标书制作流程培训(全套).pptx

,2013年2月21日,一、投标项目报名及招,标文件购买,1.投标人选定：依照招标公告及招标文件要,求，选定我司或它司1-3名为投标人,2.招标文件购买：详细阅读招标,文件规定的报名方式、报名所需提供的资料及报,名费用，并准备报名所需的资料及报名费用，注意报名截止日期。,3.报名方式分为：现场报名或传真,报名(详见各招标文件具体要求)。,3.1现场报名：需携带报名所需的资质文件及报名费用到指定地点进行,报名。,报完名后，向招标代理机构索取招标文件和发票或收据。,3.2传真报名：需将招标文件要求的资质文件、报名函及,报名费用汇款凭证传,真至招标文件指定的传真号码，传真后打电话确认招标代理机,构是否收到并索取招标文件。,4.报名常用资质文件包括但,不限于：,法人代表授权委托书、投标单位三证、报名费用缴纳凭证或现金、报名函,5.报名时间：如果时间允许，应在报名截止最后一天报名，前期报名材料需准备,好。,二、报名费用和保证金的缴纳,1.报名费用缴纳方式,：现金缴纳或银行转账。,1.1现金缴纳：需要委托代理人携带招标文件,规定的报名费用到招标文件要,求的指定地点进行现场缴纳并索,取发票或收据。,1.2银行转账：标明招标编号及用途，将汇款凭,证传真至招标代理机,构，并打电话确认。,2.投标保证金缴纳方式：银行转账或电汇、现金缴纳、银行汇票等形式。,(具体操作需严格按照招标文件要求执行),2.1保证金不能及时到账而,错过时间废标。,2.2汇款完成后内应打,电话咨询招标机构是否保证金已到账。,2.3保证金汇款回,单必须扫描交给制作标书人员，并按招标文件要求密封。,三、阅读标书,认真阅读招标文件2-3遍，对招标文件个别条款不明确的，应及时与招,标机构沟通，标示出重,点部分及必须提供的材料，最好建立个备忘表,(有些材料必须得提供，否则会导致废标);,思考以下问题：,1.招标人是哪个单位?,2.,哪些是控标点?,3.报价有哪些要求?,4.,哪些材料需要及时处理?,5.判断是哪种品牌的标的?,6.是否需要寻求合作伙伴?,7.我们的竞争对手有哪些?,8.,是否需要厂家授权?,9.,哪些要求我司达不到?,10.装订密封、份数要求,11.业绩要求(合同)、财务报表?,12.是否参与此次投标?,四,、制作标书,标书结构,般标书的结构：,(1)商务部分,(2)技术部分,(3)报价部分,(招标文件特殊要求格式除外),标书整体结构的考虑,首先应根据招标文件的要求拟定本次投标文件的整,体关于商务和技术部分章节的名称和大致内容要求，,一,定要按招标文件的要求内容依次进行编排并填充相应内,容，以充分说明我方能够满足,招标方的要求。,1.2.对招标方的商务,要求，例如产品型式、型号、规格、,数量、交货期等以及投标方所需的资质条件能否满足招,标方要求；,1.3.,对招标方的技术要求，我方有那些产品不能满足，应,及时提出来，以便研究,如何投标。,4.1商务部分：,一般包括投标人说明、厂家介绍、业绩、合同、,产品授权书、法人授权书、三证、资格证书、交货,期、付款方式、售后服务、承诺书、商务,偏离表、,商务应答、备品备件专用工具清,单等，要严格按照,标书内容要求及顺序编写。,商务部分内文件的编排注意,1.,成功案例要将主要业绩(案例图片)放在突出位,置，黑 体,2.,资质文件检查有效性，避免放错文件或者放入过期文件,3.,厂家授权先扫描后原,件寄送投标单位，注意快递时间。,4.,业绩合同注意合同金额、时间是否要体现，原则上体现,高价。,4.2技术部分：,包括投标设备技术说明、图纸设计、技术参数、,产品配置、技术规格偏离表，技术力量简介、安装 施工方案、产品质量、产品简介、产品彩页等等，,要严格按照标书内容要求及顺序编写。,技术部分应注意的地方,1.抓重点，不必要太详细，要有针对性介绍，根据招标要,求是否要提供产品,彩页、截图界面。,2.,对我方的优点和长处一定要表,述清楚并放到突出位置，,一般情况下，放在,技术部分的前部，以提升产,品形象。,3.,审核产品技术参数、技术性能的表述是否满足招标方的技术要求,4.