集团公司销售总部库存管理制度样本.doc

*集团企业销售总部库存商品管理制度1目标1.1深入改善库存管理，提升库存商品管理水平。1.2确保企业财产安全、完整。2适用范围2.1适适用于分企业、办事处库存商品入出库管理、仓库现场管理、指令审批管理、库存商品盘点和对帐管理及违规处罚等。2.2二级分库管理制度另行制订。3关键条款3.1库存商品定义库存商品是指存放在分企业、办事处分支仓库、二级分库、维修间、样品间等全部权属公司且纳入库存商品核实彩电、VCD、DVD、数字卫星接收机等商品。3.2库存商品入库管理3.2.1库存商品调入3.2.1.1库存商品由总部调入3.2.1.1.1由分部、分企业市场助理会同办事处仓库监理依据市场情况、仓储容量等要素编制总部统一格式要货计划，经会计、经理审核，分部总经理同意后传行销部计划科批转*储运部办理库存调拨手续。3.2.1.1.2*储运部财务人员凭要货计划和行销部计划科指示开具总部统一格式“出库单”，相关要素填列齐全，承运单位经办人签字后办理提货手续。依据承运单位签字确定出库单，填制“货运收据及运费结算单”，相关要素填列齐全，并将“运费结算联”交承运部门。依据“出库单”，填制“分支仓库发货跟踪单”（见表4.1），传真相关办事处。3.2.1.2库存商品由其它办事处调入按库存商品调拨相关要求实施。3.2.2库存商品验收入库3.2.2.1依据 “分支仓库发货跟踪单”、“库存商品调拨单”（见表4.2）或其它资料，仓库监理兼出纳必需在货物运达当日督促仓储单位办理货物验收入库，并（由仓储单位）填制一式五联“*产品入库单”，货物品名、型号、数量等要素填列齐全。仓库保管、仓库主管、办事处仓库监理署名并加盖仓储单位公章。3.2.2.2依据验货情况：（1）据实填写“分支仓库发货跟踪单”回单，由办事处经理、会计分别签字后传真*储运部；如为其它办事处调入须将要素齐全入库单回传发货办事处。（2）据实填写“分支仓库验货证实单”，由办事处经理、会计分别签字，加盖办事处公章交承运部门作结算运费之用；货物丢失、破损、淋湿情况须具体列明。3.2.2.3办事处仓库监理应在货物验收入库当日依据仓储单位提供“入库单”第二联登记库存商品调拨明细帐。3.2.2.4办事处不得把总部调入或其它办事处调入企业产品，未经仓库验收入库直接调给用户或样品间、维修间。3.3库存商品出库管理3.3.1批发用户出库管理3.3.1.1在用户有款情况下，办事处员工依据分支仓库货源情况，先和用户约定要货计划，要货计划应具体列明要货货物品名、规格、型号、数量、单价、金额等交办事处会计审核无误，经理审批。办事处仓库监理依据要货计划把相关信息输入指令单申请系统，E-mail到总部指令科，待总部批复出库指令后，打印出企业专用“*产品出库指令及发货通知单”，指令申请人、用户代表、会计、经理分别在指令单上署名，依据总部批复出库指令办理出库手续。特殊情况（用户款额足够且要货较急）可先由办事处开具要素齐全“*产品出库指令及发货通知单”并出具由办事处经理、会计共同署名指令单欠条，凭出库单、指令单欠条办理出库，再由仓库监理在二十四小时内将批复出库指令送达仓库并收回指令单欠条。3.3.1.2如用户（未签字提货）要求委派员工将货物直接送达用户指定地点或配货站、邮局等，应按以下程序进行操作办事处必需采取总部统一制作协议文本，事先和用户签署“代办托运协议书”（见表4.3），相关要素填列齐全，双方签字盖章。由员工在“出库指令及发货通知单”用户代表处签具本人真实姓名和提货日期。员工凭“出库指令及发货通知单”到仓库提取冰箱空调等货物，直接送达用户指定地点或配货站。要求用户（配货站、邮局）经办人点数、验收、签字，在出库单“送货联”上详细填写货物收到数量，加盖货物验收单位公章，向用户收取运费。送货完成后员工应立即将出库单“送货联”及送货运费交办事处会计。3.3.1.3用户异地提机依据其它办事处货源情况先和用户约定要货计划，收妥货款后向货源调出办事处传真各要素填列齐全且加盖办事处公章“用户异地提货申请单”，通知货源调出办事处申请出库指令。