双流交投公司竣工文件管理办法(讨论稿).doc

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双流县公路建设工程竣工文件
编制归档管理办法

第一章 总则

第一条 根据交通部《公路工程竣（交）工验收办法》（2004年第3号部长令）、《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发〔2010〕65号） 的内容要求和交通部、四川省交通厅颁布的《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交办法[2001]390号文)、《四川省交通重点建设项目竣工文件编制及归档整理规范》(川交办[2002]245号文)的有关规定，并结合双流县交通建设投资有限公司建设的公路工程项目的实际情况制定本办法。
第二条 本办法适用于双流县交通建设投资有限公司建设的**公路工程项目的建设、设计、施工、监理、中心试验室及科研等所有参建单位的竣工文件编制归档管理。
第三条 **公路工程项目的各参建单位均应配备专职人员负责竣工文件材料的收集、整理及归档工作，确保工程建设项目竣工文件材料的安全、完整、准确。

第二章 竣工文件的收集、整理与编制

第一条 竣工文件是双流县交通建设投资有限公司建设的**公路工程项目的科学技术总结和成果汇集，是记载、查阅、考证和借鉴的科技档案，从项目立项至竣工验收过程中所形成的符合交通部、省交通厅、县交通局文件规定的各种技术文件，都应按文件形成的先后顺序和归类要求，及时收集齐全，分类组卷，归入工程项目建设科技档案。
(一)**公路工程项目在准备阶段形成的立项前期项目建议书、工可报告等审批文件，工程招投标文件，合同文件，征地拆迁等工程管理性文件；工程交、竣工验收文件；科研材料等由县交投公司总工办指定专人负责收集、整理、并逐件编号登记直至归档。
(二) **公路工程项目工程勘察、设计单位负责收集、保管工程勘察、设计的基础材料(包括地质、水文、气象资料、勘察报告)；初步设计、总体规划设计、施工图设计、补充设计及有关设计的审批文件；设计变更等重要文件，并按合同要求将整理组卷后的档案按时向县交投公司总工办办理移交。
(三) **公路工程项目在施工阶段形成的施工文件(含竣工图表、工程管理、施工质量控制、施工安全和文明施工、计量支付、工程变更、合同管理、施工原始记录和音像资料等)，由各合同段的施工单位负责收集、积累，并在监理工程师审核、指导下进行具体操作，确保文件材料的准确、完整。有分包工程的合同段由总承包单位负责竣工资料的汇总。
(四) **公路工程项目在监理工作中形成的有关工程质量控制文件、计划进度文件、监理通知、报告、开(停、复)工令、工地会议纪要、监理平行抽检记录、监理日志及重要往来文件等由监理单位负责收集、整理。
(五)由中心试验室抽检的各项试验资料按施工合同段和技术处位、内容分别组卷归档，独立评定。原材料试验和配合比试验按合同段分类单独归档。
(六)工程决算、财务决算、工程后评价等相关资料及报表由施工单位、监理单位配合县交投公司相关部门完成。
第二条 竣工文件编制的质量要求
(一)竣工文件要做到字迹清楚、内容完整、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。
(二)纸张要求：竣工文件采用的纸张为80克重的白色书写纸或胶版纸，一般情况下文字资料为A4幅面，图纸资料为A3幅面。破损文件应用标准纸张托裱；图纸大于A3幅面的，应按风箱式折叠为A3大小；各种原始材料(如外购材料材质证明、出厂证书、实验检测报告等)小于A4幅面的用A4纸托裱；竣工文件不能用热敏纸等不易保存的纸张，传真件、材质证明等纸张不符合要求的文件，应在原件后附复印件，以便于保存。
(三)文字要求：
（1）各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定：各种特殊字符用国标宋体或PMingLiU体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。“主题词”三个字用3号黑体，内容为3号方正小标宋体；抄送单位用3号仿宋体。
（2）各类质量检测资料采用县交投公司统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。
