秘书实务第10章-秘书督查与协调工作.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020/8/14,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020/8/14,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020/8/14,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020/8/14,#,第十章,秘书督查与协调工作,督查和协调工作，是领导在组织管理中赋予秘书的重要职能。本章重点阐述了秘书督查与协调工作的含义、特点和作用，介绍了秘书督查与协调工作的范围、原则、程序和方法，旨在帮助同学们理解和掌握秘书督查与协调工作的有关内容，在实际工作中如何做好督查与协调工作。,引言,添加标题,督查工作的程序和方法,02,添加标题,秘书协调工作概述,03,添加标题,秘书协调工作的原则、,程序与方法,04,添加标题,秘书督查工作概述,01,章节导览,秘书督查工作概述,1,LOGO,https:/,一、督查工作的 性质与作用,01,（一）督查工作的性质,督查，从字面来看，就是督促、检查的意思。,督查工作的基本性质是领导行为、领导职责，其主体是各级领导，是领导工作不可或缺的组成部分。一般而言，实施科学领导应完成“科学预测正确决策督促实施信息反馈二次决策”等领导行为过程。督查则是整个领导行为的一个关键环节。,（二）督查工作的作用,从管理学的角度来说，督查工作的本质功能是优化系统和加强控制，是决策者对执行者的一种作用力，是顺利实现决策目标的重要保证。通过开展积极有效的督促检查，一方面可以及时了解决策执行中的情况，总结经验、发现问题，通过加强具体指导，保证决策的落实；另一方面也可以了解决策接受实践检验的结果，纠正偏差，充实完善，防止失误。,督察工作的作用：,01,1.,有助于政令畅通，促进方针政策的落实,督查工作能够有力地促进各项方针政策的落实，推动各项工作的开展，是贯彻领导决策的一个关键步骤和保证手段。各级领导机关制发文件，做出决议，下达指示，如果仅停留在纸上、会上、口头上，就会前功尽弃，变成一纸空文。通过督查，可以督促有关部门深入实际，把党和政府的方针政策和各种决议付诸实施，保障政令畅通。,督察工作的作用：,01,2.有助于改进领导作风，促进工作效率的提升,从根本上讲，督查是对各级领导干部行政行为和工作作风的监督和检查，是纠正和克服形式主义、官僚主义作风的手段之一。从职能来看，督查工作对加强各级政府的执行力，促使执行部门加快办事节奏，保障工作质量，乃至预防各类职务违法犯罪都能起到积极的作用。,从源头上和执行过程中抓紧抓好督查，也是减少工作失误、降低群众信访率、维护社会稳定、最大限度保障群众利益的科学有效手段。,督察工作的作用,01,单击此处可添加副标题,3.,有助于完善科学决策，增强干群关系的紧密性,督查是联系决策和实践的桥梁，它既是推动决策指导实践的重要助力，又是验证决策方案正确与否的有效途径。在督查活动中，广泛听取意见和反映，冷静进行分析和思考，及时发现缺陷和漏洞，准确找到偏差和阻力，不仅能保证决策目标的顺利实现，也维护了决策的科学性、民主性。,二、秘书与督查工作,（一）秘书在督查工作中的角色定位,督查开始阶段“代办人”,督查进行阶段“协调员”,督查后期阶段“智谋士”,（二）秘书督查工作的特点,一是要明确职能，找准定位，担当而不失当。,二是要找准位置，把握分寸，到位而不越位。,三是要虚心谨慎，灵活机智，适当而不过当。,Part One,三、督查工作的任务、范围及种类,一是上级领导机关的决策和重大工作部署下达后，对贯彻落实的督促和检查，以及信息反馈。,二是对应办理的文件和会议决定事项，进行催办和落实。,三是对需要查办的问题，请有关地区和部门查清解决。,四是对领导交办的其他事项进行督促办理。,（一）督查,工作的任务,一是上级领导机关的重大决策、重大工作部署的贯彻落实。,二是本级领导机关的重大决策、重大工作部署的贯彻落实。,三是上级领导批示查办的事项。,四是上级领导机关和有关部门交办的督查事项。,五是本级领导批示查办的事项。,六是秘书部门从日常工作中发现的并经领导批准的重要事项。,七是秘书部门从报刊资料或其他渠道了解到的需要查办的重要问题，如新闻媒体对本单位工作的批评和建议的办理。