物料管理新规制度.doc

物资计划管理要求

为强化企业物资管理，优化资源配置，并配合企业资源管理信息系统（ERP）实施进程，在遵照企业采购政策基础上，针对实际操作中细节管理问题，整合了前期部分要求和做法，特制订以下具体管理要求：
1、总则
1.1成本观念：各部门、分厂申报物资采购计划必需本着对企业负责态度，考虑到企业成本。计划单作为一个采购指令，在某种意义上来讲和企业资金差不多，一旦下达采购，就要占用企业人力、物力、财力资源，意味着企业成本增加，和企业效益息息相关；
所以申报部门在满足现场需要前提下必需强化成本观念，正确核实、科学统筹、严谨申报；确保采购部门能在需求时间内采购回适量正确物资，以降低资金占用，降低企业成本；
1.2 申报步骤严谨性: 任何物资采购计划必需根据审批步骤规范申报，通常情况下必需先有计划再采购，杜绝养成先打招呼采购习惯；采购部门也必需按计划采购，不得无计划或超计划采购。特殊紧急情况（如生产特急件）来不及正常审批物资，需要经过采购部门主管同意或计划调度人员协调采购，事后须补回审批手续；
1.3申报专业性: 各部门、分厂申报物资名称、规格型号、材质等必需符合专业规范，申报者必需精熟业务知识，各类物资描述性信息要完整正确，方便向采购部门传输正确采购需求，预防给企业造成无须要损失；
1.4 申报集中性：各部门、分厂（尤其是生产部门）物资采购计划必需尽可能采取月计划形式集中申报，方便采购部门汇总评标采购，使企业取得大量采购情况下商业价格折扣利益，以降低企业采购成本；
1.5 申报规范化：采购计划必需格式规范、卷面整齐，审批步骤必需完整，书面修正或撤销地方必需有签字；计划单要实施文件化、档案化管理；
1.6申报归口化：因为存在装备部和物资部两个采购部门，采购权限划分不一样，所以各类物资采购计划必需归口申报，计划单上要注明采购部门，材料和设备备件要分开造计划申报，不得交叉向装备部和物资部反复申报，造成采购工作混乱；
1.7 工程计划问题：外包工程材料计划包含仓库入库划分及财务结算问题，所以，各分厂、部门不得私自将工程材料计划混杂在平时内部计划中申报，如确需申报，需另报工程计划，必需附带书面说明，并必需有乙方施工方和我方负责该工程主管总助签字确定。物资在仓库领取时也必需由乙方在领料单签字确定，预防以后发生结算纠纷；
1.8 沟通和协作：生产部门和采购部门之间要良好沟通、坚持团体合作精神：生产部门计划人员要主动向采购部门提供技术上支持和提议，采购部门要有服务生产大局理念，对生产部门需求要立即、正确采购到位，满足生产需要。
2、计划单格式规范化
2.1、各部门、分厂计划单必需统一渠道申报，建立统一台帐，签核后复印副本装订成册；同时建立电脑台帐资料，方便追溯查询；
2.2、各部门、分厂请购单必需统一格式（格式见附表），任何不规范计划单采购部门有权拒收；
2.3、为预防因字迹问题造成计划单传输信息不清楚，给采购工作带来困难，并可能给企业带来损失，所以采购计划单必需采取打印件,不许可使用手写计划单；
2.4、计划审批过程必需完备，每张计划单上面打印者、编制者、部门（分厂）主管审核者、主管总助审批签字必需亲笔手写，不许可打印，预防以后发生扯皮现象，且申报部门在计划单上应加盖内部专用章；
2.5、计划打印人员必需严格对照计划编制人员原件正确无误打印上去，规格型号、计量单位、数量等必需正确，绝对杜绝发生打印错误；编制者、审核者通常情况下不许可为同一个人；申报部门编制者、审核者必需本着对企业负责态度，对计划单中每一项物料规格型号、材质标准、数量等信息严谨校核，审批者和签核物资部主管有监控及质疑权力，物资部计划人员对申报计划负责进行沟通协调，酌情库存核减，对计划实施情况跟踪核销；
