采购管理v.pptx

2024/4/18 周四1主生产计划粗能力计划 MRP II逻辑流程图逻辑流程图 生产规划资源需求计划销售规划可行？可行？物料需求计划能力需求计划可行？采购作业采购作业车间作业成本会计业绩评价资源清单合同预测其它需求供应商信息销售与运作计划生产规划应收帐总帐应付帐库存信息物料清单工作中心工艺路线客户信息成本中心会计科目宏观微观经营规划123454个计划层次个计划层次1个执行层次个执行层次决策层 计划层 执行控制层2024/4/18 周四2n采购管理就是对整个采购业务过程进行组织、实施与控制，从而为生产部门适时、适量、适质、适价地提供生产所需要的原材料的管理过程。n认清采购作业的作用认清采购作业的作用 质量第一关质量第一关 成本重头戏成本重头戏2024/4/18 周四3n采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或者服务都离不开原材料或消耗品的采购。对于制造业来说，物料成本占整个产品成本的比重对于制造业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大或者非常大。较大或者非常大。在石油炼造企业中，原材料成本占了整个销售额的在石油炼造企业中，原材料成本占了整个销售额的80%对于几乎占用最少原材料的制药业来说，其原材料成本也占了近对于几乎占用最少原材料的制药业来说，其原材料成本也占了近30%大多数制造业的采购原材料成本都占其销售额的一半以上大多数制造业的采购原材料成本都占其销售额的一半以上n考虑到材料在产品中的费用份额，采购部门必须设法降低材料的采购成本。同时采购还必须考虑材料的库存。大量库存意味着物料的库存成本的增加，资金占用的增加。n当当然然成成本本是是不不可可避避免免，因因此此采采购购管管理理更更重重要要的的意意义义在在于于其其适适时时、适适量量、适适质质、适适价价为为生生产产部部门门提提供供生生产产所所需需要要的的原材料（或外加工件）。原材料（或外加工件）。2024/4/18 周四48.1 采购管理主要业务n企业采购管理包括很多不同的业务：n采购计划管理n请购管理n采购订单管理n收退货管理n和供应商管理与客户结算与客户结算由由 MRPMRP生生成成仓库仓库部门部门采购部门采购部门供应商供应商财务部财务部门门订单订单管理管理结算结算管理管理收货收货管理管理采购采购计划计划用款计划用款计划供应商供应商管理管理送送货货下下单单2024/4/18 周四5n请购作业2024/4/18 周四62024/4/18 周四72024/4/18 周四82024/4/18 周四92024/4/18 周四108.2 供应商管理n供应链采购管理中，企业与供应商的关系是一种战略性合作关系，提倡一种双赢（Win-Win）机制。从传统的非合作性竞争走向合作性竞争、合作与竞争并存是当今企业关系发展的一个趋势。2024/4/18 周四11n供应商细分n供应商管理的先行环节，只有在供应商细分的基础上，采购方才有可能根据细分供应商的不同情况实行不同的供应商关系策略。n供应商评估n供应商评估的最基本指标应该包括以下几项：技术水平、产品质量、供应能力、价格、地理位置、信誉、售后服务、提前期、交货准确率、快速响应能力等。n供应商评估的目的是为了建立一个供应商数据库，大大提升企业对供应商选择的能力。2024/4/18 周四12n供应商评审n供应商评审的目的是为了对供应商进行分级，以便在进行供应商选择时为采购人员提供决策支持的依据。n主要考虑供应商的经营状况、生产能力、技术能力、管理制度、质量管理等。n供应商认证n主要内容包括：供应商的基本情况，供应商企业管理的情况，质量管理体系及保证情况，设计、工程与工艺情况，生产情况，企划与物流管理情况，环境管理情况，对市场及采购商服务支持的情况等。2024/4/18 周四13n供应商绩效考核n对已经通过认证的、正在为企业提供服务的供应商进行的。其目的是了解供应商的表现，促进供应商提升供应水平，并为供应商奖惩提出依据，确保供应商供应的质量。2024/4/18 周四142024/4/18 周四158.3 采购管理作业过程建立供应商资源建立供应商资源生成采购计划生成采购计划询价及洽谈询价及洽谈生成用款计划生成用款计划生成采购订单生成采购订单采购订单跟催采购订单跟催来料验收来料验收结帐与费用核算结帐与费用核算采购订单结清采购订单结清2024/4/18 周四16MRP建议计划建议计划手工追加计划手工追加计划 认证供应商认证供应商供应商文档供应商文档预算预算/权限审查权限审查请购单请购单采购单生成采购单生成合并处理合并处理打印采购合同跟踪采购单接受采购单检验/免检退货处理付款处理供应商业绩评价审批审批其它采购单常规采购采购作业采购作业规范化的业务流程规范化的业务流程始终质量？