秘书管理与实务项目二.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,会前筹备,凡事预则立,目录,项,目,二,学习任务一,确定会议名称与拟订会议议题,学习任务二,拟定会议筹备方案,学习任务三,安排会议筹备小组,学习任务四,拟定会议议程与会议日程,学习任务八,准备会议资料与会议物品,学习任务五,制发会议通知,学习任务六,选择会议地点与布置会场,学习任务七,编制会议经费预算,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,知识目标,了解会议名称、会议议题的基本概念。,掌握确定会议名称的方法和拟订会议议题的原则。,能力目标,能够正确针对不同工作背景拟订会议名称和会议议题。,项,目,二,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,一、确定会议名称,什么是会议名称,(,一,),会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题，会议名称要能够概括表现会议的内容、性质、参加对象、单位以及时间、界次、规模等信息。,项,目,二,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,一、确定会议名称,会议名称的构成,(,二,),1.,由单位和会议内容两个要素构成。如,“,XX,公司第二次职工代表大会,”,，其中,“,华荣公司,”,即组织名称，也可称单位；,“,第二次职工代表大会,”,即会议内容。,2.,由单位、时间和会议内容构成。如,“,XX,公司,2010,年度总结表彰大会,”,。在这个会议名称中，体现了单位（,XX,公司），时间（,2010,年度）以及会议内容（总结表彰大会）三个方面的信息。,3.,由时间、会议内容和会议类型构成。如,“,XX,公司,2011,年产品销售定价听证会,”,。,项,目,二,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,一、确定会议名称,确定会议名称的注意事项,(,三,),1.,会议名称要用确切、规范的文字表达。,2.,会议名称应与会议的内容相符，使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。有些会议为了能够吸引更多交叉学科和相关学科的人员参加，会议名称涵盖的学科范围可以适当放宽一些。,3.,不允许冠以,“,中国,”,或,“,中华,”,等称谓的会议名称。,项,目,二,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,二、拟订会议议题,什么是会议议题,(,一,),会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容。会议开始之前要明确会议的议题，并且要将议题及时地通知到参加会议的人员，使与会者获得知情权；便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。,项,目,二,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,二、拟订会议议题,会议议题的来源,(,二,),会议的议题主要有三个来源：一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定；二是来自下级部门提交的，需要以会议的形成研究和决定的问题；三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。,项,目,二,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,二、拟订会议议题,会议议题确定的基本原则,(,三,),项,目,二,1,必需原则,2,清晰原则,3,有限原则,4,相近原则,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,知识拓展：一、关于会议名称,项,目,二,会议名称一般由“单位,+,内容”两个要素构成，如“中国共产党第十七次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十七次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅,(,单位,)2011,年,(,年度,),总结表彰,(,内容,),大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“,2011,年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,知识拓展：二、关于会议议题,项,目,二,会议议题的形式一般有书面形式和口头形式，书面的会议议题包括议案、最后文件草案或讨论稿，口头的会议议题常用于单位内部的小型事务性会议。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。,学习任务一确定会议名称与拟订会议议题,实训练习,1.,实训目标。,通过实训，要求学生掌握确定会议名称、拟订会议议题的方法。,2.,实训背景。,某职业学院在某次校长办公会会前，秘书接到以下一些议题：讨论学校基建项目问题，讨论自创基金的分配问题，讨论科研经费的使用，讨论思想政治问题，讨论教师队伍建设问题。,3.,实训内容。,如果你是该校办公室秘书，请根据实训背景，设计并制作一份已经确定了会议名称的会议议题，要求通知格式正确、规范，要素齐全。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,项,目,二,知识目标,了解会议方案的基本内容。