秘书管理与实务项目九.pptx

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2015-5-8,#,单击此处编辑母版标题样式,安排商务旅行,项目九,目录,任务一,安排上司本地商务出行,任务二,安排与服务外地商务旅行,安排商务旅行,项目九,知识目标,了解安排上司商务旅行准备工作的内容。,能举例说明陪同上司商务旅行的注意事项。,了解办理护照办理和签证的相关知识。,安排商务旅行,项目九,能力目标,能制定合理的商务旅行计划和行程安排。,能为上司旅行准备必备的随身携带物品及清单。,能根据上司要求预订酒店安排交通。,能做好上司旅途中的各项工作。,能完成差旅费用的报销工作。,安排上司本地商务出行,任务一,一、理论知识,(,一,),随从或准备上司本地商务出行,本地商务出行，一般指本市或本市周边地区的外出，多为检查工作，洽谈业务或与客户沟通感情。它的特点是：距离短；利用本单位交通工具或市区公共交通；无须带额外的私人物品；准备的材料相对单一。,安排上司本地商务出行,任务一,一、理论知识,(,二,),上司本地商务出行的准备工作,1,制订本地商务出行计划,2,准备出行资料,3,物品准备,4,车辆安排,5,酒店安排,安排上司本地商务出行,任务一,一、理论知识,(,三,),制定本地商务出行计划的注意事项,1,合理安排时间,2,注重效率,3,突出重点,安排上司本地商务出行,任务一,二、任务描述,天葵礼品有限公司是一家销售礼品的贸易公司，专门为各类企业的促销活动供应小礼品。星期三上午一上班，总经理把助理庄嘉玲叫到办公室，告诉庄嘉玲他后天也就周五上午要到位于宝安区的工厂检查礼品的生产情况，并与工厂管理人员商谈改造生产线的事宜，午饭安排在工厂的员工食堂，让技术部的钟工程师随同前往。下午到南山区，拜访悦志公司钱总，并与他商谈国庆小礼品发放的方案。庄嘉玲考虑去工厂的路不好走，给总结安排了公司商务车。,安排上司本地商务出行,任务一,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务,:,为上司本地商务出行做前期准备。,安排上司本地商务出行,任务一,四、相关链接,深圳罗湖,-,深圳宝安,2008,年,4,月,6,日,9,：,00,17,：,00,，出差司机刘志群师傅，上车时间,8,：,50,时间,日程安排,4,月,6,日,9,：,00,10,：,30,10,：,30,11,：,30,11,：,45,13,：,00,13,：,20,14,：,30,14,：,40,15,：,00,15,：,10,16,：,30,16,：,45,17,：,20,17,：,30,18,：,00,18,：,00,19,：,00,从罗湖红岭公司总部出发，去宝安。,抵达宝安西乡镇。（前进路修路，建议走,107,国道）,拜访日昇公司胡总。,与胡总在东方宾馆用餐，地点为桂花厅。,在东方宾馆午休。,前往宝安机场。,拜访深航总经理，联系空运,业务（,携带合同样本）,前往新泰包装公司。,协商更改外形包装设计,。（,携带外形包装需要资料,）,返回,张斌总经理宝安外出日程表,安排与服务外地商务旅行,任务二,一、理论知识,(,一,),编制旅行计划和日程表,1,时间,2,地点,3,交通工具,4,其他事项,5,备注,安排与服务外地商务旅行,任务二,一、理论知识,(,二,),票务工作,1,订票时要考虑的因素,2,订票方式的选择,3,取票,4,退票,安排与服务外地商务旅行,任务二,一、理论知识,(,三,),预订酒店宾馆住房,1,酒店预订流程,2,酒店查询,3,预订方式,安排与服务外地商务旅行,任务二,一、理论知识,(,四,),秘书陪同旅行的工作内容,1,陪同旅行前的工作有,2,旅行时工作有,3,旅行结束前工作有,安排与服务外地商务旅行,任务二,一、理论知识,(,五,),上司旅行后续工作,1,如果秘书没有随同上司出差，秘书应向上司汇报他出差期间公司的运营情况。,2,整理上司带回来的各类资料和物品。,3,代上司整理各种出差票据，到财务部门报销。,4,帮助领导完成出差报告。,5,向目的地接待单位发感谢信。,安排与服务外地商务旅行,任务二,二、任务描述,思科公司伍经理等一行,5,人计划,5,月,5,日到深圳参加文化博览会，,5,月,7,日到珠海参加一个文化交流活动，会期一天，,9,日参加广州文化产品推广会，,10,日返回合肥。她还决定利用参加珠海文化交流活动和参加广州文化推广会的间隙，到公司东莞办事处，了解该处今年的计划完成情况。在广州期间伍经理要到花都探访原来的合作伙伴，商谈开发游戏软件的事宜。由于这次去深圳事务较多，伍经理要求秘书古丽雯陪同前往。古丽雯接到任务后很快制订好计划，并积极做好陪同她出差的准备工作，旅程很顺利，,10,日准时返回公司。,安排与服务外地商务旅行,任务二,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务一,:,商务旅行前期准备工作。,安排与服务外地商务旅行,任务二,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务二,:,陪同旅行与处理旅行后续工作。,安排与服务外地商务旅行,任务二,四、相关链接,(,一,),上司出差期间秘书的工作,1,上司出差动身之前，秘书应安排好送站的车，检查上司是否遗漏物品。,2,启程之后，如果对方有迎接人员，应通知对方接站班次和时间。,3,做好打给上司的电话记录，如果是紧急事务，直接向上司汇报。,4,处理因准备上司出差而耽搁的工作。,5,整理上司出差期间收到信件。信件按时间编号，夹在文件夹中。如果上司出差时间长，可以打包邮寄给他。,6,整理办公用品和文件。,安排与服务外地商务旅行,任务二,四、相关链接,(,二,),秘书陪同上司出差注意事项,1,风头不能高过领导,2,不要嚼舌根,3,适当展现自己特长,4,注重细节,安排与服务外地商务旅行,任务二,四、相关链接,(,三,),出国旅行手续的办理,1,办理出国申请,2,办理护照,3,办理签证,4,办理“黄皮书”,5,办理出境登记卡,6,时差的换算,安排与服务外地商务旅行,任务二,四、相关链接,(,四,),案例,陪同上司出差要注意细节,小钟刚到公司不久就要求陪同总裁一起出差到杭州。小钟一直就想去看看这个“天堂”。想到可以去杭州，她一点都不紧张，反而很兴奋。经过两个小时的飞行和一个小时的机场巴士，他们上午,10,：,00,到达入住的酒店，这是一家五星级的酒店，他们住的是一个高档套间。他们一到酒店，总裁也不休息，就和等候他们多时的客户谈起来。总裁吩咐小钟沏茶招待客人。因为刚到，根本就没有开水。这时服务员又不在，于是小钟只好从冰箱里拿出矿泉水，又去找服务员烧水。等水烧好后，总裁和客户的谈话已经结束了，小钟只好给老板沏了一杯茶，并赶紧诚惶诚恐地向总裁解释。还好总裁看到小钟刚毕业不久，并没有责怪她，但总裁还是提醒她以后要事先安排好，另外，告诉她不要用酒店的矿泉水，因为这种酒店的矿泉水十几块钱一瓶，而外面只要几块钱。经过这次出差后，小钟以后每次和老板出差，都会提前做好准备，熟悉酒店，准备与客户的会谈资料等等。,