（3）竣工图所有文字均采用仿宋体，宽高比一般取0.65。尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米)；图名字高为4毫米，“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为3.5毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为6.5毫米(一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米)，其它图框各栏字高为4毫米。
(4) 竣工文件材料中凡是需用手写的地方如原始记录、签名等，必须采用黑色或碳素墨水书写。
（四）其他要求
(1)竣工文件的分类文件每册应尽量控制在150页内，内容少的近似文件可合并成卷，但需在案卷封面标题上标明卷内主要内容。
(2)试验、检测报告必须有原件一套。为避免重复组卷，标准试验报告等作为分项工程共用卷查考时，只需在每个分项工程卷内备考表中注明所查卷的档号、页号。
(3)竣工图图框参照川交办[2002]245号文附件二：竣工图式样格式统一绘制。以施工图代竣工图需换成竣工图框，图号填竣工图号。竣工图一律要求用电脑绘制，采用激光打印机打印。竣工图幅尺寸一般采用A3(297mmx420mm)尺寸，在A3纸不能表达一个构筑物时，可以以不小于A3的1/4长度加长。
第三条 工程竣工文件的分类原则及成册顺序
**公路竣工文件分类、成册顺序参照公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发〔2010〕65号）和四川省交通厅川交办[2002]245号文的规定进行编制。具体编制办法如下表：
（一）建设单位(县交投公司)竣工文件的分类及成册顺序
（1）按档号(按县档案局统一号)编制的前期文件顺序为：
项目建议书及批准文件；
工程可行性研究报告及批准文件；
水土保持批准文件；
环境影响评价及批准文件；
文物调查、保护等文件。
（2）按档号(按县档案局统一号)编制的工程管理文件的顺序为：
项目招标文件、投标文件、评标文件；
技术服务合同、合同协议书；
向上级单位的请示、报告及上级单位的批复文件；
工程项目执行情况报告(指工程交工验收时的管理、设计、施工、监理等工程建设期的工作总结)；
征地拆迁系列文件(申请文件、国土部门批文、红线图、合同协议书、明细表等)；
其他综合性重要文件、声像材料等。
（3）按档号(按县档案局统一号)编制交、竣工验收文件的顺序为：
工程交工验收申请、报告、质量鉴定证书、验收组成委员会名单；
工程竣工验收申请、报告、竣工验收鉴定证书、验收组成委员会名单；
工程总结文件；
工程审计、决算材料。
（4） 按档号(按县档案局统一号)编制工程科研材料的顺序为：
科研课题报告、任务书、批准文件；
科研合同协议书、委托书；
研究大纲、计划、调查报告；
实验分析数据整理、计算结果；
阶段报告、科研报告、成果鉴定书、验收委员会名册。
（二）设计单位的竣工文件分类及成册顺序（档号按本办法第三章第四条规定编制）
（1）按档号(按县档案局统一号)编制的文件顺序为：
设计任务书、计划任务书、可行性研究报告批复；
环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复。
（2）按档号(按县档案局统一号)编制的文件顺序为：
工程地质、水文、气象材料、勘察报告、地质图、重要土、岩样说明；
地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量、定位、观察记录；
水文、气象、地震等其它设计基础材料。
（3）按档号(按县档案局统一号)编制的文件顺序为：
总体规划设计；
初步设计、施工图设计、补充设计文件；
工程概预算、工程设计变更；
设计审批文件；
工程项目用地图。
（三）监理单位竣工文件的分类及成册顺序
监理单位竣工文件都按档号(按县档案局统一号)编制，内容如下：
开(停、复)工令、备忘录；
监理通知、监理报告(按监理规范中的格式)；
工程质量计划进度控制文件；
监理检验记录；
监理会议纪要、重要往来文件；
监理日志。
（四）施工单位竣工文件的分类及成册顺序
施工单位的竣工文件按以下内容依次进行编制。
