档案管理实施工作细则含表格.doc

档案管理实行细则

一、 目
规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要基本性工作。公司拥有健全档案资源，对维护公司权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少公司成本、提高经济效益等均有重要意义。公司档案工作必要坚持统一集中管理原则，档案管理也必要逐渐向系统化、原则化、科学化、当代化发展。
二、 合用范畴
本《细则》合用于公司各部门及后来新开工项目或新成立公司所有须存档各类资料。
三、 术语和定义
1． 档案管理员：专职档案管理员、兼职档案管理员（指在各部门中被指派负责本部门档案管理人员）。
2． 档案管理：文书档案、图表档案、音像档案、实物等不同载体档案材料。
四、 档案分类及编号（文字、图纸、表格、音像、电子版）
（一）立档单位划分及档案划分
1． 行政部（办公室）：
1) 与公司业务发展关于政策、法令、法规文献；
2) 各类诉讼档案；
3) 公司工作报告、专项报告；
4) 召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿，公司年度工作总结与工作筹划，重要外事活动记录；
5) 公司章程，升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤除、更改名称、启用印章；
6) 公司下级单位请示与批复，员工来信来访记录；
7) 公司发出和收到重要贺信、贺电和题词，公司简报；
8) 公司财产清理、记录、购物筹划；
9) 部门年度工作总结；
10) 公司各项活动形成关于音像材料；
11) 车辆管理有关文献；
12) 网络通讯、办公设备管理制度；
13) 公司寻常经营管理过程中浮现阶段性文献。
2． 人事部：
1) 人事任免；
2) 员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考核、教诲等文献。
3． 广告策划部：
1) 各类企划文献；
2) 投放发布原件及复印件；
3) 各项活动形成关于音像材料。
4． 销售部（含客户服务）：
1) 买卖合同；
2) 客户档案。
5． 成本部：项目管理过程中施工文献、合同、结算书、招投标书，工作联系单及费用结算凭证，按单项工程施工进度进行分类整顿。
6． 工程部：
1) 前期文献（拓展、征询、方案、勘察、测绘、可行性研究报告）；
2) 各种证书原件；
3) 合同（设计、施工、材料）；
4) 施工图及电子版；
7． 财务部：
1) 执照、资质年检资料原件；
2) 公司各种证书、合同原件；
3) 各类财务报表及文献等由财务部自行保管。
（二）档案编号：由资料员统一编号
公司代码—部门—年号—数字流水号
以行政为例： AJY—行——001、 AJY—行——001—1
（如一份文献包括多少小项，在数字流水号后添加小编号）