2.6、为规范管理，便于追溯查询，各类计划单需编码管理（尤其是生产部门计划单数量多情况下，这么做就有便于沟通好处），一张计划必需对应一个识别码，不得采取“第几页、共几页”形式，具体要求以下：
原始编码组成初定为：部门代号+年月+序列码（两位数）
3、材料类别划分
3.1为使各类材料做到分门别类申报，并配合企业物料编码工作及仓库库位划分，必需对各类申报材料类别进行简单划分，使计划单物资分类排序清楚不杂乱，便于领导集中审阅，也使计划分配到各个专业采购员时能保持计划单整齐性；
3.2根据物资功效和采购岗位分配要求，依据现有采购物资类别，粗略划分为：
工具、吊具、连接紧固件、支撑件、机床附件、密封件、仪器仪表、焊接切割件、消防器材、建筑五金、水暖、泵阀、钢材、五金杂品；
劳保用具、建筑材料、油漆、油品、化学试剂、化学器皿、工业气体、水处理药品、办公文具、办公设备、办公耗材；
电器元件、电器附件、线缆、通讯器材、家用工业电器、汽配、交通工具、耐火材料；
3.3在计划单材料类别栏下须填报以上物资分类，在材料种类多情况下，计划打印者须在打印时先点击表格标题栏，然后在EXCEL办公软件中菜单项目“数据”选择排序，进行简单排序，关键关键字为材料类别，这么使同类物资排序在一起，避免计划单物资杂乱无章。（具体分类见附表一）
4、材料规格型号、材质标准制订要求
4.1材料规格型号、材质标准包含采购正确性，有时一字之差就会代表了完全不一样物资，在采购数量大、包含运费、特殊规格定做、预先付款等无法正常退货状态下，按错误计划采购回错误物资会给企业带来重大经济损失，所以必需正确填报各类物资规格型号、材质标准；
4.2、各分厂、部门计划员要精熟业务，掌握各类物资规格型号、材质标准等申报关键点，并和采购部门计划员、采购员主动沟通，提供技术上支持和协作；
4.3、各分厂、部门计划员对所在单位各类设备系统及生产所需耗用各类物料要心中有数，并分门别类建立具体相关规格型号、材质、库存量等台帐统计，需要申报时能够随时找出；
4.4、各分厂、部门应尽可能不得采取提供实物参考形式来要求物资部采购部门来采购，因为实物采购型号不明、材质不明，所以需要具体测绘，影响采购时间，并有错误采购风险；
4.5、下面对平时计划申报过程中相关规格型号、材质标准描述凸显出表现突出问题说明以下：
4.5.1 钢材类物资
（1）无缝钢管：无缝钢管正确规格表述为Φ外径*壁厚，常见一般材质关键为碳素钢中10#、20＃、45#钢，通常常见20＃钢，常见标准号有以下多个：
●结构用无缝钢管（GB/T8162-1999）是用于通常结构和机械结构无缝钢管；
●流体输送用无缝钢管（GB/T8163-1999）是用于输送水、油、气等流体通常无缝钢管（比结构管多探伤检测工序）；
●低中压锅炉用无缝钢管（GB3087-1999）是用于制造多种结构低中压锅炉过热蒸汽管、沸水管及机车锅炉用过热蒸汽管、大烟管、小烟管和拱砖管用优质碳素结构钢热轧和冷拔（轧）无缝钢管；
（2）焊管：焊管和无缝钢管因为制造工艺和使用坯料不一样，市场价格差异近元/吨，小规格焊管和无缝钢管价格差悬殊，所以必需区分用途，能用焊管场所决不许可使用无缝钢管，不然将大大增加企业生产成本。
我厂常见是低压流体输送用焊管和镀锌焊接钢管（GB3092,3091-93），镀锌管通常见于水暖。
因为焊管外径不简单等于内径+2倍壁厚，所以焊管口径表示问题十分突出，公英制很多时候混合申报，造成台帐登记和物资分类编码混乱，所以通常要求统一表示为DN+内径; （焊管公英制口径对照以下见附表二）
（3）不锈钢管：不锈钢管正确规格表述也为Φ外径*壁厚，现在我厂申报过牌号有以下两种：
