物业集团印章管理制度模版.docx

物业集团印章管理制度1、目的为加强公司印鉴管理，确保其使用的安全性、合理性。2、适用范围适用于物业集体所有日常印章(公章、法人章、合同章、财务章、部门章及业务专用章)的管理。3、职责3.1 物业集团行政职能部门3.1.1 负责公司印章管理制度的制订，监督检查各下属公司印章管理制度的执行情况。3.1.2 每季度对下属公司印章的使用管理进行检查并备案。3.2 下属分公司行政职能部门3.2.1 根据本公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量。3.2.2 组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁。3.2.3 管理公司印鉴档案。3.2.4 行政职能部门负责人对公司各部的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。3.3 各分公司第一负责人为印章管理的第一责任人。4、主要内容4.1 印章的刻制4.1.1 印章刻制前需填写刻制印章审批表，根据权责手册进行审批后，由行政职能部门负责刻章，并在印章负责人处备案，由印章负责人办理印章移交手续。4.1.2 有效印章的名称应规范统一，各类合同章、服务中心公章、财务章等均应加上相应的公司全称。4.1.3 申请刻制好的印章应在行政职能部门进行登记。行政职能部门应将每个印章登入印章登记表内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。4.1.4 印章刻制、登记完成后需及时移交给需求部门。4.1.5 行政职能部门在印章发放时，应书面确认该印章的内容、管理人员等，建立公司分类印章汇总表。4.1.6 每次印章启用，行政职能部门需在一周内将更新的印章登记表及印章汇总表发物业集团行政及人力资源部备案。每年年底做整体汇总后报物业集团备案。4.2印章使用要求4.2.1 公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。印章使用人前往印章保管人处用印时，需填写印章用印登记表，注明用印申请日期、申请人、部门、盖章资料、份数、盖章事由、审批高管、经办人签名等，同时，应在“印模”处按手指模。4.2.2 印章必须盖得清晰、端正，防止错盖、漏盖、倒盖。若遇4.2.34.2.44.2.54.2.6 错盖或盖章件因其它原因失效而需重新盖印时，应重新进行盖章申4.2.74.2.8 请，并在重新盖印的同时，将原盖章件交由印章保管人销毁4.2.3 任何部门或个人，都不得使用空白信笺/合同加盖印章。4.2.4 印章保管人应严格按公司授权及流程使用印章，不得因私使用印章。4.2.5 印章保管人需保存所有印章审批单原件并定期存档案室，以备考核。用印文件已有其他审批文件的，可在印章使用登记表上登记并由行政职能部门负责人确认后给予用印，但需将审批文件复印保存。经办人需在印章使用登记表上签字确认，并对用印文件的完整性及准确性负责。4.2.6 涉及大额费用或公司重大利益的文件，须由总经理书面确认方可加盖公章。4.2.7 公章和私章联合使用时，先盖公章后盖私章。4.2.8 如因工作调动，岗位发生变化，应办理印章交接手续，并填写印章移交表。印章保管人外出、休假时，须将印章上交本部门负责人，由部门负责人指定专人暂行保管，并由印章保管人与暂时保管人填写印章移交表。4.3 印章使用流程及权限4.3.1 印章的保管4.3.1.1 印章保管人原则上须司龄 1 年以上，特殊情况的保管人须报备物业集团行政职能部门备案。印章保管人坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印严厉拒绝。4.3.1.2 公章及法人章、财务专用章应由三个人分开保管及使用。公章、法人章保管人报各分公司第一负责人审批，财务专用章统一由财务分管高管保管并报物业集团行政及人力资源部备案。其他业务专用章由各分公司公司第一负责人审批，报物业集团行政职能部门备案司龄未满 1 年的须报集团行政及人力资源部分管高管审批。