物业集团制度性文件管理制度模版.docx

佳兆业物业集团制度性文件管理制度1、目的为统一制度性文件的命名方法、行文规范，规范制度文件的使用规则。2、适用范围适用于物业集团及各下属分公司。3、职责3.1 物业集团行政职能部门3.1.1 负责公司规章制度性文件的拟订与完善，建立健全各种规章制度。3.1.2 负责公司各种规章制度的分类编号，主办或会签、颁发、废止有关规章制度或文件。3.1.3 负责协调各种规章制度之间的相互衔接关系，监督公司职能部门及各下属分公司对规章制度的贯彻执行情况。3.2 下属分公司行政职能部门3.2.1 负责本公司内部制度性文件的管理，负责组织本公司内部制度文件的编制与执行，下发本公司内部制定的制度性文件，3.2.2 针对物业集团颁布及所在分公司颁布的制度性文件的执行情况进行检查并将检查结果上报物业集团行政职能部门备案。3.3 物业集团/下属分公司各职能部门3.3.1 负责各专业性制度的拟定和维护，各专业性制度以职能为单位，包括行政、人力、财务、客服品质、工程、采购成本、前期运营、经营、商业管理、安全、智能化、投资拓展。3.3.2 负责编制、审核有关本专业的规章制度及会审、会签其他部门有关规章制度。3.3.3 下属公司可在物业集团制度框架下制订工作指引，细则，并报物业集团备案。4、内容与要求4.1 管理制度(包括规定、指引办法等)在编制或修编前，应广泛搜集上级有关的法令、法规、政策、条例等资料，结合本公司实际情况进行分析研究，做到上级规定在本公司制度中具体化。4.2 制度性文件命名、使用规则及级别说明4.2.1 制度性文件包括“管理制度”、“管理规定”、“实施细则”、及“工作指引”四种，此四种文件组成了佳兆业物业制度体系。4.2.2 任何制度原则上不得超出审批权限的规定；审批权限的规定详见物业公司权责手册。4.2.3 使用名称及说明发布名称定义解释及说明举例说明单位管理制度为维护和保障本部内正常的经营管理和工作秩序而制定的各项规范。佳兆业物业绩效管理制度针对“管理制度”的内容尚不能详尽规范具体业务内容而制定“实施物业集团人力资源职能部门根据佳物业实施细则细则”来规范具体的业务操作。兆业物业绩效管理制度制定的佳集团“实施细则”不得违背相应“管理制度 ”。兆业物业绩效管理实施细则工作指引1、针对某具体事务的操作方法和工作要求所作出的规范性指导文件。佳兆业物业关于 XX 的工作指引等2、“工作指引”不得违背“管理制度”和“实施细则”。1、下属物业分公司根据自身日常管理和业务发展情况需要规范，但物佳兆业物业深圳分公司办公钥匙管管理规定业集团没有相关管理制度，而编制的规范性文件。2、如果物业集团下理规定发相关“管理制度”，则该“管理规定”自动作废或编制相应“实施细则”。3、“管理规定”不得违背物业集团下发的制度性文件。下属1、针对物业集团下发的“管理制度”、下属分公司下发的“管理规定”深圳分公司针对物业集团颁布的佳分公实施细则尚不能具体规范的内部管理事务和业务操作流程而制定的规范性文兆业物业考勤管理制度而制定的佳司件。2、如果“管理制度”或者“管理规定”作废，则该“实施细则”兆业物业考勤管理制度深圳分公司实自动作废。3、“实施细则”不得违背物业集团下发的制度性文件。施细则1、针对某具体事务的操作方法和工作要求所作出的规范性指导文件。佳兆业物业深圳分公司关于 XX 的工作指引2、“工作指引”不得违背物业集团下发的制度性文件和下属分公司下工作指引发的其他制度性文件。第 20 页 共 1416 页4.3 规范性制度行文规范4.3.1 使用 WORD 软件 A4 纸默认设置，1.5 倍行距，标题使用三号加粗仿宋字体，正文使用四号仿宋字体。4.3.2 页眉需体现公司 LOGO、文件编号、颁布日期、公示日期、负责单位、编制、审核、审批等信息；页脚须注上页码。4.3.3 标题须统一使用佳兆业物业 XXX。譬如佳兆业物业考勤管理度。4.3.4 正文必须涵盖以下五大部分：“目的”、“适用范围”、“职责”、“主要内容”、“附则”，可选“总则”、“原则”、“定义”“附件” “支持性制度文件”等部分；每部分前用阿拉伯数字标示序号。每部分下所涵盖的内容依次编号。详见附件：规范性文件标准模板。4.4 规范性制度文件的正式生效时间以颁布日期为准。4.5 编号规则4.5.1 编号包括七部分内容，用“”连接。4.5.2 第一部分集团范围内统一为 JZY 三个字母，即“佳兆业”的字母简称。4.5.3 第二部分以物业集团及各下属分公司为单位，编码规则为：物业集团 WY、深圳分公司 SZ、珠海分公司 ZH、江阴分公司 JY、成都分公司 CD、长沙分公司 CS，即名称拼音首两位字母组成。如遇到单位代码重复的，后列单位须以某个区别重复对应职能的汉字拼音全称列示。