秘书管理与实务项目三.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,会中服务,细节定成败,目录,项,目,三,学习任务一,接站与报到,学习任务二,落实会场接待,学习任务三,保障会议安全与后勤,学习任务四,组织会议游览活动,学习任务五,完成会议记录与编写会议简报,学习任务一接站与报到,知识目标,掌握会议接站工作原则。,掌握会议报到工作原则与方法。,能力目标,能够做好会议接站准备工作。,能够做好会议报到工作。,项,目,三,学习任务一接站与报到,一、会议接站,统一的指挥调度系统,(,一,),项,目,三,姓,名,性,别,单,位,职,务,民,族,联,系,方,式,车,次,/,航,班,出,发,时,间,到,达,时,间,随,行,人,数,接,站,司,机,接,站,车,号,接,站,工,作,人,员,接,站,领,导,接,站,出,发,时,间,接,站,出,发,地,点,会议代表接站安排表,学习任务一接站与报到,一、会议接站,安排足够的车辆和接站人员,(,二,),项,目,三,根据参会人员数量、到站时间、往返周期等因素合理安排迎接车辆和迎接人员。接站人员和车辆一般以小组为单位，每个小组配备接站人员,1-2,名，司机,1,名，车辆,1,部。根据,会议代表接站安排表,确定的到站人数和时间，合理安排接站小组数量，多个小组之间轮流接站，前后衔接，防止出现,“,空挡,”,。,学习任务一接站与报到,一、会议接站,会前通知内容详细,(,三,),项,目,三,单,位,接站人数,人,联系人姓名,联系人手机,到,达,10,月,22,日,航班,时 分抵达,10,月,22,日,车次,时,分抵达,返,程,10,月,日,车次,张,10,月,日,航班,张,会议接站回执,学习任务一接站与报到,一、会议接站,接站物品准备充分,(,四,),项,目,三,1.,接站牌和接站条幅的制作要醒目，在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌和条幅。,2.,接待人员还应准备好以下物品：手提式扩音器、工作证、胸卡、急救电话号码表,(,应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码,),。,学习任务一接站与报到,二、会议报到,引导与会代表报到的注意事项,(,一,),项,目,三,1.,如有必要，应当查验参会人员的有效证件。,2.,报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间。,3.,报到人员的分配要合理，工作流程应当明确。,4.,备好会议报到须知，做到接待人员人手一份。,5.,食宿安排要留有余地，充分考虑到参会人员可能会超出预期的情况。,学习任务一接站与报到,二、会议报到,引导与会代表报到的程序,(,二,),项,目,三,1.,在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。,2.,接待人员将预先准备好的文件袋发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。,3.,向每位代表发放会议指南。,4.,随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执和参会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作。,5.,随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。,6.,报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。,学习任务一接站与报到,知识拓展：一、会务接待服务员技术等级标准,职业定义,(,一,),项,目,三,适用范围,(,二,),等级,(,三,),具体标准,(,四,),学习任务一接站与报到,知识拓展：二、设计会议报到登记表,项,目,三,会议报到登记表,（,20,年,月,日）,序,号,姓,名,性,别,年,龄,工作单位,职,务,通讯地址,联系电话,房间号码,单位网址,电子邮件,返程订票,学习任务一接站与报到,知识拓展：三、接待礼仪常识,项,目,三,1,确定迎送规格,2,迎送前的准备,3,安排好迎送中的各个环节,学习任务一接站与报到,实训练习,项,目,三,会议接站和报到服务,1,实训目标。,通过实训，要求学生掌握会议接站和报到工作的方法。,2,实训背景。,近年来，中国家电业迅猛发展。这不只表现在家电品种的增加，更主要是表现在中国家电业在全球市场份额的扩大。比如，中国制造的彩电已占全球市场份额的,29%,，洗衣机占,24%,，电冰箱占,16%,，空调占,30%,，而照相机和电话机则超过,50%,，微波炉的数字更是惊人，单是广东格兰仕一个厂生产的微波炉就占全球市场份额的,35%,。最近，手机和电脑的生产量与销售量也直线上升。中国家电业在逐步发展壮大、走向成熟，中国家电业在基本上占据了国内市场的同时，迅速占领国际市场。,朝阳家电公司是一家资产雄厚的大型企业。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品。为了引起客户和消费者的关注，公司将举办一次大型客户咨询洽谈会，准备邀请国内二百多家客户参加。会议定于,2013,年,10,月,10,日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心。,3,实训内容。,请根据实训背景，模拟表演会议接站和报到的情景。,学习任务二落实会场接待,知识目标,掌握会议签到的方法。,掌握会议引导的方法。,能力目标,能够做好会议签到工作。,能够做好会议引导工作。