秘书文档管理课件项目九.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,项目九 档案的鉴定工作,项目目标,任务导向,技能训练,项目目标,1,知识点,鉴定档案价值的原则,鉴定档案价值的基本方法,鉴定档案价值的标准,2,技能要求,初步掌握鉴定档案工作的方法,任务导向,一、档案鉴定工作的定义,二、鉴定档案价值的原则,三、档案价值鉴定工作的基本方法,四、鉴定档案价值的标准,五、档案保管期限表,一、档案价值鉴定工作的内容和意义,（一）档案价值鉴定工作的内容,档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。,档案价值鉴定工作是档案室（馆）按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项业务工作。,档案价值鉴定工作的内容主要包括：,1.,制定档案价值鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。,2.,具体判定档案的价值，确定其保管期限。,3.,拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。,4.,围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。概括上述内容，主要是确定哪些档案需要保存和保存多长时间（即所谓“存”），哪些档案无须保存即可销毁（即所谓“毁”）。,（二）档案价值鉴定工作的意义,1.,便于查找利用有价值的档案。,2.,便于档案的整理和保管。,3.,便于应付突然事变。,二、鉴定档案价值的原则,（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值，是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。,档案是整个国家和全体人民宝贵的历史文化财富，档案的鉴定工作决不能以个人的好恶和小团体的利益为准则来定夺，必须站在全体人民的立场上，从国家的整体利益出发，去研究档案的内容实质及其他各种因素，充分估计档案对整个社会发展所起的作用。,（二）用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值，是鉴定档案原则的主要内容。,1.,全面的观点,它包括三方面的含义：,（,1,）全面地分析档案各方面的特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案的价值。,（,2,）全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系。,（,3,）全面地预测社会对档案利用的需要。,2.,历史的观点,档案是人类历史活动的产物，也是历史事件的真实记录，它是在一定的历史条件下形成的，与一定的历史条件相联系。所谓历史的观点，就是鉴定档案价值时，必须尊重历史，坚持以历史唯物主义的观点和方法，根据档案形成的时代背景、历史条件以及在历史上的作用，来具体分析档案的内容和形式，以及档案文件之间的相互关系，结合现实需要来考虑档案的价值。,3.,发展的观点,所谓发展的观点，就是随着社会的进步，社会需要利用档案的因素也在随之而变，这就要求我们必须用发展的眼光去认识、估计档案的价值，既要分析档案对当前的作用，又要估计档案对将来的长远作用。,三、档案价值鉴定工作的基本方法,鉴定档案价值的基本工作方法，就是直接、具体地审查分析档案内容，判定档案的价值，通常把这种方法称为直接鉴定法。它包括以下两点含义：,（一）直接鉴定法要求档案鉴定人员逐件、逐页地审查档案材料，从档案的内容、责任者、名称、完整程度、可靠程度等方面，去全面考查分析确定档案的价值，不能只根据文件题名、名称、卷内文件目录、案卷题名、案卷目录等判断档案的价值。,（二）鉴定人员必须直接审查档案材料，根据档案的具体情况直接判定其价值。,四、鉴定档案价值的标准,鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键，是鉴定质量的重要保证，因此，鉴定标准的确立举足轻重。,（一）分析文件的内容,文件内容是鉴定档案价值工作的一个最重要的方面。文件内容所记录的信息和反映的情况，是分析判定档案价值的关键因素，也是鉴定档案价值的基础。,（二）分析文件的形成者,形成者是指文件的责任者或立档单位。一般说本单位形成的文件比外单位形成的价值大，因此，分析文件的价值，应站在本单位的角度，重点保存本单位形成的文件。,凡是记述和反映本单位主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保存。,（三）分析文件的形成时间,文件形成时间表明文件产生的历史。一般来说，文件产生的时间越早，保存下来的就愈少，也就愈显得珍贵，其价值就大，判定它们价值的尺度就要放宽些。另外，文件形成时间是历史的标志，在单位重要历史时期形成的文件具有特殊的保存价值。,（四）分析文件的名称,文件的名称，表示着文件的不同作用，在一定程度上反映出文件的不同价值。文件名称不同，用途不同，而保存价值也不同。,分析文件名称，必须和分析文件的内容等因素结合起来，才能准确地判定档案的价值。,（五）分析归档文件的完整程度,在正常情况下，数量大，档案材料比较完整的，保管期限可划严一些；如果一年中主要文件散失，那么次要文件保存价值尺度就应放宽一些。必须将能够说明单位历史及其活动的重要文件保存。,（六）分析文件的可靠程度,文件有正本,(,原稿、手稿、底稿,),、副本、草稿的区别，它们的法律、行政效用不同，可靠程度不同，影响甚至决定了文件价值的不同。经领导签发的正本、底稿是比较可靠的，其价值就大些，而副本、草稿价值就小些。在实际操作中，还可以提出其他一些因素作为档案价值判断标准。,五、档案保管期限表,档案保管期限表，就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。