ERP系统运行维护管理新规制度.doc

ERP系统运行管理制度
——第一阶段

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综合管理部
11月08日

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目 录
1 序言 3
1.1 目标 3
1.2 范围 4
1.3 解释权和生效时间 4
2 各部门（岗位）ERP职责及要求 4
2.1 综合管理部ERP职责及要求 4
2.2 销售部ERP职责及要求 4
2.3 采购部ERP职责及要求 5
2.4 库房ERP职责及要求 6
2.5 研发部ERP职责及要求 7
2.6 生产部ERP职责及要求 7
2.7 财务部ERP职责及要求 8
3.系统管理 8
4.权限管理 9
5.检验和考评说明 9
6.奖励和处罚 9
6.1.处罚条例 9
6.2.奖励条例 9

1 序言
1.1 目标
为确保ERP系统第一阶段稳定正常运行，规范系统使用和维护，确保数据立即、正确、规范、完整，达成资源有效共享，结合企业实际，特制订本制度。
1.2 范围
本制度对以下运行管理方面加以明确：
（1） 各部门（岗位）ERP职责及要求
（2） 系统管理
（3） 权限管理
（4） 检验和考评
（5） 奖励和处罚
本标准适适用于企业内部ERP系统使用。
1.3 解释权和生效时间
本制度解释权属企业综合管理部。
本制度自公布之日起生效，各相关部门按本制度实施。
2 各部门（岗位）ERP职责及要求
2.1 综合管理部ERP职责及要求
岗位
职责描述
ERP专员
负责ERP系统业务管理工作。
企业ERP系统参数、单据性质及部分基础数据设置及维护。
负责组织制订ERP稳定运行所需要相关制度、文件及工作标准，并监督指导实施。
负责平衡、协调处理ERP运行过程中出现问题，并针对ERP系统提出管理提议。
负责各部门ERP权限设定、维护及管理。
负责ERP系统内报表开发和修改工作。
负责ERP系统数据库管理、后台维护等。
作为企业对外接口，和ERP及接口提供商进行协议并立即处理系统运行过程中问题。
向主管领导汇报ERP运行情况，帮助组织召开系统运行情况总结、分析及问题讨论会议。
网络管理员
负责ERP系统硬件设备和软件安装、维护。

2.2 销售部ERP职责及要求
岗位
职责描述
对应ERP工作
及要求
主管
安排并检验本部门ERP工作。

审批销售相关单据。

内勤
销售部ERP整体管理工作，ERP项目接口人。

管理用户信息。
用户信息
员工
给用户报价。
报价单
料件、工具等借予用户使用，录入借出单。
借出单
借出归还，录入借出归还单。
借出归还单
依据销售协议，录入销售订单。
用户订单
销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量变更。
用户订单变更单
依据发货计划，且生产部已生产入库，按用户要求发货。
销货单
用户退货。
销退单
录入销售发票
销售发票
录入预收款单、收款单。
预收款单、收款单

2.3 采购部ERP职责及要求
岗位
职责描述
对应ERP工作
及要求
主管
安排并检验本部门ERP工作。

审批采购相关单据。

工艺和采购共同制订BOM损耗率。

内勤
采购部ERP整体管理工作，ERP项目接口人。

管理供给商信息。
供给商信息
接收发票，整剪发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准备。

计划员
接收用户订单等编制生产或采购计划。
采购/外协、生产计划
录入采购员
对多种研发类、新产品零件进行询价，经过领导确定定出价格。
询价单
对批量生产需要多种零件进行比议价，经过领导确定定出价格。
核价单
对多种情况下产生请购单，对采购供给商、数量、单价、交期等信息进行维护，经主管审批完发放。
维护请购信息，
从请购单生成采购单
采购单管理及跟踪实施情况。
采购单
对已经有入库采购订单采购协议变更时，对采购订单也做对应变更。
采购变更单
对下发采购订单进行跟踪催货，到货送检，立即取得入库单，质检单，录入进货单。
进货单
已经进入库房，在生产使用过程中发觉不良，退货处理。
退货单
录入采购发票
采购发票
车间生产需原材料委外加工，录入委外领料单。
委外领料单
委外加工超定额领料，录入委外超领单。
委外超领单
委外领料后退回。
委外退料单
外协加工付款必需按协议申请，方便财务付款单指定到对应协议中，录入委外发票。
委外发票
录入预付款单、付款单。
预付款单、付款单

