畅想外贸邮件综合管理系统使用新版说明书.docx

目录1 简介41.1 登陆41.2 页面框架51.3 退出52 配置管理62.1 标签管理62.2 样本模板62.3 总邮箱管理72.4 个人邮箱管理102.5 群发设置122.6 信纸管理142.7 签名管理152.8 归并规则152.9 管理控制163 邮件管理173.1 组织架构区173.1.1 检索183.1.2 组织架构视图183.2 邮件管理区183.2.1 检索183.2.2 视图193.2.3 收件箱193.2.4 发件箱203.2.5 审批箱203.2.6 已发送邮件203.2.7 垃圾邮件203.2.8 已删除邮件203.2.9 草稿箱203.2.10 群发箱203.2.11 内部203.2.12 查询文件夹203.2.13 归档文件夹213.3 邮件操作区213.3.1视图213.3.2 过滤213.3.3 查找213.3.4 快捷操作223.3.5 邮件预览223.3.6 标签整理233.3.7话题243.3.8 链接253.3.9 提醒263.3.10 备注273.3.11 报告273.3.12 跟踪283.3.13 快速回复283.3.14 名片操作293.3.15 时区294 基本操作304.1 新建、发送邮件304.1.1 发件人304.1.2 收件人314.1.3 内部抄送314.1.3 定时发送324.1.4 附件324.1.5 文档324.2 查看334.2.1 暗送334.3 插入344.3.1 文件中的文本344.3.2 横线344.3.3 图片354.3.4 屏幕截图354.3.5 签名354.3.6 样品资料354.4 表格364.5 工具374.5.1 检查姓名374.5.2 设置优先级374.5.3请求阅读回执374.5.4 跟踪收件人阅读情况374.5.5 标签384.5.6 链接384.5.7 快速文本384.6 再次发送邮件394.7 回复邮件404.7.1 答复发件人404.7.2 全部答复404.8 转发邮件414.9 分发邮件414.10 邮件群发424.11 接收邮件434.12 远程管理434.13 总垃圾箱管理444.14 选项454.14.1 常规454.14.2阅读464.14.3撰写465.14.4 高级461 介绍1.1 登录 进入畅想外贸业务管理系统，点击主界面右上方邮件管理进行登录，图1。图 11.2 页面框架 登陆成功后，进入邮件管理主界面，框架分为四部分：1.菜单导航区、2.组织架构区、3.邮件管理区、4.邮件操作区，图2。图 21.3 退出 在邮件页面右上方，用户能够轻易找到退出按钮或 。2 配置管理 点击菜单栏-工具-配置管理，用户可进行邮件配置管理2.1 标签管理 标签管理是方便用户对邮件进行标签分类工具，在标签管理空白处右键点击新建，用户可自定义标签表示内容、颜色及快捷键，此项配置针对组织架构内全部用户，图3。图 32.2 样本模板 样本模板是发送邮件时，邮件系统可从业务系统快速调入产品资料各项信息模板，此项配置针对组织架构内全部用户，导入时需填写名称为“样品推荐”，模块选择“产品资料”，图片尺寸“150*150”，图4。图 4%ItemNo%产品编号； %Barcode%产品条码；%Photo%产品图片； %CHNItemName%汉字品名；%ENGItemName%英文品名； %CHNSpecification%汉字规格；%ENGSpecification%英文规格； %UserDefaultField17%备用字段；%SalesPrice%外销单价； %PurchasePrice%采购单价；%Unit%计量单位； %ItemConstruction%产品组成；%HSCode%海关编码； %Rebate%退税率；%StorageLocation%存放位置； %PageNO%样本页码；%DevelopDate%开发时间； %LastRecommend%最近推荐； %LastSend%最近寄样； %LastQuotation%最近报价；%LastTradedDate%最近成交； %CHNMemo%汉字说明；%ENGMemo%英文说明；2.3 总邮箱管理 总邮箱管理是企业多用户使用同一邮箱进行收发管理模式，此项配置针对组织架构内全部用户，图5。