销售业务内部控制模块-.ppt

1销销售售业务业务主要主要环节环节（一）（一）编制制销货通知通知单（销售部售部门）顾客客订单（确定能供（确定能供货）填制填制销货通知通知单（二）批准（二）批准赊销（信用管理部（信用管理部门）（了解分析信用状况）（了解分析信用状况）销货通知通知单（签署意署意见）（三）（三）发货（仓储部部门）经信用部信用部门核准后的核准后的销货通知通知单（发货）（四）运（四）运货（运（运输部部门）填制填制发货单（连续编号，出号，出货依据、依据、财务和和仓库记录依依据、开据、开发票依据）票依据）开票部开票部门（财务）2（五）开具（五）开具销售售发票（票（财会部会部门）审核核顾客客订单、销售通知售通知单、发货单无无误开开发票票（预先先编号，存根、号，存根、记账、客、客户、销售售等）等）（六）（六）记录销售售业务（财会部会部门）发票票记账联编制制记账凭凭证（七）收款（出（七）收款（出纳）（八）（八）处理理销货退回退回3内部控制要素分析内部控制要素分析一、控制一、控制环环境境二、二、风险评风险评估估三、控制活三、控制活动动四、信息与沟通四、信息与沟通五、内部五、内部监监督督4一、控制一、控制环境境1.公司治理公司治理结构构2.机构机构设置和置和权力配置力配置3.内部内部审计4.人力人力资源政策源政策5.企企业文化文化6.法律法律环境境5二、二、风险评风险评估估1.风险识别2.风险评估估3.风险应对策略策略 （风险规避、避、风险降低、降低、风险分担、分担、风险承受）承受）6二、二、风险评风险评估估切入点：切入点：1.接受接受顾顾客客订单订单2.批准信用批准信用 3.按按销售售单发货，装运，装运货4.向向顾顾客开具客开具账单账单5.记录销记录销售售6.办理和理和记录现金、金、银行存款收入行存款收入7.办办理和理和记录销记录销售退回、折扣、折售退回、折扣、折让让8.注注销销坏坏账账71.接受接受顾顾客客订单订单1）客）客户户是虚假的？是虚假的？2）所接受的）所接受的订单订单不符合企不符合企业标业标准准？3）接受了企）接受了企业库业库存无法存无法满满足的足的订单订单？82.批准信用批准信用 1）合同）合同审审批人未按批人未按规规定价格和信用定价格和信用标标准准审审核。核。2）销销售售业务业务、信用、信用检查检查和信用和信用额额度度审审批同一批同一人人负责负责。93.按按销售售单发货，装运，装运货1）未）未经经授授权权人人员进员进入企入企业仓库进业仓库进行有关的出行有关的出货业务货业务。2）仓库仓库人人员员未未经经批准擅自批准擅自发货发货。3）冒）冒领领或或发货错误发货错误。104.向向顾顾客开具客开具账单账单1）发发票没有票没有连续编连续编号。号。2）虚构交易）虚构交易连续连续开具开具发发票。票。3）没有按批准的价目表开具）没有按批准的价目表开具发发票。票。115.记录销售售1）销销售的确售的确认认金金额额、期、期间间不正确。不正确。2）货币资货币资金未能及金未能及时时送存送存银银行，行，现现金被挪用。金被挪用。126.处处理理销销售退回和折售退回和折让让1）退回的商品未及）退回的商品未及时入入账、入、入库。2）销售折售折让未未经审批。批。137.注注销销坏坏账账1）执执行坏行坏账处账处理的人未理的人未经经授授权权。2）无法收回的）无法收回的货货款款证证据不真据不真实实。3）批准注）批准注销销坏坏账账理由不当。理由不当。14三、控制活三、控制活动动1.职责职责分离控制分离控制2.订单控制制度控制制度3.销售价格政策控制制度售价格政策控制制度4.批准批准赊销控制制度控制制度5.供供货与装运与装运货物控制制度物控制制度6.销售售发票控制制度票控制制度7.收款收款业务控制制度控制制度8.退退货业务控制制度控制制度151.职责职责分离制度分离制度1）接受客接受客户订单与与负责最后最后核准付款条件核准付款条件人人员的的职务相分离。相分离。2）将）将办理理销售、售、发货、收款三、收款三项业务的部的部门分分别设立，明确各自的立，明确各自的职责与与权限。