业务外包管理核心制度.docx

业务外包管理制度
1. 总则
1.1 为了加强业务外包管理，规范业务外包行为，防范业务外包风险，依据相关法律法规和《企业内部控制基础规范》，制订本制度。
1.2 业务外包，是指企业利用专业化分工优势，将日常经营中部分业务委托给本企业以外专业服务机构或其它经济组织（以下简称承包方）完成经营行为。本制度不包含工程项目外包。
1.3 外包业务通常包含：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、用户服务、IT服务等。
2. 部门职责
需深入明确
3. 不相容岗位
3.1 外包方案立项和审批；
3.2 外包方选择和审批；
3.3 外包实施和验收。
4. 业务外包管理风险
4.1 外包范围不合理，关键业务外包，可能造成企业失去竞争优势。
4.2 外包价格确定不合理，承包方选择不妥，可能造成企业遭受损失。
4.3 业务外包监控不严、服务质量低劣，可能造成企业难以发挥业务外包优势。
4.4 业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能造成企业相关人员涉案。
5. 工作步骤
5.1 制订及审核外包实施方案
5.1.1 企业业务外包包含贴牌生产、IT服务、资信调查、可
行性研究、研发等。
5.1.2 企业应该依据各类业务和关键主业关联度、对外包业
务控制程度和外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包范围，制订外包实施方案；并依据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控关键。
5.1.3 企业应依据年度预算和生产经营计划，对实施方案
关键方面进行深入评定和复核，包含承包方选择方案、外包业务成本效益及风险、外包协议期限、外包方法、职员培训计划等，确保方案可行性。外包方案包含但不仅限于业务外包范围、方法、条件、程序和实施等内容，避免将关键业务外包，同时确保方案完整性。
5.1.4 企业制订外包方案时，应听取外部专业人员对业务外包
意见，并依据其合理化提议完善实施方案。
5.1.5 企业应建立完善业务外包审核同意制度，明确授权同意
方法、权限、程序、责任和相关控制方法，要求各层级人员应该在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。
5.1.6 在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应该着重对
比分析该业务项目在自营和外包情况下风险和收益，确定外包合理性和可行性。
5.2 招标及选择承包方
5. 2.1 企业应依据不一样业务范围，组成有对应专业人员组成
承包方评定小组，并对外公布投标公告，和候选承包商建立联络，发放外包项目竞标邀请书及相关材料。
5.2.2 参与竞标候选承包商应在指定时限之内提交投标书
及相关材料，关键内容包含项目处理方案、实施计划、资源配置、报价等。企业应引入竞争机制，根据相关法律法规，遵照公开、公平、公正标准，采取招标方法等合适方法，择优选择承包方。
5.2.3 评定小组应经过实地调研等多个方法，调查候选承包方
正当性、专业资质、技术实力、质量环境保护意识等情况，并考察候选承包方从事类似项目标成功案例、业界评价和口碑；同时综合考虑企业内外部原因，对业务外包成本进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。
5.2.4 调研结束后，评定小组应编制考评汇报，提交企业领导
审批。
5.2.5 企业应依据评定小组反馈多种信息，从候选承包方中
做出选择，并建立严格回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。
5.3 签署业务外包协议
5.3.1 在签订外包协议前，充足考虑业务外包方案中识别出
关键风险原因，并 经过协议条款给予有效规避或降低。
5.3.2 在协议内容和范围方面，明确承包方提供服务类
型、数量、成本，和明确界定服务步骤、作业方法、作业时间、服务费用等细节。
5.3.3 在协议权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改
进服务步骤和方法，承包方有责任根据协议协议要求方法和频率，将外包实施进度和现实状况通知企业，并对存在问题进行有效沟通。
5.3.4 在协议服务和质量标准方面，应该要求外包商最低
服务水平要求和假如未能满足标准实施补救方法。
5.3.5 在协议保密事项方面，应具体约定对于包含本企业机
密业务和事项，承包方有责任推行保密义务。
5.3.6 在费用结算标准方面，综合考虑内外部原因，合理确定
外包价格，严格控制业务外包成本。
5.3.7 在违约责任方面，制订既具标准性又表现一定灵活性
协议条款，以适应环境、技术和企业本身业务改变。
5.3.8 业务外包协议评审及签署步骤参见协议管理制度。
5.4 组织实施业务外包
5.4.1 对于贴牌生产，企业应最少派驻两名职员到贴牌厂进行
现场管理。在承包方提供服务或制造产品过程中，企业应亲密关重视大业务外包承包方履约能力，采取承包方动态管理方法，对承包方 开展日常绩效评价和定时考评。
5.4.2 建立即时监控机制，一旦发觉偏离协议目标等情况，应
立即要求承包方调整改善。
5.4.3 对重大业务外包多种意外情况做出充足估计，建立相
应应急机制，制订临时替换方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中止。
5.4.4 有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并造成业务
外包协议无法推行，应该立即终止协议，并指定相关部门根据法律程序向承包方索赔。
5.4.5 切实加强对业务外包过程中形成商业信息资料管
理。
5.5 验收
5.5.1 质量管理部门应对贴牌生产活动全过程进行控制，确
保业务外包产品质量符合要求要求，确保产品质量；质量管理部门负责贴牌产品进厂检验；负责对贴牌产品质量证实资料搜集、整理及归档，建立质量档案；负责对贴牌厂家质量确保能力和业绩进行评价。
5.5.2 产品进厂后，库管员应对贴牌产品、型号、规格、数
量、质量证实书等相关信息进行审查，确保送货单上型号、数量等内容和实物相一致，确保质量证实资料完整无误。
5.5.3 进厂检验员按《产品检验和试验控制程序》及相关技
术条件实施检验，检验结果应立即通知库房。
5.5.4 需到现场验收产品由质量管理部派专员进行驻外检
验或验收。
5.5.5 其它类型业务外包检验工作，由业务需求提议部门连
同相关专业技术人员进行验收。
5.6 会计核实及财务控制
企业财务部门应该依据协议约定和外包进度办理结算业务。未抵达协议约定履约状态，财务部门有权拒绝付款，并立即向企业相关责任人汇报。