档案信息服务社会化绩效提升的策略.pdf

收稿日期:2 0 2 2-1 1-0 1档案信息服务社会化绩效提升的策略李 姝(湘西土家族苗族自治州国际商会会员服务指导中心,湖南 吉首 4 1 6 0 0 0)摘 要:文章通过对某省某地区的档案信息服务绩效相关数据的调查与分析发现,我国目前档案信息服务社会化的绩效较低,档案事业的发展很不平衡。为了提升绩效,缩小差距,从宏观政策与社会化的角度提出了改革档案事业管理机制、建立社会化的档案信息服务体系、建立社会“大联盟”实现“大服务”的策略。关键词:档案信息;服务社会化;提升绩效;宏观策略 中图分类号:G 2 7 0.7 文献标识码:A 文章编号:1 0 0 76 9 2 1(2 0 2 3)1 50 0 5 90 3 当代美国政府公共部门绩效管理研究专家霍哲,以政府绩效为切入点,提出把绩效评估作为改进绩效的一种管理工具1。档案服务绩效评价是在新公共管理理论,特别是政府绩效管理理论推动下的产物,也是我国档案事业发展到现阶段的必然要求。同样,公共档案馆通过绩效评价可以改进和提升档案信息服务社会化的绩效。只有不断提升绩效才能证明档案机构的价值和档案管理员的职业价值,才能充分发挥档案馆的社会职能,才能促进档案事业健康持续发展。现结合我国档案事业发展的现状、存在的主要问题,提出提升绩效的相关措施。1 档案事业发展的现状为了完成某项科研任务,笔者在某省从省档案馆到各地区档案馆,再到市县档案馆进行了相关数据的调查研究,数据统计与分析发现该省的档案信息服务存在以下几方面的问题:发达城市与欠发达城市的公共档案馆信息服务效果存在较大的差别。普遍存在信息化程度较低的现象,欠发达地区的公共档案馆尤为严重。不健全的管理制度、不完整的馆藏资源、不先进的管理技术、不创新的服务方式,造成服务质量、服务效率、服务的广度和深度都无法跟上时代的步伐和大众对档案信息的需求。档案事业发展现状与国家档案事业发展目标还存在较大差距。很多馆仍存在档案底数不清、管理粗放等问题,工作基础极其薄弱。如何提升公共档案馆信息服务社会化的绩效水平正是笔者研究的主要目标所在。根据我国档案事业发展的现状,从宏观策略的角度进行详细分析如下。2 提升绩效的宏观策略2.1 改革档案事业内部管理体制“亲民”“开放”“公共”是时代发展向档案馆提出的新要求1,随着政府向法制化、服务型政府的蜕变,档案馆的职能也将发生变化,政府职能的转变已经牵动着档案工作职能的转变,而档案工作职能的转变,首先要变革档案事业管理体制。档案事业管理体制的变革应如何着手,变革什么,怎么变,这就需要有一种清晰的、科学的、理性的变革思路。笔者认为主要应从两方面着手:合理设置同一城市的不同档案系统;创建不同服务功能的档案系统。档案机构按照各自的职能可以划分为3种档案系统:以政府办公为服务目标的政府档案系统;以社会大众的信息需求为服务目标的公共档案系统(包括各专业档案馆,如城建档案馆、科技档案馆等);主要服务于各系统、机构、组织或特定群体的其他档案系统(如学校档案馆或档案室,企业档案室、工会、部队等档案室)。这3个系统的档案馆可以从以下几方面实施体系构建:创新职能区划理念,根据这3个系统的创建理念来区分和规划各自的职能。从名称上明确目标定位,如某某市或某某县公共档案馆、某某政府档案馆、某某机构档案馆(室)。在内部管理上按各自身份进行不同体制管理,政府档案馆工作人员采取公务员体制;公共档案馆采取聘用制,即事业单位体制;其他机构档案室按本机构性质和方式。优化合作竞争机制,加强与外部机构的合作。从资源建设、人才优化到服务平台共享实现诸多方面的合作,如和图书馆、952 0 2 3年8月内 蒙 古 科 技 与 经 济A u g u s t 2 0 2 3第1 5期 总第5 2 9期I n n e r M o n g o l i a S c i e n c e T e c h n o l o g y&E c o n o m yN o.1 5 T o t a l N o.5 2 9博物馆、情报机构、文化馆等合作,使公共档案馆充分发挥文化、休闲、阅读、娱乐等功能。为了避免现有管理模式存在的弊端,提升各公共档案馆的绩效,很多档案馆已经率先发起了档案事业体制改革,并且取得了非常大的成绩。如顺德区早在2 0 0 2年率先在全国实行了“三档合一”的新体制,将城建档案、房地产档案一起纳入综合档案馆的管理范畴2。