货源调出办事处仓库监理依据“用户异地提货申请单”提货情况向总部申请调拨类指令（指令单抬头用“调拨-XX办事处”），用户必需在指令单上署名，并在指令单备注栏中注明用户名称及车号等资料。用户所在地办事处财务开具入库单作假入库处理，按要求向总部指令科申请指令，总部批复指令后作假出库处理，据此登记库存商品调拨帐及用户往来帐。3.3.1.4如用户要求先提货后付款，按“担保、抵押管理制度”要求相关条款实施。3.3.2零售直供专柜出库管理3.3.2.1凭总部同意“专柜设置申请表”、“*产品直供商场代销协议书”向行销部申请信用等级。3.3.2.2凭行销部核准信用等级，其中：AAA类专柜铺底额应控制在20万元以内（特大型专柜向行销部申报特批后可增加铺底额，但必需在指令申请单“其它”栏给予注明）。AA类专柜铺底额控制在10万元以内。A类专柜铺底标准上控制在3万元内。3.3.2.3随旺季市场需要，月中许可分部（或分企业）总经理、办事处经理、员工对AAA类、AA类专柜分别在20万、10万元以内担保补货，并逐单报总部同意，但必需以月度结算日铺底额分别降到20万、10万元以内为前提。不然，总部指令科应停止签发该专柜出库指令。3.3.2.4无风险零售专柜一律不予铺底，采取预付货款（或承兑抵押额度内）提货方法。3.3.2.5办事处于行销部核准铺底（或预付货款及承兑抵押）额度内向总部申请指令，凭总部批复指令办理出库手续，用户特定授权人应在出库单上署名。3.3.3非正常提机出库管理3.3.3.1广告机、赠予机、奖品机：由经办人填写“请示汇报单”，会计、经理签具意见，报分部总经理及总部相关部门同意（其中，入分企业、办事处广告费由财务相关审批人同意，入总部广告费由广告部及财务部相关审批人负责同意），凭批件向总部申请出库指令，待批复指令后方可办理出库手续。3.3.3.2火烧机：由中心主任填写“突发事件处理申报表”，报分部总经理、用户服务部总监同意，然后依据批件向总部指令科申请出库指令，待同意后方能办理出库手续。原用户火烧报废机不得再向总部申请退库指令。3.3.3.3专柜演示机：(1)由办事处经理填写“请示汇报单”向总部广告部终端管理科申请，并出具借条，办事处仓库监理凭指示及借条申请指令，总部指令科批复指令后方可办理出库手续。办事处将专柜演示机作固定资产（或低值易耗品）管理。(2) 专柜演示机退回后，经维修主任检测判定附件完整、包装完好、无划伤，可由办事处经理出具请示汇报（附判定汇报）报财务分管副总同意，办事处仓库监理凭批件以演示机申请（负数）退库指令，获同意后增加办事处库存。3.3.3.4个人或仓储单位赔机：因丢机、毁损、其它原因或经审计、片区财务经理确定应由责任人（单位）赔偿，办事处以汇报或理赔证实等申报总部财务副总同意，凭批件向总部申请出库指令，经同意后入责任人（单位）个人往来，并由总部实施扣款。3.3.4库存商品调拨管理3.3.4.1办事处内部库存调拨办事处内部分支仓库调二级分库、样品间、维修间或二级分库、样品间、维修间调分支仓库均由办事处仓库监理向总部申请出库指令，批复指令后方可办理出库手续。办事处样品间和维修间之间库存内部调拨，由办事处仓库监理开具“库存商品内部调拨单”（见表4.4）作内部移库处理，不向总部申请出库指令，但应依据“库存商品内部调拨单”登记库存商品调拨明细帐；展示机和样品间、维修间之间调拨需向总部申请出库指令，办理出入库手续。展示机出库，由办事处经理填制“展示机出库同意单”（见表4.5），经分部及总部同意后（出库时间10天且出库数量在10台以内由分部总经理审批，出库时间超10天或出库数量超10台经分部总经理及行销部同意），方可凭批件办理出库手续。办事处样品间样机总数量应控制在10台以内，同一型号、品名样机只能展示一台，样机保管责任人为仓库监理兼出纳。3.3.4.2办事处之间库存调拨由办事处仓库监理向总部储运部（分部外调货）或分部（分部内调货）申请，经货运总监或分部总经理同意后，由货物调出方凭批件向总部财务部申请指令，待批复指令后方可办理出入库手续。