秘书管理与实务项目四.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,会后落实,善始亦善终,目录,项,目,四,学习任务一,送别与会人员,学习任务二,落实会场善后工作,学习任务三,完成会议经费结算,学习任务四,整理会议文件资料,学习任务五,撰写会议纪要,学习任务六,完成会议评估与总结,学习任务一送别与会人员,知识目标,熟悉送别与会人员的工作要点。,掌握送别与会人员的相关礼仪。,能力目标,能够妥善、有序地安排和组织与会人员离场。,能够做好外地与会人员送站工作。,项,目,四,学习任务一送别与会人员,必备知识,1,引导与会人员离场,2,结清参会费用,3,发放回程票,项,目,四,4,安排车辆送站,5,安排人员送客,6,安顿暂留人员,学习任务一送别与会人员,知识拓展,项,目,四,送别客人礼仪,在确定来宾离开的时间后，如果来宾身份比较特殊，那么就应该到来宾的驻地去话别。如果来宾离开的时间是上午，那么在前一天下午或晚上，主人一方全体陪同人员要到客人下塌的宾馆去话别，时间不要过长，控制在半个小时之内为好。有礼物要送的话，就在这时送给客人。如果第二天到了机场或车站再送，客人就只能把它提在手里了，很不方便。如果客人离开的时间是在下午或晚上，也可以在当天上午到宾馆话别。此时应该告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排，让客人心里有数。在目送来宾乘坐的交通工具启动后，送行人员才可离开。,学习任务一送别与会人员,实训练习,做好外地与会人员送站工作,1.,实训目标。通过实训，要求学生掌握送站的相关礼仪，能收集外地与会人员离会的相关信息，设计和制定相关表格，并安排和组织好外地与会人员的送站工作。,2.,实训背景。,2011,年,10,月,22,日，,职业学院在省人民大会堂举行,30,周年庆典大会。除了校内师生代表外，参加会议的代表还有政府领导（教育部、教育厅及其他部门想相关领导）、兄弟院校的院长或书记、行业企业代表、校企合作企业代表、校友代表、媒体记者等。由于此次庆典大会规模较大，参与人员较多，为了保证会议各项接待工作的顺利进行，学院办公室主任杨霞作为此次会务工作的协调人，在会前详细收集了与会人员的相关信息。根据与会代表的离会情况，杨霞制定了与会代表送站安排表，合理安排车辆和人员做好送站工作。根据与会代表的信息反馈，大家对,职业学院,30,周年庆典大会的各项接待工作非常满意，尤其是工作人员和领导在送站时的热情、细心给他们留下了深刻的印象。,3.,实训内容。假如你是,职业学院办公室主任杨霞，请你根据与会人员离会情况，设计并制作送站人员安排表；请指出送站时应注意的礼仪礼节。,项,目,四,学习任务二落实会场善后工作,知识目标,掌握会场善后工作内容及要点。,能力目标,能够妥善清理会场、归还租借设备物品。,能够结清会议开支费用。,项,目,四,学习任务二落实会场善后工作,项,目,四,必备知识,清理会场,（,1,）清理会场宣传物品,（,2,）清理会场设备,（,3,）清理会议资料,（,4,）清理会议其他物品,归还租借物品,会议结束后，要及时归还向酒店方或其他服务商租借的相关设备或物品。归还前一定要检查物品是否完好。如果损坏要按约定予以赔偿。不需赔偿的，归还时要特别说明或修好后再归还。,结算会议开支费用,如果是向酒店或其他单位租用的会场，会议结束后，秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会场租用费、设备租用费、开会期间的其他相关服务费用等，并及时与会场租借方进行交接。,学习任务二落实会场善后工作,项,目,四,知识拓展,遗失的公文包,为期两天的会议终于结束，宏利公司的秘书刘琴总算可以松一口气了，因为这是公司领导第一次让她全面负责的一个会议，居然没有什么差错，而且代表们都已离会，这怎么不令她暗地里高兴呢。想想开会前、会议中的种种事情，那根紧绷的弦也该放松了。现在坐在办公桌前，准备拟写会议总结。这时，电话突然响了起来，刘琴迅速抓起话筒来接，电话是刚离会不久的一位代理商（会议代表）打来的，他在电话里焦急地询问，刘琴以及她的同事有没有在会场拾到他的小公文包，因为会议结束时，他有要事急于回家，于是急急忙忙提着会议纪念品离开会场，而把公文包遗落在会场了。,包里的两千元钱倒是小事，问题是里面有他的许多证件，还有一份商务资料。刘琴一听，懵了。公司里确实没听谁拾到公文包。她一边控制住自己的紧张情绪安慰着他，一边答应代为查找。她放下电话，赶快向宏利公司租用会场的鸿天宾馆打电话，询问公文包的下落。对方回答说，宾馆里没人看到遗失的公文包，而且宾馆里人来人往，来宾的贵重物品都是自己随身保管的。刘琴不放心，亲自去了一趟鸿天宾馆，查找了会场，询问了需要工作人员，依然没有下落。