接待管理规定.docx

公关接待管理制度

第一章 总则

第一条 公关接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为了加强对外公共关系、提高宣传效果、树立公司良好的外部形象，规范公共接待工作，特制订本制度。
第二条 本制度规定的接待包括公司各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
第三条 本制度适用于公司各部门。

第二章 公关接待原则

第四条 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而归。
（一）平等原则：一般情况下，级别与权限相等，对等接待，特殊情况高规格接待；
（二）对口原则：各部门对口接待为主，综合性接待时由公司行政部牵头、相关部门予以协助；
（三）节约原则：招待来宾力求从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数原则上不多于宾客人数。
（四）周到原则：接待任务的交接应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到；
（五）保密原则：向来宾介绍情况时，注意保守公司秘密，巧妙回避不宜回答的问题，坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的秘密。
第五条 其他规定
（一）不得以任何理由拒绝善意的来访者。若因人数太多而不便一次接待的，在条件允许的情况下，应通过分批形式接待；
（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用车、订票、酒水、礼品赠送的，
必须提前一天（12小时）以上通知行政部；
（三）因工作需要安排客人在酒店用餐时，须自备酒水，由负责接待人员填写烟酒礼品出库单，并由该部门负责人签字，交常务副总审批签字后，方可在行政人事部烟酒礼品库领取酒水，酒店的酒水费用由部门负责人承担。
（四）凡入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；其间发生的洗衣费、小酒吧费用、有限电视费等其它费用，原则上公司不予支付，负责接待人员须事前与客人交待清楚；
（五）接待的所有费用纳入接待部门预算考核，用车费用划入行政人事部。

第三章 接待级别
第六条 接待级别
（一）一级接待：主要是指市委书记、市长；
（二）二级接待：主要是指副市长；
（三）三级接待：主要是指县委书记、县长；
（四）四级接待：主要是指副县长、处级、区级干部；
（五）五级接待：主要是指科级干部；
（六）六级接待：主要是指一般客户、业务人员等；
第七条 客人住宿标准、客人礼品标准、客人游玩景点标准及其他特殊接待标准报董事长或常务副总裁或分管副总裁批示。
第八条 公司各部门必须按照以上标准进行，财务部负责考核。
第九条 接待标准
来访接待标准
来访
级别
接待人员级别及方式
用餐标准
烟、酒 标准
一级
由公司董事长或总裁级领导负责接待，并提前在门口迎接，全程陪同；接待地点南京紫金地产
120-150元/人

二级
由公司总裁级或（部门总经理）领导负责接待，并提前在门口迎接，全程陪同；接待地点南京紫金地产
100-120元/人

三级
由对口部门负责人负责接待，并提前在门口迎接，全程陪同；接待地点南京紫金地产
100-120元/人

四级
由对口部门负责人负责接待，并提前在门口迎接，全程陪同；接待地点南京紫金地产
70元/人

五级
由对口部门负责人负责接待，并提前在门口迎接，全程陪同；接待地点南京紫金地产
50元/人

六级
由对口部门负责人负责接待
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第四章 接待流程

负责人：对口部门对接人员职责：
及时通知行政人事部来访人员的基本情况：人数、姓名、性别、身份、级别、联系方式、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班号）、到达准确时间、驻留时间、是否需要接送、是否用餐、住宿等；以及按照公司文件格式拟订日程安排。

第十条 公关接待流程

通知

接待
负责人：行政人事部接待管理员职责：
1、确定接待日程安排
2、及时安排好会议室、用餐、住宿、车辆、定票、景点等；
3将日程安排告知公司相关部门及接待领导；
4、相关部门按照“责人划分”部门和具体的行程安排要求进行前期准备。
负责人“相关接待领导和行政人事部接待人员职责：
1、迎接（相关领导）
2、接待：书写会议纪要、拍照等
3、送客
4、整理接待物品
准备

总结
负责人：行政人事部接待管理员
职责：
1、整理备忘录
2、资料汇总,包括书面、光盘和名片等资料
3、经验总结
4、资料存档

第十一条 接待任务完毕
（一）要做好接待的后续工作，向客人邮寄接待过程中的照片；与客人进行后续的沟通；落实接待中的各项任务；
（二）接待结束后，公司所接待的部门要形成接待备忘录，将接待前期的日程安排表（见附件1）、会后的接待备忘录（见附件2）（按文件格式在二天之内整理完毕交行政人事部存档。

