医疗行业Excel在财会管理中的应用.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第1章 Excel在财会管理中应用基础,本章学习目标,本章主要讲解,Excel,基础知识，经过本章学习，应掌握以下内容：,各种数据输入,工作表格式设置,公式输入与编辑,函数使用,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第1页,第1章 Excel在财会管理中应用基础,1.1,数据编辑,12 公式和语法,13 函数应用,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第2页,1.1,数据编辑,1.1.1数据输入,1.1.2工作表格式设置,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第3页,1.1.1数据输入,输入文本,输入数字,输入日期和时间,输入公式,同时在多个单元格中输入相同数据,同时在多张工作表中输入或编辑相同数据,提升输入速度,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第4页,1,输入文本,文本包含汉字、英文字母、含有文本性质数字、空格以及其它键盘能键入符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含,3,个字符。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第5页,1.输入文本,假如需要将一个数字作为文原来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（,），,Excel,就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。,假如要在单元格中输入硬回车，可按,ALT+ENTER,键。,假如要快速以上方单元格内容填充活动单元格，可按,CTRL+D,键；假如要以左侧单元格内容填充活动单元格，可按,CTRL+R,键。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第6页,2,输入数字,在默认情况下，输入数字时，,Excel,会将该数据沿单元格右侧对齐。,在输入分数时，为防止将输入分数视作日期，需要在分数前键入,0,（零），再键入一空格。,在输入负数时，在负数前键入减号,(-),，或将其置于括号,(),中。,Excel,只保留,15,位数字精度。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第7页,3,输入日期和时间,Excel,将日期和时间视为数字处理。,假如要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。,假如要输入十二小时制时间，需在时间后键入一个空格，然后键入,AM,或,PM。,时间和日期能够相加、相减，并能够包含到其它运算中。假如要在公式中使用时期或时间，需要用带引号文本形式输入日期或时间值。,假如要输入系统当前日期，可按,CTRL+,；,(,分号,),。假如要输入系统当前时间，可按,CTRL+SHIFT+,：,(,冒号,),。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第8页,4,输入公式,Excel,最大功效在于计算，只要输入正确计算公式之后，就会马上在活动单元格中显示其计算结果。假如单元格中数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确结果。相关公式设置内容将在下一节中详细介绍。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第9页,5,同时在多个单元格中输入相同数据,（,1,）选定需要输入数据单元格。选定单元格能够是相邻，也能够是不相邻。,（,2,）在活动单元格中键入对应数据，然后按,CTRL+ENTER,键。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第10页,6,同时在多张工作表中输入或编辑相同数据,（,1,）选定需要输入数据工作表。,（,2,）再选定需要输入数据单元格或单元格区域。,（,3,）在第一个选定单元格中键入或编辑对应数据。,（,4,）然后按,ENTER,键。,Excel,将自动在全部选定工作表对应单元格中输入相同数据。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第11页,6,同时在多张工作表中输入或编辑相同数据,假如已经在某张工作表中输入了数据，用户能够快速地将这些数据复制到其它工作表中对应单元格中。方法以下：先选定包含待复制数据工作表和接收复制数据工作表，再选定待复制数据单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中“填充”，再单击“至同组工作表”命令。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第12页,7,提升输入速度,记忆式输入,假如在单元格中键入起始字符与该列已经有录入项相符，,Excel,能够自动填写其余字符。,Excel,只能自动完成包含文字录入项，或包含文字与数字录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式日期或时间。假如接收显示录入项，按,Enter,键。假如不想采取自动提供字符，能够继续键入。假如要删除自动提供字符，按,Backspace,键。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第13页,7,提升输入速度,选择列表,在输入数据时，按,ALT+,键能够显示已经有录入项列表，或者以右键单击对应单元格，再单击快捷菜单中“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要数据。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第14页,7,提升输入速度,自动更正,在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图,1-4,所表示对话框。,选定“键入时自动替换”选项。