（1）竣工图按档号(按县档案局统一号)编制：
说明书；
路线平、纵面竣工图；
路基、路面竣工图；
桥梁、涵洞竣工图；
市政管网竣工图；
隧道工程竣工图；
路线交叉工程竣工图；
沿线设施及交通工程竣工图；
环保工程竣工图；
通用图；
竣工表。
（2）施工文件按档号(按县档案局统一号)编制：
开工报告、开工令、交工申请、交工证书及附件；
单位工程、分部工程质量检验评定表；
质量检验评定汇总表(参照附件之四格式)；
原材料试验、检测报告：
第一册装原材料试验报告(含筛分试验报告)；外购材料合格证书、出厂合格证、外购件进场检查记录(注：材料试验报告中应指明材料使用部位)。第二册装砼、砂浆的配合比试验报告、击实试验报告等。第三册装稳定土强度试验报告、石灰(水泥)剂量试验报告、油石比试验报告及其他各种试验报告。
分项工程质检报告：每个分项工程按工程施工先后顺序进行组卷，其成册顺序为：分项工程开工申请批复单—分项工程质量评定表(注：砼和砂浆的监抽数据应纳入评定范围，并在监抽数据周围作简易的说明)—试验检测报告—现场检表—中间交工证书。
工程项目质量检验评定表(分部、分项工程质量检验评定表及单位工程评定表)单独成册，各分部、分项工程的评定表的原件附在单位工程综合评定表后。按规范规定分别计算分部工程评分、单位工程评分与合同段评分。
每座大中桥或一个立交区单独为1个单位工程，路基路面等其它施工合同段均按一个合同段为1个单位工程；房建工程参照建设部有关规定执行。各合同段单位工程内的所有分部、分项工程纳入一起综合评定。
路床交验和桥梁总体交验过程中的五方（交投、项管公司、监理、中心试验、施工方）验收资料作为分部工程评定的附件单独成册归档。
当摘录的检测数据填写不下时，可仅填平均值或代表值，并在备注中指明数据的来源，填写“分项工程质量评定表”中的试验检测项目的平均值或代表值时，承包人应以自检试验资料为基础计算，如：压实度数据不够填的情况，可在表中用文字说明，指明数据所在位置（卷次、页码范围）。
1、路基工程评定
路基工程每个合同段为一个单位工程，每3公里左右(或一个作业队)作为一个分部工程进行评定。压实度分区评定，分别汇总到相应分部工程；应保留每层的评定；路基工程的质检报告按里程桩号顺序每个段落的压实检验单报告从原地面起至96区第三层(即路床表面以下20cm)，依次成册，96区第四层(即路基交工的路床顶面)单独依里程桩号成册，并按各自划分的分部工程段落为“路基土石方”评分。软基处理、片石盲沟、挖方区盲沟、零填挖换填、路床补强等路基工程作为路基的加固工程单独评定和组卷。
**建设项目的砌筑工程包括护面墙、挡土墙、实体护坡、拱形护坡、网格护坡、绿化防护边坡(下边坡)与绿化防护上边坡(又细分为一般挂网植草与网格植草)等。按实际情况本分部工程名称统称为防护工程。本工程栏目中以每一个分项工程的自然段落填一张质检评定表。护面墙有两级的分级填评，人行天桥、渡槽结构物投影部位的防护工程也纳入本栏目，绿化边坡也参与本分部工程评定。
2、桥梁工程评定
基础及下部构造：桩基分项工程综合评分表，每根桩有多个分项质检评分项目，按规定权值计算得出综合评分。有的墩桩有横系梁、有的没有，无论有无，总的说来，因系梁的工程量较小，除填写现场质检报告单之外，不必填写质检评定表，不参与质检评分。
上部构造的预制和安装：每一片梁有三个质检评分，一张钢筋骨架加工及安装，一张预应力钢筋加工与张拉，再一张是梁板预制，每片梁都有抽检、自检试验报告。一座桥梁体加权平均评定一次。
上部构造的现场浇筑部分：防水混凝土桥面铺装，应归入桥面铺装部分(属上部构造的总体及桥面分项)，桥头两端搭板应纳入上部构造现浇部分。搭板垫层只作检验不参与评分。
上跨桥（含上跨机耕道中桥）、天桥、渡槽比照按小桥方式检评。按主线小桥的分部工程评定。桥梁（含天桥）的附属工程的锥坡、护脚等应归入桥梁工程。天桥灌溉沟按天桥组卷、评定。
在互通式立交区范围内，在设计的主线起止点范围内的路基、桥梁、涵洞、排水及防护工程均应纳入立交区单位工程的分部工程的相关项目内检评。
3、涵洞评定
本工程涵洞质检评分是以综合评分为准，即在《公路工程质量检验评定标准》(JTJ071－2004)基础上再加上盖板的钢筋加工与安装和盖板混凝土质量评定分求得每道涵洞的综合得分(盖板安装不再评分)。盖板涵检验评定表中的砼强度及砂浆强度应该包含洞口及附属工程中的砂浆砼强度。涵洞洞口附属工程中的护面墙或挡土墙应归入防护工程，梯步等应归入涵洞工程。