第五章 接待注意事项

第十二条公关接待工作应注意事项：
（一）接待环境要求：
1．提前了解天气情况，根据天气情况准备出行用具；
2．公司所有办公区环境必须干净整洁；
3．附近社区的环境必须干净整洁；
4．必须确保办公区的安全；
5．公司领导、员工服装和行为符合规范；
6．欢迎标语牌：热烈欢迎XXX一行临润恒物流视察指导（参观考察）.
7．提前检查办公区绿化、鲜花摆放是否按标准；
8．对于临时来访的客人，认真核对身份无误后，给予热情安排；
9．必须及时为所有客人提供茶水，并每隔十五分钟添加一次。
（二）会议室内部布置：
1．按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；
2．提前控制好室内温度、照明；
3．提前准备好企业录像片、幻灯片、图片并试放，确保无误；
4．提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；
5．会议室内部的绿化。
（三）住宿安排
1．视具体情况预定不同标准的酒店，合理安排客房；接待人员须提前拿好房卡，在房间内布置水果、欢迎卡片、公司介绍及住房安排表，表中注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机号及近几日南京城市天气预报；
2．安排妥当后，待来访人员到达后，接待人员将房卡转交，并告之早餐用餐时间和地点。
（四） 参观安排
1．参观游览日程安排应与来宾进行协商，提前制定相应参观路线；
2．参观游览过程中，须注意宾、主双方人员的疲劳程度和安全；
3．若参观著名景点，接待人员需提前联系好景点导游；
4．来访人员中若有外宾，需提前安排好翻译人员，便于更有效的沟通。

第六章 附则

第十三条 本制度为公司基本制度，执行权归行政人事部。
第十四条 本制度自颁布之日起正式执行。前期相关规定自行废止，未尽事宜将另行补充。

颁布日期：二○○九年十月十九日

附件1：

接待**市**等领导一行日常安排

**接待字〔2009〕**字

一、来访单位及人员（*人）

1．来访领导：

*** **市**长（单位、职位、联系方式）

2．陪同人员

*** **市**长（单位、职位、联系方式）

二、接待领导：

*** 公司*****（职位）

三、陪同人员：

*** 公司***（职位）

四、来访时间

****年*月*日 上午***--***（具体时间）

五、来访目的：**********

六、具体日程安排及方案

内容包括自客人进入公司开始至送客至门口期间，具体的时间及该时间段的行程安排。

*****（接待责任部门）

***（责任人）

****年*月*日

附件2：

****有限公司备忘录

**备字〔2009〕**号

一、时间

****年*月*日

二、地点：

****

三、参加人员

1．来访人员（*人）

*** ***市****长（单位、职位、联系方式）

2．****（公司名称）

*** ****（部门及职位）

四、记录人：***

五、来访目的（简要描述来访目的）

六、会议记录

（记录双方会谈的主要内容）

*****（接待责任部门）

***（责任人）

****年*月*日

附件3

****************有限公司

接待工作联系单

编号： 申请部门： 填写日期： 年 月 日

来访人员
信息
（可填写日常接待表上）

单位名称 姓名 职务 性别 民族 是否来过公司

联系人及联系方式：

共计 人 （如填写不下请另附名单）

来访目的

接待人员
名单

主陪人员： 副主陪人员： 其他接待人员 ：
联系人及联系方式：

车辆安排

车辆配置要求：
客人抵达安排：
客人离开安排：
其他用车需求：

住宿安排
入住酒店 1、经济型酒店（ ）；2、三星（ ）；3、四星（ ）；4、五星（ ）；
5、指定酒店
入住时间 ： 年 月 日 至 年 月 日，共 天
入住标准 1、大床间（ ）；2、标准间（ ）；3、豪华房（ ）；
4、商务间（ ）；5、普通套房（ ）；6、行政套房（ ）；
7、其他
、费用结算方式 1、自行支付（ ）；2、公司付费（ ）
客人返程
安排
机票预定：
火车票预定：
费用支付方式：

餐饮安排

时间、地点及
用餐人数
（一）时间：
地点：
人数：
用餐标准：
（二）时间：
地点：
人数：
用餐标准：
（三）时间：
地点：
人数：
用餐标准：
酒水及
席卡安排
酒水：
席卡：需要（ ）不需要（ ）

费用支付方式

1、自付（ ）；2、签单（ ）；
签单人姓名
会议安排
座谈

会议时间地点

会议接待人员

会议室要求
1、标语或横幅（ ）；2、公司幻灯介绍( )；3、席卡（ ）：4、公司宣传碟片（ ）；5、水果（ ）;6、鲜花（ ）；7、其他
洽谈

会议时间地点

会议接待人员

会议室要求

1、标语或横幅（ ）；2、公司幻灯介绍( )；3、席卡（ ）：4、公司宣传碟片（ ）；5、水果（ ）;6、鲜花（ ）；7、其他

礼品安排

申请人

部门负责人

分管领导审批

审核人