刘琴一下子茫然无助，回去该怎样向失主回话，向上司交代呢？,学习任务二落实会场善后工作,项,目,四,知识拓展,【,案例分析,】,会议结束后，与会人员可以离开会场了，但秘书人员的会务工作依然没有结束，还有许多后续工作要做。远的来说，有对会议精神贯彻落实的检查督促工作，近的来说，秘书人员应送别与会者，并及时清理会场，清理工作就包括了检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品一定要带回等，至于撰写会议纪要总结还在其后。,案例中的刘秘书显然是笑得太早了一点。总结还没动笔，麻烦事就找上身了。对于代理商遗失的公文包，她是有一定责任的，因为秘书会务工作中一项就包括秘书会后应及时检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件，而刘秘书显然对这项工作疏忽了。,学习任务二落实会场善后工作,项,目,四,实训练习,1.,实训目标。,通过实训，要求学生能掌握会场善后工作要点，妥善做好会场清理工作。,2.,实训背景。,2013,年,12,月,18,日，浙江永明公司与香港时代公司在凯旋大酒店会议厅举行合作签约仪式。会议厅主席台的背景墙上布置着,“,浙江永明公司与香港时代公司合作签约仪式,”,的会标。主席台上有话筒、手提电脑、公司双方领导层人员的名签、鲜花、签约合同、签字笔、矿泉水等。台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名签。主席台下会议桌的每个座位上均放有一份介绍双方公司情况的资料。酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志。,3.,实训内容。,假如你是会务组工作人员，请你指出会议结束后应如何做好会场清理工作。,学习任务三完成会议经费结算,项,目,四,知识目标,熟悉会议经费结算方法。,掌握会议经费结算工作程序。,能力目标,能够妥善进行会议经费结算。,学习任务三完成会议经费结算,项,目,四,一、会议经费收支项目,会议经费分为收入和支出两个类别。会议的收入主要来源于上级拨款或向与会人员收取相关费用。会议经费收支项目主要包括以下内容：会场租用费、会议设备租用费、会场布置物品费、邮电通讯费、培训费、交通参观费、住宿费、餐饮费、会议资料费、纪念品购置费、会议宣传交际费、劳务费以及其他费用等。,学习任务三完成会议经费结算,项,目,四,二、会议经费结算的方法,会议的收费与付费方法,(,一,),1,收款的方法与时机,2,付款的方法和时间,学习任务三完成会议经费结算,项,目,四,二、会议经费结算的方法,会议付费的要求,(,二,),1,会议各类支出经费的名称要规范。,2,在付费时，要遵守公司零用现金、消费价格及用品报销等各种相关财务制度和规定。,学习任务三完成会议经费结算,项,目,四,三、会议经费结算的工作程序,1,统计会议实际收支项目，对照经费预算进行核点,2,理清会议经费结算的方法和时间,3,通知相关部门及人员结算时间和地点,4,核实发票,5,填写报销单,6,清点费用支出发票,7,请领导签字,8,到财务部门报销,9,与相关部门及人员结清费用,学习任务二落实会场善后工作,项,目,四,知识拓展,设施和服务,付款的方法和时间,发言者,事先确定费用,活动之后支付给发言者,食品饮料,事先商定费用,预订时交定金，活动后按实际花费开发票,支票,结账,会议地点,事先商定费用,预订时交定金，活动后按实际花费开发票,支票,结账,其他费用的偿付,事先确定费用，活动后开具账单,收到账单经批准后用支票付款,文具盒打印,活动前申请和安排，活动前可用零用现金购买,零用现金偿付，文具订购事先开发票和付款,音像辅助设备,活动前确定租用费用,活动后为租用费用开发票和结账,会议经费的付款方法与时间表,学习任务三完成会议经费结算,项,目,四,实训练习,1.,实训目标。,通过实训，要求学生掌握会议经费决算的工作程序，能制定会议经费决算表，能妥善做好会议经费结算工作。,2.,实训背景。,2013,年底,公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划,2014,年工作。总经理秘书杨,为此次大会制作了经费预算表，同时对经费使用过程中的具体情况进行了记录。具体如下：,会议名称：,2013,年扬名公司年度全国销售商表彰大会,会议地点：杭州,会议时间：,2013,年,12,月,23,日,会议结束后，杨,将对此次会议的经费开支进行结算。,3.,实训内容。,如果你是总经理秘书杨,，请根据背景材料：模拟会议经费结算工作过程；制定会议经费结算表。