0Cr18Ni9奥氏体型 作为不锈耐热钢使用最广泛，食品用设备，通常化工设备，原子能工业用设备（喷煤及转炉氧枪改造用不锈钢管通常见此材质）;
1Cr18Ni9Ti 奥氏体型 作焊芯、抗磁仪表、医疗器械、耐酸容器及设备衬里输送管道等设备和零件（包含仪表、耐酸等方面用此材质）
（4）各类钢材标识正确代号：
●圆钢、线材、钢丝尺寸以直径 d 毫米( mm )数标定，符号为“Φ”+直径；
●方钢尺寸以边长a毫米( mm )数标定，符号为“□”；
●六角钢、八角钢尺寸以对边距离s毫米( mm )数标定；
●扁钢尺寸以宽度b和厚度d毫米( mm )数标定。符号为“—”；
●工字钢、槽钢尺寸以腰高h、腿宽b和腰厚d毫米( mm )数标定，工字钢符号为“I”；槽钢符号为“［”；工槽钢全部有特定规格，如I20a,申报时候需查阅技术资料。
● 等边角钢尺寸以相等边宽b和边厚d毫米( mm )数标定。不等边角钢尺寸以边宽B、b和边厚d毫米( mm )数标定。符号为“∠”；
● H型钢尺寸以腹板高度h、翼板宽度b和腹板厚度t1、翼板厚度t2毫米mm数标定，符号为“H”；
●钢板通常以钢板厚度 d 毫米( mm )数标定，厚度符号为“δ”
●钢材牌号我厂常见为：Q235B，Q345B，Q345B钢通常代表16Mn材质低合金钢，通常型钢、焊管、钢板等一般材质均为Q235B， Q345B钢板俗称锰板；
4.5.2 阀门类物资
各类阀门型号表述专业性较强，所以阀门代号必需填报完整，对阀体结构、阀体材质、公称压力等规格信息必需描述完整（各类阀门代号表述方法见附表三）
4.5.3钢丝绳
钢丝绳标识代号应按下列次序标明：
a．尺寸 b．钢丝表面状态 c．结构型式 d．钢丝抗拉强度
e．捻向　f．最小破断拉力 g．单位长度重量h．产品标准号
假如按以上次序标识则能够使用简略代号。
常见字母代号为举例【光面钢丝：NAT】；【纤维芯(天然或合成)：FC】；【天然纤维芯：NF】；【合成纤维芯：SF】；【金属丝绳芯：IWR】；【金属丝股芯：IWS】
钢丝绳必需参数必需正确，比如有高温场所不能使用纤维芯，而要使用金属芯，不得混淆。
简化规格举例：18NAT6×19FC+IWR1770
4.5.4汽配类：汽配类计划必需在请购原因中注明车种，因为车种不一样，所以一样名称配件可能不一样，有时必需注明零件代号等，方便匹配车型，正确采购；
4.5.5总而言之，材料计划包含专业知识种类很多、范围很广，需要各分厂材料技术人员及计划员平时注意积累和搜集，掌握各类物资正确申报方法，并提升业务素质和水平，从源头上提升企业计划申报和物资管理水平。
5、计量单位及数量填报问题
考虑到物资采购部门询价、供给商报价及结算通例，各部门、分厂申报计划时计量单位必需使用吨、千克、米、个、把、台等正确计量单位，而不得采取卷、捆、箱、桶等模糊计量单位，预防因为供给商包装方法不一样，这些计量单位代表具体数量也不一样，造成多采购或少采购，不能满足实际需要。
6、交货期及急件问题
6.1、交货期：
依据企业采购政策，全部物资采购全部必需经过比价询价程序，以降低采购成本，确保企业利益。而比价询价程序通常需要经过2－3个工作日，评标物资要经过企业总经理最终审批后签署协议，每种物资供给商也全部要经过一定生产或备货周期，再考虑到运输在途时间，全部这些时间加起来就组成了采购部门采购周期。
所以各部门、分厂计划申报时必需考虑到采购部门采购周期问题，必需给采购部门留有一定时间余地。下面对采购部门从接到计划单确定无误签收之日算起，各类常规通用性物资采购周期大致说明以下
●钢材、泵阀、轴承、办公类、电器类、消防器材等7个工作日；
