建筑工程公司办公室管理新规制度.doc

公司办公室职责
1、负责董事长和总经理室寻常事务工作，起草公司行政综合性文献，搞好部门之间协调。
2、负责公司文献管理，做好文献收发、审核、打复印、传递、归档，制定文献解决程序和制度，并做好保密工作，协助对与公司质量体系关于文献和资料进行控制。
3、负责集团公司法人代表印章、营业执照、公司资质证书、项目经理证书、简介信等关于证件保管使用。
4、负责集团公司对内外会务工作，涉及会议告知、会议准备、会议记录，并检查会议精神贯彻贯彻状况。
5、负责公司资质管理，做好申报、注册与年检工作；负责集团公司下属分（子）公司营业登记、变更和年检等工作，
6、负责集团公司各类档案管理，积极做好开发运用工作。
7、负责公司项目经理年检及先进项目经理申报工作。
8、负责做好群众来信来访及会客、公关接待工作。
9、负责编写集团公司年度大事记。
10、负责审批集团公司基建项目及生活、办公用品固定资产。
11、协助做好房改工作，管理好集团公司范畴内办公用房和自管住房维修工作。
12、负责集团公司各种后勤服务工作，涉及：伙食、车辆、办公设施、通信、卫生环境等。
13、完毕总经理交办其她任务。
公司办公室主任职责
1、主持公司寻常行政事务管理、公司策划与公司文化建设、公司信息化建设、公司档案管理和董事会秘书等工作。
2、组织协调公司各业务系统运营，负责办公用房、办公资产和办公用品管理；
3、牵头公共关系策划管理，建立和维护公共关系资源库；
4、策划、组织与管理各类会议、典礼、典礼活动与接待工作；
5、组织拟订公司中长期发展规划、专项发展规划，跟踪研究分析战略规划执行状况；
6、负责公司法人治理构造建立与完善，牵头组织规章制度制定与实行；
7、负责公司文化建设与维护，负责公司总部 CI 形象实行与监督；
8、负责公司宣传与信息化建设，负责公司对内对外宣传平台构建、宣传文稿草拟与审核；
9、负责档案管理制度制定与信息化建设工作；
10、组织制定公司年度、半年工作筹划，起草或审定重要会议领导发言、对外工作报告等文稿；负责各类书面文献材料审核，负责印信管理；
11、负责督办公司各类专业（工程、经济、会计、记录等系列）人员职称申报和管理工作及大中专人员职称初定工作。
12、负责督查各类记录工作。全面汇总公司月、季、年报表。
13、解决领导交办其她事务。

三、印章管理制度

一．我司公章、合同专用章、总经理私章等由用章管理人员（公司办公室主任）负责保管，财务专用章由财务室负责人负责保管。
二．需要加盖我司印章文献需统一编号并在公章使用登记表中填写：用章时间、文献名称、公章类别、次数、用章人签名，并经主管部门经理审核、总经理批准∕副总经理或授权审批后方可加盖公章。
三．盖章后发生违法违章问题由详细经办人和用印批准人负责。
四．印章遗失，应及时报告总经理∕副总经理和印章审批单位，并依法公示作废。
五．印章范畴：支票及银行况现凭证、合同及其她重要文献、订货单及寻常业务文献、各类对外文献、辞令、请示、收据、人事关系及关于证明、员工存款账目、委任状等。

企管主办岗位职责
1、组织制定和健全公司内部各类经济承包责任制。对公司下属各单位承包经营指标进行监督与考核，负责公司各基层单位年度经济责任制（年薪制）管理、监督及考核工作。
2、定期和不定期组织全公司经济活动分析，通过财务报表、成本管理、记录分析对比，增进开源节流，提出改进公司经营方略。
3、负责组织各项管理制度、规章办法与作业程序研究、审核与修订。协助、督促各部门制定与公司相应各项管理规定。
4、参加、协助下属公司股份转让、兼并、整顿、清产；负责公司股权管理工作。
5、负责实行公司对外投资可行性研究分析及投资建议。
6、负责建立、贯彻和完善公司各类原则化管理体系；组织公司原则化管理体系内部审核、管理评审工作，协调配合公司原则化管理体系外部审核工作。
7、协助政府审计部门和会计事务所对公司独立审计活动。定期或不定期地对我司及所属单位（含控股公司）进行必要专项审计、专案审计和财务收支审计。
8、负责我司内设机构及所属单位固定资产投资项目审计，负责或参加对公司重大经营活动、重大项目、重大经济合同审计工作。
9、负责公司内设机构及所属单位领导人员任期（承包期）和离任时经济责任审计工作。
10、负责对所有涉及审计事项，编写内部审计报告，提出解决意见和建议。负责做好关于审计资料和原始调查收集、整顿工作，并按规定保守秘密和保护当事人合法权益。
11、完毕总经理交办其她工作。