,项,目,三,学习任务二落实会场接待,项,目,三,一、会议签到,会议签到的作用,(,一,),简言之，会议签到的作用主要有以下几点：,1.,便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性；,2.,检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会；,3.,庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念；,4.,与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。,学习任务二落实会场接待,项,目,三,一、会议签到,会议签到的方法,(,二,),1,簿式签到,2,证卡签到,3,电子签到,4,座次表签到,5,会议工作人员代为签到,学习任务二落实会场接待,项,目,三,一、会议签到,会议签到的要求,(,三,),1,认真准备,2,有序组织,3,及时统计,4,准确无误,学习任务二落实会场接待,项,目,三,二、会议引导,引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。引导虽然看似小事，但却能给与会者提供许多方便，使他们感到亲切，也有利于会场内外正常秩序的建立。,引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。,日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位。但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位或区域就座。,学习任务二落实会场接待,项,目,三,知识拓展：一、设计会议签到表,会议名称,主办单位,会议,时间,(,年 月 日 时 分,),会议地点,出席单位,签,名,会议签到表,学习任务二落实会场接待,项,目,三,知识拓展：二、引导就座的常识,有些小型会议也需要与会者有固定的座次，应在出席证或签到证上注明座号，并在每个会议桌上摆置名签，并同时印制,“,座次表,”,发给与会人员，与会人第一次入场的时候，会议人员应做必要的引导，以便与会人员找到座次。所以，引导人员要做好引导工作，以保证会议的顺利进行。,召开大型会议，为了方便与会者尽快就座和保持会场程序，都需要会议工作人员采取某种方式引导座位。比如，在会议厅召开的大中型会议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门行业为单位集中就座，根据不同情况，有的也可采取随便入座的方式。无论采取对号入座，还是随便入座，或是划分区域入座，都可以设立指示座位的标志或由会议秘书工作人员引座。,学习任务二落实会场接待,项,目,三,知识拓展：三、会议接待礼仪,对会议接待人员的要求,(,一,),1,礼仪小姐应有的风采,2,会议工作人员应有的风度,学习任务二落实会场接待,项,目,三,知识拓展：三、会议接待礼仪,会议的筹备工作,(,二,),1,根据会议营销规模确定接待工作,2,及时准确地发放会议通知,3,选择会场,4,会场布置,5,准备会议材料,学习任务二落实会场接待,项,目,三,知识拓展：三、会议接待礼仪,会议前的接待礼仪,(,三,),1,会前检查,2,签到,3,引座,4,接待,学习任务二落实会场接待,项,目,三,知识拓展：三、会议接待礼仪,会议进行中的服务礼仪,(,四,),1,倒茶,2,其他服务,3,做好会后服务的准备工作,学习任务二落实会场接待,项,目,三,实训练习,金地公司在全国设有,300,多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，金地公司总经理办公会决定,11,月,8,日,-10,日在上海市召开一次全国代理商会议，会议定在上海希尔顿酒店举行。由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰,50,家优秀代理商。,请按照实际情景，分组模拟演练签到和引导的情景。,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,知识目标,掌握会议安全保卫工作的内容和方法。,掌握会议后勤服务的内容和方法。,能力目标,能够做好会议安全保卫工作。,能够做好会议后勤服务工作。,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,一、会议的安全保障,如果,公司内部的会议，会场安全保卫基本不用作特别安排。如果是对外的会议，尤其是一些大中型会议需要确保参会人员的人身与财产安全，就应做好安全保卫工作。在一些大中型会议，会场要专门配有服务人员，秘书应当督导和协助服务人员做好工作：,(1),与会,人员入场时的验证与收票工作。,(2),保持,会场内的秩序，维护场内设备。,(3),关注,会场内各种设备的使用情况。,(4),做好,会场内安全保卫工作,。,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,二、会议的后勤服务,安排会议值班,(,一,),1,会议值班工作的内容,2,会议值班的意义,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,二、会议的后勤服务,会议交通服务,(,二,),1,筹齐会议用车,2,拟定会议用车制度和纪律,3,合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施,4,对驾驶人员的管理,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,二、会议的后勤服务,生活,服务工作,(,三,),1,及时订购回程票,2,打印并分发会议代表通讯录,3,组织拍摄会议集体照及活动照,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,二、会议的后勤服务,娱乐服务工作,(,四,),1,确定娱乐活动的内容和形式,2,做好各项组织工作,3,安排娱乐活动的注意事