开展专业技术人员人事档案专项审核工作的——以某科研事业单位为例.pdf

机电兵船档案2023.4 业务研究 核电企业文档人员应主动抓住数字化转型的机遇，在数字文档管理中力争上游，梳理建立业务流程，掌握理顺系统逻辑，提升服务意识，主动制作系统和流程使用说明，提升用户体验和工作效率，并根据新功能的部署及时更新，可通过数字化手段制作培训材料，便于使用者的查询使用。4 在数字化转型大背景下，文档人员应主动利用好数字化技术对文档管理能力的驱动作用，创新管理模式，提升服务水平，平衡好管理与服务的双重职责，加强数字化文档体系建设，整合文档资源，抓好时机主动推进数字化开发，提升文档在多项目核电管理中的服务能力，也从侧面督促业务部门提升文档管理水平，发挥企业信息资源和数字资产的最大价值，在项目建设中起到举足轻重的作用，从早期被动接收文件到以后的主动收集、处理和共享信息；从管理流程的一个节点转变为整个流程需求的提出者；从文件档案的整理者转变为企业信息资源和知识资产的管理者，彰显文档管理人员在数字时代的优势，进一步提升文档工作在项目建设中的影响力，实现文档工作的转型升级。参考文献：1郑东哲.“互联网+”背景下档案服务能力建设研究J.卷宗，2019(27)：1112李文华.浅谈信息时代数字化图书馆管理模式的创新J.中文信息，2019(2)：463柴瑞.数字化档案背景下高校人事档案管理人员的职业素养提升J.办公室业务，2019(11)：1354逯凤岩.关于提升新时代图书馆员职业素养的几点思考J.数字化用户，2019(30)：105作者简介：苏博，大学本科，环境科学专业，馆员，任职于上海核工程研究设计院股份有限公司数字化工程所，研究方向：文档管理。干部人事档案是全面了解员工信息的重要来源，是员工个人学习、工作和成长等各方面的综合反映。档案专项审核是人事工作的一项基础性工作，更是贯彻落实新时代党的组织路线、从严管理干部的一项重要政治任务。通过专项审核工作深入开展，能够进一步规范人事档案管理，完善政策规定和工作标准，为人事工作提供坚实的基础保障。2021 年，在中组部及主管上级部门的工作部署下，本单位对标审核要求积极实践探索，针对专业技术人才数量较多的情况，总结做好档案专项审核工作系列措施，同时分析档案管理中存在的突出问题和审核工作难点，研究提出做好档案审核工作思考和体会，供大家参考。一、主要做法 本单位纳入审核人数共有 233 名，占单位员江 山开展专业技术人员人事档案专项审核工作的实践与思考 以某科研事业单位为例摘要2021年，中组部再次面向国有企事业单位部署开展干部人事档案专项审核工作，重点开展具有高级职称专业技术人员人事档案审核，继续深化全面从严治党，目前此项工作已接近尾声。本文针对专业技术人员的特点，总结前期我单位人事档案专项审核工作经验和做法，分析查找突出问题，思考提出工作要点，为科研单位做好档案审核工作开展提供参考和借鉴。(责任编辑 郑玫)752023.4机电兵船档案业务研究工总人数的 48%。此次专项工作在前期处级领导干部审核的基础上，重点审核高级职称专业技术人员“三龄两历”材料，同时对标归档目录重点检查材料的完整性、规范性和真实性。经过一年多的努力，单位顺利完成了此次档案专项审核工作，主要做法如下。(一)高度重视，强化全面保障 单位领导层高度认识到档案专项核查的重要性和必要性，迅速调配资源和力量，全力保障做好专项审核工作。首先是强化组织领导，成立档案专项审核工作组，由单位主要领导担任组长，人事部门、监督机构负责同志担任副组长，抽调专业人员参与组建，制定方案明确审核工作范围、时间进度、方法步骤、人财物保障措施等，有力保障档案专项审核工作稳步推进。其次是完善制度规范。组织人事部门认真学习档案相关政策，依据 干部人事档案工作条例干部人事档案专项审核工作指导手册 等文件，修订印发单位人事档案管理制度，进一步明确人事档案归档内容、制定归档文件目录，并在网站上进行公告，形成统一的规范标准，为后续档案专项审核工作夯实制度基础。同时还要做好机制保障，针对专项审核人员数量较多、审核内容涉及面广、持续时间较长的情况，审核工作组建立了定期例会机制，跟踪专项审核工作进度、难点，提出需要重点关注的人员名单；推动健全联动机制，建立议事协商的平台，邀请相关部门参与会商，分解工作难点，优化改进流程，努力推动问题得到有效解决的同时还能从根源上杜绝发生。(二)紧抓培训动员，提升员工思想认识 本次专项审核工作与开展领导干部档案专项审核工作不同，专业技术人员平日关注业务工作多，而对人事档案工作关注度不足，对档案重要性认识也很欠缺，要做好专业技术人员的档案审核，宣贯工作尤其重要。通过举办专项培训会，及时传达档案专项审核工作的精神及要求，对开展档案专项审核工作进行深入动员部署，进一步统一思想，提高认识，调动员工的积极性。