,学习任务三完成会议经费结算,项,目,四,实训练习,序号,支出项目,预算支出（万元）,备注,1,会场、仪器租用费,0.5,2,会议筹办费,(,宣传、通讯、资料等,),0.8,实际费用,1,万元,3,与会代表资料费,(,资料、文具、纪念品等,),150,元,/,人,200,人,=3,实际费用,2.6,万元,4,会议交通费,1,实际费用,0.9,万元,5,会务用房费,300,元,/,间天,50,间,天,=1.5,6,特邀代表住宿费,500,元,/,间天,5,间,天,=0.25,7,特邀代表旅费,2000,元,/,人,10,人,=2,实际费用,1.5,万元,8,会议用餐费,100,元,/,人天,150,人,2,天,=4,9,宴会费,(,含酒水,),100,元,/,人,150,人,=2,10,茶点费,20,元,/,人次,150,人,2,次,=0.8,11,参观费,50,元,/,人,150,人,=1,12,其他费用,1,13,会议支出,17.85,学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,知识目标,掌握会议文件资料收集的范围和会议文件归档的方法。,能力目标,能够认真收集和整理会议文件资料，并妥善保管。,学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,一、了解会议的规模和类型,收集、整理会议文件之前，首先要了解会议的规模和类型，是重要会议还是一般事务性会议，是大型会议还是小型会议等等。一般来说，重要的、大型的会议除会议的主要文件必须收集完整外，与会议有关的文件、资料也应尽可能收集齐全，如会议主要文件的历次稿、会议期间的各种通知、会议各种证件以及会后的新闻稿等。其他会议，只要能确保会议的重要文件收集完整就可以了。,学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,二、会议文件资料收集的范围,会前准备并分发的文件,(,一,),会议期间使用或产生的文件,(,二,),会后产生的文件,(,三,),学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,三、会议文件资料收集的渠道,会议文件资料收集主要包括以下渠道。,1,向全体与会人员收集文件。,2,向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。,3,向会议的有关工作人员收集文件。如会议的记录人员、文书起草人员等。,学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,四、收集、整理会议文件资料的要求,在收集和整理会议文件资料时，要注意如下要求。,1,确定会议文件资料的收集范围。,2,收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。,3,选择文件资料收集的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。,4,收集会议文件要履行严格的登记手续。,5,收集整理过程中要注意保密。,学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,五、会议文件资料的归档,会议结束后，我们需要将收集好的会议文件资料按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，加以系统整理，移交给相关部门妥善保管。这就是会议文件资料的归档。,整理会议文件资料时，应该将同一次会议形成的文件组织在一起，按照文件的内在联系进行分类组合，并按照归档制度的要求，定期归档。,会议归档文件的范围应当包括该次会议前后形成的一切直接有关材料。,会议归档文件资料的整理应按照,归档文件整理规则,进行。,学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,知识拓展：一、档案的整理工作,整理单位的确定,(,一,),文件的修整,(,二,),文件的装订,(,三,),文件的分类,(,四,),文件的排列,(,五,),文件的编号,(,六,),文件的编目,(,七,),文件的装盒,(,八,),学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,知识拓展：二、案例阅读,找不到的意向书,某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。,【,案例分析,】,秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。,学习任务四整理会议文件资料,项,目,四,实训练习,1.,实训目标。