质量/交货期/价格控制点计划阶段执行阶段财务及评价定单/质量/价格审批审批2024/4/18 周四17n所谓“订货批量”是指如何确定一次进货量以降低由进货费和储存费叠加而成的总库存费用的问题。n常用的确定订货批量的方法：n固定订货批量法n经济订货批量法n按需订货批量法n固定周期法8.4 订货批量2024/4/18 周四18n固定订货批量法（Fixed Order Quantity）时区123456789总计净需求3510 40 2051030150计划订货量60 60 601802024/4/18 周四19n经济订货批量（经济订货批量（Economic Order QuantityEconomic Order Quantity，简称为，简称为EQQEQQ）是）是使得总成本（库存成本使得总成本（库存成本+采购成本产品成本）最小的一种采购成本产品成本）最小的一种批量确定方法。其是一种传统的库存控制方法，于批量确定方法。其是一种传统的库存控制方法，于19451945年就年就已经提出并得到应用。已经提出并得到应用。总成本（总成本（TC，Total Cost）的构成：）的构成：采购成本：主要包括从订货到入库所需的电话、差旅费、运输费用等。采购成本：主要包括从订货到入库所需的电话、差旅费、运输费用等。库库存存成成本本：主主要要由由物物料料储储备备费费、验验收收费费、仓仓库库管管理理费费、所所占占的的流流动资金利息费、物料存储消耗费等。动资金利息费、物料存储消耗费等。假假设设进进行行一一次次采采购购所所需需的的费费用用是是基基本本稳稳定定的的，则则如如果果订订货货的的批批次次越少，即每次采购的批量越大，则总的采购费用越少。越少，即每次采购的批量越大，则总的采购费用越少。假假设设单单位位库库存存费费是是恒恒定定的的，则则库库存存总总费费用用与与库库存存量量成成正正比比。如如果果每每次次采采购购的的量量越越多多，则则采采购购周周期期内内的的平平均均库库存存量量越越多多，因而库存费用越高。因而库存费用越高。2024/4/18 周四20n经济订货批量（经济订货批量（Economic Order QuantityEconomic Order Quantity，简称为，简称为EQQEQQ）是）是使得总成本（库存成本使得总成本（库存成本+采购成本产品成本）最小的一种采购成本产品成本）最小的一种批量确定方法。其是一种传统的库存控制方法，于批量确定方法。其是一种传统的库存控制方法，于19451945年就年就已经提出并得到应用。已经提出并得到应用。订货批量订货批量费费用用总成本总成本库存成本库存成本采购成本采购成本经济批量经济批量EQQ最小最小 总成本总成本2024/4/18 周四21n经济订货批量（经济订货批量（Economic Order QuantityEconomic Order Quantity，简称为，简称为EQQEQQ）总成本（总成本（TC，Total Cost）采购成本（）采购成本（PC）库存成本（）库存成本（SC）采购成本（采购成本（PC，Procuring Cost）=R/QSS一次订货费用一次订货费用C物料的单位成本。物料的单位成本。库存成本（库存成本（SC，Stock Cost）=Q/2CI；其中；其中Q/2为库存平均持有量为库存平均持有量R年需求量年需求量Q订货批量订货批量I物物料料的的库库存存保保管管费费用用率率。（如如果果对对物物料料的的保保管管费费用用与与物物料料的的成成本本成成正比，即物料越贵重，对其给予的保管投入越多。）正比，即物料越贵重，对其给予的保管投入越多。）求求TC对对Q的导数，并令导数等于的导数，并令导数等于0，则可以得到使总成本最小的经济订货批量，则可以得到使总成本最小的经济订货批量总成本总成本2024/4/18 周四22n假定例中的时区单位是月，并假定各种有关的费用数据如下：nS100nC50nI0.24时区123456789总计净需求3510 40 2051030150计划订货量58 58 58 174n经济订货批量（经济订货批量（Economic Order QuantityEconomic Order Quantity，简称为，简称为EQQEQQ）2024/4/18 周四23n按需订货批量法（Lot For Lot）n常用于价值较高和需求极不连续的外购件及制造件 n固定周期法（Fixed Period Requirements）时区123456789总计净需求3510 40 2051030150计划订货量3510 40 2051030150时区123456789总计净需求3510 40 2051030150计划订货量45 60 45 1502024/4/18 周四24n订货的上限和下限n报废率，又称为损耗系数：在决定订货批量时，要按这个系数再加一定的余量，以便弥补在加工过程中可能发生的报废或损失，从而保证有足够数量的完好成品满足需求。n批量倍数可能是出于加工工艺方面的考虑，也可能是出于包装方面的考虑，使得必须把按批量算法求得的批量向上调整到某一个数的倍数。