●其它常见小五金（工具、紧固件、密封件、建筑五金、水暖等）3-5个工作日；
●劳保用具、化学试剂、化学器皿等10个工作日；办公用具5-7个工作日
●汽配通用件10个工作日，非通用件15个工作日；
●油品类物资签署协议后3个工作日到位；
●工业气体调度形式购置，1个工作日到位；
●建材（砖、石、沙等）通常为企业和供给商签署一揽子协议，依据现场存量分批送货，调度形式采购，采购需求要提前7天申报；
●各类线缆、仪器仪表类物资因为市场价格波动大、生产周期比较长等原因，均需要评标签协议采购，所以必需提前20天申报。
●特种钢丝绳30个工作日；
●耐火材料类物资考虑到协议签署周期、生产备货、运输期，需要提前30天申报；
●部分特种规格物资受市场货源及生产周期制约，另行沟通；
货物总值高于10000元通常情况下按企业要求须签署协议，交货期以企业总经理最终审批之日算起，协议上交货期为准。
因为和采购部门实际采购周期可能和申报部门需求日期有差异，各部门、分厂在计划单“要求交货期”栏按实际情况填报具体需求日期，并和采购部门良好沟通，采购部门也要主动配合生产，预防过早采购造成压库，或采购延迟，影响生产。
6.2、急件问题
6.2.1急件产生原因有以下多个：工程交期担心、设备系统内某个零配件偶然损坏、高层领导督办、和其它特殊原因等；
6.2.2企业采购急件过多，是采购计划系统不成熟、工作不到位反应和表现；
6.2.3采购部门采购急件要紧急调动企业人力、财力、物力等资源，使采购运输成本、人力成本等额外增加，而且轻易在价格上造成被动局面，所以急件采购综合成本往往大大高于正常采购成本，会给企业带来一定损失，所以各部门、分厂计划员平时应依据设备耗损和物资用量情况有预见性在月计划统筹申报，而尽可能降低急件申报；
6.2.4考虑到企业作为大规模生产企业，产生急件客观上不可完全避免，为使申报急件时采购部门和使用部门达成良好沟通，预防全部笼统表示为“急件”，使主次不分，采购部门不能很好了解具体紧急程度，所以对“急件”紧急程度标识说明以下：
通常来讲，3天之内需要采购到位物资计划就是急件，不能简单标注为“急件”，到底急到何种程度需要具体说明，有以下情况：
●1天之内要求到位为特急件，通常是重大影响生产原因，需要采购部门采购员放下其它一切事务，立即出动特急采购，备注栏标识为“特急件”
●2-3天之内要求到位为紧急件，影响程度比特急件要轻，明后日到位问题也不大，采购部门有一定缓冲时间，备注栏标识为“紧急件”，并在交货期栏注明具体要货日期；
6.2.5未标注急件物资则纳入正常采购程序。
6.2.6任何急件申报部门必需和采购部门立即沟通，越是急，规格型号等更必需申报清楚，申报部门主管签字确定，不然采购回错误物资更误事。
6.2.7任何急件必需实事求是，不该是急件物资不得标注为急件，假如根据急件程序采购回库，申报部门却长久不去领，造成压库，管理部门将追究相关申报部门人员责任。
7、请购原因及使用部位填写
任何物资必需说明请购原因及使用部位，以备领导审批时候追溯倒查，及采购部门签核，预防反复申报现象。
8、备注栏：备注栏可旁注部分产地、定尺要求、推荐品牌、推荐供给商等采购辅助信息，供采购部门参考，采购部门首先尊重申报部门意见，其次但考虑到价格等原因，确保企业利益，最终采购决议综合各方面原因确定。
9、请购部门和采购部门之间沟通
9.1．计划单作为申报部门和采购部门书面正式沟通文件，必需以此为准，口头上东西不能作为凭据，所以，全部物资采购（包含临时应急计划）必需填报请购单，无请购单采购需求采购部门不予受理；
9.2、各部门、分厂相关技术、计划人员不得绕过采购部门，直接向供给商联络要求采购任何物资，不然造成结算纠纷等后果责任自负；并不得私自向供给商透露采购信息及物资紧急程度，以免给企业造成价格上被动；