4、排水工程评定
排水工程每3公里左右作为一个分部工程进行评定。排水工程公路中边沟几乎贯通全线，但由于边沟在挖方段落与填方段落的形式不一致，因此可以按挖填分界将边沟分为若干自然段落(为1个分项工程)，每个自然段落填一张评定表(有一个评定分)，盲沟单独按(左、右分开)自然段落评分，改移沟渠每个段落(长度在50m以上)单独评分(小于50m不评分)。依设计施工的沉砂池、跌水急流槽、水沟不单独评分。排水沟平面投影示意图要逐一绘出每段具体走向。涵洞线外排水沟按排水工程组卷、评定，不单独评定。
5、路面工程评定
路面工程全线主线路面按每个合同段分成单位工程，每个立交区作为一个单位工程单独评定。组卷需按竣工文件编制办法分类执行，如：一个分项工程的配套资料可以组一卷；中、上面层油面桥面铺装单独组卷；基层的资料归档包括宽度、强度、压实度、筛分、含水量、水泥剂量等配套资料。
(3) 设计变更报告、变更令；
(4) 施工组织设计、施工计划、施工总结及重要的往来综合文件；
(5) 工程声像材料：
照片档案按统一的照相册归档应附底片和说明，说明必须打印，应写明照片所反映的工程所在位置、部位与内容，要求文字简洁，一般不超过200字；数码照片应先冲印出照片用专门的影集归档，再刻录成光盘，装入档案盒。影集与光盘中的照片要保持一致；声像档案的说明必须打印，必要时应附解说词；声像资料卡片上文字要打印（可用EXCEL软件编制固定大小的单元格，根据文字多少选择字型号的大小，一般为小四号宋体）；
（6）施工日志；
（7）电子档案归档：承包人和监理各部门应建立电子文档和各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作，各单位每月应清理、复制、保存至少2份，同时递交交投公司与监理等部门各1份；各单位应提交竣工图、竣工表、汇总表、计量支付报表、变更设计、竣工结算报表及各类台帐的光盘3套（业主档案室、监理和施工（审计）各1套）；
（8）其他注意事项
1、竣工表：
竣工表按填写顺序单独组卷，内容填写要求详细、准确，与实际竣工数量保持一致；监理用表、施工记录、试验检测资料按计量支付的排列方式组卷。
2、隐蔽工程：试验检测资料要齐全(自检频率和抽检频率不足，应说明原因，原则上不允许出现)；有报告的，必须有批复，变更不能缺项，必须有照片资料，签字不缺不漏；资料有遗漏的要补齐。
3、开工报告和施工组织设计：各单位工程、分部工程、分项工程的开工报告作为质量证明文件之一，和中间交工证书、质量检验评定表（复印件）、施工放样单、施工记录、试验检测报告等系列证明材料为一套完整的资料，不单独组卷，分部及分项工程的施工方案作为开工申请批复单的附件附后，保管期限为永久；整个合同段的总开工报告、开工令、总体施工组织设计应单独组卷，保管期限为永久。
4、质量评定汇总表和试验检测资料：压实度、混凝土强度等检测资料不单独组卷，附在检验单后；检测结果填入相关质量评定汇总表（格式见附件四），按04检评标准评定并单独组卷以便于交竣工验收时抽查。
5、凡定性为质量事故的事件其处理过程所发生的文件应专门立卷保存。如属于一般的返工事件(如某处护面墙石料强度不合格)，承包人对此所作的返工报告与检测报告的原件应装入各施工项目相应部位的质量保证资料文档中。
6、伸缩缝施工与安装的资料应独立组卷，评分汇总入桥梁工程中。

第三章 工程竣工文件的组卷、编目与归档
第一条 组卷要求
一个完整的科技档案案卷应由案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表及案卷目录组成，组卷时应遵守项目文件的自然形成规律及分类特点，以便于利用和保管。
第二条 案卷编目
案卷编目包括编写页号、填写卷内目录和备考表，编写案卷封面和案卷目录。
（一）编写页号
卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每一页资料右下角、背面的左下角用编号机从1起逐页编号(卷内目录和备考表不编页号)。
（二）卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成，排列在卷内文件首页之前。
（1）序号：用阿拉伯数字从1开始按文件资料内容的不同依次标注；
