秘书实务第3章-文书处理.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第三章 文书处理,【,内容提要,】,文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容之一。本章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的基本环节，对文书的撰写、传递和处理的基本程序及操作要点做了专门介绍。学习本章内容，可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处理的方法与技能。,第三章 文书处理,1,2,3,4,文书处理的基本知识,文书的撰写与编辑,收文处理,发文处理,5,文稿的校对与装订,第一节 文书处理的基本知识,一、文书处理的含义,二、文书的分类,三、文书处理的基本原则,四、文书处理的内容,五、文书处理的工作要求,一、文书处理的含义,文书、文件、公文、文书处理,“文书”是一个整体概念。,“文件”，英文为,document,，在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究等方面的文章。,“公文”是公务文书的简称。,“文书处理”又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关、企事业单位和各社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。,二、文书的分类,按行文关系分类,按制文机关的不同分类,按性质作用分类,三、文书处理的基本原则,实事求是,准确规范,精简高效,安全保密,2012,年,7,月,1,日施行的党政机关公文处理工作条例第一章第五条提出：“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”,四、文书处理的内容,公文拟制。,包括起草、审核、签发等程序。,发文处理。,包括文书的复核、登记、印制、核发等工作。,收文处理。,包括收进文书的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等工作。,文书管理。,包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。,文书保密。,五、文书处理的工作要求,及时,准确,安全,统一,【,小测试,】,1,开始写之前，我明白这份文件的目的。（）,2,开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（）,3,每写一篇之前，我自信我可以写好它。（）,4,看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（）,5,我会把最重要的内容放在文件开头或结尾部分。（）,6,定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。（）,7,用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（）,8,我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（）,9,我每次都会抽时间对文件进行修改和润色。（）,10,我不明白的东西不会写在文件里。（）,以上问题每打一个“”得,1,分。得分低于,5,分，说明对文书工作缺乏认识，必须认真学习本章内容；得分为,68,分，说明有一定文书知识，需要通过学习本章内容加以总结和提高；得分为,910,分，说明有一定文书写作功底，应该重点学习本章理论性强的内容。,第二节 文书的撰写与编辑,一、文书的撰写,二、文书的字体与字号,三、文书的排印,一、文书的撰写,（一）文书的用语,1.,开头用语,一般可以用为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派等。,2.,承启用语,一般可以用下列表述：根据,现决定；根据,特通告如下；依据,公告如下；为了,现决定；为,通报如下；为此,现就,问题请示如下；现将,报告如下；现就,问题，提出如下意见；经,批准，现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经,研究，答复如下；等等,。,一、文书的撰写,3.,引述用语,一般可用如悉、收悉、敬悉、欣悉等。,4.,称谓用语,可以用我、贵、你、本、该等，如“贵公司”“本单位”等。,5.,经办用语,一般可用经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批等。,一、文书的撰写,6,表态用语,一般可用同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协助办理、尽快见复等。,7,结尾用语,当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；以上意见如无不妥，请批准为荷；妥否，请批复；请予函复；盼复；特此报告，请审阅；此复；特此批复；特此通告；特此通知；等等。,一、文书的撰写,（二）文书中数字的用法,1.,使用阿拉伯数字,（,1,）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。,（,2,）文中公历世纪、年代、年、月、日以及时间中的时、分、秒使用阿拉伯数字。年份必须写全位数，如,2011,年。,（,3,）物理量的值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。,（,4,）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。,一、文书的撰写,2.,使用,汉,字,（,1,）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。,（,2,）中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。,（,3,）相邻的两个数字并列表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号隔开。,二、文书的字体与字号,（一）文书字体,文书的字体分为,汉字字体,、,外文字体,和,数码字体,三种。,1.,汉字字体。写作中常用黑体、宋体和仿宋体。,2.,外文字体。公务文书中常用的外文字体是白正体。,3.,数码字体。公务文书中常用的数码字体是白正体。