深圳市则是另辟蹊径,将城建档案馆并入深圳市档案局,在全国档案机构改革实行党政分开的大背景下,将档案馆与档案局实行统一管理2。2 0 0 5年安徽省和县档案体制改革取得了很大的成效。主要体现在以下几方面:在档案行政管理方面,变过去的条块分治为现在的一家主管,消除以往在科技、专门档案管理上“政出多门”的混乱现象,达到运转协调的目的;在档案的归属和流向上,变试点前的条块分割为目前的集中统一管理;在资源管理上实现了集中统一保管,由多家档案馆每年定期向一家档案馆进行档案移交。这种管理模式在一定程度上优化了资源管理,整合了人力资源,减少了社会成本2。上海化工区也实现了“一体化”档案管理模式,即领导集中、资源集中、服务集中,在人力、物力、财力方面都实现了集中统一管理,如机关档案、城建档案、企事业单位档案等都实行了区域整合,为人民群众提供了一站式服务的便利3。这样既整合了机关档案室、城建档案保管机构和文件寄存中心的功能,又更充分和高效地发挥了档案公共服务的功能。2.2 建立社会化的档案信息服务体系档案服务社会化既是人民群众对档案信息需求的必然结果,也是信息社会科技发展的必然结果。档案管理的最终目的就是提供服务,为社会大众服务,而不是仅为少数权力者服务。在政治、经济、文化、科技等诸方面发生大变革的新时代,档案机构应从档案信息资源建设、档案人员的服务理念、服务方式等方面进行变革。在资源建设上要从全面性、系统性、连续性、多样性的角度进行全面收集和统一保管,丰富馆藏建设;从观念上要改变以往被动服务、为部分人服务的思想,要树立全民服务的理念;从服务方式上要充分利用现代化信息管理手段,以高效率、高质量的服务效果赢得社会存在感、社会价值感。要遵循“开放”“自由”“平等”“以人为本”的服务理念,采用“方便”“快捷”“高效”的服务方法和信息技术。从国家层面上加大档案信息资源的开放力度,从法制建设上确保信息服务的安全性和规范性,从服务手段上建立信息共享平台,实现个性化服务。档案信息服务社会化主要体现在以下几个方面:丰富的馆藏资源,包括馆藏的数量要多,馆藏的载体形式要多样,门类要齐全,内容要连续完整。高度的开放性,是档案工作社会化的前提,对于保密期已满的档案要及时解密进行开放,涉及国防、外交、国家安全和个人隐私的档案开放期可以从长控制,在开放力度上既要体现档案资源的广泛开放,也要体现在开放对象的普遍性和公平性,还要体现在开放时间的相对固定性和绝对灵活性。简洁的管理环节,是信息时代人们对信息服务的必然要求。主要抓住几个重要环节,如重视鉴定工作,明确每份档案的利用价值、保管期限的正确划分等。整理工作遵循档案形成规律,简明务实。采用现代化的管理手段,实现自动化管理,利用档案管理系统,建立目录数据库和全文数据库,实现计算机自动化检索和打印服务。强化服务利用,实现便捷性、高效性、准确性、完整性、广泛性、共享性的信息服务。高科技知识与手段的运用,是档案工作社会化的核心,包括门户网站的建立、自动化管理系统的使用、异地数据备份、服务器的有效使用、目录数据库和全文数据库的建立、内网与外网的联合使用、共享平台的构建等。良好的服务意识,是档案工作社会化顺利进行的有力保障,良好的服务意识就要求工作人员既要有良好的技术水平和文化素质,还要有强烈的主动服务的观念。既要做好日常服务工作,还要加强宣传力度,让社会大众了解档案、接受档案、需求档案,从而提高社会大众的档案意识,提高档案职业和档案信息的社会影响力。关于加强和改进新形势下档案工作的意见(以下简称 意见)指出:近年来,大数据、云计算、人工智能的研究应用越来越深入,这些都对档案工作产生了极其深刻的影响,极大地改变了档案工作的内容、方法和手段4。意见 提出的要求和目标为信息服务体系的构建提供了思路,主要从服务形式和运作模式上进行构建。档案信息服务的形式主要有:档案信息实体服务,即通过传统的借阅、复制、展览、宣传报道等手段提供档案原始信息;档案信息检索服务,即通过机读目录或目录数据库检索所需要信息的条目,然后通过全文数据库直接打印服务;档案信息编研服务,即二次信息甚至是三次信息服务,通过信息挖掘和信息重新组织,为特定群体06总第5 2 9期内 蒙 古 科 技 与 经 济和个体提供专题服务和个性化服务。运作模式可以分为三条线同时进行:前面提到的各个馆的独立服务,内网管理;与政府连接的政务网,实现政务公开、现行文件管理和查阅等;整个区域内、甚至是全国范围内的信息共享服务,即与互联网连接的公众网,实现信息共享服务。