秘书文档管理课件项目十一.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,项目十一 档案的保管,项目目标,任务导向,技能训练,项目目标,1,知识点,档案保管工作的内容、任务和基本要求,档案保管的物质条件,档案库房管理与档案在流动过程中的维护与保护方法,2,技能要求,初步掌握档案保管工作的要领,任务导向,一、档案保管工作概述,二、档案保管的物质条件,三、档案库房管理,四、档案存放位置索引,五、档案代理卡,六、全宗卷,一、档案保管工作概述,（一）保管工作的含义,1,、库房管理,2,、档案流动过程中的保护,3,、保护档案的专门措施,（二）保管工作的任务,1,、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。,2,、延长档案的寿命；,3,、维护档案的政治安全，防止泄密。,（三）基本要求,1.,以防为主，防治结合,2.,加强重点，照顾一般,3.,自力更生，勤俭节约,4.,立足长远，保证当前,（四）意义,档案保管工作为档案管理工作提供物质对象，其质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。,二、档案保管的物质条件,（一）档案库房,档案库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮,(,防水,),、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。,档案库的窗户应尽可能少而小,档案库的形式、结构、用材、颜色均应考虑隔热、防潮等效果,库房温度冬季不低于,14,C,，夏季不高于,24C,，相对湿度,45,60,。,（二）档案装具,1,、档案箱,2,、档案架,活动式密集架,积层密集架（通天架）,3,、档案柜等,手动密集架,底图密集柜,（,三）包装材料,1,、卷皮,2,、案盒、卷盒,3,、档案袋,4,、包装纸等,（一）库房编号,1.,为所有库房编一总的顺序号,2.,分区编号（二）排架和编号,1.,整齐一致,2.,避光通风,3.,空间利用,4.,统一编号，顺序是从左到右、从上到下。,三、库房管理,（三）全宗的排列和档案的存放,1.,全宗的排列一个全宗的档案放在一起；全宗号流水排列法；,全宗分类排列法；全宗群排列法。,2.,存放方式 竖放和平放,四、档案存放位置索引,全宗名称：,全宗号：,案卷目录号,案卷目录名称,目录中案卷起止号数,存,放,位,置,楼,层,房间,档架（柜）,栏,格,五、档案代理卡,为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是,“,代卷卡,”,或,“,代理卡,”,。,全宗号,目录号,案卷号,移出日期,移往何处,库房管理员签字（移出）,归还日期,库房管理员签字（收回）,单位名称,经手人姓名,六、全宗卷,全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。,通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。,技能训练,P126,页,