4.3.1.3 公司、项目公章由行政职能部门负责保管、使用及管理。公司第一负责人为其管理的第一责任人。4.3.1.4 法人章由行政职能部门负责保管、使用及管理。公司第一负责人为其管理的第一责任人。4.3.1.5 公司财务专用章由财务分管高管保管、使用及管理，发票专用章、收款专用章由财务职能部门统一保管、使用及管理。公司第一负责人为其管理的第一责任人。4.3.1.6 合同专用章由公司第一负责人授权专人保管、使用及管理。公司采购职能分管高管为其管理的第一责任人。4.3.1.7 各服务中心、部门章（不具备法律效应）分别由各项目及部门负责人或指派专人负责保管、使用及管理。项目、部门第一负责人为其管理的第一责任人。4.3.2使用流程4.3.2.1 公司印章的使用人须为本公司的员工，禁止公司以外的人员使用各类印章。4.3.2.2 公章及法人章的使用用章申请人填写印章使用审批表根据权责审批后由印章保管人盖章；特殊情况可电话、邮件、短信请示分管领导并获得批准后，方可盖章，申请人必须在二个工作日内补回审批意见。用印文件已有其他审批文件的，可在印章使用登记表上登记并由行政职能负责人确认后给予用印，但需将审批文件复印保存。经办人需在印章使用登记表上签字确认，并对用印文件的完整性及准确性负责。对于合同类需用章的，凭合同会签及审批表盖章，不需再填写印章使用审批表。印章使用审批表既可是纸质件、也可以是网上申请的电子件，在网上填写印章使用审批表时，要将需盖章的内容扫描后作为附件供审批时参考。4.3.2.3 财务章的使用公司财务章（包括财务专用章、发票专用章、收款专用章）按照公司权责执行盖章。4.3.2.4 物业服务中心业务印章（即原子章）的使用：各物业服务中心对外（小区内）发布通知、提示等盖物业服务中心业务印章。印章使用由项目负责人审批。各物业服务中心印章使用审批表及登记表由各项目负责管理并归档。4.3.3 印章的发放4.3.3.1 印章发放前，各行政职能部门负责在印章登记本上加盖该印章以保留印章的样本，及时进行移交，并要求印章保管人在印章移交表上签字确认。4.3.3.2 印章刻制后，各公司行政职能部门应及时报告和知会上级有关部门及有关单位，通报印章式样及启用时间。4.3.4 印章保管人外出、休假时，由印章保管部门第一负责人授权印章临时保管人，由印章保管人与暂时保管人填写印章移交表，并通告各有关部门授权人代行期间的印章保管权力。4.3.5 如非紧急特殊情况,印章不能外借,所有借章业务需本公司总经理书面批准。需办理印章移交手续，外带印章需二人同行，原则上印章不得在外过夜。借章需专人专用，用完立即归还。4.4 印章的废止与销毁4.4.1 具有下列情况之一者，印章应及时停止使用，予以废止。4.4.1.1 印章丢失公司印章（公司公章、法人章、管理处公章）如有遗失，应立即通过媒体发表遗失声明，同时向上级主管部门发函声明遗失。各物业服务中心印章如有遗失，应立即通过公司信息平台及项目信息栏公示。财务印章如有遗失，应立即通过媒体刊登遗失启事，同时向税务机关、开户行等相关单位发函声明遗失。其它印章如有遗失，应立即向公司声明，并到公司行政职能部门备案。公司印章遗失后按照权责手册审批并由相应职能部门按制度办理补制。4.4.1.2 印章损坏印章停止使用，应向各部门以书面形式发出停用通知。废止的印章须归还行政职能部门，行政职能部门须在印鉴档案中注明废止日期。新印章启用时，相应的旧印章应同时停止使用，并应交回行政职能部门；行政职能部门管理员亦需在印章登记本上注明旧印章的废止时间。失效的印章由行政职能部门保存三年后销毁，在保存期间管理员应对失效印章做好相应标识。4.4.2 因人事变动引起印章使用人变动时，印章交接双方应到行政职能部门办理印章交接手续或出具双方签字确认的印章移交表。4.4.3印章使用登记表由印章保管责任人永久性保存；印章移交表由印章保管责任人保存一年。5、附则本制度由物业集团行政及人力资源部制定，其解释权归物业集团行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。