,二、文书的字体与字号,（二）文书字号,1.,号数制,号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有,11,种：初号、小初号、,1,号、,2,号、,3,号、,4,号、小,4,号、,5,号、小,5,号、,6,号、,7,号等。,2.,点数制,点数制是国际上通用的计算字面大小的制度，以“点”数多少区别字面的大小。,3.,级数制,级数制是照排计算字面大小的制度，以“级”数多少区别字面的大小。,三、文书的排印,（一）公文用纸及版面尺寸,党政机关公文格式,规定：公文用纸一般使用纸张定量为,60g/m280g/m2,的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度,80,90,，横向耐折度,15,次，不透明度,85,，,pH,值为,75,95,。,公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准,A4,型纸，其成品幅面尺寸为,210mm,297mm,。,公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）,37mm,1mm,，订口（左白边）为,28mm,1mm,；版心尺寸为,156mm,225mm(,不含页码）。,公文中文字的颜色为黑色（有特殊说明的除外）。,三、文书的排印,（二）排版规格与印制装订要求,排版规格（页面设置）：正文用,3,号仿宋体字，一般每面排,22,行，每行排,28,个字。,装订要求：公文应左侧装订，不掉页，不脱落。,不得随意改换字体和字号，同一篇文书中不采用几种字体。,从左至右横写、横排。,三、文书的排印,10,正文,11,附件说明,12,附件,13,发文机关署名、成文日期和印章,14,附注,15,抄送机关,16,印发机关和印发时间,17,版记中的分隔线,18,页码,（三）公文的文面内容排版规范,1,份号,2,秘密等级和保密期限,3,紧急程度,4,发文机关标志,5,发文字号,6,红色分隔线,7,签发人,8,公文标题,9,主送机关,三、文书的排印,（四）公文的表格排版规范,A4,纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。,（五）特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面。不可采取标识“此页无正文”的方法解决。,【,知识链接,】,文书的稿本,一、文书的文稿,草稿,：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。,定稿：,指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。,二、文书的文本,正本,：根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。正本又可分为定型本、试行本、暂行本、修订本。,副本：,指再现文书正本内容及全部或部分外形特征的复制本或正本的复份（如抄本、复印本等），供存查、知照用。,存本：,发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。,第三节 收文处理,收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与管理。,第三节 收文处理,一、收受与分流阶段,二、办理收文阶段,三、组织传阅与催办阶段,四、处置办结公文阶段,收文处理,一、收受与分流阶段,（一）签收,作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证，二是为了保证文件运行安全。,（二）登记,登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。,二、办理收文阶段,（一）初审,（二）承办,收文处理,三、组织传阅与催办阶段,（一）传阅,（二）催办,（三）答复,四、处置办结公文阶段,包括立卷归档、清退、暂存、销毁等程序。,收文处理与发文处理示意图,第四节 发文处理,一、文稿的形成阶段,二、文稿的制作阶段,三、处置办结公文阶段,一、文稿的形成阶段,起草,审核,签发,复核,登记,二、文稿的制作阶段,印制,核发,三、处置办结公文阶段,立卷,归档,暂存,销毁,第五节 文稿的校对与装订,一、校对,二、公文的装订,一、校对,文稿的校对是保证文稿形式规范、内容正确的重要环节。,校对的方法：,对校法,折校法,读校法,人机结合校对法,二、公文的装订,骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各,70mm,处。平订钉锯与书脊间的距离为,3mm5mm,。,【,思考与练习,】,1.,秘书文书处理的内容包括哪些？,2.,规范的公文由哪些部分组成，各有什么要求？,3.,文书中数字的使用有哪些规定？,4.,党政机关公文处理工作条例,中，公文办理包括哪三方面工作？其中收文与发文办理的工作程序是什么？,5.,对一篇撰拟好的公文定稿按照公文格式要求进行排版。,【,案例分析,】,怎样写才正确,小王是应届的硕士研究生,今年毕业后分配到一家研究院下属的第三研究所工作，这家研究院下属五个研究所和两个部。正巧，所里办公室助理职位空缺,领导就让他担任这个职务。他本来以为学过这方面的知识，做事情应该能够得心应手,谁知他上任后做的第一件事就让他感到困惑。,事情是这样的,:,主管技术的刘副所长让他给科技部起草一份公文,申请采购一套试验设备。小王心想这写文件可难不倒他,在大学上应用文写作课，他可是学得很认真，下了不少功夫的。,小王回到办公室，静下心来仔细琢磨刘副所长交代的任务，分析行文的目的。根据刘副所长的意图，小王认为这次行文的文种应该确定为公函。因为根据行文规则，公函属于平行文,是平行机关和不相隶属机关之间请求和批准时使用的公文。他们所与科技部两者之间就是平行关系，所以即使是请他们批准采购，那也应该用平行文公函这个文种来行文。,【,案例分析,】,怎样写才正确,确定好文种后,小王根据所学知识,很快就写好一篇格式规范、内容充实、文字顺畅的公文，他兴冲冲地拿着写好的公文给刘副所长审阅。谁知刘副所长拿过公文一看，说,:,“,不行,文种写错了，应该是请示，怎么能用公函呢,?,”,小王说：,“,不会错，根据国家公文处理办法的规定，就应该用公函行文，我在学校就是这么学的。,”,刘副所长一听不高兴，对小王说,:,“,小王，你太不谦虚了,我在这所里这么多年了，给科技部的类似内容的文都是用请示的。我们和科技部是平级单位，可在业务上归其领导，你不能把课本的知识死搬硬套，太教条了，赶紧拿回去重写。,”,小王困惑了，到底谁错了？,【,案例分析,】,问题：,1.,以上案例反映了秘书办文工作的哪些问题？,2.,你认为按照行文关系和公文内容选择哪种文体最合适，为什么？,3.,听了领导的意见，小王应当怎么与领导沟通并很好地处理这件事？,