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目前企业协议管理存在问题与对策
陈显明
市场经济要求企业必需在遵照市场行为规则前提下参与竞争、 规范管理和经营, 协议是企业开展各类经济活动关键形式, 企业协议管理工作显得尤为关键。不过, 目前企业协议管理工作仍面临着部分问题, 企业应该引发高度重视, 要从加强企业协议管理入手, 加强企业法律风险管理。
一、 企业协议及管理中存在若干问题
1、 协议风险管理意识差。
部分企业领导对协议管理关键性认识不够, 没有建立完善协议管理机构, 对协议风险更缺乏防范意识, 没有认识到协议管理是企业管理不可或缺关键组成部分, 没有建立协议管理制度, 在机构设置、 人员配置和经费等方面支持不够, 没有设置对应管理部门或专门管理人员, 没有明确授权制度和协议签署步骤管理, 协议签署随意性很大, 各部门权责不分明, 意见极难统一, 造成权力大家争、 责任大家推局面。协议签署后, 不注意保留协议及相关推行凭证。
2、 不重视协议主体资格审查
在对外交往中, 对方有时往往以办事处、 项目部名义等签署协议, 更有部分企业业务人员直接代表法人对外签署协议, 在这种情况下, 部分企业往往不重视审查对方签约是否适格, 只要对方有些人签字就万事大吉, 一旦发生纠纷, 谁应负担协议责任, 争议较大, 有企业不认可签字人身份, 而签字人又无法找到, 也没有证据证实其身份, 在这种情况下, 协议风险就相当大了。
3、 协议文本不规范, 条款过于简单、 模糊。
有企业在签署协议时, 往往是自己临时草拟, 不使用已成文协议示范文本或格式协议。部分协议条款过于简单, 协议条款约定意思不明确、 不具体。有协议没有依据交易特有风险来设置特定条款, 有协议因为缺乏必需框架体系造成内容混乱, 有协议与实际需要相脱节, 未就双方具体内容作充足约定, 如: 有协议约定按需供货, 以协议法处理争议, 由违约者负担违约责任等, 这种约定等于没有约定, 争议处理约定包含处理路径、 管辖约定等具体事项, 依据《民事诉讼法》要求: 协议纠纷能够由被告住所地或协议推行地法院管辖。同时《协议法》又要求: 协议当事人能够在协议中约定原告住所地、 被告住所地、 协议推行地、 协议签署地、 协议标物所在地法院管辖。所以, 协议当事人应明确、 具体地约定协议纠纷管辖法院, 不然则是无效约定。违约责任需要依据本协议交易情况进行具体约定。
4、 忽略协议效力问题。
有企业在签署协议, 往往不注意协议效力问题, 在法律上, 有协议成立、 协议生效两个概念, 协议生效不一样于协议成立。通常情况下当事人采取协议书形式签订协议, 自双方当事人签字或者盖章时协议成立。有些协议约定自双方签字盖章之日起生效, 不过协议上面仅有签字或盖章。殊不知签字盖章意思是法定代表人或其授权委托人签字加单位公章, 还有部分协议没有明确协议推行期限。
5、 不善于利用协议法给予权利。
依据协议法第六十六条、 第六十七条、 第六十八条要求, 协议当事人可行使抗辩权包含: 同时推行抗辩权、 后推行抗辩权和先推行抗辩权; 同时, 协议法第七十三条、 第七十四条、 第七十五条要求了协议保全制度, 目是在债务人与第三人在危害债权时 , 债权人可依法利用排除对债权侵害, 但部分企业不知道也不善于利用这些抗辩权、 保全方法。
6、 协议盖章、 签字方面存在问题。
协议条款并不要求当事人自行书写, 但需要亲自签字或盖章。签字人应该是当事人本人, 或单位法定代表人、 责任人, 或经授权部门机构责任人、 代理人。但在实务中常出现, 协议当事人一栏与盖章主体、 签字不符。这会给协议推行、 主体确定带来无须要麻烦。通常签订协议时当事人都要同时签字并盖章, 虽无须要, 但应该说是有利而无害。在签字人无权代表或无权代理时, 有盖章便不会影响协议成立。 另外, 有企业不太重视签字和盖章具体操作要领, 签字时最好用蓝黑色墨水, 易于分辩是否是原件。签字时最好是页签, 即每页签字, 或在盖章时加盖骑缝。