批量调整因子2024/4/18 周四25n例：如果某批订货按批量算法确定的批量为173，这个批量可以满足5个时区的需求。但是管理部门提出每批订货最多覆盖3个时区（121件）。此外，还要考虑报废率以及批量倍数（每单位的原材料可下料20件）。则最初确定的173件的批量就要按下面的顺序进行调整：n初步算出的订货量 173n减少到只覆盖3个时区的需求 121n考虑报废率，增加11件，得到 132n向上调整到20的倍数 1402024/4/18 周四26n采用批量调整因子会增加问题的复杂程度。n例：假定生产A要用到物料B、C、D，其中，物料B是产品A的子项，每个A用到1个B；物料C是物料B的子项，每个B用到1个C；物料D是物料C的子项，每个C用到1个D。A、B、C、D的最小订货量分别是100、400、600和1000。如果接到产品A的客户订单为200件，且A、B、C、D的库存量均为0，那么，对A、B、C、D的生产订单量分别为200、400、600和1000。满足客户需求后，A、B、C、D的库存量分别为0、200、200、400。n如果再下一个客户订单数量为100件，那么，只对产品A下达生产订单100件即可。满足客户需求后，A、B、C、D的库存量分别为0、100、200、400。n如果第二客户订单的数量不是100件而是300件，则情形就大不相同了。这时必须对A、B、C、D分别下达生产订单，数量分别为300、400、600和1000。满足客户需求后，A、B、C、D的库存量分别为0、300、400、800。2024/4/18 周四27n半成品委外n指定加工费、委外原料消耗定额n原料发到外协商处，以委外库存的特殊形式进行管理n加工完成后，采购收货同时按定额消耗原料，实际消耗的差异通过后续调整进行处理n加工费通过采购合同与加工商进行结算。n工序委外n主要由于产能有限n委外工序直接由生产线发外生产，不需要经过半成品仓库，并且没有很长的停留时间n加工过程作为生产订单中的一道工序进行管理n加工费按加工服务采购合同单独进行结算，并计入生产订单成本8.5 委外加工管理2024/4/18 周四28委外加工流程2024/4/18 周四298.6 采购管理与其它模块的关系 系统管理MRP计划应付款系统采购管理系统存货核算系统库存管理系统采购计划采购入库信息基础数据采购入库单采购发票付款信息采购入库单采购结算单2024/4/18 周四30案例剖析n案例背景n烟草公司隶属烟草专卖局，半行政（计划）半企业（市场）n向省外烟草公司采购n向省内烟厂和调拨站采购n省外采购流程n签订合同。每年5月和10月订货会，明确品牌、数量、价格、运输方式。事后可调整，但需重签合同n供应商发货并开发票。事先协商确定完毕n验收入库。一式四联，存根、业务、财务、统计n申请付款。发票/付款申请单，或预付款申请单n财务付款。按发票/付款申请单/入库验收单，或按审核后的预付款申请单2024/4/18 周四31n省内采购流程n与省外情况基本相同n差异：订货会上签订的不是合同，而是计划衔接书，只明确总量，可每月确定品牌和数量n目前流程的问题n代签现象，县公司对省外无权限，由上级公司代签n无合同，县级公司向上级分公司要货n向省外采购需通过国家烟草交易中心，增加成本，导致违规现象n单据不统一n采购合同严肃性差n采购限制执行不严n计划衔接书未明确品牌和数量，给采购工作带来麻烦n调拨站开的不是发票的随货同行联，给记帐带来麻烦2024/4/18 周四32n采购流程改进（基于IT）n供应商管理：各方面信息，整合供应商n询价和交易：自动生成询价单，与供应商协商后交易n采购计划管理：生成采购计划，报上级平衡，调整、确定n签订合同：按采购计划在订货会签合同或计划衔接书，后者还需要供应商分解到品牌n合同管理：将合同录入系统，省内的是将分解后的合同录入，对总量进行审核n生成采购单：根据合同n订单审核：确认后自动生成入库通知单和电子发票n匹配发票：供应商的实物发票和电子发票n仓库验收入库：如数量有差异，需判明原因。如是供应商责任，需下次补发；如属承运商责任，则按零售价赔偿n财务处理：按验收入库单、电子发票、实物发票2024/4/18 周四33n总结n引入电子商务模式n提升供应商管理n合同有效管理n增加入库通知单和电子发票，方便财务处理n加强计划衔接书的严肃性n规范化数据和名称n业务流程和数据的集成，库存信息及时共享，方便采购和销售n方案与行业实际相结合，如需国家调整烟草行业的运作模式和政策法规，才能真正解决企业问题，提高效益，这才是解决方案的真正意义2024/4/18 周四34思考题思考题1.采购管理的主要业务有什么？2.如何对供应商进行细分？3.供应商的认证内容包括什么？4.采购管理包括哪些系统功能？5.确定订货批量有哪些方法？6.如何确定批量调整因子？7.ERP中的采购管理流程与传统的采购流程有何主要区别？8.简述采购管理与其他模块的关系。2024/4/18 周四35Thank You!