,了解拟定会议方案的注意事项。,能力目标,能够拟定简单的会议方案。,学习任务二拟订会议筹备方案,一、怎样确定会议主题与议题,会议主题指会议主要确立的思想。会议议题会议要讨论的问题、要达到的目的，不管什么类型的会议都应有明确的目标和任务。议题是对会议主题的细化。,确定会议的议题不仅要结合本单位的实际情况，还要明确会议的最终目的。会议的议题是对会议主题进行细致的划分。会前确定会议的议题时应遵循高效、准确、适量、主次分明的原则，应先讨论会议的中心议题和主要议题，其它相关的议题可合并或集中讨论，从而做到重点突出、详略分明。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,二、怎样确定会议名称,正规的会议必须有准确、恰当的名称。一般而言，会议的名称要根据会议的主题来确定，并能较准确地反映会议的主题、性质、参会人员、主办方、时间、届次、开会地点等信息要素。会议名称要拟写妥当，名实相符，不宜太长，但也不能随意简化。大中型会议的名称常被制作成横幅悬挂在会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，常被称作会标。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,三、确定会议规模与规格,确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题，同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,四、怎样确定会议时间,“,会议时间,”,通常情况下具有三种含义：一是会议全程所需要的天数，即会期；二是会议召开的日期；三是每次会议所需要的时间长短。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,五、怎样确定会址,确定会址包括选择会址和会议场所。,首先选择会议地点。,其次，确定会议场所。,传统的会议把所有的参会人员召集起来进行面对面的信息交流和沟通，会议地点较集中，而现代会议中的电话会议、电视会议、网络会议的地点可分为多个会场，会议地点较分散，用电话机、电视机和计算机等设备连接各分会场，从而在一定程度上提高了会议效率、降低了会议成本。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,五、怎样确定会址,为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。,第一，应根据不同的会议类型来选地点。,第二，应考虑交通便利。,第三，会场的大小应与会议规模相符。,第四，场地要有良好的设备配置。,第五，场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。,第六，应考虑有无停车场所和安全设施问题。,第七，场地租借的费用必须合理。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,六、怎样确定与会人员范围与人数,确定与会人员，既要防止人数太少，不能集中反映群体思想，又要避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。,与会人员主要包括参会人员、会议主持人和会议辅助人员等,3,种不同的人员类型。与会人员，一般由会议主办方根据会议的内容、主题和所达到的目的来确定，并在会前向其发出会议通知。,会议主持人，负责使会议按照法定程序或原定的会议程序顺利召开，包括宣布开会、掌握会议进程和时间、安排发言顺序、主持会议选举和表决、宣布表决结果、宣布散会等。,会议辅助人员指为了保障会议顺利召开而设置的工作人员，包括秘书和其他服务人员，其主要职责是负责会议的文字工作和其它事务性工作。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,七、怎样确定会议议程与会议日程,会议议程是对会议所要通过的文件、所要讨论的问题的大致安排，并冠以序号将其清楚地表达出来。,会议日程是根据会议议程逐日逐段时间节点做出的具体安排，一般以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的参考。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,八、怎样预算会议经费,会议经费主要包括以下项目：文件资料费、邮电通讯费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支（包括各种不可预见的临时性开支）等。,会议方案制定人员应尽可能将全部费用的明细表一起呈上。根据会议需要合理安排费用，既不能造成浪费，也不可为节约成本而影响会议质量。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,九、怎样布置会场,会场布置主要包括会场形式的布置、会场环境的布置、主席台的布置、主席台的座次安排以及与会代表的座次安排等。会场布置的原则是朴素大方，能体现出会议的主题和气氛。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,十、怎样安排住宿餐饮,重要会议的住宿要求以双人标准间为主，无噪音，会务组一般安排在楼层首间或便于查找的位置，最好与酒店楼层或总台服务人员事先沟通好每日几点定时拔打叫醒电话、用餐电话。,与会人员的就餐要求环境清洁卫生，能满足与会人员同时用餐的需求，每张餐桌有餐桌号，便于分组后确认。