇报，由总经理审批决定。销毁文件时，须严格遵守保密要求。十一、档案必需放置在专用柜或专用库房内，要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施。十二、文件收进、移出、借用等手续必需完备，严防文件丢失。十三、电子文件档案必需有专员管理。保管电子文件档案必需做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。总经办档案查阅管理制度一、查阅档案，仅限于企业内部相关人员。非企业人员查阅或借阅档案须经总经理同意。二、查阅档案，须由部门经理签字，经总经理同意后阅档。机密文件，须由总经理签字认可后方可查阅。机密文件包含企业经营策略、工作计划、财务分析、工程改造、用户情况、劳动工资管理、人事安排、治安保卫等关键问题向上级领导机关发送请示、汇报等文件。三、阅档只能在档案室进行,特殊情况须将相关档案借出阅览时，必需说明借阅时间和理由，并报企业领导签字同意。借阅时间最多不超出两天。四、查阅档案，不得在原件上涂改或圈点，阅毕归还时，须经总经办工作人员检验和清点。五、需要复印原件，必需说明用途和数量，并经总经理同意，方可复印。六、人事档案、会计档案和工程技术档案查阅要求，参考本要求实施。总办电脑管理制度一、总经办电脑由总助进行管理，须按时进行电脑杀毒软件升级，并定时进行电脑清洁。二、总经办人员应正确操作电脑，根据程序开机、关机，如长时间不使用请关闭电脑，方便节省能源。三、未经授权严禁安装私人非法软件。四、工作时间内严禁聊天、玩电脑游戏。五、关键文件应设置密码，严禁泄露密码。六、电脑内文件应存档有序，便于管理、查找。七、未经文件使用者确定，不许可私自更改或删除电脑内留档文件。八、未经授权，不许可复制电脑资料用于个人使用，更不能提供给同行使用，一经发觉将根据企业管理制度相关条款给予处罚。九、严禁私自拆装电脑及相关硬件设施，出现故障应立即汇报后勤部或专业维修商进行维修。总办卫生管理制度一、总经理办公室设备设施应放置有序，保持桌面整齐和电话、办公用具整齐，墙面装饰应讲究艺术性。二、保持总经办所辖区域地面洁净整齐，无垃圾、无死角、无污渍。三、保持总经理办公室多种家俱表面光亮，清洁无灰尘、无水印、无污渍。四、保持窗、窗台、窗框洁净整齐，玻璃明亮。五、电脑、传真机、打印机等办公设备应定时进行清洁，保持良好状态，发生故障应立即维修。六、下班时文件要归档存放，办公桌面只摆放统一办公用具。七、总助应每日进行电话机清洁消毒。 广西家家装石材行政部制订6月21日