五、 档案收集组卷
1. 关于人员在收集、整顿档案资料时，应按严格把好质量关。组卷要遵循项目档案文献资料自然形成规律和成套性特点，保持卷内文献有机联系，分类科学、组卷合理。
2. 档案资料上所反映图形尺寸、材质、规格等内容须与实物相符，做到笔迹清晰、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。
3. 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成文献资料，应附该文献资料复印件。
4. 照片(含底片)和声像材料，规定图像清晰，声音清晰，解说与画面同步，照片与声像材料文字阐明精确精炼；电子档案(软盘／光盘等)应符合公司关于原则。
5. 在整顿图纸档案资料时，遇下列状况，应规定责任部门进行重新制作；
1) 一张图纸上改动某些超过图面35％或改绘后致使图面混乱、模糊、辨别不清图(表)；
2) 使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变图纸或资料；
3) 构造、工艺、平面位置(或局部)变化，无法在原图上通过修改来反映；
4) 管线平面位置变动(长度超过总长五分之一，线位平移超过2m)，构造形式变化，
5) 断面尺寸变化，竖向位置变动等；
6) 未按施工图位置施工管线工程。
6. 所有竣工图应有竣工图章。内容有；编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字规定填写清晰、齐全，不得代签。
7. 关于人员收集设计、勘察、施工、监理等单位档案资料须两套以上，原则以工程合同规定为准。
8. 以上档案收集整顿无误后，管理员填写《表1——文字档案存档记录》和《表2——图纸档案存档记录》（由本部门保存，作为本部门档案管理台帐）。
六、 档案移送归档
1. 凡公司各部门在项目施工管理、经营活动中形成文字材料（涉及文字、图表、声像、实物）承办部门应指定专人写出阐明、系统立卷、按期向档案室移送，不得擅自保存。
2. 项目技术文献资料要按单项工程组卷；项目竣工图按建筑、构造、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文献按问题、时间文献组卷。
3. 施工技术文献资料要按管理、根据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。
4. 其他部门档案准时间顺序组卷。
5. 案卷必要填写卷内目录、备案表和封面、脊背；编写案卷页号，页号位置时文献资料正面右下角，双面书写文献资料背面为左下角。
6. 移送档案时应如实填写《表3——文字档案交接表》，如有图纸填写《表4——图纸交接表》，一式两份，档案室一份，部门一份。
七、 档案来源、级别、移送时间及保存期限
部门
档案内容
档案级别
移送时限
保存期限
行政部
1) 与公司业务发展关于政策、法令、法规文献；
A类
获得后，一种工作日内
永久
2) 各类诉讼档案；
A类
获得后，一种工作日内
永久
3) 公司工作报告、专项报告；
A类
获得后，一种工作日内
永久
4) 召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿，公司年度工作总结与工作筹划，重要外事活动记录；
A类
获得后，一种工作日内
永久
5) 公司章程，升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤除、更改名称、启用印章；
A类
获得后，一种工作日内
永久
6) 行政部各项管理制度；
A类
获得后，一种工作日内
永久
7) 公司各项活动形成关于音像材料；
A类
获得后，一种工作日内
永久
8) 公司下级单位请示与批复，员工来信来访记录；
B类
当月最后一种星期二
五年
9) 公司发出和收到重要贺信、贺电和题词，公司简报；
B类
当月最后一种星期二
五年
10) 部门年度工作总结；
B类
当月最后一种星期二
五年
11) 公司财产清理、记录、购物筹划；
C类
当年年终
三年
12) 车辆管理有关文献；
C类
当年年终
三年
13）公司寻常经营管理过程中浮现阶段性文献。
C类
当年年终
三年
部门
档案内容
档案级别
移送时限
保存期限
人事部
1) 人事任免；
A类
获得后，一种工作日内
永久
2) 员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考核、教诲等文献。
A类
获得后，一种工作日内
永久
广告策划部
1) 各类企划文献；
A类
获得后，一种工作日内
永久
2) 投放发布原件及复印件；
A类
获得后，一种工作日内
永久
3) 各项活动形成关于音像材料。
A类
获得后，一种工作日内
永久
销售部（含客户服务）
1) 房屋买卖合同；
A类
获得后，一种工作日内
永久
2) 客户档案；
A类
获得后，一种工作日内
永久
3) 各项活动形成关于音像材料。
A类
获得后，一种工作日内
永久
财务部
1）执照、资质年检资料原件；
A类
获得后，一种工作日内
永久
2) 公司各种证书、合同原件；
A类
获得后，一种工作日内
永久
3）各类财务报表及文献等由财务管理部自行保管。
B类
依照财务制度
五年
成本部
项目管理过程中施工文献、合同、结算书、招投标书，工作联系单及费用结算凭证，按单项工程施工进度进行分类整顿。
B类
获得竣工备案表后半年内
五年
工程部
1) 前期文献（拓展、征询、方案、勘察、测绘、可行性研究报告）；
A类
获得后，一种工作日内
永久
2) 各种证书原件；
A类
获得后，一种工作日内
永久
3) 合同（设计、施工、材料）；
A类
获得后，一种工作日内
永久
4) 施工图蓝图及电子版；
A类
获得后，一种工作日内
永久
5）竣工图文资料（报城建档案馆有关资料）。
A类
获得竣工备案表后一周内
永久
注：
① 各部门向资料员移送资料时需注明类型和保存年限。
② B、C类文献到期后如予销毁，专职档案管理员应提出书面申请，经董事长、总经理、档案来源部门负责人签字批准后由专职档案管理员统一销毁。表6：《档案销毁审批表》
八、 档案查/借阅
1. 凡因公务需要公司员工借阅档案，应事先填写——表5《档案借阅申请表》，请有关领导签字后方可到档案室办理关于手续，并按期归还，到期未还，档案管理员要及时催还。
1) 查（借）阅A类档案，须经董事长签字（董事长不在，需总经理和行政经理双方签字）；
2) 查（借）阅B类档案，须经总经理签字（总经理不在，由行政经理签字，后由总经理补签）；
3) 查（借）阅C类档案，须由行政经理签字。
2. 外单位规定查（借）阅关于档案，原则上不外借，特殊状况必要经董事长批准并按关于规定办理查（借）阅手续，并按期归还。
3. 借阅者离职时，离职清单上需经档案室管理人员确认归还、签字方能办理离职手续。
4. 借阅时间不超过5天，由于工作需要延长借阅时间，须补办手续。
5. 查（借）阅期间未经分管领导或档案室批准不得擅自复印。
九、 附表
表1——文字档案存档记录

表2——图纸档案存档记录

表3——文字档案交接表

表4——图纸交接表

表5——档案借阅申请表

表6——档案销毁审批表

十、 本细则自下发之日起实行。

年 月 日