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,十一、怎样进行会前检查,会前检查的主要内容有：检查音响设备，确保话筒、幻灯片等正常工作；照明设备检查，确保照明效果良好；检查材料分发是否到位，以便及时查漏补缺；检查桌、椅台布鲜花、标语会场内布置是否合理；检查气模是否漏气，升空气球是否有破损；餐饮住宿检查，提前登记不同民族风俗的忌讳；检查通风、温度、湿度是否适中，做好会场环境准备。,会前检查可以采用两种形式进行：一是领导人听取大会筹备处各组汇报；二是现场检查。,项,目,二,学习任务二拟订会议筹备方案,知识拓展：一、会议策划的主要内容,项,目,二,1,“,Why,”,2,“,Who,”,3,“,What,”,4,“,When,”,5,“,Where,”,6,“,How,”,7,“,Budget,”,8,“,Others,”,学习任务二拟订会议筹备方案,知识拓展：二、制定会议筹备进程时间表,项,目,二,1,预订客房与会议室。,2,确定会务组。,3,召开会务组动员会。,4,会议参加人员情况的了解，在会前,4,l5,天左右进行。,5,确定就餐的酒店，酒店初选（会前,4,8,天）；酒店确定（会前,2,5,天）。,6,录像摄影师的预定（会前,2,7,天）。,7,会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备（会前,1,l0,天）。,8,会前会议日程表和会议须知的准备（会前,1,2,天）。,9,会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备（会前,2,5,天）。,学习任务二拟订会议筹备方案,知识拓展：二、制定会议筹备进程时间表,项,目,二,10.,会场设计与摆设。,11.,会务组现场设办公室（会前,1,天会前,2,天）。,12.,接站（会前,1,天）。,13.,早到客人的安排（提前,1,天或更多）。,14.,摄影录像（会议开始时起）。,15.,票务（会议结束前,l,天）。,16.,会议通讯录和合影照的准备（会议开始至结束）。,17.,送站（随时）。,18.,总结报告（会议结束后,3,日内）。,学习任务二拟订会议筹备方案,知识拓展：三、提出参加会议的范围或人员名单,项,目,二,确定会议与会人员，可以从以下几个方面考虑：,1.,与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要关系；,2.,与会者同会后的行动是否有直接相关；,3.,与会者在中心议题方面是否具有专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；,4.,与会者是否有能力或者有权利形成一项决议；,5.,与会者是否多余或者可有可无；,6.,与会者是否能全身心的投入会议；,7.,与会者能否妨碍会议总体成效；,8.,与会者是否造成对他人的心理压力，影响其他人发言的质量。,学习任务二拟订会议筹备方案,知识拓展：四、拟定会议的后勤保障方案,项,目,二,会期比较长的会议，要制定后勤保障方案。所谓后勤保障，就是指与会人员吃、住、行及娱乐活动等有关的各项工作，主要包括饮食与住宿安排。,饮食安排方案主要包括伙食费用标准、卫生标准和准备卫生用品、就餐人员的统计（包括少数民族及不同饮食习惯的情况）、预订餐厅或食堂等。,住宿安排方案主要包括统计好住宿人数、性别、年龄，预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配的标准或方法等。,学习任务二拟订会议筹备方案,知识拓展：五、会前检查,项,目,二,会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。,会前检查包括每个细节都不能放过。就会议设备而言，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主办会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决。,学习任务二拟订会议筹备方案,实训练习,项,目,二,根据以下情景，撰写一份简单的会议预案,1.,实训目的。,掌握会议方案的要素和基本方法。,2.,实训背景。,明月公司将召开公司成立,20,周年庆典大会，与会人员,500,人，会期,3,天，会议时间为,2013,年,11,月,2,日,-4,日。,3.,实训内容。,自行补充相关的必要信息；分组讨论分析每个人制定的预案的优点和不足。,学习任务三安排会议筹备小组,项,目,二,知识目标,了解一般会议筹备小组的组成情况。,掌握会议筹备小组各分组的工作职责。,能力目标,能够根据不同会议类型以及会议规模有效地进行会议筹备的分工。,学习任务三安排会议筹备小组,一、秘书会务工作的基本任务,组织的工作,(,一,),项,目,二,1,协助领导确定会议议题,2,根据议题安排议程、日程,3,发会议通知，负责会议报到,4,对与会人员进行编组,5,布置会场，安排座次,6,印发会议证件,7,负责会议签到,8,中组织和协调,9,会场其他组织和管理,10,会外的联络和协调,11,会议的结束收尾工作,学习任务三安排会议筹备小组,一、秘书会务工作的基本任务,文书工作,(,二,),项,目,二,1,会议文书的起草,2,会议文书编写,3,会议文书印发及管理,学习任务三安排会议筹备小组,一、秘书会务工作的基本任务,生活管理工作,(,三,),项,目,二,1,与会人员的食宿管理,2,会议的财务管理,3,会议的交通保障,4,会议的文化活动,5,与会人员的医疗保健,学习任务三安排会议筹备小组,一、秘书会务工作的基本任务,安全保卫工作,(,四,),项,目,二,1,会议的保密工作,2,会议的警卫工作,3,会场内外的安全保卫工作,学习任务三安排会议筹备小组,二、成立会议筹备小组的原则,项,目,二,一是,“,对口原则,”,，专业的人做专业的事，知人善任。,二是,“,平均原则,”,，因事设组，每个组的工作量相对平衡；,三是,“,明确原则,”,，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束；,四是,“,精干原则,”,，一般人员不要太多，精干、高效为要。