,八是领导临时交办的事项。,（二）督查工作的范围,1.直接督查与间接督查,直接督查指督查人员亲临承办单位和现场进行督查，一般用于专门事项的督查，如一些时效性极强、重大突发性事件的处置等。,间接督查指通过承办单位的上一级主管部门或有关职能部门进行督促办理。,2.普遍督查与重点督查,普遍督查是对领导机关所辖各地区、各单位、各部门和各级组织在执行领导重大决策或完成各项工作任务的情况等进行全面督促检查。,重点督查是对某些关键地区、重要单位或某项重点内容进行督促检查。,（三）督查工作的种类,（三）督查工作的种类,分级督查是依据我国各级行政管理机构的组织原则按纵向关系开展督查，由直属上级督促其直属下级。,归口督查是依据各职能部门的业务分工而采取的督查方法。,3.分级督查和归口督查,分阶段督查往往根据决策的实施和中心工作的进展程度分若干阶段进行督查，多运用于办理落实与贯彻执行时间较长的重大督查项目。,连续督查是在决策实施或中心工作的开展过程中不间断地进行督查，直到某督查事项办理落实为止。,4.分阶段督查和连续督查,2,督查工作的程序和方法,一、督查工作的程序,组织实施的过程中，要因地制宜，既把握原则，又敢于创新，采取恰当的方式，运用合理的方法，有节奏、有重点地安排活动，有质量、有效率地开展工作。涉及各方面工作的一些重大问题或几个单位联合办理的事项，要确定牵头单位，并协助做好协调和组织工作。,（二）组织实施,领导机关重大决策和重要工作部署下达后，督查人员要对督查事项进行立项，提出拟办方案。,（一）分解立项,1.催办,2.回访复查,3.结案反馈,4.立卷归档,催办催报,督查调研,反馈通报,形成并强化推动决策落实的有效机制,组织专题汇报会,添加标题,添加标题,添加标题,添加标题,添加标题,二、督查工作的方法,案例:,一次督查，我们是这样暗访的,(,资料来源：www,.,360doc,.,com/content/19/0828/08/30839286_857493736,.,shtml,.),暗访较之按部就班的明察，更容易摸清线索、核实问题、获取典型案例、提出精准对策。如何在督查工作中运用好暗访这个“利器”？,暗访的沟通技巧,面对暗访，受访者往往存有种种疑惑与顾虑，工作人员一定要站在受访者的位置与其真诚交流、亲切交谈，切不可高高在上、言语生硬。温和的态度、亲切的用语会促其很快敞开心扉、直抒胸臆，达到暗访的效果。,比如，一次我们在某地夜间暗访乱收物流费等问题时，与司机们热情攀谈，有的同志还用方言与他们交谈，很快拉近了距离，司机们积极介绍情况并主动提供单据、发票等物证，而且允许拍摄，暗访取得了成功。,暗访的方式方法,到位即查，迅速暗访。暗访必须突然、迅速，否则就可能会被地方发现，陷入地方有准备、有预演的迎检之中。这次督查，每到一地都是落地就暗访，不打招呼，不指地点，不要陪同，连夜暗访，上车才告诉司机路线，及时掌握了大批第一手资料，准确核实了相关问题线索。,中途出击，穿插暗访。“出其不意，声东击西”也可作为督查暗访的借鉴。比如，根据群众反映的问题线索，督查组临时调整了安排，临时抽派同志直奔另一现场进行暗访，查看核实相关问题。,明暗结合，印证暗访。明察与暗访相结合是印证暗访结果的一种有效手段。“先明后暗，先暗后明”或“暗中有明，明中有暗”，都可起到事半功倍的效果。,暗访的结果运用,责令整改，坚持一个“严”字。对于每次暗访结果，督查组都及时向责任单位通报情况，指出问题，要求查明原因、严肃追责、举一反三、立行立改。,提出建议，把握一个“准”字。对暗访中发现的问题，督查组认真分析、仔细研究，及时提出合理化建议，让被督查单位感到，督查组的同志是帮助解决问题的，且意见中肯、建议精准。,上报信息，突出一个“快”字。暗访结果的运用，重要的一条是及时将有关信息上报，为决策提供参考。比如，我所在的督查组要求每日暗访工作做到问题不隔天、信息不过夜，白天督查，当晚即撰写、汇总、整理工作信息。,三、督查工作的基本要求与,质量管理,（一）督查工作的要求,争取支持，靠“龙头”,突出重点，抓典型,举一反三，促深入,实事求是，有所为,一查到底，敢碰硬,积极主动，求创新,齐抓共管，聚合力,建章立制，重规范,（二）督查工作的质量管理,加强基础建设,强化目标控制,突破重点难点,重视分析调研,加快技术创新,严守各项纪律,杜绝形式主义,3,秘书协调工作概述,单击此处添加文本具体内容，简明扼要的阐述您的观点。