图 5配置步骤:1.在总邮箱空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及总邮箱Email地址。2.在服务器页面配置总邮箱POP3、SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时在高级页面复核POP3和SMTP端口是否和邮箱服务提供商提供端口吻合及是否需要进行SSL安全连接需要，最终做账户测试以确保配置正确性。图6。图 6注：如须使用多个POP用户端接收邮件（如同时在用畅想邮件和Foxmail），必需保持“在服务器上保留副本”为选中状态，不然一旦畅想邮件收件成功，邮件服务器上邮件也就随之删除了，将造成其它POP用户端无法接收邮件！图 73. 在用户页面点击新建将需要使用该总邮箱用户进行添加，并配置好收、发权限，最终将点击邮件分配方法，对此总邮箱能够有“共享”“随机分配”“机会均等”三项邮件自动分配规则，图7。4.在规则页面，可更深入制订分配规则，如总邮箱收到邮件根据“用户拥有者”进行分配，则只需点击新建，依据用户需要将实施动作选择“用户拥有者”即可！图8。图 82.4 个人邮箱管理 个人邮箱管理是针对每个用户个体邮箱进行管理模式，此项配置针对组织架构内每个独立用户，不适适用于全部用户，图9。图 9配置步骤:1.组织架构树上选择要配置个人邮箱用户，在个人邮箱管理空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及个人邮箱Email地址;2.在服务器页面配置总邮箱POP3、SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时在高级页面复核POP3和SMTP端口是否和邮箱服务提供商提供端口吻合及是否需要进行SSL安全连接需要，最终做账户测试以确保配置正确性。图10； 图 10注：如须使用多个POP用户端接收邮件（如同时在用畅想邮件和Foxmail），必需保持“在服务器上保留副本”为选中状态，不然一旦畅想邮件收件成功，邮件服务器上邮件也就随之删除了，将造成其它POP用户端无法接收邮件！3.在规则页面，可更深入制订分配规则，如个人邮箱发送邮件须抄送给其它用户，操作图11。图 112.5 群发设置 群发设置是专为开发用户、节日祝福等商务需要而存在，因为垃圾邮件壁垒存在，很多群发邮件送达率并不是很高。为了最大程度提升群发送达率，我们提供群发数量时间间隔设置，多邮箱轮换群发设置等主动方法，图12。图 12图 13配置步骤:1.组织架构树上选择要配置群发邮箱用户，在个人邮箱管理空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及群发邮箱Email地址;2.在服务器页面配置总邮箱SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时复核SMTP端口是否和邮箱服务提供商提供端口吻合及是否需要进行SSL安全连接需要，最终做账户测试以确保配置正确性，图13。 2.6 信纸管理 信纸管理是将组织架构内部全部用户发送、回复、转发格式进行统一、规范化工具，此项配置针对组织架构内全部用户，图14。图 14 信纸能够设置字体大小、颜色，在模板正文单击右键能够插入图片、背景、表格，能够经过打开对已经设置好模板进行加载信纸，也能够插入对应宏， 图15，每个宏有不一样作用。光标位置：新建邮件时，光标定位位置；发信人署名：新建邮件时，显示发件人邮箱前面内容；发信人地址：新建邮件时，显示发件人邮箱地址；回复名字：显示发件人邮箱前面内容；回复地址：显示发件人邮箱地址；收件人名字：显示收件人邮箱前面内容；收件人地址：显示收件人邮箱地址；目前日期：显示目前日期；目前时间：显示目前时间；图 152.7 署名管理 署名管理是用户在邮件交往过程中关键名片展示方法，此项配置针对组织架构内全部用户，图16。图 162.8 归并规则 归并规则可将用户事先配置好规则进行邮件归并归类，此项配置针对组织架构内每个独立用户，不适适用于全部用户，配置效果图17。图 172.9 管理控制 管理控制是将每个独立用户多种相关邮件操作加以规范、控制管理配置工具，此项配置针对组织架构内每个独立用户，不适适用于全部用户，图18。