,学习任务三安排会议筹备小组,三、筹备小组的工作职责和工作内容,项,目,二,1,领导小组,2,会务组,3,材料与宣传组,4,活动组,5,后勤与保卫组,学习任务三安排会议筹备小组,知识拓展：一、会务工作机构,项,目,二,1,会务组,2,秘书组,3,接待组,4,宣传组,5,财务组,6,保卫组,学习任务三安排会议筹备小组,知识拓展：二、会务工作要求,项,目,二,这就要求各参与会务工作的人员要有高等的责任感和事业心，在准备充分、组织严密、服务周到、确保安全的会务工作原则指导下，牢固树立以下四种意识：,全局意识：不能只求会务操作方便，不顾其它；,客户意识：要时时事事考虑参会者的感受；,补台意识：为保证会议顺利进行，会务必须不分份内 份外，随时,“,拾遗补缺,”,；,奉献意识：会务永远是默默无闻、早来晚走、,“,全天后,”,工作。,学习任务三安排会议筹备小组,实训练习,项,目,二,进行会议筹备小组分工,1,实训目标。,通过实训，要求学生掌握会议筹备小组分工方法。,2,实训背景。,某职业学院拟于,7,月,10,日上午,9:00,，在杭州山水宾馆召开中国,秘书学会,学院分会的成立大会。该学院将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加会议。,3,实训内容。,如果你是该学院办公室秘书，请根据实训背景，设计并制作一份会议筹备小组分工名单，要求符合成立会议筹备小组的原则，名单明确。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,知识目标,了解会议议程和日程的概念、主要内容。,掌握编制会议议程和日程的方法。,能力目标,能够正确地能够根据会议的实际情况拟订会议议程和日程。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,一、拟订会议议程,会议议程的含义,会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。,拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准。如有必要，印发给所有与会者。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,一、拟订会议议程,会议议程的编制原则,(1),缓急轻重的原则。即越紧要的事项越应排在会议议程的前端处理，越不紧要的事项则安排在议程的后端处理。,(2),明确时间原则。即每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。这样，可以节省与会者的时间，也能让与会者能够根据会议议程提前做准备或者安排。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,一、拟订会议议程,会议议程的结构和写法,(1),标题。标题由会议全称加上议程二字组成。,(2),题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。,(3),正文。简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。,(4),落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称。,(5),制定日期。无需大会通过的议程要标明制定的具体日期。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,一、拟订会议议程,拟订会议议程的注意事项,(1),提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作。,(2),对将要讨论的问题要求及早思考。,(3),把议程的话题限制在同一个主题范围内，这样有助于会议的从容进行。,(4),提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。,(5),在议程上要表明会议开多长时间。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,二、拟订会议日程,会议日程的含义,会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。,会议日程的格式,会议活动日程多以表格形式出现，会议日程的要素包括：时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。,会议日程的编排原则,编排会议日程要遵循两个原则：一是要精简、高效、科学、合理；二是要松弛有度，劳逸结合，符合人体的生理和心理规律。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,三、会议日期的选择原则,第一,避开关键日期,第二,避开节假日,第三,季节性因素,第四,其他因素,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,知识拓展：一、制作会议议程,会议议程是会议文件的一种。它是对讨论议题的步骤和次序所作的安排，经会议讨论通过后生效，成为议事程序的根据和制定会议日程的根据。撰写时要求做到用语简洁，条理清晰。简单的会议议程只需将会议的步骤逐一分条列出即可，详细的会议议程应包括各种程序（讲话、审议、选举、表决等），且应逐日（按时刻）精心编排。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,知识拓展：二、安排会议生活,安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。