法务管理新规制度.doc

法务管理制度

为打造公司 “依法治企、依法经营、依法维权”合规文化，构建公司全员参加法律风险防范体系，提高公司法律风险辨认、防范和处置能力，建立完善“事前防止，事中监督为主，事后救济为辅”法务工作机制，现依照国家关于法律规定和公司管理制度，制定本法律事务管理规定。

第一某些 工作职责

第一条 集团法务管理中心（含地产建设集团内设法务部）统一监督和管理全公司范畴内法律事务工作。
第二条 集团法务管理中心负责：
1.组织学习、贯彻、执行国家法律法规，依法维护公司合法权益。
2.建立、健全公司合规文化哺育机制。结合公司业务需求，定期组织实行业务人员法律知识培训。定期开展公司案例自查自纠活动。
3.参加公司重大经营活动（投资、融资、并购、重组）前期调研，为项目决策提供专业性法律意见支持，参加后期合同谈判、起草、订立工作。
4.制定、修订公司合同管理制度、合同范本，定期检查合同订立、履行、管理状况。
5.代表公司解决商事、刑事案件。
6.参加公司寻常经营合同审核。
7.聘请和管理外部律师。

第二某些 法律事务上报

第三条 各产业集团（门店、分公司）在发生涉法纠纷事件时，须在事件发生之日起3日内将所涉及事件按法律事务联系人—店长（分公司负责人）—区域负责人—集团法务管理中心流程，以签呈单形式，通过OA办公平台上报。
第四条 上报公文内容重要涉及：所涉法律事务基本领实状况、有关材料、目迈进展、初步解决方案。
第五条 集团法务管理中心接受后由负责人指派详细承办人，承办人在接案后1日内填写收案登记表并统一分派案号。
第六条 案件结案后由承办人将结案报告及法律文书归档，并将结案报告抄报产业集团分管常委。

第三某些 法律事务联系人、负责人及责任考核

第七条 各门店（分公司）办公室负责人为本单位法律事务联系人，负责本单位寻常法律事务与法务人员工作对接，配合法务人员开展案件证据收集和纠纷解决谈判。
第八条 各门店（分公司）负责人为本单位法律事务负责人，对寻常经营中浮现纠纷负责牵头解决，解决过程中负责人要有明确解决意见。
第九条 各单位案件发生率与解决成果定期由集团法务中心进行记录，抄报产业板块分管领导和集团考核办，进行经济和责任考核。因管理失误浮现损失要追责究竟。

第四某些 合同管理
第十条 合同分类
集团范畴内合同重要分为：营销类、采购类、工程类、财务类、人事类、法务类、IT类、原则类（百货\家居零售专用）、其她类等九类合同：
1.营销类：媒体广告发布合同、短信群发、文娱赞助合同、营销策划合同、展会合同、年度媒体广告发布框架合同等。
2.采购类：买卖合同（含设备、物料、服装、办公用品、劳保用品、节日福利、促销礼物）、制作物定制合同等。
3.工程类：建设工程施工合同、建设工程设计合同、建设工程安装合同、建设工程监理合同、建设工程审计合同、消防施工（检测）合同、劳务分包合同、专业分包合同、电梯采购合同、电梯安装合同、水电燃气网络施工合同、工程物资采购合同等。
4.财务类：公司年度财务审计合同、税务征询合同等。
5.人事类：员工培训合同、会务承办合同、委托招聘合同、劳务派遣合同等。
6.法务类：常年法律顾问合同、案件委托代理合同等。
7.IT类：软件开发服务合同、财务软件采购合同等。
8.原则类：摊位租赁合同、百货零售联营合同、写字楼租赁合同等。
9.其她类：保洁合同、垃圾清运合同、房屋（设备）维修保养合同、花卉租赁合同、内部承包经营合同、房产抵帐合同、房屋租赁合同等不涉及在上述八类合同中其她合同。

第十一条 合同审核流程
1.门店（分公司）发起非工程类合同：
发起人→部门负责人→门店（分公司）财务负责人→店长（分公司负责人）→区域财务负责人→法务经理（虚拟帐号）→法务管理中心负责人→区域总经理→产业集团负责人（依照权限决定）→董事局副主席（依照权限决定）
2.门店（分公司）发起工程类合同：
发起人→部门负责人→门店（分公司）财务负责人→工程监察和成本控制中心经理（虚拟帐号）→工程监察和成本控制中心负责人→店长（分公司负责人）→区域财务负责人→法务经理（虚拟帐号）→法务管理中心负责人→区域总经理→产业集团负责人（依照权限决定）→董事局副主席（依照权限决定）
3.地产建设集团发起合同：
（1）工程类：
发起人→项目公司财务负责人→项目公司负责人→招标采购管理中心负责人（陈铁）→规划设计中心负责人→成本控制中心负责人→地产建设集团法务部合同审核专人（虚拟帐号）→行政人事中心负责人→工程监察和成本控制中心经理（虚拟帐号）→工程监察和成本控制中心负责人→产业集团负责人→董事局副主席（依照权限决定）
（2）采购类：
发起人→项目公司财务负责人→项目公司负责人→招标采购管理中心（蒋艳秋）→成本控制中心负责人→地产建设集团法务部合同审核专人（虚拟帐号）→行政人事中心负责人→工程监察和成本控制中心经理（虚拟帐号）→工程监察和成本控制中心负责人→产业集团负责人→董事局副主席（依照权限决定）
4.控股集团职能中心发起合同：
发起人→本中心负责人→财务管理中心负责人→法务经理（虚拟帐号）→法务管理中心负责人→集团分管副总裁或常委→董事局副主席
注：（1）发起人无权对上述合同审核流程进行更改。董事局副主席以为合同金额巨大或涉及重大事项，可自主决定增长董事局主席作为合同终审人。
（2）合同审核流程中“法务经理”、“工程监察和成本控制中心经理”、“ 地产建设集团法务部合同审核专人”均为虚拟帐号，分别由控股集团法务管理中心、控股集团工程监察和成本控制中心、地产建设集团法务部控制，依照合同内容安排分流至详细人员进行审核，审核后，由本中心负责人复审。