其他两个网的连接与使用是为实现信息共享服务的,也是最终目的,这需要从以下几方面展开工作:同一区域内在每个档案馆建立自己的门户网站,建立机读目录,部分条件较好的馆建立全文数据库,即通过扫描、拍照等形式数字化馆藏资料,为区域内的档案信息共享打好基础。由统一的主管部门搭建共享平台,为每个馆布局好区域网和互联网,实现本区域内的档案信息共享,这样用户可以通过统一平台直接查询到所需要信息。当然这一过程的实现需要大量的基础工作在前面铺垫,如数字化馆藏、网线的布局、门户网站的建立、自动化管理系统的使用、服务器的管理、数据的备份等,还有网上信息咨询的即时回复等。每个工作人员的素质培养,档案信息服务社会化首先要求高科技下的高效率的服务,因此对每个档案管理员都有较高的要求,这就需要主管部门制定培训计划,安排培训课程,并进行培训效果的检测,为合格人员颁发证书,为不合格的人员拟定继续教育。2.3 建立“大联盟”,实现档案“大服务”马智鑫等5指出档案服务社会化要运用社会和市场的力量,开展在社会领域的多方位合作,适当引入市场机制,形成以档案部门为主导、多种形式参与的档案服务提供机制。江苏省档案部门就很好地抓住了建设文化强省这个历史性机遇,从资源融合、信息共享、服务合作等方面提出了“大档案”理念和工作方式,重点加强与社会各界特别是省级单位的合作,充分挖掘和利用现有馆藏资源,扩大档案和档案工作的社会影响力,尽可能将档案资源利用起来,充分发挥档案的社会价值,实现档案职业的社会功能。由此可见,加强各部门的合作,建立“大合作”、实现“大服务”是档案信息服务社会化的内在要求。档案部门的主要合作对象有图书馆、博物馆、文化馆等公共文化服务部门,也有电视台、出版社等大众媒介,还有各地方政府和各级各类档案馆(室)都可以是合作对象。事实上档案部门与社会多方的合作一直在进行中,也在深入与更广泛地推进与延续中。如:湖南省档案局与中国人民解放军档案馆在资源共享方面达成一致,双方在档案信息资源开发利用方面实现了互惠共赢;2 0 1 7年6月,华东师大档案馆与平湖市档案馆签订了战略合作框架协议,双方协商如何扎实推进校地档案工作向更高层次发展;2 0 1 8年1月潮州八邑会馆和国家档案馆口述历史中心携手合作,实现了本地会馆首次与口述历史中心合作,以口述方式记录族群历史;2 0 1 7年4月1 2日国家图书馆与中国第二历史档案馆签署合作共建战略框架协议;天津市档案馆和天津出版传媒集团同为天津市重要的文化部门,近年来,双方在文化产品出版、文化传播等领域开展一系列合作。合作的案例举不胜举,合作的成效也是社会大众有目共睹的,在新形势下,档案部门应总结过去的合作经验,加大档案开放力度,寻求更深入、更细致、更科学、更广泛的合作领域和合作内容,大大促进档案服务社会化进程,也大大提高档案服务社会化的成效。每个档案部门都应该学习江苏省提倡的“建设大资源、构筑大平台、开展大合作、提供大服务、营造大影响”的“大档案”理念和工作方式。3 结束语保管好档案,同时加强档案信息服务社会化,提升档案服务的效率和效果,将“死档案”转化为“活信息”,是我们每个档案工作者的责任和义务,更是我们伟大的历史使命。档案主管部门从宏观上改革和创新管理模式,档案机构和档案工作者从微观上改革和创新服务观念和服务方式,双管齐下,我国档案事业必将迈向新台阶。参考文献1 郭红解.开放 亲民 文化 服务:未来城市档案馆的发展方向J.中国档案,2 0 0 4(8):4 2-4 3.2 曹航,谢敏.条块分割、体制约束与机制创新:对档案信息资源整合的再思考J.档案管理,2 0 1 0(1):7-1 0.3 肖辉娟.关于我国档案管理体制改革的研究D.上海:华东师范大学,2 0 1 0.4 中共中央办公厅 国务院办公厅印发 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 E B/O L.(2 0 1 7-0 6-2 1)2 0 2 2-1 0-2 8.h t t p:/d a j.x a m.g o v.c n/m d a j/1 3 7 2 2 6 8/1 3 7 2 2 7 7/1 3 7 5 9 2 1/i n d e x.h t m l.5 马智鑫,刘东红.试论档案服务社会化的内涵、主体和范围界定J.云南档案,2 0 0 9(6):4 4-4 6.16李姝 档案信息服务社会化绩效提升的策略2 0 2 3年第1 5期