它是档案室（馆）鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。,（一）档案保管期限表的作用,1.,能够保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率。,2.,能够有效地防止任意销毁文件。,3.,便于更好地组卷。,（二）档案保管期限表的类型,1.,通用档案保管期限表,它是由国家档案行政管理机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。它的特点有二：一是通用性，可供全国各机关、团体、企业、事业单位使用；二是依据性，各系统、各机关、各企业、事业单位可以按照它的原则精神，结合各自的实际情况来制订各自范围的档案保管期限表。,2.,专门档案保管期限表,它是由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制的，供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的档案保管期限表。,3.,同系统机关档案保管期限表,它是由主管领导机关编制的，供同一系统内各机关、单位鉴定档案时使用的档案保管期限表。,4.,同类型机关档案保管期限表,它是由档案事业管理机关或主管领导机关编制的，供同类型机关（如厂矿、学校、医院、政府机关等）鉴定档案时使用的档案保管期限表。,5.,机关档案保管期限表,它是由各机关编制的，供本机关鉴定档案时使用的档案保管期限表。,（三）档案保管期限表的结构,档案保管期限表，一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。,1.,顺序号,档案保管期限表的各条款系统排列后，必须在各条款前面统一编排顺序号码。编号的目的是固定条款的位置，同时可以作为鉴定工作人员使用档案保管期限表鉴定档案时引用条款的代号。,2.,条款,条款是一组类型相同的文件的名称或标题。拟制条款一般要求反映出同一组文件的来源、内容和形式。条款可以指出具体的作者、问题和文种，也可以概括出其类型（如“省直各局”、“领导性文件”、“各学校”、“报表”等）。文件的来源、内容和形式三者并不绝对要求一律俱全，而应当根据档案保管期限表的适用范围、各种文件的特点及其价值来决定。,3.,保管期限,保管期限是根据各类文件的保存价值所确定的保存年限，列于每一条款之后。根据,2006,年,9,月,19,日国家档案局局务会议审议并原则通过的,关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,，文书档案的保管期限定为永久和定期两类。定期一般分为,30,年,10,年。,（,1,）永久保管的档案,凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：,本机关制定的属于法规政策性的文件；,本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；,本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；,本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,本机关机构演变、人事任免等文件材料；,本机关房屋买卖、土地征用等重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；,上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；,同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,（,2,）定期保管的档案,凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。它主要包括：,本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；,本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；,本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；,本机关一般性事务管理文件材料；,本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,上级机关制发的属于本机关主管业务的一般文件材料；,上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；,同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；,下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,4.,附注,附注是在条款之后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。比如，一些合同、协议书、借据的保管期限，往往需要从有效期满后算起，可在保管期限后注明“失效后”的字样。,5.,说明,说明应当指出档案保管期限表的适用范围，制定档案保管期限表的依据，保管期限表的结构，保管期限的计算方法，以及其他应当说明的事项。,（四）档案保管期限表的编制步骤,1.,准备工作,在编制档案保管期限表之前，必须仔细考察机关的工作职能、任务、地位、组织机构、业务分工、文书工作以及以往文件的数量、种类等情况。,2.,起草工作,在研究和了解企业工作和以往文件的基础上，设计档案保管期限表的结构和格式，然后具体拟写内容。起草工作也可以通过卡片来进行，首先把条款和保管期限拟写在卡片上，再将卡片系统排列和编号，最后构成档案保管期限表的草案。,3.,征求意见和修正草案,档案保管期限表的草案编成后，应分送各单位征求意见，经修正的草案，须送领导审查批准。,技能训练,P101,页,