9.3、请购单格式不规范、填报不完整、规格型号材质不具体、无法提供规格型号又不提供实物或图纸、请购单审批程序不完整，采购部门有权退回计划，要求重新申报；
9.4、计划修改变更、撤销处理：各类物资计划下达至采购部门采购后如因为图纸变更、需求改变等各类突发情况，需要对计划单中物资规格型号、材质标准、数量等数据进行修改变更，各部门、分厂相关技术、计划人员必需作书面确定，如不作书面确定，采购部门相关采购员为确保企业利益，不得给予采购。如经过再三通知后各部门、分厂计划人员拒绝书面修改原计划，造成影响生产等后果由各部门、分厂计划人员负责。
如需撤销计划，各部门、分厂相关计划人员必需立即通知物资部，并书面签字修订原计划，由采购部门依据具体情况进行处理，最大程度维护企业利益；
9.5、质量反馈处理：采购回来物资使用部门在使用过程中一旦发觉质量问题，可立即通知相关采购部门，采购部门相关采购员应立即联络相关供给商要求退换货及索赔处理；各部门、分厂相关技术、计划等相关人员不得利用企业给予质量反馈权干涉采购部门采购员对于供给商正常选择，并违规获取利益；一旦发觉，将报相关部门处理；
9.6、合作精神：采购部门应本着服务生产大局良好态度，和生产部门主动沟通，常常交换信息，满足生产需要；生产部门申报材料时应有降低成本意识，并主动给采购部门提供技术上协作和支持，以团体合作精神相互协作，有力保障生产。
10、各类材料和设备备件划分界限
10.1必需依据材料和设备备件划分界限相关要求，材料和设备备件不得造在同一张计划单上，应归口分别向装备部或物资部申报，不允很多头申报，以预防反复采购；
10.2 申报到物资部计划，计划单抬头采购部门栏写明物资部；申报到装备部计划，计划单抬头采购部门栏写明装备部；采购部门主管签核要作对应变更；
10.3按现有采购现实状况，物资部大致采购范围划分为：
工具、吊具、连接紧固件、支撑件、机床附件、密封件、传动件、仪器仪表、焊接切割件、消防器材、建筑五金、水暖、泵阀、钢材、五金杂品；劳保用具、建筑材料、油漆、油品、化学试剂、化学器皿、工业气体、水处理药品、办公文具、办公设备、办公耗材；电器元件、电器附件、线缆、通讯器材、家用工业电器、汽配、交通工具、耐火材料；
10.4 装备部大致采购范围划分为：成台套设备（减速机、联轴器、皮带机托辊、高低压配电柜等）、设备零部件（如制氧机备件、空压机备件、炼钢氧枪备件）、液压系统元件、油缸、液压推进器、电液推杆、电磁吸铁盘、非标加工件（如中包事故摆槽、大小堵锥、引锭钩、结晶器盖板等）电气设备（电动机、电焊机）等；
10.5 更具体划分由装备部和物资部另行联合发文要求。
11、月计划及集中申报计划问题
11.1为确保企业利益，取得大批量集中评标采购带来商业价格折扣，节省企业大量人力、物力、财力资源，降低企业采购成本，各部门、分厂需要对耗用物资尽可能经过月计划形式进行集中申报；
11.2 各部门、分厂必需在当月28号前按材料类别分类向对应采购部门申报下一月份月计划，计划单抬头标注为月计划，每张计划全部需要完成审批步骤，全部要领导签字审批，并仍需要对计划单进行正规编码，方便追溯查询；
11.3计划集中性：各部门、分厂必需逐步提升采购计划预见性、集中性，逐步降低乃至取消临时日计划，采取周计划、旬计划、最好采取月计划形式调整物资采购工作，不许可零零星星申报大量计划单，浪费企业人力和办公资源，同时给采购工作带来混乱。
11.4 炼钢厂和炼铁厂生产辅料计划申报问题：