,通过实训，要求学生掌握会议文件资料收集和整理方法，能将会议文件资料妥善归档保存。,2.,实训背景。,神马公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近,2000,人，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内,10%,以上的家电市场，在国外的影响也很大。,2010,年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达,15%,。,2013,年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划,2014,年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司的高层管理人员和科技人员等。,会议由秘书赵,协助总经理王,组织筹划。会后，总经理要求赵,认真收集这次会议的全部资料并加以整理、归纳。,3.,实训内容。,假如你是秘书赵云，请对此次会议文件资料进行收集和整理。,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,知识目标,掌握会议纪要的写作格式、特点和写作要求。,熟悉会议纪要发文程序。,能力目标,能够根据会议纪要拟写格式、要求和发文流程，制发会议纪要。,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,一、会议纪要的概念,会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要是在会议记录和其它会议材料基础上加工整理出来的，反映会议基本情况、会议成果、会议议定事项，可以用于向上级机关汇报会议情况，向与会代表、有关单位和下属机关分发，要求与会单位传达、贯彻、遵守和执行会议的精神。,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,二、会议纪要的格式,标题,(,一,),1,单行标题,2,双行标题,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,二、会议纪要的格式,正文,(,一,),1,开头,2,主体,3,结尾,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,三、会议纪要的特点,1,内 容 的 纪 实 性,2,表 达 的 提 要 性,3,功 能 的 指 导 性,4,称 谓 的 特 殊 性,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,四、会议纪要的发文流程,会议纪要可以上报，也可以下发，但它的发放范围比较窄，一般只发与会议纪要的内容有关的单位。,会议纪要的发文流程如下。,起草、编写会议纪要,确定印发范围,接收者确认,领导签字,打印成文,印制、分发或归档保存。,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,知识拓展：一、会议纪要的种类,会议纪要的分类主要有两种分类方法。,1.,从会议出席人员来划分，有全体会议纪要、办公会议纪要、例会会议纪要、工作会议纪要、联席会议纪要、座谈会会议纪要等。,2.,从会议纪要的内容上划分，有决策型会议纪要、部署型会议纪要、务虚型会议纪要、研讨型会议纪要、协调型会议纪要等。,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,知识拓展：二、会议纪要和会议记录的区别,1,性质不同,2,内容要求不同,3,格式写法不同,4,作用不同,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,知识拓展：三、会议纪要的写作要求,1,吃透会议精神,2,突出会议的中心和重点,3,层次分明，条理清楚,4,使用固定的惯用词语,学习任务五撰写会议纪要,项,目,四,知识拓展：四、案例阅读,为期两周的职工代表大会结束后，秘书李沁马上着手会议纪要的制发工作。第二天，李沁撰写后会议纪要后，就直接将会议纪要打印后下发到了公司各部门，并要求各部门将会议精神传达到每一位员工。没几天，公司上下议论纷纷，对其中涉及自身利益的条文感到非常不满。意见很快反映到了领导那里，领导把李沁叫去问情况，李秘书一脸无辜。,【,案例分析,】,为完整、准确传达贯彻会议精神，使会议决定的事项得到认真落实，会后一般都会制发会议纪要。秘书在撰写会议纪要后，要交给相关领导审核以后，才能印发，务必使会议纪要如实客观地反映会议的精神。