二、 防范企业协议风险基础对策
（一）强化协议风险管理意识。
“企业二分之一财富来自协议”, 在现代企业规模越来越大, 生产、 经营内容也越来越繁复, 协议作用也越来越关键, 但随之而来风险也越来越大, 不规范协议会损害企业形象, 也会所以暴露企业本身弱点; 不规范协议给推行带来歧义和无须要损失, 不重视协议风险管理企业管理不可能是成功有效, 企业经营存在风险, 而协议管理工作目标是防范企业经营风险, 所以, 在协议管理时必需强化风险管理意识, 作为现代企业家, 应该崇尚法律, 协议就是企业经济活动法律, 树立并强化协议风险管理, 有利于规范企业行为规范, 有利于企业健康有序地成长。
（二）建立企业协议管理机构和管理模式。
首先, 建立协议管理机构。在市场经济条件下, 企业为实现一定经济目, 明确相互权利义务关系而签署协议是民事协议, 企业经过协议所确立民事关系, 是种受法律保护民事法律关系, 所以经过签署协议建立民事法律关系行为是一个民事法律行为。由此可见, 因为协议本身特征, 决定了协议不一样于企业内部生产人事、 财务等管理工作, 已超越了企业本身界限, 使之成为一个受法律规范和调整社会关系, 包含大量法律专业问题和实际操作技巧, 鉴此, 协议管理应该设置专门机构, 并配置相关人员进行有效专业管理。
其次, 协议管理应采取企业协议管理部门统一归口管理和各业务部门、 各单位分口管理模式。协议管理部门作为企业协议统一管理部门, 对企业协议签署和推行负有监督、 检验和指导职责。在具体操作上, 对协议实施分级、 划块管理, 各业务部门和所属各单位（关键有各个分企业、 驻外机构）作为协议二级管理单位, 负责本部门、 本单位协议签署和推行, 并向协议管理部门定时汇报相关协议实施情况。这么, 企业和所属各部门、 各单位对协议管理做到机构、 人员、 制度三落实, 形成完善协议管理体系。
（三）加强协议管理, 建立协议管理制度。
企业应该依据自己业务特点制订一套常见协议范本, 确定常见法律风险种类并要求对应协议条款加以管理。企业协议管理部门应该更多参与甚至主导协议管理整个过程, 包含对协议对方当事人进行资信调查、 协议谈判、 起草、 修订、 签署、 推行以及事后审查等。加强协议管理是防范企业法律风险基础性工作, 要建立以事前防范、 事中控制为主, 事后补救为辅协议管理制度。企业协议管理制度包含但不完全包含: 协议管理措施、 法人授权委托制度、 协议专用章管理制度、 协议审批制度、 协议台账管理制度、 协议档案管理制度、 招投标管理制度、 协议相对方管理制度等, 各相关部门要依据本身特点制订协议管理实施细则。做到有章可循, 可关键地在以下几方面加强协议具体管理:
1、 重视协议签署关, 注意防范协议签订过程中欺诈行为。
《协议法》第五十四条第二款要求“一方以欺诈、 胁迫手段或者乘人之危, 使对方在违反真实意思情况下签订协议, 受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销。具体而言, 该要求应作以下了解与适用: （1）对方在签订协议过程中有意隐瞒与签订协议关键事实或有意通知虚假事实, 使你产生了错误认识, 并基于此错误认识签订了协议。那么这个协议是能够向人民法院申请撤销。（2）对于此种情形只能申请向人民法院申请撤销, 仅做撤销通知, 不生撤销效力。（3）在签订协议过程中, 对方没有使用欺诈手段, 不适用该要求。（4）在协议推行过程中出现欺诈行为, 不适用该要求。（5）向人民法院申请撤销期限是从你知道或者应该知道撤销事由之日起一年内行使, 过期失权, 法律不保护躺在权利上睡觉人。