（2）文件编号：填写文件或图表的文号或编号；
（3）责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者(可采取通用的标准简称，在合同段内统一简称)；
（4）文件材料题名：应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并用括号“[]”括上；
（5）日期：填写文件最终形成日期；
（6）页号：填写本卷内每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填起止号，起始页号和终止页号之间用短划线“—”隔开；如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写页次；
卷内目录每套档案按一式肆份复制，其中叁份随竣工文件装订，另一份卷内目录单独装汇集订成册，与案卷一起移交。
（三）备考表的编制
(1)备考表排列在文件材料尾页之后；
(2)说明栏包括：卷内材料件数、页数以及组卷和使用过程中需要说明的问题；
(3)立卷人应由竣工文件编制者签名，并填写完成立卷的时间；
(4)检查人应由案卷质量审核者（施工单位为技术负责人，监理组为总监）签名，并填写审核时间；
(5)互见号应填写反映同一内容、形式不同且另行保管单位的档案保管单位的档号。
（四）案卷封面的编制
案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等组成。
(1)案卷标题：应简明、准确揭示卷内文件内容，结构完整，文字通顺，标点正确，字数控制在50个内。基本格式为：起止桩号(或中心桩号)+工程名称(或分项工程名称)+本卷主要内容+文种(如图、表、报告、检验单等)；
(2)立卷单位：是指案卷形成单位，填写签署合同的法人单位名称；
(3)起止日期：是指卷内文件最早及最晚日期（与扉页一样用阿拉伯数字加汉字年月日，中间加“至”，如：2009年11月12日至2011年2月11日；而竣工图及卷内目录等表格内日期应填写成“20110211”；
(4)保管期限：按照川交办[2002]245号文规定的期限填写；
(5)密级：组卷单位不填，由档案保管部门填写；
(6)档号：按县档案局统一要求编制填写。
卷脊需填写档号和案卷顺序号
（五）案卷目录的编制
按每卷案卷封面对应栏目填写在案卷目录内，每套档案一式二份案卷目录，随档案移交时一同移交。
（六） 案卷装订要求
（1）装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度160mm，结头为死结，在背后中孔位置；
（2） 案卷封面、备考表、脊背都用粘贴方式附在已装订好的文件材料表面，不露装订线；
（3）案卷封面、备考表、脊背等归档材料标准制作。
第三条 竣工文件归档与移交
（一）编制文件的各责任单位，应在项目交工验收前完成一套原件竣工文件档案，经监理审核，建设单位责任部门初验后，提交到交工验收时验收。
（二）项目交工验收完后，对存在的问题进行整改，三个月内按规定上交的套数整理装订成册后，填写档案归档移交单，向建设单位移交竣工文件档案。
竣工资料提交份数为3套，包括所有属于归档范围的技术资料（一套完整的原件，交业主档案室保管，另一套交监理单位保管），同时附上完整的光盘。
（三）建设单位在工程竣工验收前，向主管部门提出竣工档案单项验收申请，经主管部门组织验收合格后，由本项目档案管理部门分别向主管部门及生产使用单位办理档案移交手续。
第四条 附则
（一）本编制办法按照交通部、四川交通厅有关科技档案、双流县档案局的当前最新规定作为依据。在竣工档案未归档之前如今后有新规定、新标准颁布，则按新规定、新标准执行。
（二）本编制办法出台后，本项目的参建单位统一按此细则执行。
（三）本编制办法由双流县交通建设投资有限公司负责解释，在执行过程中有不完善之处再予以补充、完善。

附件：(全部用电子盘)
(1) 交公路发〔2010〕65号
(2) 工程竣工表格式
(3) 工程竣工决算表格式
(4) 汇总表
(5) 科技档案案卷式样(含移交单)
(6) 交通建设项目竣工文件材料归档范围及保管期限(川交办(2002)245号文附件)

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