房屋租赁管理核心制度.docx

受控印章密 级：绝密 机密 秘密 内部公开制订部门： 文件修订履历章节修订内容修订日期版本初版-8-3Rev1.0部门会签： 需要 不需要 张贴公告： 需要 不需要总经办生产部市场部用户服务部订单管理部行政人事部财务部采购部营销中心研发中心质控中心编写审核同意1.0 职责1.1 行政人事部1.1.1 对设有行政人事部行政专员专职管理区域（如深圳办公区及宿舍）：负责房屋租赁申请、费用报销及日常管理；1.1.2对未设有行政人事部行政专员专职管理区域（如各分企业、办事处常驻办公区、宿舍）：负责监督房屋租赁申请、费用报销，和环境卫生。1.1.3 汇总各分企业、办事处租赁情况，每个月定时对租赁房屋做检视，视入住情况安排退租或续租。1.2 营销中心各分企业、办事处销售岗1.2.1负责本管辖区域办公区房屋租赁申请、费用报销及日常管理；1.2.2负责本管辖区域办公区环境卫生管理.1.3 宿舍长（销售岗或服务岗）1.3.1负责本管辖区域宿舍房屋租赁申请、费用报销及日常管理；1.3.2负责本管辖区域宿舍环境卫生管理。2.0 房屋租赁类型房屋租赁类型序号类型备注1纯办公2办公+宿舍3宿舍3.0 房屋租赁申请3.1 房屋租赁申请标准：3.1.1 标准受骗地招聘人员不承诺处理住宿；3.1.2 对于入住人员少或承诺处理住宿人员较少区域，确有保留办事处必需，应考虑租赁办公室而不是宿舍。3.2 行政人事部管辖办公区/宿舍租赁申请3.2.1 新租房或续租（更换地址按新租处理）：由行政人事部以邮件形式提供租房申请表（包含地址、周围环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数），报部门主管、总监审核，总经理同意。3.2.2 对新租办公区，若需工程装修、购置固定资产、办公用具，应在固定资产申购单或办公用具申购单提供装修预算、固定资产、办公用具预算。3.2.3 包含备用金申请和报销按费用管理制度审批权限实施。3.2.4 租赁协议和押金各一式三份，一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。租赁协议和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。3.3 营销中心管辖办公区/宿舍租赁申请3.3.1 新租房或续租（更换地址按新租处理）：由租赁人以邮件形式提供租房申请表（包含地址、周围环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数），报部门主管、总监审核，分管副总同意，报备行政人事部。区域类别面积（平方米）预算限额（元/月）备注一类地域办公区按审批租赁按审批租赁大区经理负责宿舍15平方米/人2200-2500宿舍长负责二类地域办公区按审批租赁按审批租赁大区经理负责宿舍15平方米/人1800-2200宿舍长负责三类地域办公区按审批租赁按审批租赁大区经理负责宿舍15平方米/人1300-1800宿舍长负责3.3.2 对新租办公区，若需工程装修、购置固定资产、办公用具，应在固定资产申购单或办公用具申购单提供装修预算、固定资产、办公用具预算。3.3.3 包含备用金申请和报销按费用管理制度审批权限实施。3.3.4 租赁协议和押金各一式三份，一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。租赁协议和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。3.4 押金和租金支付3.4.1 押金支付额度：最多不超出2个月房租。3.4.2 租金支付频率：深圳房屋租金一律采取月付。异地房屋租金标准上月付或季付，一律不超出（含）季付。4.0 租赁房屋固定资产管理4.1 办公区/宿舍标准配置物品名称单位数量预算（元）使用期限办公区固定资产办公桌张按办公人数按审批采购5年固定资产办公椅把按办公人数按审批采购5年固定资产空调台1按审批采购5年固定资产路由器个150-805年固定资产电热水壶个150-805年办公用具A4纸包按办公需求按实际采购-办公用具中性笔支按办公需求按实际采购-办公用具一次性水杯包按办公需求按实际采购宿舍固定资产高低铁床（含安装运输）张按入住预定人数150-2505年固定资产电热水壶个150-803年固定资产台式风扇台按入住预定人数50-603年固定资产路由器个150-805年办公用具棉被（4-10月不可报销）套按预定人数80-1203年办公用具床上用具（枕头、被毯、床单、席子）套按入住预定人数80-1203年办公用具插座个按入住预定人数10-203年办公用具清洁用具拖把、扫帚、洗厕刷、洗厕剂个各1按实际采购-办公用具一次性拖鞋双501.5-2出差人员配置4.2 固定资产申购4.2.1 固定资产分类：办公设备、办公家俱、研发设备、生产设备。4.2.2 行政人事部管辖办公区/宿舍办公设备、办公家俱申购：由需求部门填写固定资产申购单，经部门主管、总监审批后，由行政人事部统一采购。4.2.3 营销中心管辖办公区/宿舍办公设备、办公家俱申购：由需求部门填写固定资产申购单，经部门主管、总监审批后，办公区由销售岗采购，宿舍由宿舍长采购。4.2.4 研发设备、生产设备申购：由需求部门填写固定资产申购单，经部门主管、总监后审批，由采购部统一采购。