会议的印发范围应根据会议性质和纪要内容确定。会议纪要按印发范围和查看等级分发。上述案例中，李秘书显然没有严格执行会议纪要印发流，即会议纪要没有交领导审核，也没有在确定印发范围的基础上，合理分发会议纪要，引起了不必要的矛盾。,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,知识目标,了解会议评估的意义。,熟悉会议评估的方法和内容。,掌握会议工作总结的写法。,能力目标,能够设计会议评估表、开展会议效果评估、拟写会议工作总结。,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,一、会议评估,会议评估的意义,(,一,),会议评估是一个收集有关会议目标实现情况的信息的过程。通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现；核算会议的成本与效益情况；看看与会者是否满意以及明确会议的成功与不足之处等内容，为以后提高会议效果找到相关依据。,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,一、会议评估,会议评估的内容,(,二,),1,会议主办方,2,会议组织者,3,会议主题和议题,4,会议议程,5,会议地点,6,会议发言人,7,会议主持人,8,分组讨论,9,会议宣传活动,10,会议公共关系,11,会议预算,12,参观、访问、游览活动,13,会议场所指引标志,14,会议住宿、餐饮,15,议报到或签到工作会,16,会议材料,17,会议交通,18,总体,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,一、会议评估,会议评估的方法,(,三,),1,问卷,2,访谈,3,现场观察,4,会议总结,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,二、会议工作总结,会议工作总结的含义,(,一,),会议工作总结属于总结的一种，它是有关单位或部门在开完一次会议之后，对会议召开的情况的方方面面进行回顾、分析和评价，归纳经验，指出不足，为下次会议的举办提供借鉴。下面以总结写法为例介绍会议总结的写法。,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,二、会议工作总结,会议工作总结的结构,(,二,),1,标题,2,正文,3,落款,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,二、会议工作总结,会议工作总结的写作要求,(,三,),1,实事求是，一分为二,2,全面评价，突出重点,3,条理清楚，层次分明,4,分析研究，找出规律,5,叙议结合，详略得当,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,知识拓展：一、提炼段旨句,首先，要有大致整齐的句式。,其次，要做到形式和内容的统一。,再次，段旨句要从实际中来，深入浅出。,第四，要进行提炼，富有新意。,最后，要有内在的逻辑关系。,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,实训练习,1.,设计一份会议评估表,(1),实训目标。,通过实训，要求学生掌握设计调查问卷的方法，能通过问卷调查的方法收集会议反馈信息。,(2),实训背景。,2011,年,9,月,15,18,日，中国物理学会,2011,年秋季学术会议在,大学隆重举行，有,45,位物理学会的专家、学者参加了会议并宣读了自己的学术论文，发表了各自在物理学方面的独特见解。,(3),实训内容。,请你就此次会议设计,张针对与会代表的会议评估表。,学习任务六完成会议评估与总结,项,目,四,实训练习,2.,演示会议总结工作的过程,(1),实训目标。,通过实训，要求学生熟悉会议总结工作，能撰写会务工作总结。,(2),实训背景。,某著名食品公司于,2011,年,4,月,10,日和,11,日召开了短期的新产品介绍和订货会议，邀请了该公司所在地市的经销商参加本次会议。会议大力推出,2011,年的新产品。,会议结束后，总经理秘书张阳回顾两天的会务工作，总结出一些经验：比如，领导高度重视，亲自参与会务工作协调；会议期间，各工作组之间配合密切，使会议顺利召开等。同时也发现了一些小问题：比如，会议期间没有安排新闻媒体参与并作报道，错过了借机宣传公司的机会；后勤部门在生活服务安排方面还欠考虑周全等。张阳准备先召开一个座谈会，了解会议相关工作情况，然后再拟写会议工作总结。,(3),实训内容。,假如你是秘书张阳，请你演示会议总结工作的过程。,