2、 正确估价自己履约能力, 预防不合理索赔。
在实践中, 有会利用对方签署协议急切心理, 签署部分推行困难协议, 包含部分对方以索取违约金为目协议, 所以在签署协议时, 要正确估价自己履约能力, 预防被无故索赔。
3、 加强履约管理, 防范协议内容及效力改变时风险。
在协议推行中, 必需对确定协议推行全部义务, 首先对协议数量、 质量标准要求、 推行期限、 推行地点、 推行方法、 推行费用等项目是否认识清楚, 假如约定不明, 要充足利使用方法律相关依据协议性质、 目确定推行内容标准, 比如, 相关协议标质量问题, 有行业标准, 优先适用行业标准; 无行业标准或者行业标准低于国家标准, 适用国家标准。既无行业标准也无国家标准, 使用通常标准; 适用通常标准不能达成目时, 可使用适适用于本协议性质和目特定标准。其次, 正确合理确定协议推行次序, 同时要注意对方履约情况, 另外, 有时会出现协议一方可能因商事原因或法定原因改变已签署且正在实施合相同情况, 这包含协议变更、 协议转让、 协议解除、 协议终止、 协议撤销等行为, 要达成上述目, 首先是双方协商, 不然只有在法定情形下, 拥有法定权利一方经过行使对应法定权利取得实现。
4、 建立协议纠纷处理基础步骤。
任何企业都不期望发生协议争议及纠纷, 不过, 协议争议及纠纷并不能主观地避免, 企业只能预防可能产生协议纠纷, 主动依法且合了处理对业已形成协议纠纷, 怎样处理协议纠纷是协议管理关键步骤。企业面对协议纠纷, 要主动应对, 要立刻成立协议纠纷处理小组, 召开纠纷分析会, 提出处理纠纷法律意见, 确定协议纠纷处理方法, 依据协议法第一百二十八条要求, 当事人能够经过和解、 调解、 仲裁和诉讼来处理协议争议。立刻处理协议纠纷, 千万不要拖延, 现在, 有些企业债权无法取得实际实施, 实际上与其拖延主张权利相关, 部分企业非要等到对方人去楼空, 才肯下决心诉诸法律, 效果与损失是可想而知, 正确定识诉讼功效, 企业要正确定识诉讼功效, 诉讼是处理问题实现利益路径而非目标, 企业要科学树立诉讼目标, 诉讼目在于实现正当利益最大化, 而绝非简单地胜诉, 所以, 立刻、 合理及有效地处理协议纠纷, 是避免协议风险有效方法之一。
（四）协议管理部门要加强人员培训和法律事务外包、 协作。
要加强协议管理实效性与专业性, 首先要对企业内部协议管理机构和协议管理人员进行协议法、 企业法等法律法规专门培训, 尤其要对企业经营人员和管理层进行培训, 提升她们协议意识, 掌握协议法律制度, 强化协议证据意识, 并自觉地利用到企业经济活动中, 使企业从被动地应付和处理协议纠纷转到主动地预防协议纠纷, 从而增强企业应变、 发展和竞争能力, 避免经济损失。其次, 要加强与律师协作, 引入紧密型企业法律顾问服务模式, 成为本企业协议管理机构专业支持, 在一定条件下, 企业依据本身战略选择, 也能够将本企业协议管理中法律服务职能与事务外包, 交由顾问律师团体负担企业法律服务事务。由律师依据企业需求组织人力资源, 指派主办律师与协办律师等组成辅助团体, 为企业提供全方面而专业、 高效而优质法律服务, 从而帮助企业把关键精力投向关键竞争能力提升, 帮助企业提升协议管理与防范法律风险能力。

（作者系绍兴仲裁委员会仲裁员
浅论大中型企业协议管理存在问题及对策

天津四方君汇律师事务所 刘文涛 律师

摘要
协议是市场主体自由谈判, 以促进资源向更高价值转移最关键交易形式, 是当事人双方为确定某种事实而达成含有权利与义务内容协议。企业是市场经济主体, 而协议则是市场主体之间相互联络经济纽带, 是对外经济交往关键载体, 同时也是企业经营风险关键起源。