4.5.4 第三部分以专业职能为单位，编码规则为专业职能中文名称拼音缩写（人力资源职能除外）：行政 XZ、品牌 PP、客服 KF、品质 PZ、人力 HR、财务 CW、工程 GC、采购 CG、成本 CB、运营 YY 等。4.5.5 第四部分以制度类别进行编码，编码为制度文件中文名称拼音缩写，规则为：“管理制度”ZD、“管理办法”BF、“实施细则”XZ、“工作指引”ZY。4.5.6 第五部分以年份数字进行编码，规则按照制度编制修订的年份进行编号，表示各制度类别制定的年份，如“管理制度”年份分别表示为 ZD-2014、ZD-2015、ZD-2016 等。4.5.7 第六部分以三位阿拉伯数字组成，规则为从 001 开始编号，表示各制度类别的顺序，如：管理制度“”分别表示为 ZD-001、ZD-002、ZD-003 等；“实施细则”分别表示为 XZ-001、XZ-002、XZ-003 等。4.5.8 第七部分用阿拉伯数字 1、2、3等进行编码。表示为：初始生效制度版本为 1，如果要修订初始制度，则修订后的制度版本用 2 表示，以此类推。举例：初始编制生效的佳兆业集团控股制度性文件管理制度，编号为：JZY-JT-XZ-ZD-2015-001-1；第二次对此制度进行修订，则编号为：JZY-JT-XZ-ZD-2016-001-2。4.6 制度的修改须重新报批，报批程序按第一次报批程序进行。4.7 制度的编制、审核、审批责任人必须独立分开，且审核人必须为部门负责人（含）以上，批准单位为“制度评审委员会”以上单位。4.8 制度的下发必须通过 OA 办公系统进行公示，如果某个制度是第二版（含）以上，且此版对应上版制度只是微调，则必须在“通知”中简明扼要列明微调关键部分。5、制度评审与颁布5.1 制度的评审原则5.1.1 制度上会原则5.1.1.1 影响公司经营、运营层面以及全体员工切身利益的、跨第 22 页 共 1416 页职能协作的制度可上会。5.1.1.2 制度上会时，参会人数不得少于制度评审小组成员总人数的 60%。5.1.2 会议决议实行一审制，按人头以少数服从多数的原则做出决议。5.1.3 制度评审小组的构成：公司管理层、各职能部门、业务部门第一负责人。5.1.4 制度评审小组执行人（即常务秘书，由公司行政职能部门委派）负责对制度评审中提出的问题记录及对修改稿审核报批。5.2 制度性文件报批流程5.2.1 物业集团拟定的制度性文件5.2.1.1 必须征求物业集团各部门与下属分公司相关部门意见，征求意见须 3 个工作日（含）以上。5.2.1.2 物业集团相关部门/下属分公司须对拟定制度性文件给出意见并回复制度性文件拟定部门。（征求意见规定时间内回复，无回复意见部门默认为对拟定制度性文件没有异议）。制度性文件拟定部门须对征求到的意见答复相关部门。（上报分管高管审核前必须回复意见给提出意见者）。5.2.1.3 征求意见与答复意见完毕后，须报部门分管高管审核。通过后报制度委员会执行秘书。5.2.1.4 执行秘书对于报审的制度要进行审核并判定是否具备上会条件。5.2.1.5 制度评审委员会审核通过后，制度性文件报送公司行政职能部门下发生效；未通过的制度由执行秘书退回制度性文件于拟定部门，督办其按照会议决议重新修订。5.2.1.6 不须报公司制度评审小组评审的制度，直接报总经理审批下发。5.2.2 下属分公司编制的制度性文件下属分公司拟定的制度性文件必须征求物业集团及下属分公司相关部门意见，征求意见须 3 个工作日（含）以上。操作流程同上。制度评审委员会成员构成为下属公司高管及各相关部门负责人。6、制度贯彻执行6.1 本公司执行的规章制度可分为四个级别，即国家颁布，部、省公司颁布，各级地方政府机关颁布，本公司自行颁布。凡是根据上级颁发而结合本公司实际编修的规章制度，执行中允许代替上级颁发的规章制度，但在执行中遇到问题与上级规定有冲突时，以上级规定为准。6.2 规章制度一经颁布，全体员工必须严格贯彻执行，不得违反，违者视情节给予批评教育或处分。6.3 每位员工都应认真学习各种规章制度，定期参加各类人员的学习和考试，并达到合格。7、检查与考核7.1 制度评审委员会执行秘书对于制度的执行负有检查、考核及组织相关部门对制度进行检讨的职责。72 对违反制度的行为，每个工作人员均有责任提出，使其纠正。对坚持违章作业的人员，直接上级应停止其工作，并在经济责任制考核中予以经济处罚。7.3 本公司所列管理事项应分解列入有关人员的工作范围内，与经济责任制挂钩考核奖惩，实行逐级考核。8、附件本制度由物业集团行政及人力资源部负责制定，其解释权归物业集团行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。