审批设置：用户可自定义发件类型、审批条件、审批人来简单配置所需审批邮件对象。图 183 邮件管理 在菜单栏功效-辅助管理，点击邮件管理，进入到邮件管理主界面。邮件管理主界面是对邮件进行收发和管理工作平台，图19。图 193.1 组织架构区 将企业组织架构内组员和组员所属用户有序进行组合展现，用户邮件和用户邮件无缝关联完美表现“以用户为中心”理念。3.1.1 检索 可键入关键词进行用户模糊检索，快速定位检索结果用户，图20。图 203.1.2 组织架构视图 在组织架构区任意位置右键点击选项，可对用户名称显示作自定义设置，可对用户显示分组进行自定义设置，图21。图 21 3.2 邮件管理区3.2.1 检索 可键入关键词对邮件管理目录树进行快速模糊搜索。图22。图 223.2.2 视图 依据用户操作习惯，可选择Outlook模式和Foxmail模式，图23。 图 233.2.3 收件箱 用来存放收到、属于登录用户本人邮件，文件夹后显示数字为未读邮件数目，“新用户”表示该用户Email还未建档，“老用户”表示该用户Email已建档。3.2.4 发件箱 用来存放用户等候发送邮件，“待批箱”用来存放用户等候审批发送邮件，“已批箱”用来存放用户审批经过且还未发出邮件，“退回箱”用来存放等候审批发送且被上级退回邮件。3.2.5 审批箱 用来接收存放需要审批邮件。3.2.6 已发送邮件 用来存放用户已经发送完成邮件。3.2.7 垃圾邮件 用来存放用户自定义垃圾邮件。3.2.8 已删除邮件 用来存放已删除（非物理删除）邮件。3.2.9 初稿箱 用来存放用户还在撰写、还未定稿邮件。3.2.10 群发箱 “发件箱”用来存放群发但未发送完成邮件，“已发送邮件”用来存放群发发送完成邮件，“初稿”用来存放群发未达成发送要求邮件。3.2.11 内部 用来存放使用企业内部帐套接收、发送邮件。3.2.12 查询文件夹 是用户对邮件不一样个性化分类视图展现。用户点击“查询文件夹”右键新建，即能够对目前用户拥有全部邮件进行个性化条件文件夹分类，图24。图 243.2.13 归档文件夹 是用来存放用户自定义邮件归档规则并实施归档后邮件(具体归档规则设置见工具配置篇)。3.3 邮件操作区 3.3.1视图 可依据用户习惯及用途展示邮件，图25。图 253.3.2 过滤 可依据用户需求，定义、缩小邮件查看范围，图26。图 263.3.3 查找 可依据用键入检索关键字，进行模糊查找邮件，图27。图 273.3.4 快捷操作 为了尽可能缩短用户操作路径并提升操作体验，我们很贴心为用户准备了在不改变焦点情况对邮件“只读/未读”“垃圾邮件”“星标邮件”“标签邮件”等进行直接操作，快捷键操作（快捷键设置在后续工具配置讲解），图28。图 283.3.5 邮件预览 用户可在不打开邮件情况下对邮件内容进行预览，图29。图 293.3.6 标签整理 用户可依据对邮件标签设置，点击对应标签，系统自动将相关该标签邮件过滤整理，方便、高效，并能够随时回退到上一个视图界面，不致浏览次序被无故打乱！图30。图 303.3.7话题 用户能够对相同话题邮件新聚合展现，如一些用户相关某个话题往来邮件，便于用户从脉络上了解整个过程，图31。图 313.3.8 链接 用户依据邮件内容，任意将业务系统中数据和邮件进行关联，由此增强业务、邮件黏度，图32。图 323.3.9 提醒 用户可依据邮件内容，建立对应提醒内容，提醒对象能够是自己，也可是其它任何在系统范围内同事，以免因时间问题耽搁用户工作进度，图33。图 333.3.10 备注 用户可依据邮件实际情况，对不一样邮件进行自定义备注,图34。图 343.3.11 汇报 用户可随时查看群发件发件状态及其它具体情况群发汇报，图35。图 353.3.12 跟踪 用户能够查看对方收件并阅读具体统计，方便掌握商务进度，图36。图 363.3.13 快速回复 用户可在不打开邮件情况下，在邮件预览界面进行快速回复动作，图37。图 373.3.14 名片操作 用户可在邮件预览界面对用户名片进行邮件编写、查看往来邮件、将Email添加至新用户或老用户，图38。图 383.3.15 时区 用户可经过时区查看用户发送邮件当地时区时间，图39。