ERP系统运行维护管理新规制度.doc

ERP系统运行管理制度 第一阶段职务/姓名签 字日 期批 准审 核编 制管理：综合管理部文 件 号版本号：A0此文件属于无事先授权不得使用、复制、传输和泄密。日期： 综合管理部11月08日更改统计序号变更描述编制审核同意更改日期目 录1 序言31.1 目标31.2 范围41.3 解释权和生效时间42 各部门（岗位）ERP职责及要求42.1 综合管理部ERP职责及要求42.2 销售部ERP职责及要求42.3 采购部ERP职责及要求52.4 库房ERP职责及要求62.5 研发部ERP职责及要求72.6 生产部ERP职责及要求72.7 财务部ERP职责及要求83.系统管理84.权限管理95.检验和考评说明96.奖励和处罚96.1.处罚条例96.2.奖励条例91 序言1.1 目标为确保ERP系统第一阶段稳定正常运行，规范系统使用和维护，确保数据立即、正确、规范、完整，达成资源有效共享，结合企业实际，特制订本制度。1.2 范围本制度对以下运行管理方面加以明确：（1） 各部门（岗位）ERP职责及要求（2） 系统管理（3） 权限管理（4） 检验和考评（5） 奖励和处罚本标准适适用于企业内部ERP系统使用。1.3 解释权和生效时间本制度解释权属企业综合管理部。本制度自公布之日起生效，各相关部门按本制度实施。2 各部门（岗位）ERP职责及要求2.1 综合管理部ERP职责及要求岗位职责描述ERP专员负责ERP系统业务管理工作。企业ERP系统参数、单据性质及部分基础数据设置及维护。负责组织制订ERP稳定运行所需要相关制度、文件及工作标准，并监督指导实施。负责平衡、协调处理ERP运行过程中出现问题，并针对ERP系统提出管理提议。负责各部门ERP权限设定、维护及管理。负责ERP系统内报表开发和修改工作。负责ERP系统数据库管理、后台维护等。作为企业对外接口，和ERP及接口提供商进行协议并立即处理系统运行过程中问题。向主管领导汇报ERP运行情况，帮助组织召开系统运行情况总结、分析及问题讨论会议。网络管理员负责ERP系统硬件设备和软件安装、维护。2.2 销售部ERP职责及要求岗位职责描述对应ERP工作及要求主管安排并检验本部门ERP工作。审批销售相关单据。内勤销售部ERP整体管理工作，ERP项目接口人。管理用户信息。用户信息员工给用户报价。报价单料件、工具等借予用户使用，录入借出单。借出单借出归还，录入借出归还单。借出归还单依据销售协议，录入销售订单。用户订单销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量变更。用户订单变更单依据发货计划，且生产部已生产入库，按用户要求发货。销货单用户退货。销退单录入销售发票销售发票录入预收款单、收款单。预收款单、收款单2.3 采购部ERP职责及要求岗位职责描述对应ERP工作及要求主管安排并检验本部门ERP工作。审批采购相关单据。工艺和采购共同制订BOM损耗率。内勤采购部ERP整体管理工作，ERP项目接口人。管理供给商信息。供给商信息接收发票，整剪发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准备。计划员接收用户订单等编制生产或采购计划。采购/外协、生产计划录入采购员对多种研发类、新产品零件进行询价，经过领导确定定出价格。询价单对批量生产需要多种零件进行比议价，经过领导确定定出价格。核价单对多种情况下产生请购单，对采购供给商、数量、单价、交期等信息进行维护，经主管审批完发放。维护请购信息，从请购单生成采购单采购单管理及跟踪实施情况。采购单对已经有入库采购订单采购协议变更时，对采购订单也做对应变更。采购变更单对下发采购订单进行跟踪催货，到货送检，立即取得入库单，质检单，录入进货单。进货单已经进入库房，在生产使用过程中发觉不良，退货处理。退货单录入采购发票采购发票车间生产需原材料委外加工，录入委外领料单。委外领料单委外加工超定额领料，录入委外超领单。委外超领单委外领料后退回。委外退料单外协加工付款必需按协议申请，方便财务付款单指定到对应协议中，录入委外发票。委外发票录入预付款单、付款单。预付款单、付款单2.4 库房ERP职责及要求岗位职责描述对应ERP工作及要求主管安排并检验本部门ERP工作。书面审批异常数量调整单、报废领料单。库管员料件仓库间调拨。调拨单从库房借出料件；从供给商或用户处借入料件。审核借出/入单借出料件归还给仓库；借入料件归还给供给商或用户。审核借出/入归还单审核厂内发退料单、委外退料单。