事务主办岗位职责
1、详细制定办公资产统一调配方案；
2、承办总部办公用品、办公设备入库、保管与发放，建立、维护办公用品与办公设备管理台帐；
3、贯彻公司礼物、烟酒茶糖等其她用品选购、入库、保管与发放，建立、维护相应管理台帐。
4、承担公司总部办公环境管理与维护；
5、对公司总部报纸、信件等业务进行收发管理；
6、公司总部票务订购，建立票务管理台帐；
7、制作、更新公司内外部通讯录；
8、印制公司名片、印刷各类文字资料；
9、对公司总部各部门办公费用核算、控制和考核与反馈进行管理；
10、办理公司领导考勤、用餐和津贴发放工作；
11、办理公司总部水、电、物业和停车等各类费用支付。
12、承担公司总部会议室预订、会议安排、会前提示、会场服务工作；
13、协助总经理办公会、领导班子务虚会等各类会议会务服务；
14、承办领导交代其她事宜。

宣传主办岗位职责
1、策划、组织与推动公司整体宣传工作；
2、挖掘公司大型及专项报导素材，开呈现场采访并组织撰稿；
3、设计与制作公司宣传载体（杂志、报纸等）；
4、建设管理公司通讯员队伍和特约撰稿人队伍；
5、审核公司对外宣传各类稿件、组织投稿与稿费发放；
6、报导公司重大活动、做好摄像与照相工作；
7、对接系统内外媒体，建立良好信息沟通渠道；
8、组织外网宣传稿件审核与把关；
9、设计与编辑公司文化产品；
10、协助主任开展重大信息披露工作，组织开展危机公关活动。

档案业务主办岗位职责
1、组织建立公司档案管理工作体系，制定、修订综合档案管理制度；
2、明确公司档案、资料和文献种类、范畴及规定；
3、建立公司档案归档、借阅、查阅规章制度，编制目录、卡片、索引等检索工作；
4、建立健全记录台帐，并制定相应制度；
5、建立档案收集、整顿、运用、移出、销毁和库内状况数据库。
6、督促、检查、指引各部门、各分公司做好文献形成、积累、整顿、归档工作，检查、验收归档文献材料完整性、精确性、系统性；
7、收集、整顿、编目公司各类信用档案；
8、开展公司档案运用工作，为公司各项工作提供服务，做好档案运用效果记录；
9、做好档案记录工作及档案鉴定、销毁基本工作，例如对过期档案提出存、毁解决意见；
10、组织做好档案室库房“八防”检查工作，对损坏档案材料进行修补和复制，保证档案材料完整和安全；
11、制定档案信息化工作规划，实现档案网上移送、检索、查阅、借阅工作；
12、对兼职档案员进行业务培训、指引工作；
13、对公司在施工程资料管理工作提供指引，协助有关职能部门对竣工工程工程档案收集、整顿、立卷、移送及审查验收；
14、完毕上级部门下达各项档案工作，并做好公司文献材料安全和保密工作。

人力资源主管岗位职责
1、定期调研、汇总公司人才需求信息，编制公司年度、月度招聘筹划报部门经理，经部门经理审核、拟定、批准后组织员工管理主办实行；
2、负责社会人才及公司重点发展区域人才本地化招聘网络建立；
3、汇总公司各单位应届生需求报总经理审批，编制校园招聘筹划报总经理审批后实行；
4、组织策划招聘广告投放、选取招聘渠道报部门经理审批后实行；
5、依照招聘筹划定期组织业务系统实行构造化面试；
6、组织招聘效果评估，提出合理化建议。
7、在总经理领导下负责员工异动（含调入、调出、借入、借出）管理；
8、依照经业务系统拟定后各单位人员需求拟定内部调配人选报总经理审批后进行调配；
9、协调各项目经理部组建、履约过程中人员配备及项当前沿后伸阶段人员调节工作；
10、在公司人员离职前与其进行交流、沟通，拟定人员离职真正因素，形成书面材料，上报总经理；定期编制离职人员分析报告；
11、负责公司专业人才数据库建立、充实、维护。
1、公司引进大学生总经理审批后办理户口、及其她手续；
12、公司两地分居人员落户名单报总经理审核、拟定后详细组织员工办理相应手续；
13、组织策划员工专业技术职务任职资格评聘方案，报总经理审批上报区建委工程技术评审领导小组；
14、指引员工进行执业资格证书初始注册及变更管理；
15、指引员工各岗位证书定期年检或继续教诲；
16、依照公司岗位证书持有状况进行取证策划报总经理审批后实行。