财务部会计科天天依据指令科提交调拨指令制作“办事处库存商品调拨明细表”并挂总部网站，办事处会计必需天天上网查看在途商品调入情况，如发觉其未立即抵达，应立即和调出办事处联络处理。调入办事处于收到商品后，仓库监理应立即办理验收入库手续。同时填“制库存商品调拨单”（回单），商品短少、毁损等相关情况必需列明。然后传真货物调出分企业、办事处。如货物发生短少或毁损必需查明原因并和相关办事处协商处理，并取得一致意见。不然，应专题汇报总部财务分管副总。3.3.4.3办事处库存商品调回总部：按“滞销和不可修复商品返厂管理制度”相关条款实施。3.3.5办事处必需取得全部用户出具“授权提货委托书”（见表4.6），用户办理提货经办人必需在委托书上署名（手写），办事处仓库监理凭此建立完整用户提货管理档案，并按以下条款进行跟踪。3.3.5.1凡用户采取自提或员工送货方法，必需取得用户特定授权人署名或收货凭证。3.3.5.2凡采取配送或邮寄等提货方法，取得配送站或邮局经办人签字及加盖公章收货凭证后即可。3.3.6任何用户提货或退货，假如既提（退）彩电又提（退）音响（背投、数字电视）等类型产品必需分类型申请出库（退机）指令。3.4用户换机管理3.4.1办事处可从分支仓库提取20台好机作为用户换机周转机。3.4.1.1维修文员从分支仓库提取周转机入维修间或换取坏机经修复后入分支仓库，必需按要求办理出入库手续并向总部申请（出入库）指令，严禁随意给用户退换机或将周转机无指令借给用户。3.4.1.2周转机管理责任人为办事处维修主任，其发生串号、短少或换机后产生滞销、不可修复、报废而造成损失由维修主任或相关责任人全额赔偿。3.4.2用户因产品质量问题要求换机，由维修主任填制“差异换机申请汇报”，报片区技服经理及总部用户服务总监同意（其中：换机差价损失在300元以内报片区技服经理同意，换机差价损失在300元以上报总部用户服务总监同意）。3.4.3用户换机金额大于零（出库机大于退机金额），汇报同意其差价由用户负担或换机金额小于零（出库金额小于退机金额），差价应退给用户或退换机金额相等，统一以“零售”户申请指令。3.4.4用户换机金额大于零，汇报同意其差价由维修步骤费用负担或用户换机金额小于零，差价冲减办事处维修步骤费用，统一以“换机差价”户申请指令。3.4.5零售用户换机差价大于零（出库金额大于退机金额）只申请一张指令单，如差价小于或等于零必需按提机和退机分别申请指令。3.4.6向用户收取换机差价，必需开具总部统一格式“收款收据”，向用户以现金支付退机差价，必需取得用户出具“收款收据”。3.5用户退机管理3.5.1批发用户退机3.5.1.1对用户10台以内售前机、或质量坏机退货，须由用户开出“退机发票”或“退货折让证实单”，经维修主任检验符合退机条件并出具“返修机检验汇报单”。办事处凭以上附件向总部申请退机指令，待总部批复退机指令后方可办理退机入库手续。同时取得货物保管人员（仓库保管员或维修文员）签字确定。3.5.1.2对批发用户10台以上售前机因质量问题需退货，除按第一条要求提供相关附件外，由仓库监理依据“返修机检验汇报单”、“用户退机发票”或“退货折让证实单”向总部行销部递交退机汇报，经行销部审批后再向总部指令科申请退机指令，待总部批复（退机）指令后方可办理退机入库手续。同时取得货物保管人员签字确定。3.5.2零售直供专柜用户退机3.5.2.1专柜未开具发票委托代销商品退机，由商场开具“商返单”经维修主任检验符合退机条件后开具“返修机检验汇报单”（经理、会计署名），办事处仓库监理凭此向总部申请退机指令，待总部批复退机指令后方可办理退机入库手续，同时取得货物保管人员签字确定。3.5.2.2专柜已开具发票委托代销商品退机，除推行第上项要求全部手续外，还应取得用户开出“退机发票”或“退货折让证实单”。不然，不能办理退机入库手续。