基于系统协同的科研财务服务体系构建研究.pdf

第3 4卷第3 期Vol.34No.3教育财会研究STUDIES OF FINANCE AND ACCOUNTING IN EDUCATION2023年6 月June.2023基于系统协同的科研财务服务体系构建研究毛宝海李志良储文璇王梦姣（江苏海洋大学财务处，江苏连云港2 2 2 0 0 5）摘要自2 0 1 6 年“放管服”政策推行以来，高校科研管理部门和财务部门积极响应，通过修订文件、优化流程、增强激励、创新方式等给科研人员松绑增效，但科研经费报销难、管理工作量大的痛点依然存在。本文通过调研总结了目前高校科研经费管理所面临的现状，在对面临问题进行深入分析的基础上，构建了基于科研、票据及财务等系统协同的科研财务服务体系，有效解决了科研人员在经费管理上的痛点，有力支撑了高校科技事业和财务管理转型的发展。关键词科研经费；系统协同；财务服务；体系随着科研管理体制改革的不断深入，科研经费放管服的相关文件连续出台，充分体现了国家对科研经费管理、赋予科研人员人财物自主支配权的重视，也从侧面说明目前科研经费管理的现状距离国家及科研人员的要求仍有一定的差距。一、高校科研经费管理现状（一）科研人员面临项目研究和经费管理的双重压力科研人员抱怨自已成了财务专家。随着管理制度的不断更新和审计、巡查的持续监督，财务工作日益繁重。为提高报销效率、减少报销单退回率，财务人员需要不断地开展财务宣讲或利用网络平台传播财务知识，科研人员亦会参与其中。久而久之，科研人员在培训中了解和掌握了繁杂、严格的报销手续和相关财务知识。但财务报销要求也在持续更新中，科研人员在这不断的学习和适应中变得更加疲乏，甚至调侃自身成为了财务专家。科研事务性工作挤占了太多精力。科研工作需要科研工作者大量的时间投人，从项目的立项初始至项目结题，除去做研究的时间，出租设备、低值易耗品的人库、固定资产的认定、免税手续的办理、发票的领取和使用、繁杂的审批手续等事务性工作占用了科研人员的大量精力，使得科研工作者疲于应付各个部门的管理要求，甚至有时在做实验的过程中，被事务性的工作打断，一定程度上影响了科研的实验进度和效率。（二）落后的工作模式和信息系统孤岛问题依然严重工作模式严重失衡，缺乏全盘整体考虑。目前，大部分高校采用票据报销线上预约十线下投递相结合的方式，基本实现了“最多跑一次”的目标，但是科研经费涉及到合同签订、经费到账、票据开具、项目立项、经费报销、项目结题、查询统计等诸多环节，是收稿日期20230330作者简介毛宝海，江苏海洋大学财务处处长、副研究员，研究方向：高校财务管理、人力资源管理；李志良（通讯作者），江苏海洋大学财务处副处长、高级会计师，研究方向：高校财务管理、预算管理；储文璇、王梦姣，江苏海洋大学财务处会计师，研究方向：高校财务管理。基金项目 汇江苏海洋大学高等教育科学研究课题 高校科研经费放管服优化策略研究”（GJ2019一1 3）。66一个全生命周期管理的问题，经费报销只是其中一环。很多高校在其他环节仍在采用手工或半手工的工作方式进行，不仅给科研人员办理相关事宜带来不便，也阻碍了科研经费管理工作效率的提升。数据孤岛现象严重，互连互通难以实现。目前，在科研经费管理的全生命周期中，部分环节和部分项目已经实现了不同程度的电子化或者信息化管理，比如部分高校使用了科研管理系统，但没有和财务系统对接，仅限于对项目的管理；又比如部分高校的票据开具实现了电子化，但票据申请仍需要线下或线上审批；很多高校在开具了电子票据之后仍需要通过人工和老师核对相关信息后手工人账。近些年，高校也在提高信息化程度、简化工作流程等方面作了很多努力，但由于缺少全盘考虑，不同管理系统之间受制于部门协调、接口局限及资金压力等因素，大多处于独立状态，数据孤岛的现象日益严重，消耗了科研工作者大量的时间和精力，科研经费管理工作效率和服务体验更是无从谈起。（三）学校层面的经费管理与绩效评价仍然困难重重由于信息孤岛的存在，高校科研经费的全生命周期管理仍处于碎片化状态。