所有以上安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。秘书必须提前预订，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,知识拓展：三、会议程序,会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,知识拓展：四、会议议程、日程和程序的联系与区别,安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。所有以上安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。秘书必须提前预订，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,实训练习,1.,拟订会议议程,(1),实训目标。通过实训，要求学生掌握拟订会议议程的写作方法。,(2),实训背景。某职业学院拟在,7,月,10,日上午,9,：,00,，在杭州山水宾馆召开中国,秘书学会学院分会的成大会。该学院将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加会议。,(3),实训内容。如果你是该院办公室秘书，请根据实训背景，拟订一份会议议程，要求格式正确、规范，要素齐全。,2.,拟订会议日程,(1),实训目标。通过实训，要求学生掌握拟订会议日程的写作方法。,(2),实训背景。某职业学院拟于,7,月,10,日上午,9:00,，在杭州山水宾馆召开中国,秘书学会,学院分会的成立大会。该学院将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加会议。,(3),实训内容。如果你是该院办公室秘书，请根据实训背景，拟订一份会议日程，要求格式正确、规范，要素齐全。,学习任务四拟订会议议程与会议日程,项,目,二,实训练习,3.,改错题,下面是一份会议议程表，在格式安排等方面存在问题，请根据所学内容进行修改。,金地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书小敏在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管领导定夺，然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时，小敏把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了领导。会议议程如下：,公司销售团队会议将在,5,月,25,日星期一上午,9:00,在公司总部的,3,号会议室举行。,1.,销售二部经理的人选。,2.,东部地区销售活动的总结。,3.,上次会议记录。,4.,销售一部关于内部沟通问题的发言。,5.,下季度销售目标。,6.,公司销售人员的招聘和重组。,学习任务五制发会议通知,项,目,二,知识目标,了解会议通知基本知识。,掌握制发带回执会通知的方法。,能力目标,能够正确地制发带回执的会议通知。,学习任务五制发会议通知,项,目,二,一、会议通知的内容,通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等，重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。,会议通知都应按法律和章程的规定办理，法律章程没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要制发会议通知，以便与会单位和人员提前做好准备。,学习任务五制发会议通知,项,目,二,二、会议通知的方式,1,口头会议通知,2,电话（传真）会议通知,3,书面会议通知,4,电子邮件会议通知,学习任务五制发会议通知,项,目,二,三、书面会议通知的类型,1,卡片式会议通知,2,信函式会议通知,学习任务五制发会议通知,项,目,二,四、会议通知的结构与写作方法,1,标题,2,通知对象,3,正文,4,落款,5,回执,学习任务五制发会议通知,项,目,二,五、会议通知的发送,1,确定会议通知的发送对象,2,会议通知的发送方式,学习任务五制发会议通知,项,目,二,六、发送会议通知的注意事项,1.,对拟任免、调动的人员发通知要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。,2.,一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。,3.,对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票。,4.,发送会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。,5.,在会议前夕,最好能与所有通知的对象联系,进一步确认是否能够到会，以便安排食宿,代客户订购回程车票等。,会间通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所。会间的通知最好在会上宣布或在饭前通知，否则很难通知到所有与会者或有关与会者。,学习任务五制发会议通知,项,目,二,知识拓展：一、案例阅读（一）,会议通知,同志：,兹定于,11,月,26,日（星期五）下午,2:30,，在集团公司二楼会议室召开部门经理会议，讨论明年公司发展计划，请按时出席。,总经理办公室,2012,年,11,月,19,日,学习任务五制发会议通知,项,目,二,知识拓展：二、案例阅读（二）,省教育厅办公室,关于召开,2012,年全省普通高校毕业生就业工作总结研讨会的通知,各市高校毕业生就业工作部门、各高等学校：,为贯彻落实全国普通高校毕业生就业工作视频会议精神，总结交流工作经验，分析高校毕业生就业工作面临的形势任务,部署,2013,年我省普通高校毕业生就业工作，经研究，决定召开,2012,年全省普通高校毕业生就业工作总结研讨会。