审核厂内发料单、厂内超领单、委外领料单、委外超领单。质检员检验完到货物料后，通知库管员点数并入库，审核进货单。审核进货单在生产过程中发觉物料不良，车间将物料退回不合格品库房，由采购员录入退货单，库管员点退货数量，审核退货单。审核退货单依据质检工程师对用户退给销售物料判定结果，点数入库。审核销退单对企业需报废物料账务处理。报废单生产成品后入库。审核成品入库单发货给用户。审核销货单2.5 研发部ERP职责及要求岗位职责描述对应ERP工作及要求主管安排并检验本部门ERP工作。 审核BOM相关单据。标准化依据设计师新加材料需求，本着企业优化资源，方便维修、采购方向，综合平衡是否新增品号，如需，则必需按新品号申请步骤申请，申请完后方可新增品号，并确保数据库材料编号、名称、规格等相关属性标准化。确保品号相关属性规范2.6 生产部ERP职责及要求岗位职责描述对应ERP工作及要求主管安排并检验本部门ERP工作。审核生产相关单据。录入产品BOM清单。录入BOMBOM变更，有以下多个情况：BOM和生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增加、材料定额降低。BOM变更班组长生产计划内领料，书面审核厂内发料单。生产计划内领料退回。生产退料单厂内加工超定额领料，录入厂内超领单。厂内超领单库管员各项目计划物资配料、发料车间后，书面审核厂内发料单审核厂内发料单生产辅料、消耗性工具领料。费用领料单生产辅料、消耗性工具领料退回。费用退料单成品入库，录入成品入库单。成品入库单3.系统管理l 用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序l ERP专员负责根据系统安全要求定时对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行全过程进行监控，确保系统安全运行和数据传输通畅。l 网络管理员定时对ERP服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。l 各用户对自己录入单据负责，对需要用基础数据进行核实，如有问题立即通知ERP专员，同时各相关部门指定专员对本部门数据工作进行检验。l ERP系统用户在休假或因公外出时，必需将相关工作内容授权给其它用户负责完成，并给对应人员申请临时权限，不得延误工作。l 做单必需要有依据，严禁在ERP系统中随意更改多种数据。l 对录入超出半小时单据，需要在不超出半个小时保留，以免单据丢失。l 为提升ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应立即退出ERP避免其它用户无法使用系统。l 为提升系统运行效率，各部门必需亲密配合，录入单据人员、各级审核人员应推行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特殊情况在2个工作日内办理完。多种单据审批流见附表。4.权限管理l ERP专员必需遵守保密制度，严禁把自己密码转告她人；不得泄露其它用户密码，不得在ERP系统上操作超越自己权限信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。企业需要数据修改时必需按要求程序实施并立即对数据库进行备份。l 各部门新增用户权限、用户权限变更，应提出书面申请，经本部门领导签字确定后，报ERP专员进行设置。l 用户必需更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给她人使用。5.检验和考评说明l ERP系统运行检验采取在系统上日常检验和月度考评相结合方法。l 每七天对各部门实际发生业务情况和进入系统业务差异等进行小结。l 依据ERP运行实际情况，组织召开ERP系统各部门运行检验总结会，对部分文件进行分析，并提出处理方案，以保障系统正常运行。6.奖励和处罚6.1.处罚条例l 提供数据不立即、一月内出现三次以上错误；录入数据不立即、一月内出现三次以上错误； 各级审核人员未认真推行职责，审核单据不立即，未发觉数据错误；单据流转不立即，造成其它相关工作完成延迟。l 对违反上述条款部门和个人依据情节轻重，分别给部门100500元元不等罚款，部门责任人自行分解。6.2.奖励条例l 依据ERP系统运行月度考评结果分别给部门100500元奖励。l 平时表现突出，有很好团体意识，定时完成工作任务且质量很好，给个人100500元奖励。