不得由同一部限。不得由同一部门或个人或个人办理理销售与收款售与收款业务全全过程。程。4）接受）接受订单人人员不能同不能同时负责发出商品工作。出商品工作。5）开具）开具发票人票人员不能同不能同时负责发票的票的审核工作。核工作。161.职责职责分离制度分离制度1）销售部售部门 编制销货通知书 作为信用、仓库、运输、开票及收款 等部门履行责任的依据。2）信用部信用部门批准赊销通过对顾客会计报表的审查或向其他信用机构查询，批准是否向顾客赊销。3）仓库部部门发货根据信用部门批准或出纳部门的收款证明、核准销售单发货4）货运部运部门运货货运文件须按顺序编号，并计入送货登记簿，应持有出门证。5）会会计部部门开票核对装运凭证、经批准的销售单、经批准的销售商品价目表后开票。6）出出纳部部门收款由独立于销售收入，应收账款记账的人员收款。7）高高层管理部管理部门坏账处理坏账冲销经批准，且仍需登帐管理，以便提后追索。8）内内审部部门内部审计定期寄发对账单并及时清查差异，并进行账龄分析。172.客客户订货单户订货单控制控制有成交有成交记录的客的客户：关注数量。（突破：关注数量。（突破历史史记录，要求提供近期的，要求提供近期的财务报表，决定是否接表，决定是否接受。）受。）新客新客户：提供能：提供能够证明明资信情况的信情况的资料及料及报表。表。183.折扣与折折扣与折让让控制控制商商业折扣：不同数量、品种的比例折扣：不同数量、品种的比例现金折扣：适用的范金折扣：适用的范围及不同支付及不同支付时间的比例的比例由由最高管理部最高管理部门批准。批准。偶偶尔发生的折生的折让：派人核：派人核实，特定情况下，特定情况下给予予折折让。194.发货发货与与销销售控制制度售控制制度发货通知通知单控制。控制。销售部售部门编制。制。仓库部部门取得取得发货通知通知单后，按要求后，按要求发货。运运输部部门根据根据发货通知通知单，装运，装运单发货。205.销销售售发发票控制制度票控制制度1）发货通知通知单等等连续编号号（完整性）（完整性）2）检查发票所列票所列货物数量物数量 发货单实发数量数量3）发票价格票价格 信用和信用和销售部售部门批准批准的价格的价格4）定期所有）定期所有发票加票加总合合计 应收收账款款销货合合计216.收款控制收款控制1）销售收入及售收入及时入入账，不得，不得账外外设账，不得，不得擅自坐支擅自坐支现金。金。销售与收款售与收款职能能应当分开，当分开，销售人售人员应当避免接触当避免接触现金。金。2）建立）建立应收收账款款账龄分析制度和逾期分析制度和逾期应收收账款催收制度。（信用部款催收制度。（信用部门）3）对已注已注销的坏的坏账进行行备查登登记，做到，做到账销案存。收回已注案存。收回已注销的坏的坏账应及及时入入账。（。（财务经理授理授权）4）定期与客）定期与客户核核对往来往来账款，如有不符，款，如有不符，应查明原因及明原因及时处理。理。227.退退货业务货业务控制控制1）清点）清点货物。物。验收，清点，收，清点，检查。(收收货部部门)2）填制退）填制退货接收接收报告。客告。客户名称，退名称，退货名称、数量、名称、数量、日期、退日期、退货性性质、原始、原始发票号、价格及退票号、价格及退货理由。理由。3）调查原因。（原因。（顾客服客服务部部门）4）核准退）核准退货。退。退货理理赔（销售部售部门）5）调整整记录。根据。根据销售部售部门填制的填制的贷项通知通知单。23关关键键控制点控制点1.接受接受顾客客订单：1）确定）确定顾客在已批准的客在已批准的顾客清客清单上。上。2）每次）每次销售都有已批准的售都有已批准的销售售单。2批准信用：批准信用：1）.信用部信用部门须对所有新所有新顾客做信用客做信用调查。2）.在在销售前，售前，检查顾客的信用客的信用额度。度。3）.要求被授要求被授权的信用部的信用部门人人员在在销售售单上上签署署意意见。24关关键键控制点控制点3.按按销售售单发货，装运，装运货：1）发货、装运、装运货都需有已批准的都需有已批准的销售售单。2）按）按销售售单发货和装运的和装运的职责相分离。