现将有关事项通知如下：,一、会议时间,2012,年,12,月,27-28,日（,26,日报到）。,二、会议地点,青山湖度假酒店（青山湖风景旅游区,路）。会议委托,学院承办。,三、与会人员,各市人事局、教育局和普通高校毕业生就业工作部门负责人各,1,人。,学习任务五制发会议通知,项,目,二,知识拓展：二、案例阅读（二）,四、其他事项,(,一,),会议食宿费用自理，司机恕不安排住宿。,(,二,),请各单位于,12,月,20,日前将会议回执以传真或电子邮件方式报送我厅学生处。,(,三,),需集中乘车前往的代表，请在会议回执中注明，并于,12,月,26,日下午,3,：,00,前到省教育厅门口,(,市,路,321,号,),集中上车。,我厅学生处联系人：,，联系电话：,0571-,，传真,0571-,(,兼传真,),：电子信箱：,学院学生处联系人：,，联系电话：,0571-,酒店联系电话：,0571-,附件：,1.,青山湖度假酒店交通路线,2.,会议回执,省教育厅办公室,2012,年,12,月,13,日,学习任务五制发会议通知,项,目,二,实训练习,1.,起草带回执的会议通知,(1),实训目标。通过实训，要求学生掌握带回执的会议通知的写作方法。,(2),实训背景。河南省孔子学会拟于开封市菊花花会期间举办以,“,诚信为本，操守为重,”,为主题的诚信儒商学术研讨会，旨在传承儒家文化传统，弘扬儒商精神，倡行诚信原则。拟邀请河南省孔子学会会员，高校从事儒学研究的教授，学者，儒学研究专家，成功的知名企业家，港，澳，台，日，韩及东南亚等商界代表及学者，专家，省，市社科联领导，工商联领导。,会议的主要内容有：儒家文化与现代儒商精神研讨；经贸洽谈；编辑出版,儒商与诚信,论文专辑；参观考察。,(3),实训内容。如果你是该学会办公室秘书，请根据实训背景，设计并制作一份带回执的会议通知，要求通知格式正确、规范，要素齐全。会议的时间，地点及有关事项可虚拟。,学习任务五制发会议通知,项,目,二,实训练习,2.,改错,请指出下列一则会议通知的不妥之处，并说明正确的写法。,县卫生局关于召开卫生工作会议的通知,县属各镇（乡）、局（行）、厂矿：,为总结经验，进一步做好我县的卫生工作，县卫生局决定在本月中旬召开卫生工作会议，现将有关事项通知如下：,(,一,),参加会议人员为各单位主管卫生工作的主要负责人；,(,二,),参加会议人员应认真准备有关卫生工作情况及今后工组打算的材料，以便在会上汇报和交流；,(,三,),参加会议人员应于,6,月,15,日到县政府报到；,(,四,),会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时传达。,以上通知，希遵照执行。,XX,县卫生局,2012,年,6,月,1,日,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识目标,了解选择会议场所的注意事项。,掌握会场布置的原则和方法。,能力目标,能够根据会议的实际情况进行会议地址的选择。,能够进行会场布置。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,一、确定会议所在地,一是国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。,二是专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察，如棉花种植会议到新疆去开，钢铁生产会议到上海去开，能够充分发挥该城市在本专业的优势。,三是应该考虑交通的便利性，尽量选择交通枢纽或大中型城市。,四是要考虑城市对于参会人的吸引力，一个风光优美或富有地域特色的城市，有助于吸引人来参加持续几天的会议。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,二、选择会议场所,1,交通便利,2,会场大小,3,设备配置,4,不受外界干扰,5,停车场所和安全设施,6,场地租借费用合理,7,餐饮和娱乐设施,8,住宿和餐饮服务能力,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,三、会场布局的要求,会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面，要保证会议的质量，会议的整体布局要做到：,1.,庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。,2.,会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。,3.,大中型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。大中型会场还要注意进、退场的方便。,4.,小型会场要注意集中和便捷。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,四、会场布置的技巧,会场内座位的布局,(,一,),主席台,主席台,礼堂型,教室型,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,四、会场布置的技巧,会场内座位的布局,(,一,),半圆型,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,四、会场布置的技巧,会场内座位的布局,(,一,),圆桌型,回字型,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,四、会场布置的技巧,会场内座位的布局,(,一,),T,字型,长方型,马蹄型或,U,型,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,四、会场布置的技巧,会场的装饰,(,二,),会场的装饰是指根据会议的内容，选择适当的背景色调或摆放、悬挂突出会议主题的装点物等。