项,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,二、会议的后勤服务,餐饮,服务,(,五,),1,会议餐饮服务的种类,2,会议的宴会服务,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,知识拓展：一、宴席座次的安排,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,知识拓展：一、宴席座次的安排,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,知识拓展：二、会议嘉宾的安全和保卫,1,会议嘉宾的安全保卫工作的内容,2,会议嘉宾安全保卫划分为,4,个关键阶段,3,会议安全保卫人员的职责,4,会议保卫工作的检查,学习任务三保障会议安全与后勤,项,目,三,实训练习,金地公司在全国设有,300,多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，金地公司总经理办公会决定,11,月,8,日,-10,日在上海市召开一次全国代理商会议，会议定在上海希尔顿酒店举行。由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰,50,家优秀代理商。,请按照实际情景，分组模拟演练会议安全保卫和后勤服务工作的情景。,学习任务四组织会议游览活动,项,目,三,知识目标,掌握会议参观游览活动的原则与方法。,掌握会议参观游览活动的安排。,能力目标,能够做好会议参观游览活动的安排。,学习任务四组织会议游览活动,项,目,三,一、会议游览活动内容的选择,观光游览,(,一,),1,自然景观,2,人文景观,学习任务四组织会议游览活动,项,目,三,一、会议游览活动内容的选择,导购游览,(,二,),对于很多与会者来说，到了一个新的会议地点，总希望要购买一些当地的土特产品，会议组织者可以此提供导购服务，提前安排妤车辆分期、分批将与会者送到当地著名的商业中心或购物街，会议承办者应详细向与会者介绍有关商店的特色及购物注意事项。选择商品质量上乘、价格公平合理的商店，让客人满意。一方面领略当地风光，另一方面选购当地特产，所购物品也可以成为美好的纪念。,学习任务四组织会议游览活动,项,目,三,二、会议游览活动的组织,了解与会者需求与兴趣,(,一,),体现主办方地域或民族特色和传统文化,(,二,),安排游览活动具体活动时间,(,三,),学习任务四组织会议游览活动,项,目,三,知识拓展,1,做好选点准备工作,2,做好编组与安全工作,学习任务四组织会议游览活动,项,目,三,实训练习,1.,金地公司在全国设有,300,多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，金地公司总经理办公会决定,11,月,8,日,-10,日在上海市召开一次全国代理商会议，会议定在上海希尔顿酒店举行。由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰,50,家优秀代理商。会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。,学习任务四组织会议游览活动,项,目,三,实训练习,请按照实际情景，分组模拟演练游览的情景。,2.,将全班分成几个组，每个组选择一处当地或周边几个风景名胜区，模拟进行会议游览服务。要求：,(1),准备所选游览点的相关资料，设计游览线路图。,(2),制作游览沿途风景的,PPT,。,(3),由一名组员扮演导游，根据,PPT,的内容，模拟进行导游服务。,(4),其他小组各派一名代表扮演会议代表，沿途提出各种问题或设计一定的难题。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,知识目标,掌握会议记录的格式。,掌握会议记录的技巧。,掌握会议简报的格式。,掌握会议简报的编写方法。,能力目标,能够完成一场会议记录的准备、整理等工作。,能够编写会议简报。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,一、做好会议记录,会议记录是一种实用文体，是由负责记录的人员对会议进行情况及会上发言和决定事项所作的记载，是会议情况的真实反映。,在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。,“,记,”,与,“,录,”,略有区别。,“,记,”,有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠,“,录,”,。,“,录,”,有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之保证记录内容最大限度地再现会议情境。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,一、做好会议记录,会场记录的格式,(,一,),会议记录,会议名称：,会议,时间：,年,月,日,时,会议地点：,记录,人：,出席与列席会议人（数）：,、,、,、,、,缺席人（数）：,、,、,、,会议主持人：,审阅：,签字：,主要议题,:,发言记录：,。,。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,一、做好会议记录,会场记录的格式,(,一,),公司会议记录,会议时间：,年,月,日,时,会议地点：,出席人（数）：,（主持人）、,、,、,、,、,、,（记录人）。,缺席（数）人：,会议主持人：,（职务）,记录人：,（职务）,会议内容记录：,：,。,：,。,散会（会议于,时,分结束）。