财务档案信息保密细则.doc

财务部保密制度实施细则

一、 适用范围
1. 为配合企业保密制度实施, 提升财务人员保密意识, 规范财务部保密工作, 规避财务泄密风险, 特制订本保密实施细则。
2. 本保密实施细则适用范围为: 会计凭证、 账薄、 报表、 财务情况说明书（财务会计汇报）, 经营意向、 决议资料, 财务安排、 关系用户资料、 财务会议统计, 企业相关财务规章制度、 证件、 印章, 会计数据、 会计资料及其会计载体（包含计算机、 税控装置及程序、 电算化程序、 备份文字数据软盘、 光盘及移动硬盘等）, 等多种资源管理, 均适用保密制度及本实施细则, 未包含事项依相关要求或参考本实施细则实施。
3. 企业财务人员在其职责范围内对本实施细则适用范围所列多种资源享受不一样职别对应知情权和管理权。
二、 会计数据密级
财务部人员对内对外提供会计数据时, 要依据数据密级推行必需程序:
1. 企业用户名单、 与用户交易数据, 成本数据为绝密资料, 不对任何内外部部门提供, 因特殊情况要提供, 需请示财务部总监。
财务部保管技术协议、 技术研发协议、 设备试制协议、 材料设备采购方法、 采购价、 采购渠道, 采购协议、 招投标价格、 投标预算、 工程决算、 投标书; 等为绝密资料, 各岗位人员只能在自己工作权限内使用上述文件, 没有对内对外提供权利, 因特殊情况要提供, 需请示财务部总监。
2. 网上银行密码、 支票汇票密码为绝密信息, 各使用人员严格保密不得泄露给任何人。
3.企业战略发展计划, 并购、 投资意向为绝密信息, 不对外提供。
4． 供给商信息, 与供给商交易数据, 职员薪酬数据为机密数据, 对内外部门提供, 要请示财务总监以上级领导。
5.  其她财务数据、 文件资料统归为秘密级, 对企业内其她部门索要秘密级数据, 要依据索要人目、 岗位职责、 所在部门职能酌情提供, 无法判定时要请示领导, 并要求对方控制数据使用范围。对外部单位索要数据, 需请示财务总监同意后方可提供。
三、 凭证和报表管理
1、 会计凭证管理
会计凭证须于次月16日之前装订完成, 归集后统一放入专门凭证柜进行临时保管。装入凭证柜时, 档案管理人要做好登记立案, 并于每个月定时对凭证柜中凭证进行盘点, 统计是否有缺失。查阅凭证需经财务部主管或以上等级领导同意, 查阅地点为财务档案室, 不许可将凭证私自带出财务档案室。若需外借凭证, 必需由财务总监以上领导书面同意, 并在财务部进行相关登记, 限定归还日期, 标准上不许可超出两天。在年度终了时, 应将临时保管上一年度凭证移交财务档案室保管, 并做好交接立案。
2、 会计报表。会计报表由报表编制人员保管, 每个月12号前将上月报表打印并装订成册, 同时保留电子格式一份。上年报表在2月底前装订成册。
报表保管人和其她能够取得会计报表数据人员对报表数据负有保密责任。季末、 年末在报表外公告前, 其内容要严格保密, 杜绝对外透露任何报表内容。会计报表由专员进行保管。保管、 查阅、 复印、 外借事宜可参考会计凭证相关要求。
3、 各主管会计在其职责范围内, 按会计核实期正确立刻地填制会计凭证、 登记会计账薄、 编制并报送多种报表、 编写财务会计汇报, 定时将其整理装订成册进行临时性保管, 两个会计年度后, 各主管会计必需立刻移交给会计档案管理部门按《会计档案管理措施》进行管理。在临时保管期间, 财务总监有权现场查阅和审查凭证、 账薄、 报表及汇报。其她任何人不得在未经财务总监同意情况下出借或复印会计凭证、 账薄、 报表及汇报。
4、 各财务人员及其责任人不得在未经企业主管领导同意情况下将其掌握经营意向、 决议资料, 企业相关规章制度, 证件及会计载体等出借、 出租或复印、 拷贝给任何人使用。
5． 电子文档管理
对保留于电脑中电子格式文档要分密级管理, 机密以上级数据要设置word或excel打开密码。财务人员对于关键文字数据必需立刻备份, 备份文字数据软盘、 光盘及移动硬盘等多种会计载体由财务主管领导会同企业高层领导指定专员统一负责保管。其她人如需使用必需经主管领导会同技术管理部门相关责任人一起进行签字登记后方可借用并立刻退回。
四、 成本、 经营计划资料、 战略计划等资料管理
1. 成本、 销售定价, 用户资料财务部绝密资料。由所包含岗位专员专用, 专员专管。纸质资料需上锁存放, 钥匙由专员保管。电子版资料需采取加密方法, 解密方法由专员保管。借阅、 复印需取得财务部经理同意, 并做好登记立案。
2. 经营计划、 战略计划等资料, 由财务主管单独保管。标准上不对外复印和借阅。
六、 其它事宜
1. 财务人员取得授权对内外提供资料时, 应该仅提供与索要人目直接相关内容, 不得直接引出财务系统数据, 或直接将相关数据全部提供给索要人。提供或公告数据时应该提供给直接相关人, 不得使用群发方法向非相关人提供数据。
2. 财务部各办公室应配置碎纸机, 对于打印、 复印作废资料或其它应销毁资料, 应立刻使用碎纸机销毁。各办公桌桌面应保持洁净整齐。
3. 非财务部人员, 未经财务人员许可, 不可随便进入财务办公室。财务办公室钥匙要妥善保管, 不可出借、 复制给她人使用。若钥匙遗失, 要立刻汇报给财务主管。财务办公室人员在临时离创办公室时, 应收拾整理桌面, 将关键资料锁入抽屉。最终离创办公室人员必需锁门。
4. 财务部人员应注意电子资料保密。使用电脑应该安装企业统一防火墙和杀毒程序, 并定时更新和杀毒。对外发送工作邮件, 要明确抄送对象, 并注明邮件内容保密。
财务人员对于关键文字数据必需立刻备份, 备份文字数据软盘、 光盘及移动硬盘等多种会计载体由财务部信息系统管理员负责保管。备份财务数据只用于恢复系统时使用, 不作任何其她用途。
5. 企业财务部门需向外部报送会计资料必需经企业董事会、 财务总监许可并由企业行政部证劵专员进行对应登记, 加盖公章后给予报出;企业内部其她职能部门需要查阅、 审查、 借阅、 复印、 拷贝会计资料, 必需经财务总监同意许可后方能实施;

七、 凡违反上述要求者, 视其情节严重程度, 给予对应处罚。
八、 本细则自公布之日起实施, 解释权规企业财务部门全部。

                                                 财 务 部 签 章
                                                 年   月   日

6月15日