审核技术差异表的编排内容,是否合理准确，有无遗漏或者多余的,5.,审核技术部分编排顺序是否符合招标方的要求及,其是否合理，,6.,审核有无多余或者,不足的文件需要剔除和补充,偏离表的制作说明,1.偏离说明：正偏,离、负偏离、无偏离,2.如投标产品的技术指标优于招标要求即为正偏离，反之为负偏,离，符合招标要求即为无偏离,3.要完全响应或者超越其要求，绝对不能,填写满足不了的参数,一定要让参数相对应，不,可串行。,4.多写正偏离，换,种语言文字描述，写明投标产品的技术参数特,点、产品优势,5.正偏离描述要加粗或用其它醒目符号,4.3报价部分：注意,1.一定要有：报价一览表(总价)、分项报价表,2,.报价表中设备名称、品,牌、型号、数量、参数等是否与招投,标,文件一致。,3.大小写是否正确同时、数目是否相,符,4.注意报价表中货币,单位前后一致，是否安装招标文件要求,5.格式一定要和招标方要求的格式一样,6.要多打印几份空白报价备用,。,五,、目录编排,1.初次目标编排：根据招标文件的要求，初步编写投标文件目,录；,为了方便收集投标书的资,料。对评分点、控标点、优势应在,初步目录中标注，其目的为了让标书制作者重视该部分文档,。,2.后期编排：按事先拟定好的投标文件目录，对正文内容的标,题,设置为标题1、标题2、标题3、标题4等，然后自动生成投标,文件的目录，对目录设置大小字体格式、行间距等。,3.目录尽量做到详细明了，便于评标者迅速查,找关键点,4.若要提交电子版的投标文件，需设,置好目录索引,其他注意事项,1.日期：一般写从购买标书日起至投标当日，其它日期不行。,2.每一级标题之后需落款，投标单位、投标代表、日期(根据招,标文件和排,版美观而定),3.需要投标代表签字和法人代表签,字的，不能用印刷体,4.对于是扫描文件的，,需插入“与原件一致”字样,5.对于有手写处、投标单位名,称、,“与原件一致”需盖公章,6.有盖章的扫描件图片需设置灰白,7.在制作标书过程中要时刻保存，文件命名清楚明了,六,、编辑技巧,1.制作标书常用的内容,在标书制作前，对于标书内容常要填空的名称(如公,司名称、投标人、日期、投,标项目、项目编号等)单独,提供制作一个文件(格式与投标文件要求格式一致),这样可实现快速复制，提高效率且可以保证,所有的制作日期时间显示均一样。,如,：,授权代表姓名：,投标人名称：,*,*有限公司,(公章),日,期,：,20*,年,0*,月,*,日,招标编号：*,项目名称：*,2.,图文混合排版注意事项,图片插入后不要用衬于文字上方、下方、文字中间(特别是,低版本的,word),等这,样的格式。如真的需要这样操作，可以利用表格，将图片插入表格所需要的位置，,再将表格的边线设为无,即可。,如：,文字内容,*,大,*,*,需要插入图片位置,*文字内容*,*文字内容*,需要插入图片位置,页面布局：,左边距3cm(装钉线),右边距2cm,上,边距3cm,下边距2cm,字体：,中文,宋体小4号(部分黑体以突出重点,),表格部分可以采用5,号字体,英文,Times,New,Roman,或,Arial,数字,宋体、,Times,New,Roman,或,Arial,(推荐,Arial,),其它,格式：,标点,正文部分采用中文半角状态,部分标点如金额、项目符号,采用英文半角状态,段间距、行间,距,均为1.5倍,段前、段后,均为0,标题格式规范：,一、一级标题,(小二/加粗/居中/1.5倍/,段前后均为0),2、二级标题,(小三/加粗/居中/1.5倍/,段前后均为0),2.1三级标题,(小四或是四号/加粗/左对齐/1.5倍/段前后均为0),2.1.1四级标题,(小四/加粗/空2格/1.,5倍/段前后均为0),投标文件格式参考,Ctrl,+C,复制,Ctrl,+V,粘贴,Ctrl,+X,剪切,Ctrl,+Z,撤销,Ctrl,+F,查找,Ctrl,+G,跳到指定页面,Ctrl,+D,字体设置,Ctrl,+S,保存,Ctrl,+A,全选,Ctrl,+鼠右拖动,复制,Ctrl,+U,加下划线,Ctrl,+鼠标滚动,页面放大/缩小,Tab,制表符/向下切换键,Shift,+,Tab,向上切换,Ctrl,+B,字体加粗,Alt,+,Tab,多窗口切换键,Win,+D,最小化,标书编辑中常用的,word,快捷,键,七、互审标书,1.