秘书管理与实务项目三.pptx

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2015-5-7,#,单击此处编辑母版标题样式,处理邮件与快递,项目三,目录,任务一,处理电子邮件,任务二,收寄传统信件与快递,处理邮件与快递,项目三,知识目标,能描述电子邮件、传统信件、快递的处理程序。,能描述处理不同邮件的注意事项。,处理邮件与快递,项目三,能力目标,能收发、回复、归档电子邮件。,能对办公室传统信件进行分拣，回复、存档。,能准确的高效率地寄发快递。,处理电子邮件,任务一,电子邮件又称,E-mail,，是一种运用计算机终端通过互联网（,Internet,）进行信息交换的现代通信手段，是目前互联网上使用的最为广泛的一种信息服务。,电子信箱的地址由一个字符串组成，该字符串被“,”分为两个部分。前面部分为信箱的用户名，后面部分是电子邮件服务器名。,电子邮件的优点：通信费用低、速度快；可同时多向发送信息；不受时间地点限制；多媒体、多功能。,处理电子邮件,任务一,一、理论知识,(,一,),电子邮箱的接收和发送,1,电子邮件的发送,2,电子邮件的接收,3,电子邮件的保存与删除,处理电子邮件,任务一,一、理论知识,(,二,),办公室电子邮件使用礼仪,1,电子邮件格式方面,2,电子邮件主题方面,3,电子邮件内容方面,4,电子邮件落款方面,处理电子邮件,任务一,二、任务描述,张晓萌是东来公司的前台秘书。一天，行政人事部经理姜红要求她给上海、深圳分公司发去一份总公司,2011,年的工作计划。上海分公司邮箱地址：,donglaishanghai,深圳分公司邮箱地址为：,donglaishenzhen,姜红要求张晓萌用公司邮箱发送，并要求用重要文件形式。张晓萌发送完后，开始处理她自己的邮箱。邮箱中有大量的垃圾邮件，也有些其它公司发来的邮件。,处理电子邮件,任务一,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务一,:,申请电子邮箱并发送电子邮件。,处理电子邮件,任务一,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务二,:,收取并整理电子邮件。,收寄传统信件与快递,任务二,一、理论知识,(,一,),收到信件的处理,1,签收信件,2,初步分拣,3,及时拆封,4,如实登记,5,分发信件,6,传阅信件,7,回复信件,收寄传统信件与快递,任务二,一、理论知识,(,二,),信件的寄发,1,邮件的核对和签发,2,信件的查核,3,信件的折叠和装封,4,信件的汇总,5,信件的寄发,收寄传统信件与快递,任务二,一、理论知识,(,三,),快递处理,1,快递寄发,2,快递的查询,3,快递的签收,4,快递的处理,收寄传统信件与快递,任务二,二、任务描述,张晓萌是东来公司深圳市分公司前台秘书，一天早上，她提前,20,分钟进入办公楼。她到公司租用的信箱中把信件取了出来，用专用信袋装好，提着走进了自己的办公室。在整理好办公室环境后，就坐在自己的办公桌前开始工作了。,张晓萌先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启”的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有,5,封信是人事部的；,7,封信是销售部的；,1,封是财务部的；,1,封信写着总经理亲启；另两封是总经理办公室的。张晓萌把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了,2,封总经理办公室的信。,收寄传统信件与快递,任务二,二、任务描述,在拆信前，张晓萌先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸折得几乎与信封一样大小，张晓萌只好把信在桌上磕了几下，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸取出来，用回形针把信纸和信封别在一起。然后，张晓萌拿出,收文登记簿,，将收到的,2,份文件登记在,收文登记簿,上。,拆开信封后，张晓萌发现其中一封是总公司发来的一份文件：,东来公司关于开展上半年财务工作检查的通知,。从文件上得知总公司将于,7,月,22,日对分公司进行财务工作检查，并要求分公司先提交一份自查报告。自查报告要求用快递方式寄回总公司。,收寄传统信件与快递,任务二,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务一,:,收寄传统信件。,三、实训,收寄传统信件与快递,任务二,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务二,:,寄发快递。,三、实训,