xx物业集团公文管理制度模版.docx

xx物业集团公文管理制度1、目 的为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高日常公文处理效率和公文质量，特制定本规定。2、适用范围适用于物业集团、各下属分公司及物业服务中心。3、主要内容3.1 公文种类公司公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力的规范文书，是依规行政和进行公务活动的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作.3.1.1 报告：适用于公司内部下级向上级、公司向政府有关部门汇报工作，反映情况，答复询问。3.1.2 请示：适用于公司内部下级向上级、公司向政府有关部门就重大事项的请求指示、批准。3.1.3 通知：适用于公司内部传达需办理、周知或者执行的事项；任免人员；公司向有关业务来往单位洽谈业务及合作事宜等。3.1.4 函：适用于不相隶属部门或业务来往单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。3.1.5 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神及情况。3.1.6 会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位共同遵守执行。3.1.7 批复：适用于答复下属单位的请示事项。3.1.8 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。3.1.9 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。32 公文格式3.2.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送部门和下发日期等部分组成。3.2.2 文头部分3.2.2.1 涉及公司机密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”；其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。3.2.2.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。3.2.2.3 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前。3.2.2.4 发文字号：应当包括单位代字、年份、序号；发文字号中，年份、序号应当用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001）；采用仿宋_GB2312三号、居中，空一行写正文，如果是红头文件，在标准红头下空一行写标题。3.2.3 行文部分3.2.3.1 页边距设置：上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 内：2.8 厘米外：2.6 厘米。3.2.3.2 格式 红头格式：红头字体为方正姚体，字号为 30 号居中。 “特此通知”格式：写在正文下一行空两格处，字体仿宋_GB2312，字号三号。3.2.3.3 标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；文字从左至右横写，横排，红色反线下空 1 行，采用宋体、二号、加粗、居中排列；回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当；多行标题的排列方式，一般是正三角形，倒三角形或棱形。3.2.3.4 主送单位（部门或人）：主送单位（部门或人）应使用全称或规范化简称，应写在标题之下空 1 行，正文之上，居左顶格用3 号仿宋_GB2312 字标识，后标全角冒号。3.2.3.5 正文：正文位于标题或主送部门下方；采用仿宋_GB2312、3 号，行间距为 1.5 倍。3.2.3.6 公文结构层次： 第一层次编号用“一”、“二”、“三”来表示。 第二层次编号用“（一）”、“（二）”来表示。 第三层次编号用阿拉伯数字“1.”、“2.” 来表示。 第四层次编号用“（1）”、“（2）”、“（3）”来表示。结构层次尽量不要多于四级，不要越级使用各个层次编号3.2.3.7 责任单位：集团总部、下属公司对内发文需注明责任部门全称。3.2.3.8 附件：公文如有附件，并在正文之后注明附件名称和顺序号，附件应在正文下空 2 行、左空 2 字处用仿宋_GB2312、三号字体标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称需用书名号；附件如有序号，使用阿拉伯数字 (如“附件：1、”)，附件名称后不加标点符号。3.2.3.9 联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章；印章盖在发文时间的位置，用印章要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。3.2.3.10 成文日期：以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方；采用仿宋_GB2312 三号、右齐；用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。3.2.3.11 如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。3.2.4 文尾部分3.2.4.1 主题词：主题词不能随意标注；主题词 3 个字在第 1 行左侧顶格采用仿宋_GB2312，三号标识，后面全角冒号，冒号后跟主题词词组用仿宋_GB2312，三号标识。3.2.4.2 抄送单位(部门或人)：公文的抄送单位 (部门或人)指除主送单位（部门或人）以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位(部门或人)；抄送单位（部门或人）应为使用其的全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内，与正文齐；位于主题词下一行，采用仿宋_GB2312，三号，后标全角冒号，抄送单位用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐。3.2.4.3 印发单位名称和印发日期位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占 1 行位置，采用 3 号仿宋_GB2312；以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。3.2.4.4 印发份数置于印发单位名称和印发日期的右下角（对外发文）。3.2.4.5 公文应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。