协议管理是现代企业管理一个关键课题。作者着眼于中国企业管理实际, 从企业所处宏观环境改变和企业本身历史经验进行对比分析, 总结以往协议管理利弊得失, 探索协议管理新路径, 以达成经过协议管理有效预防企业经营风险目。本文紧紧抓住协议是企业对外意思表示这个关键, 运使用方法律经济学、 系统理论研究方法, 从分析协议管理存在问题入手, 论证协议管理系统化建设方法, 以及实施后取得成效, 以期对企业协议管理起到借鉴作用。

关键词
协议 管理 风险 体系建设
协议管理对于一个现代企业而言, 其关键性不言而喻。它是防范企业风险最终一道也是最关键一道防线。在中国企业协议管理中, 因为历史上、 认识上、 法律上、 制度上原因, 存在很多问题, 使企业总是处于经营风险之中, 对企业经济效益产生负面影响。为了处理这些问题, 我们必需建设完整协议管理体系, 包含完善管理机制、 系统化管理制度、 健全管理机构和优异管理手段; 建设一支高素质协议管理人员队伍使上述体系得以有效运转。下面本文将分协议管理地位、 存在问题、 处理方法三部分展开叙述。

一、 协议管理在现代企业管理中关键性
1、 加强企业协议管理是市场经济条件下肯定要求。
企业协议管理是指企业对本身为当事人协议依法进行签订、 推行、 变更、 解除、 转让、 终止以及审查、 监督、 控制等一系列行为总称。其中签订、 推行、 变更、 解除、 转让和终止是协议管理内容; 审查、 监督、 控制是协议管理手段。
企业协议管理是市场经济产物。在计划经济条件下, 企业是政府隶属品, 不含有真正主体地位。而在市场经济条件下, 实施政企分离, 企业被给予市场主体资格, 成为自己主人。市场主体之间行为经过意思表示来完成。而怎样进行意思表示则必需在法律要求范围内进行。所以, 在某种意义上说市场经济就是法制经济, 再贴近些说, 是协议经济, 现代社会也是协议社会。在充满多种风险市场中, 一个企业经营成败与协议管理有亲密关系。
对市场来说, 企业协议管理关键性和必需性在于: 实现企业对市场承诺, 表现企业诚信, 提升企业品牌和形象, 使企业更牢靠立足市场, 实现可连续性发展。
对企业来说, 企业协议管理关键性和必需性在于: 首先使企业生产经营与市场接轨, 满足市场需要, 提升企业适应市场和参与市场竞争能力; 其次是使企业在履约过程中维护本身正当权益, 提升企业经济效益。
由此可见, 企业协议管理是市场经济条件下企业管理一项关键内容。
2、 中国协议法律完善使协议当事人本身责任加重。
中国民法通则第85条要求: “协议是当事人之间设置、 变更、 终止民事关系协议”。协议成立意味着各方当事人意思表示一致。中国原经济协议法对协议应含相关键条款要求过于严苛, 当事人必需被迫就协议各项条款达成一致意见, 无形中增大缔约成本。八十年代平均每年有协议总数10％－15％协议被法院宣告是无效协议。这也使一些企业一旦违约处于不利情况, 就设法把协议说成是无效, 如说协议没有加盖协议专业章或公章, 签字人没有经过领导授权, 营业执照上没有对应经营范围, 等等。无效协议当事人只负担缔约过失责任, 不用负担违约责任。而之所以会采取这种手段, 是因为当初协议法和政府管理经济方法提供了这种可能。这种情况显然不利于经济发展。1999年协议法修订以后, 要求含相关键条款即可成立协议, 或者协议不含有某一条款时能够经过部分附随性条款来填补, “从而放宽对协议成立限制, 促进当事人达成更多交易, 并极大地降低协议推行以后又因被宣告不成立而产生财产损失和浪费。” [i] 王利明等: 《协议法新论·总则》, 中国政法大学1996年版, 第133-134页。
[i]
法律环境这种改变使协议当事人意思表示愈加自由。协议法律前提条件是假设协议当事人是有理性, 对协议权利义务有充足了解, 对协议可能带来后果有充足估计。一旦企业做出意思表示, 就必需对由此带来法律后果负责。中国有句成语叫“尾大不掉”, 对于那些大型企业来说, 对外意思表示行为复杂, 控制难度也大, 所以愈加需要完整协议管理体系和完善协议管理机制。