,主持人,：,(,签名,),记录,人：,(,签名,),(,本会议记录共,页,),学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,一、做好会议记录,会议记录的基本要求,(,二,),记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。基本要求如下：,1.,准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。,2.,详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。,3.,忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。,4.,记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,一、做好会议记录,会议记录的重点,(,三,),会议记录应该突出的重点有以下几点。,1.,会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。,2.,会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。,3.,权威人士或代表人物的言论。,4.,会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。,5.,会议已议决的或议而未决的事项。,6.,对会议产生较大影响的其他言论或活动。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,一、做好会议记录,会议记录的整理,(,四,),会议记录的整理要真实、完整、全面、清晰。,1.,忠实于讲话人、发言人的原意。,2.,保持讲话人、发言人的风格。,3.,要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。,4.,整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。,5.,会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。,6.,录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,二、会议简报,会议简报的特点,(,一,),“,简,”,是最重要的特点，指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓，无关的东西不说，一般性的东西少说，专业性的东西多说。,“,快,”,是报道迅速及时。简报写作要快，尽量让读者在第一时间里了解到最新的现实情况。,“,新,”,是指内容的新鲜感。简报如果只报道一些司空见惯的事情，就没有多大价值和意义了，而是要报道新事物与新情况、反映新动向与新趋势、宣传新思想与新典型。,“,实,”,是简报的本质特性，指内容真实准确，用事实说话。简报所反映的内容、涉及的情况，必须严格遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果，所有要素都要真实，所有的数据都要确凿。虚构编造不行，移花接木、添枝加叶也不行。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,二、会议简报,会议简报的写法,(,二,),1,报头,2,报核,3,报尾,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,知识拓展,1,性质不同,2,功能不同,3,内容不同,4,表现形式不同,5,表达方式不同,6,利用方式不同,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,实训练习,1,撰写会议记录,(1),实训目标。,通过实训，要求学生掌握做会议记录的一般方法和要求。,(2),实训背景。,2013,年,10,月,21,日，宏远公司在公司综合会议室举行了三季度经营形势总结及四季度经营形势分析会。参会人员有公司总经理、副总经理以及公司各部门经理，会议由总经理主持。此次会议主要对三季度公司的经营情况进行总结，对四季度的发展进行规划，对团队管理、业务数据进行点评。会议提出了新的思路并展示了新的亮点。,(3),实训内容。,如果你是公司办公室秘书，在召开会议期间，总经理安排给你的主要工作就是做会议记录。按照实际情况演练做会议记录。根据实际情景，演练做会议记录的过程。,学习任务五完成会议记录与编写会议简报,项,目,三,实训练习,2,制作会议简报,(1),实训目标。,通过实训，要求学生掌握编制会议简报的一般方法和要求。,(2),实训背景。,2013,年,2,月,1214,日，海天公司年度工作会议在南京会议中心隆重召开。参加会议的有公司及所属各部门；各项目的主要负责人和代表共计,14,人，列席代表,5,人、特邀嘉宾,3,人。会议的主要议题有：（,1,）讨论修订公司,管理细则,；（,2,）听取和审议总经理工作报告；（,3,）特别制定和签署,2013,年工作目标责任书；（,4,）表彰,2012,年年度先进集体和个人；（,5,）参观学习。总经理的工作报告的主题是“继往开来、乘势而上，抓好机遇实现二一一年历史性跨越”，主要内容包括：（,1,）总结过去一年所取得的成绩，（,2,）提出大部制的管理体制思路，（,3,）阐述实现跨越式发展必须重视人才、发现人才、培养人才为我所用，必须保证员工的既得利益，培养稳定的职工队伍，必须以实际行动树立和保持良好的公司形象，提高企业信誉度，必须把安全文明生产，质量管理放在第一位，必须管好用好有限的资源和资金。,管理细则,是在,管理手册,（试行本）的基础上，结合上年的执行情况，进行了较大的修改。特别是在职工队伍建设、员工利益保障、劳动纪律执行、安全生产管理、财务核算规范等方面增加了较多新的内容，涉及到生产、经营、管理的各个层面。,(3),实训内容。,请根据上述材料的材料，写一份简报文稿。,