4.2.5 资产采购回来后应统一交行政人事部编固定资产。行政人事部应组织采购部门、需求部门完善固定资产申购单验收信息，并开出入库单。4.3 固定资产管理4.3.1 企业购置： 4.3.1.1 办公区：不管使用期限怎样，如发生固定资产丢失，由办公所在地管理责任人或指定相关责任人负担对应损失。损失金额按固定资产原值减去折旧值，财务核实标准后，从工资中扣除4.3.1.2 办公区：不管在使用期限内外，如发生固定资产损坏，由企业负担维修费。4.3.1.3 宿舍：不管使用期限怎样，如发生固定资产或办公用具丢失1. 如固定资产丢失能够确定责任人，由宿舍长指定责任人负担损失；2. 如固定资产丢失无法确定责任人，由宿舍长和企业发觉固定资产丢失时30天内入住宿舍全部些人员（包含固定入住人员和出差入住人员）负担损失；以上固定资产损失金额按物品原值减去折旧值，财务核实标准后，从工资中扣除。4.3.1.4 宿舍：在使用期限内，如发生固定资产或办公用具损坏1. 如固定资产损坏能够确定责任人，由宿舍长指定责任人负担维修费；2. 如固定资产损坏无法确定责任人，由企业发觉固定资产损坏时30天内入住宿舍全部些人员（包含固定入住人员和出差入住人员）负担维修费；在使用期限外，由企业负担维修费。4.3.1.5 宿舍：宿舍长离职交接，请自行查对检验交接单上宿舍固定资产和办公用具。全部丢失及损坏赔偿全部是以现任宿舍长为第一责任人。4.3.1.6 以上固定资产及办公用具，包含企业购入和房东自有。房东自有损失金额，以和房东协商金额为准。4.3.1.7 宿舍：宿舍长离职交接，请自行查对检验交接单上宿舍固定资产和办公用具。全部丢失及损坏赔偿全部是以现任宿舍长为第一责任人。4.3.1.8 以上固定资产及办公用具，包含企业购入和房东自有。房东自有损失金额，以和房东协商金额为准。5.0 环境卫生管理5.1 行政人事部管辖办公区/宿舍5.1.1 办公区：由行政人事部外聘保洁人员做好管辖区域5S。5.1.2 宿舍：由入住人员做好管辖区域5S。为出差人员配置床上用具需每个月由行政人事部清洗一次（宿舍未配置洗衣机干洗费由企业负担）。5.2 营销中心管辖办公区/宿舍5.2.1 办公区：由销售岗外聘保洁人员做好管辖区域5S。5.2.2 宿舍：由宿舍长做好管辖区域5S。为出差人员配置床上用具需每个月由宿舍长清洗一次（宿舍未配置洗衣机干洗费由企业负担）。5.3 宿舍长5.3.1 行政人事部/营销中心管辖区域：采取视频检验。5.3.2 视频检验：行政人事部每个月不定时抽查宿舍5S。接到检验宿舍通知后，宿舍长需在5分钟内（行政人事部需提前确定宿舍长在宿舍）对所在宿舍录制清楚视频并发送给行政主管。宿舍5S评判标准：评定项目合格不合格床上床下衣物鞋袜基础能整理个人床上床下用具1. 出差人员已不入住，曾使用鞋袜未丢弃公共厕所能正常使用1. 异物地面清洁保持清洁1. 地面脏、桌凳乱放、垃圾未清理床上用具清洗每个月正常清洗1. 出差人员使用过未清洗门锁窗玻璃能正常使用1. 有损坏未维修5.3.3 行政人事部每个月将检验结果以邮件形式在企业范围内发送：首次视频检验不合格者，由行政人事部督促宿舍长在两日内改善后复查。后续检验仍不合格，作为判定是否取消宿舍租赁依据之一。5.3.4 宿舍纪律管理：宿舍是给企业职员及出差人员休息场所，严禁宿舍人员未经许可留宿外人。若因留宿外人，造成出差职员无床位入住宿舍，则出差人员入住酒店费用由留宿外人职员负担。5.3.5 离职职员管理：离职职员必需于离职之日起搬离宿舍。6.0 租赁房屋退租6.1 协议到期退租6.1.1 协议到期后，按协议约定退租。返还押金由宿舍长冲账，详见费用管理制度。6.1.2 办公区如因以下情况发生房东扣除押金：6.1.2.1 因企业办公需要破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢扣除押金，由企业负担；6.1.2.2 退租时房屋脏乱，未清理洁净，由企业负担；6.1.2.3 其它情况，需由邮件说明，报部门总监审批，报备行政人事部。由办公所在地管理责任人或责成相关责任人和企业各负担二分之一责任；6.1.3 宿舍如因以下情况发生房东扣除押金：6.1.3.1 破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢，由宿舍固定入住人员均摊，从工资内代扣；6.1.3.2 退租时房屋脏乱，未清理洁净，由退租时30天内入住宿舍全部些人员（包含固定入住人员和出差入住人员）负担；6.1.3.3 其它情况，需由邮件说明，报部门总监及行政人事部经理审批，可按每十二个月20%押金自然损耗，其它部分由由退租时30天内入住宿舍全部些人员（包含固定入住人员和出差入住人员）和企业均摊。6.2 协议未到期退租若因协议未到期退租，造成全额或部分扣除押金：6.2.1 因企业业务需要，协议未到期退租。由管辖区域责任人（办公区由所在区域责任人，其它区域由行政人事部；宿舍由宿舍长负责）以邮件形式退租申请，报部门主管、总监审批，报备行政人事部。所扣除押金由企业负担。6.2.2 非因公需要所产生退租，扣除押金由宿舍长及审批退租直接上司共同负担。6.3 各区宿舍责任人。 部门地域类型责任人上海分企业广东分企业北京分企业 以后发生办公室或宿舍交接，必需有双方确定交接邮件和宿舍或办公室物品交接清单。7.0 相关文件无8.0 相关表单租房申请表房屋租赁费用审批表固定资产申购单