3、 入世以后协议管理在企业管理中地位愈加关键。
12月11日, 中国成功加入世贸组织。在入世以后新形势下, 中国企业被置于与国外企业基础相同市场规则尤其是法律规则之中。对于中国企业来讲, 要达成含有国际竞争力大企业目标, 必需实施“走出去, 请进来”战略, 主动参与经济全球化进程。首先, 中国企业产品要走向世界, 参与全球范围内市场竞争。在加入WTO后, 企业更要应对国外大企业在中国市场竞争, 及面对国际市场上反倾销、 反补助种种压力。这些情况使得中国企业在参与国际竞争时要面对更多、 更大风险。防范这些风险就需要了解、 掌握、 通晓国际市场竞争规则, 并遵守国际市场规则。做到这一点首先要提升企业协议管理水平。
企业在引进吸收国外优异技术中离不开协议。现在中国企业都是以合资、 合作、 转让等形式从国外引进技术为我所用, 在这一过程中最关键就是谈判、 制订协议。假如这一过程把握不好将严重损害我方利益, 造成投资失误。这就需要企业有较高协议管理水平和高素质法律人才。中国企业不仅要缩小资源、 科技等方面与国外大企业差距, 更需要在法律方面尤其是协议管理有所作为。在法律制度层面, 中国《协议法》大部分条款借鉴了《联合国国际货物购销协议条约》, 吸收了以英美法系协议原理很多东西, 如要约和承诺、 不安抗辩权、 预期利益赔偿等等, 这些都是和国际通例接轨新法律思维和做法, 与国外制度差距已经不大。不过中国企业管理方法和水平, 尤其是协议管理与国外企业比存在较大差距, 这也是中国企业缺乏竞争力关键原因。

二、 中国企业协议管理中关键问题
（一）协议签署阶段问题
1、 应该签署书面协议而没有签署, 使企业存在风险。法律经济学依据交易所需要时间, 社会经济活动中交易区分为瞬间交易和缓期交易。缓期交易是一个承诺交易, 从承诺作出到承诺实现之间存在着一段完成承诺交易所需要时间。对于缓期交易必需经过书面协议形式确定双方权利义务关系, 以降低风险发生。
2、 协议主体不妥。协议当事人主体合格, 是协议得以有效成立前提条件之一。而合格主体, 首要条件应该是含有对应民事权利能力和民事行为能力当事人。这里要预防两种倾向: 一是即使含有上述能力, 但不是协议当事人, 即当事人错位, 也是协议主体不妥; 二是即使是协议当事人, 但不含有上述两种能力, 一样是协议主体不妥。
3、 协议文字不严谨, 轻易发生歧义和误解, 造成协议难以推行或引发争议。依法签订有效协议, 应该表现双方真实意思。而这种表现只能靠明晰协议文字。能够说, 协议讲究咬文嚼字。
4、 协议条款挂一漏万。就是说不全方面、 不完整、 有缺点、 有漏洞。常见漏洞往往是违约条款。详尽违约责任条款能够一一把协议对方未来从事机会主义行为可能性降到最低程度, 并依据对方当事人交易信誉和对协议未来结果预期, 设计对自己有利但又能为对方所接收“双赢”协议。
5、 违反法律法规签署无效协议。协议法目就是“经过强制推行承诺帮助大家实现她们私人目标”[ii] 罗件特·考特, 托马斯·尤伦: 《法和经济学》．上海三联书店, 1991年中译本．第314页
[ii]《协议法》第五十二条要求, 违反法律、 行政法规强制性要求而签署协议属于无效协议, 而无效协议是不受法律保护。如企业之间借贷协议、 联营协议中保底条款、 政府机关作为确保人担保合相同。
6、 直接引用境外协议文本。中国加入WTO后, 有些协议使用境外文本。因为国情不一样、 语言文字不一样, 加上翻译问题, 这些协议文本存在不少疑问。对这些疑问不能回避, 必需在协议上加以澄清, 以搞清其含义, 或堵塞其漏洞。所以对于即使是国际通用文本也不能简单地直接引用。
（二）协议履约阶段问题。
1、 应变更协议没有书面变更或没有立刻书面变更。在履约过程中协议变更是常常发生事情, 实际中存在协议内容变更和协议主体变更两种情形。协议变更目是经过对原协议修改, 保障协议愈加好推行和一定目得到实现, 在一定程度上也相当于重新协议, 必需采取书面形式。