,在“替换”编辑框中，输入某字符串简写代码。,在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应字符串全部内容。,单击“添加”按钮。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第15页,7,提升输入速度,序列填充,填充数字、日期或其它序列,选定待填充数据区起始单元格，然后输入序列初始值。假如要让序列按给定步长增加，再选定下一单元格，在其中输入序列第二个数值。头两个单元格中数值差额将决定该序列增加步长。,选定包含初始值单元格。,用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。,假如要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在抵达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中对应命令。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第16页,7,提升输入速度,自定义序列,假如已经在工作表输入了将要作用填充序列数据清单，要选定工作表中对应数据区域。,打开“工具”菜单，单击“选项”命令，在对话框中再单击“自定义序列”选项卡，打开“自定义序列”对话框。,单击“导入”按钮，即可使用选定数据清单。,假如要键入新序列列表，要选择“自定义序列”列表框中“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新序列。在键入每个元素后，按ENTER键。整个序列输入完成后，单击“添加”按钮。,单击“确定”。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第17页,1.1.2工作表格式设置,1设置文本格式,2设置数字格式,3设置日期和时间格式,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,5复制选定单元格或单元格区域格式,6对单元格设置边框,7突出显示符合指定条件单元格,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第18页,1设置文本格式,单击“格式”工具栏中按钮能够设置文本字体、字号、字形和颜色等，或者使用“格式”菜单中“单元格”命令，在打开“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，能够对文本进行深入格式设置。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第19页,2设置数字格式,使用“单元格格式”对话框,选择要进行格式设置单元格或单元格区域。,打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格结果。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第20页,2设置数字格式,创建自定义数字格式,打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第21页,2设置数字格式,创建自定义数字格式,惯用数字位置标识符,#,：只显示有意义数字而不显示无意义零。,0,：假如数字位数少于格式中零个数，则不足位置将显示无意义零。,?,：当设置为等宽字体（比如：,Courier New,）时，为无意义零在小数点两边添加空格，方便使小数点对齐。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第22页,2设置数字格式,创建自定义数字格式,颜色：要设置格式中某一部分颜色，要在该部分对应位置用方括号键入,Black,、,Blue,、,Cyan,、,Green,、,Magenta,、,Red,、,White,或,Yellow,八种颜色名称之一，而且颜色代码必须为该部分第一项。,条件：要设置满足指定条件数字格式，格式代码中应加入带中括号条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第23页,3设置日期和时间格式,Excel,提供了许多内置日期、时间格式，假如想改变,Excel,显示日期和时间方式，能够打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“日期”或“时间”选项，在“类型”框中选择要使用格式代码，最终单击确定。,用户也能够自已定义所需日期和时间格式。自定义日期和时间格式时，需要使用对应格式代码。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第24页,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,（,1,）在整个工作表中显示或隐藏零值,选择“工具”菜单中“选项”命令，然后单击“视图”选项卡。,假如要在单元格中显示零值（,0,），则选定“窗口选项”下“零值”复选框；假如要将含有零值单元格显示成空白单元格，则去除该复选框。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第25页,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,（,2,）隐藏选定单元格中零值,选择包含要隐藏零值单元格。,打开“格式”菜单项选择择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。,在“分类”列表中，单击“自定义”选项。,在“类型”框中，输入代码,0;-0;,。,隐藏数值只会出现在编辑栏或正在编辑单元格中，而不会打印。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第26页,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,（,3,）隐藏单元格中全部值,选择要隐藏数值单元格。,打开“格式”菜单项选择择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。,单击“分类”列表中“自定义”选项。,在“类型”框中，选择已经有代码，并按,Backspace,键。,在“类型”框中键入代码“,;,”（三个分号）。