3.3 公文标识公文标识应当使用公司的全称，并使用红色标识，即“红头”。发文字号应当包括公司所在地简称代字、年份、序号。物业集团对内发文字号：佳物业集人字年份X 号。物业集团对外发文字号: 佳物业集外字年份X 号。分公司对内发文字号为：行政文号：X 佳物业集行字年份X 号。人事文号：X 佳物业集人字年份X 号。例如：深圳桂芳园：深佳物业集桂字年份X 号。成都丽晶港：成佳物业集丽字年份X 号。3.5 行文规则3.5.1 行文应当确有必要，注重效用。3.5.2 行文关系根据隶属关系和范围确定，一般不得越级请示和报告。3.5.3 公司各职能部门可以依据本部门的职权相互行文和向下一级的相关业务部门行文；可以以函的形式（业务协办单等）商洽工作、询问和答复问题。3.5.4 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文、授权行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。须经高管审批的事项，经同意也可以由部门行文。3.5.5 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。“报告”不得夹带请示事项。3.5.6 向其它单位或者本公司内的重要行文，应当同时抄送公司高管或公司其它需知会的相关部门。3.6 发文办理3.6.1 发文办理应当做到：3.6.1.1 符合公司的管理制度规范及其他有关规定。3.6.1.2 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.6.1.3 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。3.6.1.4 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。3.6.1.5 人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。3.6.1.6 公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。3.6.1.7 公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。3.6.1.8 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。3.6.2 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级高管协调或裁定。3.6.3 公文草拟部门拟定公文时，必须填写正式的文件审批单。同意签发后方可用印、登记及印发。3.6.4 公司公文挂网签发程序：（具体事项以责权手册审批流程为准）物业集团挂网签发程序：行政及人力资源部审批及校对格式后发文分管高管审批部门负责人核稿并签字部门拟稿后通过 OA 填写文件审批单（发文审批）下属公司挂网签发程序：由行政及人力资源部打印并用印后业务部门使用行政送高管签发行政及人力资源部负责人审核行政人员校对内容及格式并编号业务分管高管审批部门负责人核稿并签字3.6.业务部门拟稿后通过 OA 填写文件审批单（发文审批）能部门专员，负责日常公文管理工作。3.6.6 公文正式印制或挂网前，行政职能部门专员应当进行复核，审核的重点是：是否确需行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、公文格式是否符合本办法的规定、审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。3.6.7 公文经签发后，需由行政职能部门专员进行编号，并形成编号目录的电子文档，以作公文存档核对。3.7 收文办理3.7.1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。3.7.2 各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重要事项要及时报给公司高管并提出相关意见。3.7.3 对于公司高管批办的各类公文，行政职能部门专员要及时下发到相关部门，并做好催办工作。3.7.4 承办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时送交行政职能部门。3.7.5 本公司与外界往来的文件，由行政职能部门统一登记、收文、存档。部门内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、存档。3.8 收文的整理归档3.8.1 公文办理完毕后，应当及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。须登记的公文范围为以下三类：3.8.1.1 外来文件：命令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。3.8.1.2 对外业务文件。3.8.1.3 物业集团制发文件：本公司内部文件。其中，外来文件及对外业务文件的电子文档、纸质文档均需移交至行政职能部门专员统一存档管理，物业集团制发文件由部门内部人员自行存档。公文电子文档应定期整理后存放至指定储存器，公文纸质文档应定期整理后归档。其中，对内公文一式一份，供公司存档；对外公文一式三份，分别送收文单位、公司存档、拟稿部门存阅。3.8.2 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。3.8.3 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。3.9 公文管理3.9.1 公文由物业集团行政及人力资源部（外地及下属公司为行政职能部门）统一收发、审核、印刷、装订、归档和销毁。3.9.2 公司所有公文不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。3.9.3 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。3.9.4 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中，销毁绝密公文应当进行登记。3.9.5 下属公司合并时，全部公文应当随之合并管理。下属公司撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交物业集团行政及人力资源部。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。4、附则4.1 公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式，本制度中涉及其它制度内容的，参照其它制度合并使用，要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。4.2 本制度由xx物业集团行政及人力资源部拟定，其解释权归物业集团行政及人力资源部所有，自下发之日起施行。