会场的装饰要讲求艺术性，要注意实用、美观、得体。总体而言，党代会朴素大方，庆祝会喜庆热烈，纪念会隆重典雅，座谈会和谐洽，追悼会庄严肃穆，工作会简单实用，展览会新颖别致。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,四、会场布置的技巧,会场座次排列,(,三,),会场座次排列是指对与会人员在会场内座位次序的安排。设有主席台的会议，其座次排列既包括主席台就坐的人员座次排列，也包括场内其他人员的座次排列。会场座次的排列应当合理，符合惯例。,主席台座次排列，依照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右、前高后低的顺序依次排列。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,四、会场布置的技巧,会场气氛布置,(,四,),1,会标,2,会徽,3,旗帜,4,讲台,5,灯光,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：一、常见会议地点的优缺点比较,第一种,你的办公室,优点,你的全部参考资料都在手边，可能使你的权威性得到加强。,缺点,可能会有电话干扰，或者有人打扰。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：一、常见会议地点的优缺点比较,第二种,下级的办公室,优点,可能提高位下级的地位和士气。,缺点,场地一般比较狭小，可能会使双方都感觉不适。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：一、常见会议地点的优缺点比较,第三种,单位的公共会议室,优点,大小够用，无租金。,缺点,使用的时间可能受限制。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：一、常见会议地点的优缺点比较,第四种,外面的会议室,优点,保证没有任何一方占地主优势，而且有利于保密。,缺点,价格可能较高，增加了会议成本，而且可能对大家来说并不熟悉。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：一、常见会议地点的优缺点比较,第五种,外部的会议中心,优点,场地大小选择多，有专业的设备和服务。,缺点,旅途、时间和食宿花费很多。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：二、选择会议地点的技巧,选择大小适中的会场,(,一,),会场的大小是根据会议的规模而定。一般中、小型会议可以选择本单位的会议室、办公室或会议厅，而中型以上的会议，则需要选择会堂、礼堂或体育场馆等场所。选择会场时，必须首先考虑其容纳人数的多少，一般来说其容量应与参加会议的人数大体相当，不宜过大，也不宜过小。因为过大的会场会使会议显得不够紧凑，因而影响会议的气氛；过小的场所则显得过分拥挤，给与会者造成不舒适的感觉。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：二、选择会议地点的技巧,选择远近适当的会场,(,二,),选择会场的场址，首先，要考虑与会者是否便于前往，交通是否便利。其次，要考虑会议主办单位离会址也不宜过远，以致给会务工作造成不便。第三，如果是需要住宿的会议，还要考虑到会场与住宿地点的距离，一般来讲两者之间的距离越近越方便。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：二、选择会议地点的技巧,选择环境适合的会场,(,三,),为了使与会人员能够专下心来开会，保证会议的质量，在选择会场时，除了要考虑会场的大小、距离的远近之外，环境也应当是考虑的重要因素之一。一般来讲，应当选择具有比较清静、不易受干扰的周边环境的会场。嘈杂喧嚣的闹市区肯定不是召开会议的理想环境。尤其是一些重要的会议，一方面需要安静的环境，另一方面也是为了避免由于离单位太近而受到不必要的人事干扰，遇到这类情况可以考虑舍近求远。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：二、选择会议地点的技巧,选择设备齐全适用的会场,(,四,),会场内设备在这里主要包括召开会议所必须的设备，如照明设备、音响设备、通风空调设备、桌椅用具、卫生设施及安全设备如消防设备等。在选择会场时，首先应察看这些设备是否齐备，性能是否良好；其次，根据会议内容的具体要求需要添加一些特殊设备时，应考虑到会场内原有设备是否适用。,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：三、选择会议地点的注意事项,1,广泛收集会议地点的信息,2,提前对会议地点进行实地考察,3,及早提前预订,学习任务六选择会议地点与布置会场,项,目,二,知识拓展：四、装饰会场的技巧,会场的装饰包括主席台的装饰与会场整体背景的装饰和色调的选择。,设有主席台的会场主席台是装饰的重点，因为主席台是整个会场的中心。一般应在主席台上方悬挂会标,(,亦称横幅,),，用美术字标名会议名称,会场整体装饰是指除主席台之外的场内及场外等地方，主要指会场四周和会场的门口。,选择色调是指会场内色彩的搭配与整体基调。包括主席台、天幕、台布、桌椅花卉及其他装饰物。选择与会议内容相协调的色调，可以给与会者的感官形成一定的刺激，产生积极的心理与生理上的影响。,学习任务六选择会议地点与