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第1章 Word 2007中文版基础知识

第1章
Word 2007中文版基础知识

本章要点
在学习使用Word 2007进行文字处理之前，首先了解一下Word 2007的基本功能，并对Word 2007的一些基本操作和设置进行介绍。如启动与退出Word 2007，了解和认识Word 2007的操作界面，以及如何使用Word 2007中的帮助等。使用户对Word 2007有一个基本认识。如果读者已掌握这些知识，可直接从第2章开始学习。
本章主要内容包括：
Word 2007的基本功能和新特色
启动和退出Word 2007中文版
· Word 2007操作界面介绍
· Word 2007的帮助系统
· 实例—自定义快速访问工具栏

1.1 Word 2007基本功能和新特色
Word 2007中文版(以下简称为Word 2007)是办公自动化软件Office 2007中文版的一个组件，由Microsoft公司开发，其主要功能是可以方便地进行文字处理和版式编排，它具有简单易学，界面友好，智能化程度高，与其他应用软件交换数据方便的特点。因此，它是一个深受广大用户欢迎的文字处理软件。
Word 2007中文版沿袭了旧版本Word 2003的优点，并又增加了一系列新的功能，其功能具体如下。
1. 友好、实用、华丽的新外观
整个Word 2007的设计出现了新突破，采用了新的用户界面。Office Word 2007 拥有新的外观，新的用户界面用直观明了的单一机制取代了 Word 早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格。新的用户界面使 Word在使用中更高效、更容易地找到完成各种任务的合适功能、发现新功能，并提高效率。淡蓝与浅变的结合，简洁紧凑的布局，采用了圆角边沿设计的工具栏，Vista的玻璃质感，重新设计的图标，无不给每个用户带来视觉上的冲击。