图 394 基础操作4.1 新建、发送邮件在菜单栏点击“新建”（或文件-新建）来编辑新邮件，系统会弹出新邮件撰写框。4.1.1 发件人 分两种形式，内部邮箱是经过组织架构内组员用户名进行接收、发送一个快速、安全邮件模式；外部邮箱则是传统经过Email地址在互联网范围内常规邮件模式。图40。图 404.1.2 收件人 在“收件人”栏输入对方Email地址，多个收件人则以回车间隔输入即可。或经过点击“收件人”（抄送亦如此），系统会弹出联络人选择框供用户选择，图41。图 41注：如系统在邮件编辑过程中因不可抗力原因造成系统异常关闭，那么系统会自动检测未编辑完邮件，在用户点击新建时弹出图42提醒。图 424.1.3 内部抄送 用户可经过点击“内部抄送”按钮轻易选择被抄送组织架构内单个对象、整个部门或是某个特定自定义用户组对象，快速，方便，高效！图43。图 434.1.3 定时发送 用户编写好邮件可进行定时发送，在特定时间发送有利于掌控商务节奏，图44。图 444.1.4 附件 用户可选择随附邮件辅助说明材料文档。4.1.5 文档 用户可直接从文档管理获取文件并作为附件随邮件发送，图45。图 454.2 查看4.2.1 暗送 出于某种特殊情况，不期望一些收件人看到一些收件人地址，那么就需要使用暗送来实现。菜单栏点击查看-全部邮件标头，即可显示暗送行，用户可直接输入Email地址或点击“暗送”来选择发送对象，图46。图 464.3 插入 该功效列表可提供多路径数据结合，图47。图 474.3.1 文件中文本 用户可选择*.txt格式文件，系统将自动读取文件内容到正文。4.3.2 横线 用户可将其作为段落分隔符使用。4.3.3 图片 用户可导入图片到正文。4.3.4 屏幕截图 用户可直接截图，系统同时将截图自动嵌入至正文。4.3.5 署名 用户可手动插入在配置管理中设置好署名，也可默认插入。4.3.6 样品资料 用户可经过在配置管理中设置好样本模板，直接调入产品资料至邮件正文，图48。图 484.4 表格 用户可依据实际需求进行任意表格插入，编辑，图49。图 494.5 工具图 504.5.1 检验姓名 当用户编辑完成邮件，准备发送之前，可使用该功效进行Email地址防错检验，以免发生对方无法收取邮件情况。4.5.2 设置优先级 用来标识邮件关键程度，以提醒收件方对此表示重视。4.5.3请求阅读回执 用户设置回执，来确定对方已收到并已阅读。4.5.4 跟踪收件人阅读情况 当用户发送邮件之前，点击“跟踪”，意味着用户能够跟踪到对方收取邮件阅读时间、地点等信息，图51。图 514.5.5 标签 用户可依据邮件内容贴不一样标签，方便邮件聚合管理。4.5.6 链接 用户可依据邮件内容链接业务系统相关模块统计，而且可随时打开该链接内容，图52。图 524.5.7 快速文本 是为统一企业发件格式，分享商务技巧工具。用户可创建多种快速文本模板，不一样用途、场所使用不一样文本模板，或是分享给同事，方便且格式统一，图53。图 534.6 再次发送邮件 重新发送一个已发送过邮件。能够针对原先已经发送过邮件（通常在已发送邮件箱里找到它）再进行编辑，对内容或地址做出修改后再作为一封新邮件重新发送。步骤：选择一封邮件，右键点击“再次发送”。图 544.7 回复邮件4.7.1 回复发件人 单独回复发件人。图 55步骤：选择一封邮件，右键点击或菜单栏点击“回复发件人”。4.7.2 全部回复 回复收件、抄送、暗送全部些人。图 56步骤：选择一封邮件，右键点击或菜单栏点击“全部回复”。4.8 转发邮件图 57 需将邮件转发给其它人，选中某封邮件右键点击“转发”。弹出邮件编辑器窗口将包含了原邮件内容，假如原邮件带有附件话，也会自动附上，也能够编辑修改邮件内容。在“收件人”中输入邮件地址，点击“发送邮件“即可。4.9 分发邮件 用户能够将收到邮件分发给不一样组织架构内其它用户。步骤：1.选中一封或多封邮件,右击鼠标，在弹出菜单栏中或右键选择 “分发”。2.在弹出框中点击“分发”，选择分发对象。3.在弹出框中点击“实施”立即邮件分发出去了。图 584.10 邮件群发邮件群发意义：为表现尊重用户，不至于在对方收到邮件看到收件人里有一大堆不认识人而产生厌恶，所以我们在处理群发时，对方收到该邮件后，收件人栏中只会显示各自邮箱地址，其它用户邮箱地址不会显示出来，也对用户邮箱有了一个安全性保障。