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第27页,5复制选定单元格或单元格区域格式,选择含有要复制格式单元格或单元格区域。,单击“格式”工具栏上“格式刷”按钮。,选择要设置新格式单元格或单元格区域。,假如用户要将选定单元格或区域中格式复制到多个位置，能够双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第28页,6对单元格设置边框,（,1,）利用“边框”按钮设置单元格边框,选择要添加边框全部单元格。,假如要应用最近使用过边框样式，直接单击“格式”工具栏上“边框”按钮。,假如要应用其它边框样式，可单击“边框”按钮旁箭头，然后单击选项板上所提供其它边框样式。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第29页,6对单元格设置边框,（2）利用“单元格格式”对话框,选择要设置边框单元格或单元格区域。,打开“格式”菜单项选择择“单元格”命令，在打开“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡,在“样式”列表框中选择需要线条样式。,假如需要设置颜色，可单击“颜色”列表框右边下拉箭头，从下拉选项中选择所需颜色。,在“预置”框中单击指示边框位置按钮，如“外边框”、“上边框”等，也能够直接单击预览窗口中对应单元格边框。,单击“确定”按钮。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第30页,7突出显示符合指定条件单元格设置条件格式,选择要设置格式单元格或单元格区域。,打开“格式”菜单项选择择“条件格式”命令。,假如要将选定单元格中值作为格式条件，单击“单元格数值”选项，接着选定比较词组，然后在对应框中输入数值。输入数值能够是常数，也能够是公式。,单击“格式”按钮。,选择要应用字体样式、字体颜色等。,假如要加入其它条件，单击“添加”按钮，然后重复步骤到。用户最多能够指定三个条件。,单击“确定”按钮。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第31页,7突出显示符合指定条件单元格更改、添加和删除条件格式,选择含有要更改或删除条件格式单元格或单元格区域。,打开“格式”菜单项选择择“条件格式”命令。,假如要更改格式，可单击对应条件“格式”按钮。假如要在“单元格格式”对话框中重新选择格式，可单击“去除”按钮后重新设置。,要添加一个新条件，可单击“添加”。,要删除一个或多个条件，可单击“删除”，然后选中要删除条件复选框。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第32页,12 公式和语法,121结构公式,122在公式中引用单元格,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第33页,1,2,1,结构公式,1输入公式,2结构公式,3公式中运算符,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第34页,1输入公式,（,1,）单击将要在其中输入公式单元格。,（,2,）键入（等号）。,（,3,）输入公式内容。,（,4,）按,Enter,键。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第35页,2结构公式,公式中元素结构或次序决定了最终计算结果。,Excel,中公式遵照一个特定语法或次序：最前面是等号（,=,），后面是参加计算元素（运算数），这些参加计算元素又是经过运算符隔开。每个运算数能够是不改变数值（常量数值）、单元格或引用单元格区域、标志、名称、或工作表函数。,Excel,从等号开始（,=,）从左到右执行计算（依据运算符优先次序）。能够使用括号组合运算来控制计算次序，括号括起来部分将先执行计算。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第36页,3公式中运算符,（,1,）算术运算符：完成基本数学运算。,（,2,）比较操作符：比较运算符用于比较两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是,TRUE,就是,FALSE,。,（,3,）文本运算符：使用和号（,&,）能够将文本连接起来。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第37页,3公式中运算符,（,4,）引用操作符：引用运算符作用是确定在公式中需要参加运算数据在工作表中所处位置，能够使用三个运算符：冒号、逗号和空格。,：（冒号）：区域运算符，对两个单元格之间，包含两个单元格在内全部单元格参加运算。,，（逗号）：联合运算符，可将多个引用合并为一个引用。,空格：交叉运算符，它是将同时属于两个引用单元格区域进行引用，即两个单元格引用相重合区域。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第38页,122在公式中引用单元格,1相对引用和绝对引用区分,2相对引用与绝对引用之间切换,3三维引用,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第39页,1相对引用和绝对引用区分,包含绝对引用单元格公式，不论将其复制到什么位置，总是引用特定单元格。假如需要绝对引用某一单元格或单元格区域，需要在单元格列或行标志前加一美元符号。,在输入公式时，用户假如是经过单击单元格方法来确定公式中所包含单元格，这时单元格引用就是相对引用。假如用户将该公式进行复制操作，那么，随公式位置改变，其引用单元格也会对应发生改变。相对引用单元格无需在单元格行或列标志前加,$,符号。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第40页,2相对引用与绝对引用之间切换,假如创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用（反之亦然），有一个简便方法，可先选定包含该公式单元格，然后在编辑栏中选择要更改引用并按,F4,键。每次按,F4,键时，,Excel,会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（比如，,$A$1,）；相对列与绝对行,(A$1),；绝对列与相对行,($A1),以及相对列与相对行,(A1),，当切换到用户所需引用时，按回车键确认即可。