很多高校没有单独的科研管理系统，或者科研管理系统仅仅只是简单累加了项目的经费、数量等基础的静态信息，科研经费统计工作更多依赖于财务系统提供的数据信息，科研经费综合分析水平还不高，基本未对大量数据之间所包含的问题进行反映，对于大量数据隐藏起来的信息，一直缺乏有效的数据挖掘和分析手段，不能为校级层面的管理决策提供有力支撑。目前，对大多数高校而言，科研经费的全生命周期管理仍处于探索和起步阶段，面临着科研管理理念和管理模式转变的影响，很难把科研工作全链条上的信息进行集中展示和分析，尤其是需要结合人才培养和科学研究等多方面的指标综合评价，难以做到学校精细化绩效管理的要求，更谈不上对每位科研工作人员的业绩进行分析和评价。二、高校科研经费管理所面临问题的原因分析（一）缺少全面的顶层设计，信息孤岛普遍存在信息孤岛的产生带有一定的必然性，也是信息化发展过程的一种外在表现。高校信息系统基本上都是一个部门一个系统逐步发展起来的，很少从整个学校的全局根据业务逻辑设计跨部门的系统。在2021年第二届MEET教育科技峰会上发布的迈向更好的教育：未来教育的技术发展空间报告中提到，超过6 4.2%的高校认为信息孤岛普遍存在。不同信息系统在运行环境、数据库结构、编码规则、流程定义等方面都有各自的标准，无法通过简单的系统对接进行后台数据的交换与共享，给数字资源的深度开发和充分利用带来极大困难。（二）缺少精准的服务意识，管理理念有待革新教学科研是高校发展的主线和重心，学校层面把更多精力放在了教学和科研本身，对于支撑保障条件的管理相对弱化。随着计算机网络及办公自动化越来越日常化，如何充分利用计算机信息系统特别是多系统协同，需要校级层面甚至是教育主管部门进行顶层设计，以此来提高高校行政管理的工作效率。高校科研经费管理本质上是对科研项目运行过程中人的管理和服务，焦点就是要运用发展和创新的理念来开展工作，充分满足新时期科研人员的自身特点和工作需求。（三）缺少破釜沉舟的勇气，资金投入力度不够很多高校已经意识到信息孤岛所造成的问题，但构建全校统一平台或更新优化信息系统，仍面临着巨大困难。一是目前的信息系统由各部门单独建立，缺乏统一规划，不同时期、不同平台开发的系统对接难度很大；二是对已经沉淀的历史数据进行迁移需要协调众多的部门和人员，缺少全校一盘棋的负责部门，更多是各自为政；三是统一系统或平台建设所要投人的时间成本、人力成本和资金成本都很庞大，在高校管理转型的当下，很难给予足够的支持，面临两难境地。三、构建基于系统协同的科研财务服务体系为解决上述问题，提高科研经费管理的效率和质量，高校应从管理科学化和一体化着眼，推进基于系统协同的贯穿科研经费全生命周期管理的财务服务体系建设，对科研经费业务链的各环节进行梳理67和完善，将流程断点逐一打通，规范管理要求，确保科研经费管理全生命周期内各环节的高效衔接和优质服务体验。(一)系统构成系统协同旨在通过信息技术实现多个系统的有效耦合，满足科研工作者通过一次登录解决科研方面所有的财务业务需求。（系统构成见图1)科研管理系统主要是实现科研项目从立项到结项全业务链条的信息化管理，面向科研人员提供科研服务的统一入口，经费管理方面主要依托于和财务票据系统及管理系统的对接，以实时反馈票据开具、款项认领、经费报销、科研查询与统计分析等数据信息，同时为个人和高校整体决策提供数据支撑。票据管理系统主要是通过和科研管理系统的对接，根据接收到的开票指令完成自动票据开具及相关信息传送；通过和财务核算系统对接，根据票据信息完成业务的智能人账。财务管理系统指核算系统及电子回单、智能报销、物流跟踪、信息查询、电子档案等周边辅助系统，主要是接收科研管理及票据管理系统的业务与票据信息，进行集中处理，并把处理后的相关数据信息实时反馈给科研管理系统和票据系统。(二)流程再造新系统主要是以科研管理系统平台为入口，集成财务票据和财务管理系统，全面梳理科研立项、开票、预算、报账、结题、结余经费管理等业务，去除不必要的环节，基于系统协同实现流程再造，构建“业务十数据十管理十服务十决策”整体联动的新机制，实现科研财务服务由线下到线上的全面转换，让办事人“推开科研门，办妥所有财务事”，真正实现不见面的科研财务一站式服务。