3.5.3用户退机：依据用户退机申请，经技服主任检验符合退机条件并签具意见报总部用户服务总监同意后方能够“零售户”（按当月开单价或同意价）申请退机指令，指令批复后由仓库监理办理入库手续，退机价款（凭用户出具收据）由出纳以现金支付。3.6用户送货费用管理 用户要求办事处送货，标准上应根据当地运价计算运费并向用户全额收取。3.6.1由办事处会计单独填制总部统一格式“收款收据”（在备注栏注明运费及计算结果）交员工，员工将货物送达用户指定地点后向用户收取，并请用户在收款收据上签章。业务员返办事处后应立即将收据及款项交办事处出纳存入银行汇总部，对应冲减办事处运输费用。3.6.2少数办事处用户不愿意支付送货运费，办事处经理及相关员工应立即和会计协商取得一致意见，由会计建立备查登记簿给予登记并跟踪。3.6.3已经配置送货车办事处，凡因用户送货发生汽油费、修理费、司机工资等费用，根据总部要求费用管理制度报支入帐。3.7库存现场管理 办事处仓库监理应常常不定时地检验仓库是否有白条或无指令出库；检验仓库防水、防火、防盗、防潮湿、防污染等到设施是否齐全；检验仓库保管帐是否真实、正确、立即、完整地进行登记；检验库存商品堆放是否整齐、规范等。如仓储单位有违反仓储保管协议行为应督促其快速整改，仓储单位私自变卖或处理商品或仓库存在较大安全隐患等关键事项必需专题向财务分管副总汇报。3.8指令审批管理3.8.1审查指令申请单各要素（指令申请日期、用户编码、用户性质、用户名称、用户回款资料等）填列是否齐全；出库货物型号、型号编码、单价是否正确。3.8.2审查相关附件是否齐全，附件各要素填写是否完整、合规。3.8.3审查专柜发货是否控制在总部要求铺底额度内。3.8.4对用户担保提货，首先应该查明担保责任人担保权限及额度是否符合总部要求，手续是否完备。3.8.5凡办事处申请出入库指令不符合总部要求，应按以下措施进行处理。3.8.5.1属“指令申请单”所附商返单、担保协议书等附件填写不完整应在当日通知（原申请指令）办事处补齐相关手续后才予审批指令。3.8.5.2属“指令申请单”价格、用户往来、欠款原因等填写不正确，产品型号、型号编码、单价错误，指令审批人在指令申请单上注明原因退回办事处修改。3.8.5.3对用户担保、抵押手续不全，不符合总部政策一律不能签发出库指令，指令审批责任人必需严格把关。3.8.5.4对办事处会计（出纳）不认真、不负责、不懂相关政策等人为原因造成指令无法审批要进行登记，报科室主管审核后转综合科考评。3.8.6正常情况下，办事处当日申请出库指令，指令科应在当日审批完成，不得无故拖延。3.9库存商品盘点及对帐管理3.9.1每个月末最终一天，办事处仓库监理应将当月发出库存商品出入库单全部登记入帐并结出库存商品各存放地点每一型号期未结存数量。3.9.2次月第一天，办事处会计、仓库监理应对分支仓库、维修间、办公室属企业库存商品进行全方面根本盘点。编制“分支仓库存货盘点汇总表”（加盖仓储单位公章）、“*维修间和办公室属企业冰箱空调产品汇总表”（参与盘点人员签章）。3.9.3盘点完成，应将办事处库存调拨帐面数量和仓库盘点实存数量、仓库保管帐面数量逐型号进行查对，找出差异原因，依据不一样情况作出对应帐务处理。并将“*分支仓库存货盘点汇总表”、“*维修间和办公室属企业冰箱空调产品汇总表”一并交办事处会计审核后纳入办事处财务月报表体系寄回总部稽核科。3.10违规处罚3.10.1办事处相关人员（会计、仓库监理或其它人员）无款、无指令出库；虚报用户欠余款，虚填专柜用户担保额等骗取总部指令；假冒用户署名将货物提走私自变卖、处理，并将款项据为己有；和用户串通骗取企业货物后私分等，均属严重违规或违法犯罪行为。除责成责任人立即追回出库损失外，还将按集团相关要求实施严厉处罚。组成犯罪由集团法律事务部提请司法机关立案侦查，追究其刑事责任。3.10.2办事处相关人员有款出库超出二十四小时补指令，不按总部相关要求办理用户退（换）机及库存商品内部调拨手续，未建立完整用户档案，库存商品未按时进行盘点、对帐并查出帐实差异原因，仓库现场管理混乱或存在其它违规行为，按集团相关要求实施处罚。