相分离。3）每次装运都）每次装运都编制装运凭制装运凭证。4.开开单给顾客：客：1)每每张发票票须有与之相配合的装运凭有与之相配合的装运凭证和已批准的和已批准的销售售单。2)每每张装运凭装运凭证须有与之相配合的有与之相配合的销售售发票。票。25关关键键控制点控制点5.记录销售：售：1）销售售发票与票与销售售账和和顾客客账的金的金额一致。一致。2）每月定期）每月定期给顾客寄送客寄送对账单。6.办理和理和记录现金、金、银行存款收入：行存款收入：1）采用）采用汇款通知款通知单。2）独立）独立检查入入账，过账的金的金额与每月与每月现金金汇总表的一致性。表的一致性。3）定期）定期编制制银行存款余行存款余额调节表。表。26四、信息与沟通四、信息与沟通1）合理采用信息管理技）合理采用信息管理技术术，收集健全客，收集健全客户户信信用用资资料，建立客料，建立客户户信用档案和数据信用档案和数据库库，并不，并不断更新。断更新。2）定期）定期对对客客户资户资信信进进行行评评估。估。27五、内部五、内部监监督督1）定期）定期检查是否有不相容是否有不相容职务混混岗现象。象。2）定期）定期检查授授权审批制度是否健全，批制度是否健全，执行情行情况怎况怎样，是否越，是否越权审批。批。3）定期）定期检查销售的管理情况。定期抽售的管理情况。定期抽查核核对销售售业务记录，并及，并及时处理存在的理存在的问题。4）定期与往来客）定期与往来客户通通过实地核地核对书面函面函证等等方式核方式核对应收收账款，款，应收票据收票据预收收账款等往款等往来来账项并取得有效回并取得有效回执。定期。定期检查收款的管收款的管理情况。理情况。5）定期）定期检查销售退回的管理情况。售退回的管理情况。282929销售部门应按照经批准的销售合同开具相关销售通知。发货和仓储部门应对销售通知进行审核，严格按照所列项目组织发货，确保货物的安全发运。企业应当加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制，详细记录销售客户、销售合同、销售通知、发运凭证、商业票据、款项收回等情况，确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。企企业应业应指定指定专专人通人通过过函函证证等方等方式，定期与客式，定期与客户户核核对应对应收收账账款、款、应应收票据、收票据、预预收收账账款等往来款款等往来款项项。定期检查分析销售过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保销售与收款安全、健康地进行。某生物制品厂厂长盛某通过将大量的销售货款截留在代理出口单位甚至转移货款，贪污了销售款400多万元。经调查证实，盛某采用的手段是少开发票、截留收入、通过代理出口单位将贪污的货款转移到其私人开的企业等，从中舞弊。由于该厂财务管理混乱，内部管理失控为盛某贪污行为大开了方便之门。例如，财务科习惯于根据盛某的指令开具销售发票，盛某说开多少就是多少；仓库管理形同虚设，没有完整的库存明细账及货物进出库记录；销售成本结转按估算的毛利率倒算得出；产成品因为只有总账，所以产品存货应该是多少，谁也说不清，以至于通过库存盘点，实物结存数量与按产成品总账计算出的产品单位成本大大超过售价。查账人员也正是通过以上这些不正常现象，顺藤摸瓜，才查清了盛某利用职务之便少计收入与成本从而进行贪污货款的事实。29空麻袋“背”电脑案例案例简介介2003年年4月初，上海火月初，上海火车站附近的一家站附近的一家电脑公司，在正常的公司，在正常的营销业务中接到一笔生意，中接到一笔生意，一家自称上海可旭科一家自称上海可旭科贸有限公司要有限公司要购买他他们所所经销的的电脑产品，并要求星期五下午送品，并要求星期五下午送货上上门，以支票的形式付款。然而就在一切交易手，以支票的形式付款。然而就在一切交易手续办理完理完毕后不久，却后不久，却发生了意想不到的事生了意想不到的事情。三天后，情。