在标书电子版制作完成后，让参与人员进行互审，对错误的,地方进行指正修改，并,通报各个组员以防重复出现错,误。,2.正本制作正副本内容一致，正本是整个,招标的依据，所以要审慎再三，方可打印,3.字体、格式是否统,4.审查报价产品名细是否符合招标产品需求名细(包括产品型号和数量),分项(分,包)报价是否符合和正确，这点一定要仔细查对；,5.审查报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确，报价表、投标一览表、,投标函中的报价大小写是否一致，进行仔细核对和校对；,6.审查开标文件书写格式是否与招标方的要求致,7.互审过的文档要重命名，例如*11,*,22,*最终。,8.各个文档要详细命名，并存放清楚。,八、标书打印、装订,1.打印标书，按招标文件要求打印标书正本、副本、封面，封条，报价,一般,在公司打印即可。,2.需检查排版是否有错乱，确,认后才可打印,3.错误的纸质文档应带,回公司作废处理,4.图片需彩打，其他文本黑白即可,5.认真核对有无缺页、夹页、顺序颠倒,、页面倒转现象。,6.,对于大项目需打印一份给投标代表,使用,7.打印后需及时彻底删除文档,8.按照招标文件要求和实际情况，进行打孔装,订 或,胶 装。,九、标书签字盖章,1.需签字处：含授权书法人代表、投标,代表签字,2.需盖章处：骑缝章、封面、封条、报价表、,投标单位名称、,“与原件一致”、签字处,注意：,1.根据招标文件要求盖章,2.公章需盖正清晰，若一个不明,显，需重新再盖一个，且两个不,能重叠一起,3.在密封条上盖章尽量一半在密封条上一半在密封袋上,十、标书最后审查,1.审查是否有漏签字、漏盖章处,2.招标文件要求的文档资料,是否有放齐全,3.,是否需要将原件、彩页放入,标书中,4.标书中是否有其它未发现,的错误,十一、文件的密封,1.按招标文件要求将正本、副本、报价文件单独,密封文件进行单独封装，,在文件袋封面和“于,*时之前不得启封处”等加盖公章。,2.,若需要提交电子文档，将和正本一起封装。,3.如有条件的话可以单独制作一个投标专用箱将所有文件装,在一起，既,方便又美观。,4.封口：在未得到项目负责人或投,标代表同意的前提下，投标文件封口,不得密封。应贴好双面胶及盖好骑,缝章后预留封口，由投标代表整理,后自行密封,十,二、开标前的准备工作,1.查询登记：开标时间、开标,地点、招标机构联系人、联系,电话、乘车路线、交通方式、乘车时间,2.整理收集：招标文件、投标文件明细清单及招标文件规定,其他在开标前需要提交的资料,3.,资料如下：包括但不限于：投标代表人身份证原件及复印,件加盖公章、报名函证明、投,标保证金缴纳凭证加盖公章,或现金、彩页、代理证书、合同原件、公章(若可以),、,印盒、文具等,十,、开标现场,1.记录开标情况，如各投标,单位名称、数量、投标产,品、投标价格、投标代表、评分排名、预中标单,位,等,2.可与其他投标单位交流，但不透入对公,司不利的事,情，特别是本次投标价,格,3.,记录招标单位负责人,、评委、关键人,4.,平常多锻炼，精彩的讲标，注意讲标时间(5-10,分),把评分关键点和把投标产品的优势重点描述,十四、专家提问问题整理,1.你们产品有什么优势?,2.你们产品在哪里有什么成功案例?,3.你们厂家实力怎么样?,4.你们的产品太贵了?,5.其他投标单位都降了,你降多少?,6.你们有赠送其他什,么设备吗?,7.你们售后服务是怎么,样的?,十五、开标后的整理、跟进工作,1.如果没有确定投标结果，应及时向领导汇报，后期应及时跟,踪。,2.如果中标，及时向领导汇报，感谢评标专家，跟踪到项目签订,内部合同为止。,3.如果落标，分析落标原因，填写到标书登记表中。,4.标公告公示期满后，办理中标通知书领取、投标保,证金退还、,中标单位中标服务费缴纳、合同签订等跟进工作。具体办理应,与招标机构沟通。,最后一句话：,标书制作的程序并不复,杂最重要要有责任心,结束,