炼铁厂生产所需辅料：有水炮泥、无水炮泥、铁沟捣打料、碳化稻壳、黄沙、撇渣器修补料、木柴、煤泥、浇铸料、修罐砖等每个月28日前向物资部单独申报下月需求计划，格式根据附表计划单标准打印格式，审批手续要完备；
炼钢厂生产所需辅料、材料：包含增碳剂、修补料、挡渣球、水口、座砖、测温偶头，出钢口、碳化稻壳、取样器、吹氧管、密封件、工具、吊具等部分生产辅料每个月28日前单独向物资部申报，计划单要用打印件正规格式，审批手续要完整，申报量必需考虑采购周期，应该留有15-20天用量提前量，预防发生供给脱节现象，物资部相关采购员对库存量进行跟踪，申报人员和物资部保持良好沟通，保障生产需要。
12、库存及备库问题
12.1根据现代管理理论，库存存在原因有三：一是为了保持采购过程中经济性，比如取得大量购置价格折扣、批量运输以降低运输成本；二是为了调整供需之间不平衡性，生产是连续平稳，需求是波动，所以需要一定库存来调整供需平衡，三是为了规避风险：如估计原料市场将会涨价，经过贮备库存规避风险。企业保持一定量库存无疑是有正确性；
但库存对于企业最为直接不利原因就是：库存占用资金，引发企业现金流担心，增加企业利息支出；
12.2企业作为生产型企业，和物流贸易型企业不一样，不需要对多种材料进行大规模备库以降低物资周转压力，现在采购模式是企业1＃库定时申报部分常规、平时耗用量大、领用频繁物资，包含部分工具、连接紧固件、常见劳保用具、汽油、柴油等有适量备库，另外全部办公用具由办公用具库备库，其它专业性生产物资基础是实施类似零库存管理（换句话说就是由供给商帮我们备库），按需采购，采购量反应是实际需求，预防因为生产工艺变更等原因造成仓库物资积压，占用企业大量资金；
12.3这种采购模式给各部门、分厂计划申报水平提出了较高要求，所以需要各分厂、部门根据实际需求经过月计划形式进行调整，首先考虑生产需要，其次要降低企业资金占用。但月计划考虑不周全则轻易产生大量急件，甚至材料短缺影响生产；
12.4按企业采购政策，部分采购周期短通用件（比如常见轴承等）可采取不备或少备标准，生产周期长、采购周期长、对生产影响大关键材料部件（比如特殊规格起吊钢丝绳等）或非通用件，依据可能耗损情况采取1：1备库，本部门要建立台帐，核明库存，一旦耗用，则需要在月计划中补充，满足安全库存需要；
12.5 各部门、分厂不单独申报办公文具计划，由办公用具库集中备库，特殊需求文具传输需求信息到办公用具库管理人员，由办公用具库管理人员依据实际情况集中造计划申报；
12.6 激光打印机和传真机硒鼓、墨粉、及复印机墨粉办公耗材由信息技术部依据库存及实际用量情况集中造计划申报备库，以表现管理归口标准。
13、特殊审批物资
整合前段时间部分审批方面管理要求，说明以下：
13.1厂控材料类物资：
电脑、复印机、打印机、传真机等办公自动化设备需要先经企业信息技术部主管审核，总经理最终审批；
交通工具（摩托车、电动车等），对讲机需常常务副总审批，最终经总经理审批；
空调、窗帘需经行政监察部主管现场审核，总经理审批后生效。
钢材类物资因包含金额大，要单独报计划，先到物资部核减库存，经总经理审批后生效。
13.2其它情况：
消防器材、煤气报警设备等安全防护物资需要经过安环部部门主管审核，主管安全总助审批。
灭火器充装包含安全事故汇报，所以也需要申报正规计划，填报规格、数量等信息，同时空瓶交至1＃库，安环部部门主管审核事故汇报，审批后交物资部采购；
对讲机维修申报正规计划，写明使用人及具体损坏现象，并在对讲机上贴好标签，部门（分厂）主管签字后交物资部主管签核，相关采购人员联络维修。
工业气体包含氧气、乙炔、氩气、液化气由各分厂计划人员天天口头申报次日用量计划至物资部主管处，登记工业气体调度日报表，调度性采购。
14 本要求解释权在物资部。