（见图2)四、系统协同财务服务体系的特点（一）能够确保放管服的协同一体推进科研放管服是一项系统性工程，从运行逻辑来看，“放管服”就是重新调整了高校科研管理和科研人员的权力与职责边界，是一次技术创新与制度变革的共同演绎。系统协同财务服务体系通过有效协调多个系统来实现科研人员的自助服务，业务全链条线上进行，公开透明，全程可逆可查。科研人员一次登录就能够调动多个系统的功能，充分利用碎片化时间，有效激发科研人员积极性的同时确保了政策底线的落实和基本目标的实现。智能合同一款项认领一票据申请一经费报销一统计查询一结题结项一分析应用科研管理系统票据管理系统财务管理系统自主开票一智能入账一欠款提醒智能立项一智能报销一经费管理图1 基于系统协同的科研财务服务体系示意图68登录科研管理系统统一入口拟定合同利用可编辑智慧文本生成合同根据智能分析模型生成项目绩效报告决策分析发票科研财务协同系统开具从审定的合同中提取票据信息随时随地在线提交结题结项申请结题结项项目立项提取项目立项申请信息个人查询合同、票据、经费信息查询分析款项认领根据项目和票据信息智能入账费用通过物流系统跟踪业务进展通过智能报销平台预约报销报销图2科研财务协同系统服务流程示意图（二）流程内置系统进一步推动放权优化服务，激发创新活力。放权的范围程度、监管的中央关于科研经费松绑放权的文件出台以后，能力效果、服务的水平质量三者之间要相互匹配、相各高校都积极行动制定了自己的管理办法，从制度互支撑，只有三者协同才能真正产生化学反应和聚上进行了松绑。但由于信息差和个人理解差异性的变效应。放是前提、服是宗旨，管出效率、效益才是存在,在实际执行过程中立项难、报销难、结题难的目的，三个方面是一个三位一体的有机整体，必须协现象仍然普遍存在。新系统中所有流程约束都内置同推进。系统协同财务服务体系能够充分体现科研于系统，系统约束替代人工管控，使得政策执行能够放管服的改革本质。得到有效落实，把政策允许的权利和责任放到实处，（四）“负面清单机制”强化监管并对所有人公开。一切系统留痕，管的根本在守住底线和实现目（三）充分体现科研放管服的精神要义标。我们要明确“放”是简化手续，并非放松监管、放科研“放管服”并不是简单的简政放权。“放”主任自流，要始终清楚科研管理的最终目标是什么，需要指深化审批制度改革，“管”主要是加强事中和事要坚守的政策红线在哪里，并把其嵌人到系统之中。后监督管理、改进监管方式，“服”主要指转变职能、把接待费、汽油费、生活用品等不能报销的事项，连69号发票、虚假业务发票、敏感支出及限额支出等，做成负面清单嵌入系统，运用大数据内部控制监督系统直接把这些不合规业务终止在报销流程之前。（五）“全程线上自助”优化服务“放管服”改革的根本目的是创造良好的研究环境，以充分激发科研人员的“科研热情”。新系统的构建能够在时间和空间上给予科研人员充分的自由，可以在任何地点、任何时间，想做的一切都可以足不出户线上自助完成，会极大的提高科研人员的心理满足感，也便于科研人员充分利用碎片时间，把精力都投入到项目研究中去。五、落地措施和实施路径随着高校财务管理转型发展的推进，落实做细科研管理放管服工作，是高校财务管理工作的重要内容和关键任务，事关高校事业发展和学术科研的整体大局。针对目前高校科研财务管理中存在的问题，结合基于系统协同的科研财务服务体系，现提出推进科研放管服改革“五个坚持”的实施路径，助推高校科研放管服迈上新台阶。（一）坚持转变观念，把做好服务视为我们的首要任务国家出台科研放管服政策的目的就是要把科研人员从繁杂的事务性工作中解放出来，集中精力聚焦于科学研究本身。高校科研经费管理工作要紧紧围绕这一初衷，为科研人员提供最便捷的事务办理通道，最高效的业务处理效率，最贴心的财务服务体验。