步骤：1.在菜单栏点击文件-新建群发。2.填写专题、是否追踪等操作。3.在收件人填写或点击从联络人列表中选择群发对象Email。4.填写正文，能够从插入%ContactName% ，该宏只对用户资料中存在邮箱才会被应用。5.发送邮件。图 594.11 接收邮件 用户假如在系统中设置有多个邮箱，能够经过“接收/发送“ 按钮下拉框来选择收取某个邮箱邮件。假如直接点击“接收/发送“ 按钮，则系统会收发该用户设置全部邮箱邮件。收发完成后，程序右下方会弹出邮件收发信息框。图 604.12 远程管理 远程管理是从服务器邮箱中收取邮件头信息，可对邮件进行收取、删除等操作 。步骤：1.在菜单栏中点击“远程管理”，弹出”远程邮箱管理“窗口，自动收取对应邮箱中新邮件头信息。2.选择要操作邮件，并确定对这些邮件要实施动作，如：“收取”“暂不收取”“永不收取”“收取并删除”“删除”。3.点击“实施”，系统将实施第2步选择动作。图 61注：“暂不收取”是指此次不收取，下次使用远程管理时默认还会列出来。而“永不收取”后则是将邮件视为旧邮件，用远程管理默认不会列出来（经过点“全部邮件”按钮能够列出来），而且在日常收取邮件时也是不会收下来。4.13 总垃圾箱管理 在菜单栏点击工具-总垃圾箱管理。系统默认管理员拥有对总垃圾箱管理，可对组织架构内全部用户实施删除邮件实施“恢复“和”根本删除“功效。注：通常见户需要在其对应角色中分配权限，才有“总垃圾箱管理“功效。图 624.14 选项 在菜单栏中点击工具-选项，可依据用户操作习惯配置邮件系统。图 634.14.1 常规 可设置系统开启时动作，如：开启时就发送和接收邮件；发送和接收邮件频率；收到新邮件是否发出声音；发送和接收邮件自动弹出浮动框消失时间；邮件管理区展示邮件视图。4.14.2 阅读 可设置系统阅读标识及阅读回执方法。4.14.3 撰写 可设置编辑邮件字体、颜色及是否需要跟踪、回执功效。4.14.4 高级 可设置邮件缓存位置，以免因默认C盘妨碍用户收发件。 可设置邮件托管自动回复。图 645 版权信息 本说明书信息如有变动，将会另行通知。此处所包含企业名、产品名、人名、人物或数据若非特殊申明，均属虚构，决不代表任何真正个人、企业、产品或事件。遵守全部已生效著作权法是用户义务。未经畅想软件开发明确书面许可，不得为任何目标、以任何手段（电子或机械）复制或传输本文档任何部分。 本文档可能包含畅想软件开发专利、专有产品、商标、版权或其它知识产权，除非得到畅想软件开发明确书面许可协议，本文档不授予使用这些专利、专有产品、商标、版权或其它知识产权任何许可协议。Microsoft、ActiveX、MS、MS-DOS、Windows 和 Windows NT 是 Microsoft 企业在美国或其它国家（地域）注册商标或商标。 本文档所包含其它产品和企业名可能是各自对应全部者商标。畅想软件开发保留一切权利。6 Q&AQ:部分常见邮箱POP3地址是什么？A:以下是部分非自有邮箱域名邮箱配置参考信息。邮箱名称POP3及SMTP地址配置说明Outlook&HotmailPOP3: pop-SMTP: smtp-1.POP3、SMTP及POP功效开启配置说明链接2.POP3和SMTP“此服务器要求安全连接（SSL）”必需开启；alibabaPOP3: SMTP: 1.假如想要收取以往邮箱，必需登陆网页邮箱，在设置-常规-收发邮件-选择“全部邮件启用POP，包含已经下载邮件”。Q:为何第一次邮箱配置好了，测试无法经过、无法收取邮件?A:1.检验POP3和SMTP地址是否正确，检验用户名密码是否正确； 2.登陆网页邮箱，查看POP功效是否开启； 3.登陆网页邮箱，检验该邮箱POP功效是否需要验证安全连接SSL（通常可经过邮箱帮助里找到答案，如Outlook和Hotmail就需要开启安全连接）Q:为何邮箱配置好，测试也经过，但只能收到当日以后或特定时间以后邮件?或用户使用其它POP收发工具（foxmail等）收过邮件，我们就无法再次收取邮件？A:登陆网页邮箱，查看收件规则里是否被设定为类似“从现在所收取邮件启用POP(多个用户端时只收取最新邮件)”和“只收取最近XX天邮件”，选择“全部邮件启用POP.”即可。如：alibaba、Gmail全部采取了类似方法。