综合项目工程档案资料管理作业流程及新规制度.doc

工程资料管理内容及流程

工程项目资料管理大至分为三大类：1、工程准备阶段资料；2、施工阶段资料收集及竣工验收；3、竣工验收备案及档案移送备案；
一、工程准备阶段资料；
1. 立项申请报告及批复
2. 可行性研究报告及批复
3. 环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表
4. 建设用地批准书
5. 国有土地使用证及附图
6. 建设用地规划允许证及附图
7. 工程地质勘察报告
8. 水文地质勘察报
9. 建设工程测量记录册
10. 规划设计文献
11. 初步设计、技术设计图纸和阐明
12. 关于行政主管部门（人防、环保、消防等）批准文献或合同
13. 施工图设计文献审查意见
14. 勘察设计承包合同
15. 施工承包合同及中标告知书
16. 监理委托合同
17. 建设工程规划允许证（涉及附件）；
18. 建设工程报建审核书
19. 建筑工程施工允许证
20. 工程质量安全监督登记表’
21. 各责任主体及分包单位资质文献
22. 建设工程开工审查表；
23. 规划部门签发建筑红线验线告知书；
24. 经建设行政主管部门审查批准设计图纸及设计文献；
25. 建筑工程施工图审查备案证书；
26. 图纸会审纪要；
27. 施工承包合同（副本）；
28. 水准点、坐标点等原始资料；
29. 工程地质勘察报告；
30. 建设单位与有关部门订立合同书。
二、施工阶段资料收集及竣工验收：
1、工程竣工有关文献
1) 建设工程规划允许证复印件（含附件）
2) 环保部门验收准用文献复印件
3) 消防部门验收准用文献复印件
4) 电梯验收检查报告
5) 建筑节能分部工程质量验收报告
6) 单位工程质量逐套验收汇总表
7) 农民工工资发放表/农民工登记表
8) 按合同商定支付工程款有效凭证文献
9) 其他竣工文献（保修书、备案表）
10) 工程竣工验收实行方案（附验收组名单）
11) 建设工程竣工验收报告
12) 商品住宅（《住宅质量保证书》和《住宅使用阐明书》）
13) 建设工程质量竣工验收意见书
14) 竣工验收存在问题整治告知书
15) 竣工验收存在问题整治验收意见书
16) 工程竣工验收监督检查告知书
17) 安全和使用功能检测状况表
18) 施工单位工程竣工报告
19) 单位工程质量逐套验收汇总表
20) 工程竣工验收监督检查告知书
21) 监理单位工程竣工质量评价报告
22) 勘察单位勘察文献及实行状况检查报告
23) 设计单位设计文献及实行状况检查报告
以上23项资料及施工过程中分类立卷好四个分某些项资料（第一某些：单位工程施工管理资料 第二某些：质量控制资料共计12册）报送《南宁市建设工程质量监督站》进行审查。
三、工程竣工验收备案及档案移送备案
1、工程竣工验收备案
﹙房屋建筑工程和市政基本设施工程竣工验收备案管理暂行办法﹚规定：建设单位办理工程竣工验收备案应提交如下材料：
1. 工程竣工验收备案表（房屋建筑工程和市政基本设施工程竣工验收备案表）
2. 建设单位工程竣工验收报告
3. 竣工验收存在问题整治告知书
4. 竣工验收存在问题整治验收意见书
5. 建设工程施工允许证
6. 建设行政主管部门施工图设计审查文献
7. 施工单位工程竣工报告
8. 监理单位工程竣工质量评价报告
9. 勘察单位勘察文献及实行状况检查报告
10. 设计单位设计文献及实行状况检查报告
11. 建设工程质量竣工验收意见书
12. 环保部门验收准用文献
13. 建设工程规划允许证
14. 法律、行政法规规定应当由规划、公交消防、环保等部门出具承认文献或者准许使用文献。
15. 住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用阐明书》
16. 关于法规、规章规定必要提供其他文献
17. 建设单位、施工单位共同确认工程款已支付总额及否符合合同条款商定阐明意见；
18. 工程竣工结算审定单；
19. 施工单位支付农民工工资状况阐明；
20. 市劳动监察大队出具农民工工资公示成果。
以上20项资料准拟定完整后报送《南宁市建设工程竣工验收备案室》进行审查备案。
2、档案移送备案
档案移送备案重要分为五个分部进行分类整顿、组卷：
（1） 综合文字材料
1) 建设项目年度筹划批复文献
2) 国有土地使用证及附图
3) 建设工程规划允许证及附图
4) 总平面规划图
5) 合同或合同书（设计、勘察、监理、施工）
6) 中标告知书
7) 公安消防部门审批验收意见书
8) 环保消防部门审批验收意见书
9) 人防部门审批验收意见书
10) 工程竣工验收备案证
11) 工程结算审核报告、结算审定单、结算书
12) 工程地质勘察报告
13) 工程监理文献（监理规划、监理实行细则、监理竣工总结）
（2） 工程施工文字材料
1） 开工申请、开工令
2） 图纸会审记录
3） 设计变更告知单
4） 施工组织设计、工序施工方案
5） 技术交底单
6） 测量定位记录
7） 施工单位工程竣工报告
8） 监理单位工程竣工质量评价报告
9） 勘察单位勘察文献及实行状况检查报告
10） 设计单位设计文献及实行状况检查报告
11） 施工日记
12） 地基与基本分部
13） 主体构造分部
14） 建筑装饰装修分部
15） 建筑屋面分部
16） 建筑给排水及采暖分部
17） 建筑电气分部
（3） 逐套验收
1） 逐套验收实行方案
2） 逐套验收汇总表
3） 逐套验收资料
（4） 竣工图
1） 建筑竣工图
2） 构造竣工图
3） 给排水竣工图
4） 电气竣工图
（5） 工程声象资料
工程声像档案重要收集如下声像资料：
工程准备阶段、工程施工阶段、工程竣工阶段
1）工程准备阶段
①建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色内容。
②地上建筑物拆除
③前期重大活动
2）工程施工阶段
括地基与基本、主体构造、建筑节能、室外工程（室外给排水等管线布置状况）。
3）工程竣工阶段
①工程竣工验收状况；
②竣工后建筑物整体外观和立面状况；
③内部构造、特殊细部；
④地下人防
⑤室外亭台、连廊、小品等景观建筑。
5.1照片档案归档规定
①原版原件
②齐全完整
③清晰无损
④格式规范
5.2 照片档案编制规定
①分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。
②排列：按照分类方案，结合时间和重要限度等进行排列。
③编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中代码，同一种工程项目照片应持续编号，从“1”开始按顺序编号。
④入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，构成照片册。应使用国家规定原则照片册。
⑤阐明：分单张照片阐明和组合照片阐明两种。