通过组织开展“一对一”现场答疑，进行深入细致地谈话指导，对档案审核认定相关政策进行详细解读，积极引导干部员工正确认识档案审核工作和审档结果，正确对待组织认定和问题处理意见，号召员工配合协作，共同推动完成档案专项工作。另外，为了提高审核工作效率，人事部门还可制定相关材料补充说明的模板和样例，便于指导员工及时补充缺失材料。(三)规范工作流程，严把审核质量关 一方面，档案审核工作要严格依据“初审复审会审”的审核程序，对查核人员逐一建立“材料补充”目录台账，实行“销账”机制，对提交材料反复比对核实，确保审核内容不漏项、程序环节不变通。对疑难复杂问题及时加强与上级部门的请示咨询，坚持集体会商并综合研判，力求审核认定精准无误。另一方面，还要发扬“钉钉子”精神攻坚克难，对一些长期病假、难以按时提供材料的“困难”员工，要求所在部门安排专人负责，及时督促，主动上门服务追溯补充材料。对审核信息认定有异议的员工，耐心做好解释，讲清政策规定和纪律要求，力求取得员工理解、消除员工疑虑。对员工需要组织部门协助解决的，主动做好沟通协调，必要时及时出具组织材料，全面为员工做好服务保障。二、审核中发现的问题及原因分析 经梳理，单位专项审核的档案中，在“三龄”方面，发现 178 名员工人事档案存在记载信息存在不一致或有涂改需做认定的情况，其中涉及出生时间的有 92 人，占总审核人数的 39.5%；涉及参加工作时间的有 118 人，占总审核人数的50.6%；涉及入党时间的有 66 人，占总审核人数的 28.3%。在“两历”方面，主要有工作证明材料缺失、学历学位证书归档不及时等问题，其中涉及 学 历 学 位 方 面 有 145 人，占 总 审 核 人 数 的62.2%。涉及工作经历的有 80 人，占总审核人数的 34.3%。从审核结果看，以下 3 类问题比较突出：(一)“三龄”信息记录不一致问题较突出 员工日常填表不够细致严谨，容易忽略个人信息填报的一致性。以出生年月为例，一些76机电兵船档案2023.4 业务研究员工早期习惯填报农历出生日期，到了工作单位又填报公历出生日期。员工对入党日期是通过预备党员之日还是成为正式党员算起把握不准，又缺少咨询确认的环节，凭主观认识填写，存在随意性，导致了信息填报前后不一致。另外，人事工作人员把关也不认真，对员工提交的材料未认真把关审核就归入档案。在发现信息不一致的档案中，一些干部个人履历表中填写的参加工作时间信息与组织掌握的有出入，误将在单位实习时间算起，未被纠正更改便存入档案。此外，由于员工本人无法接触到个人档案，对单位形成的一些个人文件材料缺少主动核实、纠正的机会。审核中也发现，不少填报有误的信息是由文件产生部门工作不细致导致，如人事部门出具的工资变动审批表等。(二)工作经历证明材料欠缺比较严重 一方面与高级职称专业技术人员工作年限较长，部分人员经历单位较多有关，有些企业没有设置正规的人力资源部门，缺乏完善的人事档案管理制度，甚至没有给员工缴纳社保。在企业工作期间，人事档案多存放在人才市场，如果工作人员责任心不够，不够细致严谨，会直接影响档案的完整性和准确性。另一方面，员工本人对人事政策欠缺了解，对单位未及时缴纳社保影响认识不足，离职时又简化手续，缺少辞职报告、离职证明等重要材料，个人对劳动合同、工作过程材料保管“留痕”也不够，档案中关于某段工作经历甚至出现无任何证明材料的情况，导致出现经历“断档”状态。(三)学历学位相关材料归档率低 主要体现在员工学籍档案 入学登记表、学生成绩表缺失较多，学历学位材料归档滞后，特别是员工在职学习教育的相关材料缺失比例较高。汇总后发现原因有以下几点：一是学校工作人员未按要求及时将学生学习阶段相关材料存入档案，造成归档材料的不齐全、不完整；一些学校的个别批次学生因种种原因没有 入学登记表。二是员工拿到学历、学位证书后，自身归档意识不强，未及时将应归档材料提交人事留存，造成了“应归未归”。三是人事部门办理入职手续把关不严，对新进档案未及时整理或对缺失材料未持续督促跟踪，导致档案中学历学位材料长期缺失。三、审核工作存在难点 (一)档案材料追溯困难 因档案基础材料形成时间跨度大、成因复杂，员工早期档案材料缺失，难以补充甚至无法补充，如前所述的社保证明、劳动合同等材料，使得工作经历认定困难。员工对档案工作的重视程度也影响着档案审核工作进展，审核中一些员工不够主动配合，对认定政策不能理解，影响认定工作进程的问题。如少数员工对出生年月“最早最先”认定原则不能接受，担心认定结果会影响个人某些利益，而迟迟不愿签字。一些客观因素也影响着档案材料收集，如商请第三方单位出具的相关证明材料，沟通是否顺畅、对方是否积极配合，都将决定着审核工作是否顺利。