2、 应该发出书函（会议纪要等）没有发。在履约过程中立刻发出必需书函是协议动态管理需要, 是履约一个手段, 也是企业自我保护一个招数。可惜这一点往往遭到忽略, 结果受四处罚。通常协议文本应把双方相关协议内容洽商、 变更等书面协议或文件视为协议组成部分。所以必需给予足够重视。
3、 应签证确定没有办理签证确定。履约过程中签证是一个正常行为。但有管理人员对此并不重视, 当发生纠纷时, 也因无法举证而败诉, 常见于建筑施工协议中施工变更。
4、 诉讼时效内不立刻行使诉讼权利。在石化、 建筑等行业被拖欠协议款情况相当严重, 有些欠款没有诉诸法律, 但当起诉时发觉已超出了诉讼时效, 超出了诉讼时效等于权利人放弃了胜诉权。
5、 应该行使权利没有行使。《协议法》给予了协议当事人抗辩权, 但大多数企业不会行使。如在《建设工程施工协议》里, 发包方不按协议约定支付工程进度款, 施工方能够行使抗辩权停工, 但承包人却没有行使, 怕单方面停工要负担违约责任, 结果客观上造成了垫资施工, 发包方欠款数额越来越大, 问题更难处理。
（三）在协议审查、 监督和控制过程中存在问题
1、 协议管理思想落后。
部分企业高级管理人员或者认识不到协议管理关键性, 或者对协议管理全过程性、 动态性和系统性认识不够, 造成在实际管理当中走弯路。
2、 规章制度不完善, 协议签署权限不明。
有企业制度只是在标准上要求了各类协议怎样签署, 而对协议管理其它方面要求不多, 实际可操作性不强。部分集团企业基层单位都有自己协议专用章, 不管签什么样协议都是自己说了算, 上级单位极少对下级单位签署协议进行审批。
3、 协议管理人员专业水平不高, 法律意识不强。
有企业协议管理员队伍建立时间比较短, 经验不成熟; 有企业协议管理人员所学专业是理工类, 没有法律专业学习经历, 即使对企业生产经营比较了解, 不过法律专业水平不高, 法律意识不强。部分协议管理人员把协议管理工作简单等同于通常档案管理工作, 轻视协议条款审查, 更谈不上资信调查、 协议谈判、 组织论证等管理内容。甚至有认为人情关系、 市场优势等原因才是最关键, 签协议只不过是走形式, 审查条款、 分析论证都是多出事。
4、 协议管理制度实施不力, 监督力度弱, 考评不严格。
有企业制订了较为完备协议管理规章制度, 不过在制度落实上做不够; 在大型企业里, 上级部门对下级单位没有做到常常性监督、 检验和考评; 考评没有和薪金酬劳挂钩, 缺乏必需威慑力。
5、 管理手段落后造成协议管理效率低, 信息传输不立刻。
在大型企业中, 相关职能部门和不一样等级层次管理者都参与协议管理时, 很轻易出现协议审批步骤多致使审批效率低问题, 一份协议签署前审查, 常常要花上多个星期时间。假如是纸质协议, 还存在人工送审跑腿费力问题, 甚至丢失协议文本等协议资料, 给工作带来被动。协议管理效率低有时会使企业错过某项业务良机; 信息传输不立刻则会使各部门之间沟通变得困难。

三、 处理协议管理问题关键对策
（一）建设企业协议管理体系。
理论和实践要求我们设计出合适协议管理机制来管理企业协议行为。从一定意义上讲, 协议管理就是用来预防企业经营风险从而确保企业意思表示行为所取得经济效益最大而发生风险最小, 使企业成为市场中真正“理性人”。全过程把关、 动态跟踪管理是协议管理基础标准, 贯穿于协议管理工作中每一个步骤。现在, 在部分大型企业建立了内控制度, 实际上就是企业管理体系具体表现, 对企业生产经营起到了良好作用, 有效降低了经营风险。因为企业意思表示行为复杂性, 协议管理也是一个复杂系统工程。
1、 完善协议管理机制。