第十二条 合同审批权限划分
1.各产业集团下属各门店（分公司）发起合同，以合同金额和类型为原则进行逐级审核，各终审人审核权限（金额）如下：
终审人
营销类
采购类
工程类
其她类
董事局副主席
超过5万
超过5万
超过5万
超过5万
产业集团负责人（董事局常委）
5万≥权限>1万
5万≥权限>1万
5万≥权限>1万
5万≥权限>1万
区域总经理（地产板块负责人）
权限≤1万
权限≤1万
权限≤1万
权限≤1万

2.财务类、人事类、法务类、IT类、南京地区年度营销媒体框架合同，统一由集团职能中心发起报审，此类合同终审人为控股集团董事局副主席。
3.南京区域以外营销类年度媒体广告发布框架合同，由所在区域发起报审，均需报控股集团董事局副主席终审。
4.摊位租赁合同、百货联营合同、写字楼租赁合同等原则化合同可不需报审，按规定将合同内容填写完整并经门店店长（分公司负责人）批准后，直接盖章。
第十三条 合同审批注意事项
1.合同审核流程每个层级审批时间最长不得超过24小时。
2.每个审核人如有修改意见应清晰注明并直接退回发起人，经发起人修改后，发给退回人重新审核，批准后方可进入下一审核人。未修改完毕，不得进入下一审核人。
第十四条 合同订立
1.公司对外订立合同，应由法定代表人或公司授权代理人进行。未经特别授权，任何人不得以公司名义对外订立合同。
2.合同应当采用书面形式订立，对于惯用合同，应当采用集团法务管理中心发布合同示范文本。
3.合同及其关于书面材料，应当笔迹清晰，条款完整，用语精确、无歧义。合同条款应涉及当事人名称、住所，标，数量、质量原则，价款和支付方式、履约期限地点和方式，违约责任及解决争议办法等。
4.合同标物没有国标、行业原则，又难以用书面确切描述，应当封存样品，加盖公章或合同章，交负责人保管。
5.订立对对方当事人履约能力没有把握合同，应当规定对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式有效担保。
6.订立合同，须明确商定纠纷管辖地，并力求选取我司所在地法院。
7.法定代表人或经授权签约人应当亲自在合同文本上签名盖章。
8.订立合同，应当加盖单位合同专用章。禁止在空白合同文本上加盖合同专用章。单份合同文本达两页以上须加盖骑缝章。

第十五条 合同履行、变更和解除
1.各门店店长（分公司负责人）全面负责本单位合同履行跟踪。
2.履行合同过程中，应当对对方当事人履约能力和履约进度保持持续监督。发现对方当事人不履行或不完全履行合同步，合同承办人应当催促对方当事人采用有效补救办法，收集、保存对方当事人不履行合同关于证据，及时向法务部报告。
3.接受标物必要通过严格验收程序。对不符合合同商定标物应在法定期限内及时提出书面异议（批注或退回）。
4.合同结算必要通过本单位财务部门进行。对未经合法授权或超权限订立合同，财务部门有权回绝结算。
5.凡与合同关于来往文书、电邮、信函、电话记录都应作为履约证据留存。我方履约状况，除妥善保存关于收付凭证外，还要做好履约记录。
6.收到对方当事人通过邮递方式传送与合同关于法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同关于法律文书时，必要使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。
7.对方当事人规定变更款物接受人时，必要有书面变更批示。禁止未获得对方当事人书面材料而凭口头商定向已变更接受人发货或付款。
8.我方因故变更或解除合同，应当及时以书面形式告知对方，阐明变更或解除合同因素和祈求对方书面答复期限，尽快与对方当事人达到变更或解除合同合同。
9.发现对方当事人运用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当及时向单位负责人和公司法务人员报告。
第十六条 合同资料管理
 1.合同履行单位对于下列资料应当纳入合同档案管理：
（1）合同正本、副本、补充合同及变更、解除合同书面合同；
（2）对方当事人营业执照、资质证书复印件；
（3）对方当事人履约能力证明资料；
（4）对方当事人法定代表人或承办人职务资格证明、个人身份证明、简介信、授权委托书；
（5）对方当事人担保人担保能力和主体资格证明资料；
（6）双方订立或履行合同往来电报、电邮、信函、电话记录等；
（7）登记、鉴证、公证等文书资料；
（8）谈判记录、可行性研究报告和报审、批准文献；
（9）标物验收记录；
（10）收付标物、款项原始凭证。
2.合同资料归档、记录与管理
（1）公司所有合同统一编号，由发起人所在单位妥善保管或在集团OA系统留存。
（2）合同承办人办理完毕订立、变更、履行及解除合同各项手续后10日内，应将合同及与合同有关资料归档编号。