在审核过程中，疫情因素也是不可忽视的影响因素，给跨地区材料收集工作带来很大不便。(二)档案管理信息化程度较低 将信息技术应用到干部人事档案工作中，可以帮助干部人事档案管理人员高效完成人事档案文件材料的收集、整理、归档等工作，降低干部人事档案管理人员的工作强度；运用信息技术进行干部人事档案内容准确性、规范性和全面性的检查，避免档案中出现错漏。但据了解，当前多数科研事业单位人事部门仍采用传统的档案管理和审核方法，信息化思维欠缺，管理观念和管理模式落后，造成档案审核工作形式单一、效率低下。档案信息开发利用也不够，有些未与人事信息系统服务平台进行关联，出现员工重要信息互不同步的情形；档案审核信息也主要通过“线下”进行沟通确认，反馈渠道十分有限，严重影响了工作成效。另外，审核期间 信 息 的 反 复 录 入 也 会 增 加 人 为 出 错 的 可 能性，一定程度上影响了审核工作质量。(三)档案管理人员专业素质不足 档案专项审核管理工作质量高低，与管理人员自身的专业素质水平直接相关，档案管理772023.4机电兵船档案业务研究人员专业化水平、沟通能力都会影响政策解释力度，是能否取得员工理解认可的重要影响因素。受传统观念影响，单位档案管理人员多数为部门老同志，工作年限长形成了一些思维定式，接受新事物的能力较差，缺乏创新使用信息技术手段的想法和技能。工作中往往也存在经验主义思想，对新政策新精神新要求欠缺主动学习的动力，理解掌握也不到位。有时在工作开展中，还会顾及一些人情关系，不敢大胆开展工作，容易导致审核工作标准化不够，欠缺规范性、严谨性。四、做好档案审核工作的思考 (一)凝聚思想共识是做好工作的前提 档案审核工作是一项需要单位和员工通力合作、互相配合完成的任务。首先，单位主要领导需要对干部人事档案工作重要性有充分认识和重视，在人财物以及工作协调等方面需给与足够支持，才能保障档案审核工作顺利进行。以本单位为例，能在规定时间顺利完成对 200 余份档案的审核工作，及时抽调专业人员组建档案审核团队至关重要，同时也离不开相关部门协作推进，如一些员工入党材料的缺失，就是由党群部门商函相关高校协调解决的。其次，档案管理人员作为人事档案的把关人，必须重视自身档案管理意识的树立，对每一份归档材料都要认真审核，在审核中加强政策学习，把握好原则，做到严谨、细致、认真，确保档案专项审核质量。最后，调动员工主动性尤其重要，审核工作需要员工理解和全力地配合，做好人事档案工作的宣贯和解读，引导员工正确理解档案审核工作的重要意义，支持配合相关工作开展，共同推进档案专项审核工作开展。(二)压实各类工作责任是确保质量的关键 要严格落实“初审”“复审”双审核、双签字制度，做好员工入职、干部选任等重要节点的档案审核工作，对档案中“三龄两历”出现信息不一致的情形，依据相应政策规定进行调查和研判，给出合理准确的认定意见。对发现存在材料缺失、填写不规范的问题档案，及时和员工及相关组织联系，予以补充、更改和维护，确保接收档案基础材料完善、真实、客观。特别地，干部任前档案审核必须做到“凡提必审”，档案管理人员更要本着高度负责的态度把好审核关，确保选出来的干部是可靠的、值得组织信任的干部。此外，人事工作人员还要注意档案信息的“审用一致”，及时将组织审核认定的档案信息，更新到人事信息系统，运用到干部选拔任用、员工退休等人事工作中，切实发挥档案审核工作实效，有力提升人事工作科学化、规范化水平。(三)总结巩固审核成果是提升工作的重要手段 此次专项审核工作，暴露出单位日常档案管理工作中存在着一系列的不足，如发现的材料缺失、信息记录不一致问题，多数是因为工作人员未把好入口关，日常归档工作不到位、有漏洞造成的。因此，审核工作需要经常性、常态化的开展，定期对新增材料进行复核、整理以及信息确认。要以此次专项审核工作为契机，以审促改、以审促建，举一反三，从源头上规范解决共性问题。结合专项审核发现的问题，从责任分工、工作程序、审核要求、结果运用等方面制定改进措施，合理运用信息化手段，健全完善档案材料收集、整理和保管保护等机制，将专项审核工作有效举措总结固化为从严管档用档的制度机制，更好地推进干部人事档案工作朝着科学化、规范化、现代化建设迈进。参考文献：1付煜.做好干部人事档案专项审核工作的方法和几点思考J.长江纵横，2016(10)：1662陈丽生.浅谈新时期下如何做好干部人事档案专项审核工作J.就业与保障，2021(7)：113-1143于婧.干部人事档案专项审核工作中具体问题的探讨与建议J.办公室业务，2021(7)：1244刘运峰.事业单位干部人事档案工作存在的问题及对策分析J.机电兵船档案，2022(6)：54-55作者简介：江山，工程师，硕士研究生，任职于中国电子技术标准化研究院，负责干部人事管理相关工作。(责任编辑 郑玫)78