法律经济学认为, 企业风险关键起源于对未来估计不足和对方机会主义行为。这对我们有理论指导意义, 协议管理机制也应该关键针对这两点。企业若对未来可能发生情况作充足估量、 对对方行为做出正确判定和制约, 需要经过技术、 经济商务等职能部门和法律部门做具体论证, 然后将论证结果传输给企业决议机构, 做出尽可能正确决定, 并对做出决定协议行为进行跟踪管理。
完善协议管理机制应该包含下列内容:
一是明确职能分工。企业里没有任何一个部门能了解、 判定一切问题, 在专业化分工越来越精细现代社会, 只有分工明确、 方向专一才能做得愈加好。所以需要把协议管理各项职责分解到企业对应部门或机构。如: 企业商务技术部门负责论证和审查协议经济性、 技术性和协议项目可行性; 财务部门负责论证和审查协议资金资产可支配性、 价款或酬劳结算合理性; 法律部门负责审查协议正当性和严密性。
二是设计合理管理程序。这一程序既要整体表现企业管理理念, 又要具体表现授权权限、 部门分工、 流转次序等内容, 通常要关键突出法律部门把关职能, 因为协议正当性和严密性是协议得以生效基础。在大部分企业里, 管理程序经过会签审批来表现, 从而实现对协议立项、 签署、 推行、 结算全过程管理。
三是严格考评, 确保各个部门或机构权力和责任相统一。企业必需把协议管理内容纳入职能考评目标, 建立协议管理工作业绩考评制度, 并与薪金挂钩, 起到激励和监督双重作用。
2、 构建协议管理制度网络。
企业应就协议管理全过程每个步骤, 建立和健全具体、 操作性强管理制度, 使协议管理有章可循。这些步骤包含: 资质审查、 协议洽谈或谈判、 草拟、 评审、 签署、 业务下达和交底、 责任分解、 履约跟踪、 变更、 中止、 解除、 终止和协议争议处理等。
企业协议管理制度必需符合中国《协议法》和其它协议法律法规, 符合企业实际情况。1999年颁布实施《协议法》是建国以来尤其是改革开放以来, 中国协议领域经验教训总结, 又是协议理论实际利用。协议法分则对每一类协议做出了专门法律要求, 有利于不一样行业企业规范自己协议管理, 维护本身正当权益。
企业协议管理制度必需落实。制度不是作出来摆样子, 有章不循和无章可循在效果上是一样。所以协议管理制度落实程序决定管理成败。制度落实必需由上到下, 从企业最高层做起, 严格实施公布管理制度, 对实施不力要给予对应处罚。
3、 健全企业协议管理机构。
企业协议管理机构伴随市场经济发展, 在企业中地位越来越关键。它是企业协议管理中枢, 是建立协议管理体系关键一环。企业要由上而下建立和健全协议管理机构（包含专职机构和兼职机构）, 使企业协议管理覆盖企业每个层次, 延伸到各个角落。通常来说, 中型企业总部要设协议管理专职部门, 如协议管理部、 法律事务部等; 分企业设协议管理专职岗位, 分企业所属项目部设协议管理兼职岗位。对于大型企业和特大行企业则要求协议管理机构规模更大部分。
在协议管理机构建设方面, 国有大型企业走得较早。7月国务院国资委组织召开了企业总法律顾问制度试点工作会议, 开始在中央企业推行总法律顾问制度。对于国有企业来说, 这是“加强国有资产监督管理需要, 是深化国有企业改革现实需要, 是加紧国有企业发展需要”。[iii] 《石化法制简讯》, 中国石油化工股份有限企业法律事务部主办, 第2期, 第4页。
另参阅:
王清平: 《实例协议法学》, 高等教育出版社;
王辉等: 《市场与契约化》, 北京大学出版社;
吴志忠: 《新协议法关键改善及其不足》, 载《中南财经大学学报》1999年第6期。
[iii]实践证实, 健全法律事务机构增强了企业法制意识, 推进企业依法经营管理, 降低企业经营风险。
4、 制订协议示范文本。
