档案管理与保密制度样本.doc

第六章 档案管理及保密制度
第一条： 总则
1. 本制度档案指企业日常工作中发生关键书面文件、音像资料，包含：国家政府部门关键公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、多种文书档案及其它专门档案（人事档案由人才交流中心代管）。企业对档案实施集中管理。
第二条： 档案管理架构
1. 企业档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。
2. 综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。
3. 综合档案室负责企业全部关键档案原件管理。各部门由兼职档案管员负责档案搜集、整理和移交工作。
第三条： 档案分类：
1. 文书类档案
1） 政府部门各类文件
2） 企业对外、对内各类正式发文
3） 法律公文
4） 项目文件
2. 工程技术类
1） 开发档案
2） 预算协议档案
3） 工程档案
3. 财务类档案
4. 协议类档案
5. 企业各类证照
第四条： 归档工作步骤
1. 档案工作分为八个步骤：搜集 、整理、判定、保管、编目、检索、统计、利用。
2. 各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至企业综合档案室归档。
3. 各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门责任人审签后，立即交送企业综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交企业综合档案室。如部门确需留存原件，应和企业综合档案室办理档案借阅手续。
第五条： 归档要求
1. 归档文件必需完整齐全。
2. 归档文件必需按要求分类整理、编目。（登记目录见附表1）
3. 档案编目
1） 文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号
如：/市场/001
2） 工程类档案：年度+工程项目+档案分类+案卷号
如：/回龙观/工程/001
3） 财务类档案：会计年度设置
4） 协议类档案：部门（项目）+协议类型+年份+案卷号
4. 归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类传真件、复印件均不能归档。
5. 音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。
1） 照片、底片要求清楚完整，并附有说明文字材料，包含事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2） 录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条： 档案借阅、移交
1. 企业档案室档案标准上不外借其它单位，如确需外借，需经企业主管副总同意。
2. 借阅档案、证照一律办理借阅手续（档案借阅单见附表3）。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借她人。
3. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门责任人同意 。
4. 企业档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案交接工作, 将档案移交表填写清楚。（附表4）
第七条： 保管和保密制度
1. 存放档案档案柜排放整齐；采取统一档案盒，且要求标识明确。
2. 档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3. 档案保密严格实施档案保密制度，采取对应保管方法。销毁档案要由专员监销，预防泄密。
4. 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。
第八条： 附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制订。

附表1
档 案 目 录

档案编号
文号
文件标题
责任人
页数
日期
备注

借 阅 档 案 登 记 薄

序号
日期
单位
（部门）
案卷或文件题名
用途
同意人
借阅人签字
归还日期
备注

附表4
档案移交接收登记簿

档案目录号
档案名称
所属年度
移交(接收)日期
移交(接收)原因
档案数量
页数
本数
备注

移交人(签字): 接收人(签字)