2.4 库房ERP职责及要求
岗位
职责描述
对应ERP工作
及要求
主管
安排并检验本部门ERP工作。

书面审批异常数量调整单、报废领料单。

库管员
料件仓库间调拨。
调拨单
从库房借出料件；从供给商或用户处借入料件。
审核借出/入单
借出料件归还给仓库；借入料件归还给供给商或用户。
审核借出/入归还单
审核厂内发退料单、委外退料单。

审核厂内发料单、厂内超领单、委外领料单、委外超领单。

质检员检验完到货物料后，通知库管员点数并入库，审核进货单。
审核进货单
在生产过程中发觉物料不良，车间将物料退回不合格品库房，
由采购员录入退货单，库管员点退货数量，审核退货单。
审核退货单
依据质检工程师对用户退给销售物料判定结果，点数入库。
审核销退单
对企业需报废物料账务处理。
报废单
生产成品后入库。
审核成品入库单
发货给用户。
审核销货单

2.5 研发部ERP职责及要求
岗位
职责描述
对应ERP工作
及要求
主管
安排并检验本部门ERP工作。

审核BOM相关单据。

标准化
依据设计师新加材料需求，本着企业优化资源，方便维修、采购方向，综合平衡是否新增品号，如需，则必需按新品号申请步骤申请，申请完后方可新增品号，并确保数据库材料编号、名称、规格等相关属性标准化。
确保品号相关属性规范

2.6 生产部ERP职责及要求
岗位
职责描述
对应ERP工作
及要求
主管
安排并检验本部门ERP工作。

审核生产相关单据。

录入产品BOM清单。
录入BOM
BOM变更，有以下多个情况：
BOM和生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增加、材料定额降低。
BOM变更
班组长
生产计划内领料，书面审核厂内发料单。

生产计划内领料退回。
生产退料单
厂内加工超定额领料，录入厂内超领单。
厂内超领单
库管员各项目计划物资配料、发料车间后，书面审核厂内发料单
审核厂内发料单
生产辅料、消耗性工具领料。
费用领料单
生产辅料、消耗性工具领料退回。
费用退料单
成品入库，录入成品入库单。
成品入库单

3.系统管理
l 用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序
l ERP专员负责根据系统安全要求定时对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行全过程进行监控，确保系统安全运行和数据传输通畅。
l 网络管理员定时对ERP服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。
l 各用户对自己录入单据负责，对需要用基础数据进行核实，如有问题立即通知ERP专员，同时各相关部门指定专员对本部门数据工作进行检验。
l ERP系统用户在休假或因公外出时，必需将相关工作内容授权给其它用户负责完成，并给对应人员申请临时权限，不得延误工作。
l 做单必需要有依据，严禁在ERP系统中随意更改多种数据。
l 对录入超出半小时单据，需要在不超出半个小时保留，以免单据丢失。
l 为提升ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应立即退出ERP避免其它用户无法使用系统。
l 为提升系统运行效率，各部门必需亲密配合，录入单据人员、各级审核人员应推行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特殊情况在2个工作日内办理完。多种单据审批流见附表。
4.权限管理
l ERP专员必需遵守保密制度，严禁把自己密码转告她人；不得泄露其它用户密码，不得在ERP系统上操作超越自己权限信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。企业需要数据修改时必需按要求程序实施并立即对数据库进行备份。
l 各部门新增用户权限、用户权限变更，应提出书面申请，经本部门领导签字确定后，报ERP专员进行设置。
l 用户必需更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给她人使用。
5.检验和考评说明
l ERP系统运行检验采取在系统上日常检验和月度考评相结合方法。
l 每七天对各部门实际发生业务情况和进入系统业务差异等进行小结。
l 依据ERP运行实际情况，组织召开ERP系统各部门运行检验总结会，对部分文件进行分析，并提出处理方案，以保障系统正常运行。
6.奖励和处罚
6.1.处罚条例
l 提供数据不立即、一月内出现三次以上错误；录入数据不立即、一月内出现三次以上错误；
各级审核人员未认真推行职责，审核单据不立即，未发觉数据错误；单据流转不立即，造成其它相关工作完成延迟。
l 对违反上述条款部门和个人依据情节轻重，分别给部门100~500元元不等罚款，部门责任人自行分解。
6.2.奖励条例
l 依据ERP系统运行月度考评结果分别给部门100~500元奖励。
l 平时表现突出，有很好团体意识，定时完成工作任务且质量很好，给个人100~500元奖励。