协议示范文本通常是本行业多年经验教训总结, 含有全方面、 正确、 严谨特点, 有很强操作性, 有利于堵塞因为协议管理人员法律水平和语言水平而产生漏洞, 有利于明确协议主体责任。协议履约率与协议文本质量有很大关系。好文本有利于履约, 降低协议争议发生, 降低协议风险。企业制订统一协议示范文本还能大大降低协议审查量, 降低反复劳动, 提升协议管理效率。在制订示范文本时能够广泛参考国家部委推荐文本以及国际通用文本; 亦可组织本企业相关人员和法律教授共同论证起草。在协议对方不使用示范文本情况下, 企业应该在审查时注意对照示范文本, 预防错漏或产生歧义。
5、 推进协议管理信息化、 网络化。
企业协议数量与协议管理信息传输效果和效率成反比关系。协议管理比其它管理更需要信息沟通和处理。协议管理信息通畅是各个管理机构立刻沟通协调必不可少条件; 协议管理效率高低是否决定着企业能否在瞬息万变市场竞争形势下做出立刻而正确决议。同时, 在协议管理工作中存在部分“低技术含量”工作, 如协议登记、 协议台帐、 协议检索等, 这些工作即使“技术含量”低, 但工作量很大, 犯错率高, 若借助电脑和网络来做, 能够收到一箭双雕效果。
所以在协议数量较多大型企业中, 应该开辟协议管理网络化路径, 开发协议管理系统软件。网络化管理能极大节省人力, 提升工作效率, 方便相关人查阅监督, 能够实现协议事务管理自动化, 避免反复劳动, 同时能有效避免协议补签、 倒签现象, 同时实现协议起草、 协议会签审批、 协议推行、 协议检索、 协议统计分析、 协议自动归档和导出台帐等多个功效。
（二）提升协议管理人员素质。
做好企业协议管理工作, 光有一套管理体系是远远不够。体系设计得再好也要靠人去落实, 不然就是一纸空文。能够说, 协议管理人员素质决定协议管理工作成败。而现代企业尤其是大型企业, 协议类型越来越多, 协议法律关系越来越复杂, 协议管理工作难度越来越大, 这些客观情况使协议管理朝着专业化、 规范化、 标准化方向发展, 企业必需采取有力方法建立一支业务水平高, 思维灵敏, 含有一定工作经验专业化协议管理人才队伍。
1、 选拔优异协议管理人才。
对于大中型企业, 协议管理人员通常应该是法律专业本科以上学历, 最好有法律从业资格或企业法律顾问资格; 在基层企业有一年以上工作经验, 了解企业经营情况。可参考这些素质条件, 选择本企业优异人才担任协议管理人员, 也能够经过公开考评和竞争招聘方法选拔人员。在使用过程中坚持优胜劣汰标准, 把优异人才放在这个岗位上。
2、 建立协议管理岗位责任制, 实施持证上岗制度。
企业对协议管理人员必需实施岗位责任制, 明确她们责、 权、 利, 建立竞争机制, 对有贡献协议管理人员给予奖励。在条件成熟企业, 对符合协议管理岗位要求人员颁发《协议管理员证书》, 增强协议管理人员队伍责任意识和自豪感。
3、 充足发挥外聘律师作用。
律师做为法律工作者, 含有丰富处理协议业务经验。在对企业协议管理人员培训中, 协议专业律师通常能为企业带来生动、 有借鉴意义案例和法律提议; 在日常协议管理和大型协议项目中, 律师参与也会为企业发挥关键作用。
总而言之, 企业协议管理是全过程、 系统性、 动态性。全过程就是由洽谈、 草拟、 签署、 生效直至协议失效为止。我们不仅要重视协议签署前管理, 更要重视签署后管理。系统性就是凡包含协议条款内容各部门都要一起来管理。成功企业协议管理, 是把协议权利义务按职能分工分解到各部门, 由各部门去推行属于自己职能范围责任。只有这么协议管理才能真正到位, 推行责任才能真正落实。能够说, 企业协议管理是一个系统工程, 需要各子系统、 分系统共同配合。动态性就是重视履约全过程情况改变, 尤其是要掌握对我方不利改变, 立刻对协议进行修改、 变更、 补充、 中止或终止。切不能够为签了协议就万事大吉, 要预防因为协议管理不善而遭四处罚。
协议管理同时也是一个复杂、 开放领域, 它伴随宏观经济环境和法律环境改变而不停变动, 正因为如此, 它含有了企业法务人员对其进行连续研究价值, 以期为提升企业竞争能力, 防范企业经营风险而有所作为。