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第41页,3三维引用,三维引用包含单元格或区域引用，前面加上工作表名称范围，其格式普通为“工作表标签！单元格引用”。,假如需要使用三维引用来引用多个工作表上同一单元格或区域，可按以下步骤进行操作：,（,1,）单击需要输入公式单元格。,（,2,）输入（等号），假如需要使用函数，再输入函数名称，接着再键入左圆括号。,（,3,）单击需要引用第一个工作表标签。,（,4,）按住,Shift,键，单击需要引用最终一个工作表标签。,（,5,）选定需要引用单元格或单元格区域。,（,6,）完成公式，按回车键键确认。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第42页,13 函数应用,131函数基本组成,132Excel提供函数,1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第43页,131函数基本组成,1函数结构,2函数嵌套,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第44页,1函数结构,函数结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔参数和右圆括号。假如函数是以公式形式出现，需在函数名称前面输入等号（,=,）。,函数处理数据方式与公式处理数据方式是相同，函数经过引用参数接收数据，并返回结果。大多数情况下返回是计算结果，也能够返回文本、引用、逻辑值、数值或工作表信息。,在函数中使用参数能够是数字、文本、逻辑值或单元格引用。给定参数必须能产生有效值。参数也能够是常量、公式或其它函数。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第45页,1函数结构,在创建包含函数公式时，假如用户不清楚该函数基本语法，可使用公式选项板帮助输入正确函数，操作步骤为：,（,1,）单击需要输入函数单元格。,（,2,）单击编辑栏中“编辑公式”按钮。,（,3,）单击“函数”下拉列表框右端下拉箭头。,（,4,）单击选定需要添加到公式中函数。假如函数没有出现在列表中，可单击“其它函数”查看其它函数列表。当选定某一函数后，会打开公式选项板。,（,5,）输入参数。假如用户不清楚函数中各参数含义，可经过单击各参数右侧文本后查阅公式选项板下方提醒。,（,6,）完成输入公式后，按,Enter,键。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第46页,2函数嵌套,在一些情况下，用户可能需要将某函数作为另一函数参数使用。这就是函数嵌套。当嵌套函数作为参数使用时，它返回数值类型必须与参数使用数值类型相同。不然，,Excel,将显示,#VALUE!,错误值。,公式中最多能够包含七级嵌套函数。当函数,B,作为函数,A,参数时，函数,B,称为第二级函数。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第47页,132Excel提供函数,1数学函数,2文本函数,3子字符串函数,4逻辑函数,5查找和引用函数,6财务函数,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第48页,1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,1#,出现此错误原因是因为公式产生结果太长，超出了单元格宽度，单元格容纳不下。只要适当增加单元格宽度就可处理此问题。,2#NIV/0,出现此错误原因是用户在除法运算中，将除数设为,0,，或者是在公式中所引用单元格为空白单元格或是包含,0,值单元格。处理方法是修改除数，使其不为,0,，或是修改单元格引用，以使所引用单元格指向不为,0,值单元格。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第49页,1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,3#N/A,此信息表示在函数和公式中没有可用数值能够引用。当公式中引用某单元格数据时，如该单元格暂时没有数据，就会出现该错误信息。处理方法是仔细检验函数或公式中引用单元格，确认已在其中正确地输入了数据。,4#NAME?,假如用户在操作中删除了公式中所使用以名称表示单元格，或者使用了不存在名称以及拼写错误，就会显示该错误信息。,处理此问题方法首先是确认函数或公式中引用名称确实存在，假如所需名称事先并没有被确定，用户需要添加对应名称。其次在输入公式过程中要确保引用名称输入正确性。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第50页,1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,5#NULL!,犯错原因是在函数或公式中使用了不正确区域运算符或者不正确单元格引用。,处理这个问题方法是：假如要引用两个并不交叉区域，应该使用联合运算符即逗号；假如确实是需要使用交叉运算符，用户需重新选择函数或公式中区域引用，并确保两个区域有交叉区域。,6#NUM!,当用户在需要数字参数函数中使用了不能被,Excel,接收参数或公式产生数字太大或太小，,Excel,不能表示，就会显示信息。,用户在计算过程中假如能够首先检验数字是否会超出对应限定区域，并确认函数内使用参数都是正确，就能够防止出现这类错误。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第51页,1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,7#REF！,出现该错误原因是因为删除了在公式中引用单元格或者是将要移动单元格粘贴到了由其它公式引用单元格中。另外，假如在引用某个程序而该程序并未开启时，也会出现信息。,处理方法是检验函数或公式中引用单元格是否被删除，或者开启对应应用程序。,8#VALUE!,出现该错误原因是因为在需要引用数字或逻辑值单元格时，错误地引用了包含文本单元格，,Excel,不能将文本转换为正确数据类型。,确认公式或函数所需运算符或参数正确，而且公式引用单元格中包含有效数值，就会处理此问题。,医疗行业Excel在财会管理中的应用,第52页,