高校科研和财务管理部门要始终围绕做好服务这个根本出发点，转变管理理念和工作方式方法，有计划的按照全业务链条进行逐项突破和推进。（二）坚持以人为本，把科研人员的诉求作为改革动力习近平总书记提出“以人民为中心的发展思想”，多次强调要始终坚持全心全意为人民服务的根本宗旨。高校要把科研人员满意不满意、方便不方便作为科研经费管理工作的根本标准。从小事着手、从细节抓起，彻底解决事情怎么办、签字该找谁、标准是什么、流程怎么走的问题，只要一次提交，后续系统自动推送和流转，每一个环节都会有相应的提示，可以随时了解流程进度，为科研人员营造一个70尊重人才、尊重科学的良好研究环境。（三）坚持底线思维，把文件制度要求内置于系统之中科研放管服并不是放任不管，放是手段、服是初衷，管出效率和效益才是目的。放的前提是权责对等、责任明晰，项目负责人作为科研经费使用的直接责任人，对经费支出的合规性、真实性、相关性和合理性负责，对项目研究所要达成的目标负责。把绩效目标和支出规则内嵌于系统之中，用系统监控预警替代人工管控，变被动受控为科研人员主动接受监督，公开透明的系统约束可以最大程度地弱化科研人员的抵触情绪。避免了科研人员和管理人员之间对制度理解偏差的双重标准问题，也可以杜绝办事反复跑、材料重复送的问题，有效提高科研人员的服务体验。（四）坚持打破壁垒，把信息系统协同作为首要突破口新系统涉及跨部门的多个系统，需要建立部门之间的科研经费协同管理机制。一是科研、财务、审计等管理、监管部门要统一认识，在科研经费的系统协同管理中达成共识、协同联动；二是要重新梳理科研经费协同管理的业务流程，明确需要处理的痛点和难点；三是利用科研综合管理系统搭建科研管理的云平台，彻底打通业务流程各环节间的系统壁垒，实现业务全链条各类科研业务数据的实时呈现，落实一次登录全部办理的目的。（五）坚持队伍建设，把专业团队的配置作为根本保障任何一件事情的成败最终还是决定于执行的人，新系统对财务部门的整体运作要求较高。一是多系统协同需要较高的大局观，二是科研财务业务的全链条管理需要较全的知识面，三是系统设置与标准制定需要较强的专业能力。设立专门的科研经费管理服务中心，配备专业化管理团队，对科研人员和管理人员进行专业培训，提升其对科研经费管理的认知程度，加强法律法规教育，可对新系统的运行提供根本保障。六、结论与展望人才永远是第一位的，科研放管服就是要激发科研人员的创造热情和主动性。不见面财务服务体系的构建最大化地发挥了系统间的协同作用，把科研人员从繁重的科研经费管理工作中解放出来，实现了一站式的端口服务。同时政策要求内置于系统之中能够有效地保障经费支出的合规性和合理性，科研产出和项目经费相关联能够实现项目的有效评价。敢于创新、勇于尝试，能够达成目标的都是好方法。本文构建科研财务服务体系基于系统协同，有效落实了科研放管服的政策精神，提高了科学研究人员和管理人员的工作效率，必将更大地激发其工作热情，为我国的科研工作贡献力量。但限于信息技术和管理能力的不同，不同高校具体落实的效果可能会出现较大差异，这就要求我们根据实际情况随时优化流程、改进工作方法，相信总会找到合适的方案为高校科研事业的高质量发展贡献一份力量。参考文献1韩仁瑞，范君君.“放管服 背景下高校科研管理系统角色体系构建研究J.科技与创新，2 0 2 0，No.158（1 4）：120-121+123.2邓芳杰.“放管服”背景下高校科研经费科学化管理探索 J.教育财会研究，2 0 1 8（0 3）：5 0 5 6.3张利燕.“放管服”改革背景下高校科研经费管理的实践与探索J.会计师，2 0 1 9（0 5）：6 3 一6 4.4李小婷.高校科研管理信息系统构建与完善一评高校科研管理的理论与实践探索 J.中国高校科技，2021(10):97.5赵凯，陈鹏.基于“放管服”背景的高校科研经费管理研究J.中国管理信息化，2 0 1 9（0 6）：2 9 一3 0.6侯茹莹.基于“放管服”政策下G高校科研经费管理的改革研究J.教育财会研究，2 0 1 9（0 4）：3 2 一3 6。71