三天后，该电脑公司接到公司接到银行通知，支票行通知，支票为空空头支票。价支票。价值45800元的元的6台台电脑，就，就这样被被骗走了。无独有偶，一天后上海徐家走了。无独有偶，一天后上海徐家汇的另一家的另一家电脑公司与一家名公司与一家名为凌玉科技有限公凌玉科技有限公司司签订了一份了一份购销电脑合同。当天合同。当天12时左右，左右，电脑公司将价公司将价值17300元的两台笔元的两台笔记本本电脑送了送了过去，支票解到去，支票解到银行。第二天下午行。第二天下午银行通知支票在行通知支票在银行无法行无法兑现，支票上所有印章与，支票上所有印章与支票支票应该所属的所属的单位不符合，是位不符合，是张空空头支票。被支票。被骗单位立即向警方位立即向警方报案。徐家案。徐家汇警方接警警方接警后便展开了后便展开了缜密地密地侦查。经过多天的多天的侦查，最，最终将将诈骗团伙的骨干成伙的骨干成员韦巍和巍和苏海海龙抓抓获，随后随后设套追捕其他同伙，一套追捕其他同伙，一举摧摧毁了了这个个诈骗团伙。伙。原来原来这个个诈骗团伙自伙自2002年以来流年以来流窜于上海市各个区，共作案于上海市各个区，共作案10余起。每次行余起。每次行骗前，前，各个人按事先商定的分工开始各个人按事先商定的分工开始“工作工作”。不法分子先化名找到房子后。不法分子先化名找到房子后谎骗房房东，先付少量，先付少量定金，几天后再定金，几天后再签合同付房租。然后以打合同付房租。然后以打扫卫生和搬家具生和搬家具为名，从房名，从房东手中手中骗得得钥匙。随匙。随后，有后，有专人人负责刻假刻假图章和章和购买办公用品。一切准公用品。一切准备就就绪后，不法分子就开始用假身份后，不法分子就开始用假身份证联系客系客户了。根据广告，他了。根据广告，他们找到找到电脑公司，由公司，由对IT行行业较为熟悉的同伙与熟悉的同伙与电脑公司公司销售售人人员进行接触，同行接触，同电脑公司利用公司利用传真真签订购货合同，然后要求合同，然后要求电脑公司先公司先发货，货到到给支支票。票。电脑一旦到手以后，他一旦到手以后，他们便逃之夭夭。便逃之夭夭。30案例点案例点评本案是关于企本案是关于企业销售售环节的的问题，不法分子利用精心策划好的，不法分子利用精心策划好的骗局局行行骗，造成了多家，造成了多家电脑经销公司受公司受骗。不法分子多行不。不法分子多行不义，等待他，等待他们的的是法律的是法律的严惩。但多家。但多家电脑公司却因此而受到不必要的公司却因此而受到不必要的损失，如果企失，如果企业能能够在自己的在自己的销售售环节有完善的内部控制制度的有完善的内部控制制度的话，相信不法分子不会，相信不法分子不会轻松得手。松得手。先来看看一般企先来看看一般企业的的赊销业务。企。企业对于于赊销业务应该制定授制定授权批批准制度。只有通准制度。只有通过了了赊销业务的信用批准，企的信用批准，企业销售部售部门才能才能够接受客接受客户的定的定单，否，否则，只能拒，只能拒绝客客户赊销。企。企业应对每个新客每个新客户进行信用行信用调查，要求信用管理部，要求信用管理部门人人员在在销售售单上上签署署赊销意意见。设计信用批准控信用批准控制的目的是制的目的是为了降低坏了降低坏账风险。如果。如果经过信用管理部信用管理部门对新客新客户评价后，价后，决定不授予信用决定不授予信用额度，那么度，那么对于于该新客新客户只能只能现销。此外，此外，销售合同的售合同的签订在企在企业里也里也应该有有专门的内部控制程序。的内部控制程序。单位在位在销售合同售合同订立前，立前，应当指定当指定专门人人员就就销售价格、信用政策、售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事及收款方式等具体事项与客与客户进行行谈判。判。虽然本案中所涉及的然本案中所涉及的货物金物金额较小，但小，但简化程序的后果将是不必要的化程序的后果将是不必要的损失，企失，企业应该引起注意。本案引起注意。本案给我我们敲了警敲了警钟，企，企业销售要售要认真真审核核买方信用状况，更要防止方信用状况，更要防止买方票方票据造假。据造假。31