建设工程竣工验收至档案备案流程图
建设工程项目竣工验收前，建设单位应按规定向城建档案馆提出建设工程档案预验收申请，档案预验收合格后方可进行竣工验收。

建设单位组织勘察、设计、施工、监理单位进行工程竣工验收。负责监督该工程质量监督机构对工程竣工验收组织形式、验收程序、执行验收原则等状况进行现场监督

1.建设工程竣工验收报告
2.建设工程质量竣工验收意见书
3.竣工验收存在问题整治验收意见书
4.竣工验收存在问题整治告知书
5．环保消防部门审批验收意见
6．公安消防部门审批验收意见书
7．电梯验收报告

形成验收组一致意见
建设单位提交工程竣工验收报告、竣工验收意见书

补交质监站资料

建设单位领取《工程竣工验收备案表》
质监机构出具工程质量监督报告
备案室初审部门对备案文献
及资料进行初审
向备案机关提交规定备案文献
质监机构出具工程质量监督报告

质监机构出具工程质量监督报告
1. 工程竣工验收备案表
2. 建设单位工程竣工验收报告
3. 竣工验收存在问题整治告知书
4. 竣工验收存在问题整治验收意见书
5. 建设工程施工允许证
6. 建设行政主管部门施工图设计审查文献
7. 施工单位工程竣工报告
8. 监理单位工程竣工质量评价报告
9. 勘察单位勘察文献及实行状况检查报告
10. 设计单位设计文献及实行状况检查报告
11. 建设工程质量竣工验收意见书
12. 环保部门验收准用文献
13. 建设工程规划允许证
14. 法律、行政法规规定应当由规划、公交消防、环保等部门出具承认文献或者准许使用文献。
15. 住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用阐明书》
16. 关于法规、规章规定必要提供其他文献
17. 建设单位、施工单位共同确认工程款已支付总额及否符合合同条款商定阐明意见；
18. 工程竣工结算审定单；
19. 施工单位支付农民工工资状况阐明；
20. 市劳动监察大队出具农民工工资公示成果。

备案机关验收备案文献并加盖备案专用章

发放备案证明

完毕竣工备案

凭竣工备案证明到到南宁市城建档案馆办理档案移送备案

档案馆业务部门对整顿好档案进行检查验收

发放档案移送证明，完毕档案备案

工程资料档案管理制度

项目部所有档案资料执行统一管理，对重要性证件、文献进行移送公司档案室进行存档。各种技术档案资料、技术文进行分类、整顿、编目、装订、保管，并建立台帐，保证档案完整性精确性，保证及时提供关于部门查阅和使用，详细操作如下：
一、 对文献管理
1. 收到有关职能部门发放文献后，做好文献收文交接记录，如须发放到施工单位、监理单位，复印后及时发放并做好《文献发文登记表》。
2. 对发放到施工单位、监理单位告知等，须保存一份在本部门，做好《文献发文登记》。
3. 对施工单位、监理单位提交文献、报告等，做好《文献收文登记》，如要回答，及时呈关于领导批阅解决回答。
4. 对项目所有往来资料进行分类整顿、归档，如：工程联系类、合同类、签证类、监理月报类、会议纪要类、设计变更等。
5. 文献资料由专人进行收发、传阅、编制清单归类保存
6. 所有文献，需经资料员批准后方可借出，并应填写《借阅登记》。
二、对施工图纸、设计变更告知管理
1. 设计院发放到我司工程部施工图纸、设计变更等，做好图纸交接记录并及时把图纸发放到施工单位或（或监理单位），做好《图纸（设计变更）发文登记表》，并保存一份在工程部存阅。
三、对合同等资料管理
1. 对于施工合同、监理合同、施工允许证、规划允许证、质量报监登记书、安全监督登记书等，原件留在公司存档，工程部保存一份复印件以备急用。
四、施工技术资料管理
1. 规定施工单位在每栋楼基本、主体、竣工验收前把施工技术资料交工程部检查验收通过后提交质监站申请验收。
2. 对于图纸会审、开工令、主体、竣工验收告知书、验收报告、质量保修书等需要我司签字、盖章，在领导签字、盖章后保存一份在工程部并进行存档。
3. 在竣工验收后，督促施工单位提交两套竣工资料，一套交市城建档案馆备案，一套留我司存档。对于备案资料应及时办理，备案后把通过备案《备案证明》留一份工程部存档。
4. 工程部不定期对工程资料管理进行检查发现问题及时督促施工、监理单位进行整治，保证工程资料完整。