,LOGO,一、协调与,秘书协调工作,协调是人们为实现共同目的或完成共同任务而相互沟通，达到步调一致的一种行为方式。协调工作一般是两个或两个以上的单位、部门或个人之间，经过某种程序的协商、调解，在工作上达到互相配合，或者关系上实现相互融洽和谐，或者利益上达到相互补偿的一种过程或形态。,（一）协调的内涵,秘书协调工作有利于实施领导管理，保证政令畅通。,秘书协调工作有助于密切干群关系，增强组织合力。,（二）秘书协调工作及其作用,（三）秘书协调工作的特点,权威性与从属性,科学性与层次性,全局性与预见性,时效性与变通性,二、秘书协调工作的范围与内容,（一）秘书协调工作的范围,No.3,内部协调：亦称内向协调，指同一组织机构中各职能部门之间各种关系的协调。这是秘书协调的重点，在各类协调中所占比例最大。,上下协调：又称纵向协调，是同一组织中不同管理层次之间各种关系的协调。纵向协调又包括两种情况：一是上行协调，二是下行协调。其中以下行协调居多，它是为实现上级领导的指示或意图的奉命协调。,外部协调：也称横向协调，是与不相隶属的组织之间各种关系的协调，包括与兄弟单位、友邻单位、协作单位之间的协调。随着市场经济的发展，各社会组织间的联系日益密切，横向协调在秘书协调中随之增多，且日趋重要。,No.2,No.1,政策、法规协调,工作计划协调,会务工作协调,公文协调,日常事务协调,添加标题,添加标题,添加标题,添加标题,添加标题,（二）秘书协调工作的内容,02,秘书协调工作的原则、程序与方法,01,从属与服务原则,02,政策与全局原则,03,平等与协商原则,04,调查与沟通原则,一、秘书协调工作的原则,二、秘书协调工作的一般程序,01,单击此处可添加副标题,1.,受托协调工作的起点：受托是指秘书部门接受他人委托的协调任务。委托行为一般是上级组织或领导人的指示、本级组织或领导人的交办、同级组织或不相隶属组织的要求、下级组织的请求、突发性事件的发生等。受托是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。,2.,审理协调工作的“关口”：审理即对受托项目进行审议，以划定协调范围，确定受理方式。审理是协调工作的“关口”，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，防止协调升级和扩大化。,3.,核查协调工作的基础：核查是对已受理的协调事项进行调查核实、分析研究，以便统一认识和行动。核查是协调工作的前提和基础，决定着协调工作的成败。,01,单击此处可添加副标题,4.,协商协调工作的关键：协商即针对事实情况，依据相关政策法规，结合领导意图，进行分析论证，将处理问题的意见、方案摆在协调各方的面前，并通过磋商的形式征求其看法，协调不同观点，以取得一致意见。,5.,处理协调工作的终结：这一环节是在深入调查研究、充分沟通协商的基础上，对协调各方一致接受的处理意见做出决定并请各方付诸实施。,6.,检查协调工作的补充：在监督检查中，如果发现新的矛盾，或主要矛盾解决了尚存在次要矛盾及细节问题，应待条件成熟，再次补充协调，直到协调目标彻底实现为止。因此，秘书部门还要加强监督检查，以保证协商的结果真正落到实处。,案例,实业总公司张总经理与王副总经理因为工作上的分歧产生了误解，最近一段时间，二人的隔阂越来越深，矛盾也在加剧。总经理办公室阎秘书想方设法在其间协调，但收效甚微，分歧和矛盾依然存在，双方都认为是对方故意跟自己过不去。,然而机会终于来了。一天，张总经理病了，住进了医院，阎秘书到医院看望，把带来的礼品放到床头，然后对张总经理说：“我是代表王副总经理来的。您病了，王副总经理听说后很关心，叫我同他一起来看望您，但在来医院的路上他被销售部经理叫去了，说有急事，非要他去处理不可。”张总经理听后很感动。过了一段时间，王副总经理病了，住进了同一家医院，阎秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，然后对王副总经理说：“我是受张总经理委托来的，张总经理原定下班后与我一起来医院看望您，临时业务部经理有急事，硬把他给拉走了。张总经理要我转达他对您的问候，并祝您早日恢复健康，说公司离不开您!”躺在病床上的王副总经理听后，感动得热泪盈眶，心想自己过去是错怪张总经理了。今后一定要配合张总经理积极工作。