在 Office Word 2007 中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含若干个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡。而且，每个选项卡的控件又细化为几个组。功能区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框内容。
2. 创建具有专业水准的文档
Office Word 2007 提供的编辑和审阅工具令用户比以前任何时刻都能更轻松地创建精美的文档。直观的界面操作可以减少用户花在文档格式设置方面的时间，让用户把更多精力花在撰写文档内容上面。
用户可以仅仅通过单击几次鼠标，即可添加预设格式的元素。用户可以利用极富视觉冲击力的图形更有效地进行沟通。新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、阴影以及其他效果。用户还可以即时对文档应用新的外观。通过使用【快速样式】和【文档主题】，可以快速更改整个文档中的文本、表格和图形的外观，以便与首选的样式和配色方案相匹配。
3. 轻松避免拼写错误
拼写检查可以查找并标记某些上下文拼写错误。在各个 2007 Microsoft Office System 程序之间，拼写检查更加一致。现在，有若干个拼写检查选项是全局性的。如果用户在一个 Office 程序中更改了其中某个选项，则在所有其他 Office 程序中，该选项也会随之改变。除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一个对话框来管理这些词典。
首次使用某种语言时，会自动为该语言创建排除词典。利用排除词典，可以让拼写检查标记要避免使用的词语。它们可让用户方便地避免令人讨厌的词语或不符合风格指南的词语。
4. 放心地共享文档 
当用户向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，Office Word 2007 可帮用户有效地收集和管理他们的修订和批注。在用户准备发布文档时，Office Word 2007 可帮助确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。
5. 快速比较文档的两个版本
Word 2007可以轻松找出对文档所做的更改。比较并合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。
6. 向文档中添加数字签名或签名行
可以通过向文档中添加数字签名来帮助为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在 Office Word 2007 中，用户可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入 Microsoft Office 签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。通过使用 Office 文档中的签名行捕获数字签名的功能，可使组织对合同或其他协议等文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同，数字签名能提供精确的签署记录，并允许在以后对签名进行验证。
7. 将 Word 文档转换为 PDF 或 XPS
可移植文档格式 (PDF) PDF 是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。当联机查看或打印 PDF 格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF 格式也很有用。
XML 纸张规范 (XPS) XPS 是一种电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。
8. 防止更改文档的最终版本
在与其他用户共享文档的最终版本之前，用户可以使用【标记为最终版本】命令将文档设置为只读，并告知其他用户用户共享的是文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。【标记为最终版本】命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭【标记为最终版本】来编辑标记为最终版本的文档。
9. 超越文档
现在Word 允许以 XML 格式保存文档，因此可将文档内容与其二进制 (.doc) 格式定义分开。基于 XML 的新文件格式使 Office Word 2007 文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。文档内容可以用于自动数据采集和其他用途。文档内容可以通过 Word 以外的其他进程搜索或修改，如基于服务器的数据处理。新的 Word XML 格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。
10. 从计算机问题中恢复
Microsoft Office 诊断包含一系列的诊断测试，可帮助发现计算机崩溃的原因。Office 2007诊断代替了以下Office 2003 功能：检测并修复以及 Microsoft Office 应用程序恢复功能。改进了 Office Word的功能，使之有助于在程序异常关闭时避免丢失工作成果。只要可能，在重新启动后，Word 就会尽力恢复程序状态的某些方面。
11. 输入法
在Office 2007安装完毕后点击【输入法】按钮，会发现原有Windows XP自带的【微软拼音输入法2003】自动更新为【微软拼音输入法2007】，与以前的输入法版本相比， 【微软拼音输入法2007】字词库得到了更新，而且更加智能。
11. 文档保存格式
用户在使用Microsoft Office 97至Microsoft Office 2003时，对保存Word文档时生成的.doc格式文档非常熟悉，而新发布的Microsoft Office 2007改变了部分文档格式，Word文档的默认保存格式为.docx，改变格式后文档占用空间将有一定程度的缩小。但同时出现的问题是安装Microsoft Office 97-2003的计算机无法打开格式为.docx的文档，解决方法是到微软官方网站上下载兼容性插件，安装到装有Microsoft Office 97-2003的计算机上，就可以打开.docx文档了。
12. 隐藏工具栏
用户在使用Word编辑文档时经常会用到【字体】和【段落】中的一些功能，由于频繁操作，用户需要用鼠标上下来回点击，时间一长，易产生厌烦。Word 2007增加了一个【隐藏工具栏】，当用户将需要修改的文字或段落选中，并把鼠标向选中部分末字符的右上角移动，就会发现在该字符的右上角出现了一个工具栏，并且随着鼠标箭头的移近，工具栏的透明度逐渐降低。在这个【隐藏工具栏】中包括了用户经常应用的字体和段落工具栏的选项，使用起来方便快捷，可以显著提高用户的工作效率。
13. 审阅选项卡
Word2007在面板中新增了【审阅】选项卡。在Word 2007之前的版本中，审阅的功能其实是通过【工具】菜单下的【修订】项实现的。在Word 2007中新增的【审阅】选项卡中最主要的选项就是【新建批注】和【文档保护】选项。
14. Microsoft Visual Studio Tools
安装完Microsoft Office 2007后，在【程序】菜单中会发现新增的程序除了Microsoft Office 2007以外，还有Microsoft Visual Studio 2005程序插件。Office 2007与Office 2003一样，利用Microsoft Office自带的VB编程功能，可以编写出特定功能插件，插入文档中，从而满足用户的特定功能，例如用户可以编写VB视频播放插件，并将其插入Word中，通过博客编辑功能将文章发布。
15. Microsoft Office Online   
在所有的 Microsoft Office 程序中更好地集成了 Microsoft Office Online，以便可以在工作时更充分地利用网站提供的帮助。用户可以通过 Web 浏览器直接访问 Microsoft Office Online，或使用 Office 程序的不同任务窗格和菜单中的链接进行访问，以查阅文章、提示、剪贴画、模板、联机培训、下载和服务，以增强用户使用 Office 程序的能力。根据用户和其他 Office 用户的直接反馈和特定的要求，网站会定期更新内容。