,阎秘书的从中协调，缩短了两位总经理之间的距离，驱散了笼罩在他们心头的乌云。王副总经理出院后，主动与张总经理打招呼，张总经理也热情问候，两人和好如初。,三、秘书协调工作常用方法,政策协调法,经济协调法,文字协调法,会商协调法,沟通协调法,添加标题,01,不顾大局，视野狭隘。,添加标题,02,感情用事，厚此薄彼。,添加标题,03,主观臆断，以势压人。,添加标题,04,不留余地，缺乏艺术。,四、秘书协调工作常见误区,思,考,与,练,习,01,单击此处可添加副标题,1,.,怎样理解秘书督查与协调的职能？,参考：,督查作为秘书部门被赋予的一项重要职能，是新时期秘书工作的发展，是秘书部门发挥参谋助手作用的一个重要方面，是秘书部门从被动服务变为力争主动服务的一个有效手段。督查行为是一种领导行为，具有特殊的管理属性，秘书虽负有督查职能,但这一职位特定的职责权限要求其在督查活动的过程中必须明确自己的角色定位。,秘书协调工作指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人与人之间的关系，促使各项活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的过程。1985年，全国党委秘书长、办公厅主任座谈会在其会议纪要中明确，办公厅工作对领导机关和领导同志应起四种作用：参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用。,2,.,秘书督查与协调工作的原则分别是什么？,参考：,秘书督查工作的基本原则是：,1.争取支持，靠“龙头”,；,2.突出重点，抓典型,；,3.举一反三，促深入,；,4.实事求是，有所为,；,5.一查到底，敢碰硬,；,6.积极主动，求创新,；,7.齐抓共管，聚合力,；,8.建章立制，重规范,。,秘书协调工作的基本原则是：,1.,从属与服务原则；,2.政策与全局原则3.平等与协商原则,；,4.调查与沟通原则,。,3.理解秘书督查与协调工作的程序与方法。,参考：,秘书督查工作的程序：,1.分解立项,；,2.组织实施,；,3.结案反馈,；,4.立卷归档,。,秘书督查工作的方法：,1.催办催报,；,2.督查调研,；,3.反馈通报,；,4.专题汇报,；,5.强化机制,。,秘书协调工作的程序：,1.受托,；,2.,审理；,3.,核查；,4.,协商；,5.,处理；,6.,检查。,秘书协调工作的方法：,1.政策协调法,；,2.经济协调法,；,3.沟通协调法,；,4.文字协调法,；,5.会商协调法,。,案例分析,糖果糕点饮料公司秘书陈青青，是刚调来公司办公室工作的。一天，办公室主任交给她一项新任务，让她负责全公司的黑板报宣传工作。但是陈秘书不会编排版面，美术字也不过关，于是主任又选派了同一办公室有美术功底的杨秘书负责版面编排工作，让陈秘书专门负责组稿、改稿等工作。杨秘书很有才干，编排版面、写美术字、画画在公司是小有名气的，他根本就没把陈秘书这个“黄毛丫头”放在眼里，碰到他工作忙起来的情况，就把出黑板报的事情抛到九霄云外去了，弄得主任常常催促陈秘书：“怎么黑板报又延期了?”陈秘书又不好明说，只好硬着头皮去催杨秘书，可杨秘书根本不配合，还拿冷眼对她。陈秘书只恨自己没用，不能动笔画。,问题：,面对这种情况，陈秘书有以下几种方案可选择，你认为哪种合适，并说说理由。,1,.,凭自己的关系，在公司内部另外找一个人来帮忙，按时把黑板报办好。,2,.,把杨秘书不愿合作的事直接告诉办公室主任，并向主任表明责任不在自己，看主任怎样处理。,3,.,再一次去催促杨秘书，并和他摊牌，告诉他：“如果再这样下去，就当面到主任那里去解决。”,4,.,过一天算一天，听之任之。,5,.,抱着与人为善的态度，采取委婉的劝说方式，启发他与自己合作。,案例分析,参考：,第五种方法更合适一些。,只有第五种方法是在积极进行协调，有效解决工作中出现的问题。,第一种方法虽然也能完成领导交办的任务，但是直接避开了协调与同事之间的合作关系，会为今后工作制造更多的障碍，只顾眼前利益，缺乏前瞻性。,第二种方法非但不能解决问题，还会把矛盾扩大化，既会激发同事之间的更深矛盾，也会让领导觉得这是一个处理问题能力不足，做事不讲究方式方法，遇到问题不会协调反而将矛盾上交的员工，缺乏主动性。,第三种方法缺乏协调艺术，对可能造成的更严重的后果预估不足，缺乏技巧性。,第四种方法消极怠工，对不良后果听之任之，缺乏责任感。,