文秘工作与文书档案一体化管理路径分析_张诗晗.pdf

秘书工作Secretary work2023/7（下）总第415期信息化时代背景下，我国企业管理的规范性逐渐提升，企业内部行政管理、办公室管理等工作逐渐向着规范化和标准化的方向发展。在这种情况下，企业要想实现自身长期稳定发展，需要认识到文秘工作与文书档案一体化建设的重要性，提高企业管理水平的同时，促进企业在市场中得到良好发展。一、文秘工作与文书档案一体化建设的价值当前，信息技术水平得到了快速提升，为人们的工作和生活提供了便利条件，尤其是对于文秘工作来说，需要管理大量的文件、处理琐碎事务等，利用现代化的处理方式，能够为日常工作提供便利条件。今后，文秘工作与文书档案一体化建设将成为文秘工作的主要发展方向。（一）提高文秘工作效率。文秘的主要工作包括书写文书、整理文件，与其他部门人员相互沟通，实现部门协调发展等，其工作内容较多，并且较为繁琐，而公文是文秘开展工作的主要对象。无论是文秘还是文书档案工作，公文都是其中的基础条件，也是工作开展的主要环节，文秘工作的开展水平会对公文质量产生较大影响，进而决定文书档案管理水平。文书档案在实际运用中，能够帮助相关人员查阅信息和资料，积累知识，促进企业良好发展。例如，文秘在日常工作中，可以利用查阅文书档案的方式，掌握领导的讲话风格和以往公文样式等，并对现在和以往的公文格式、标准以及流程等相互对比，判断自己在起草文书以及处理工作中是否存在问题，最终达到提供文秘工作效率的目的。提高文秘工作实际开展的规范化和标准化，促进二者之间相互协调共同发展。（二）提高数据信息共享效率。文秘在编写文书以及与领导、同事传递信息、协调工作过程中，都需要建立在掌握一定信息的基础上，因此数据信息对于文秘日常工作来说非常重要，是各项工作开展的基础。在文秘工作与文书档案一体化建设中，利用信息平台实现数据信息的有效共享，避免文秘和档案工作出现重复工作的情况，以往文秘工作在对文书进行管理中，往往采用传统方式，但是随着规模的逐渐扩大，为了保证最终管理质量，需要调整以往管理模式，充分利用信息化手段的同时，与档案管理工作相互结合，提高自身工作效率，实现文秘工作的信息化建设。而从文秘工作角度出发，文秘工作者需要对材料以及文件进行有效处理，领导完成审批之后再归档，或者通过整理分析的方式，形成特定的文书档案，二者之间具有较高的相通性，对其进行一体化建设，与现代化发展需求相吻合。二、文秘工作与文书档案的关系（一）公文为关系衔接点。文秘工作与文书档案之间在内容方面存在较为紧密的联系，但是在本质上仍然存在一定差别，二者的工作本质相互独立。其中相同点在于，二者的工作对象都是公文，但是其中秘书主要负责公文的写作工作，档案管理者主要负责公文收集和管理。从这一关系能够看出，档案管理是公文完成发布之后的后续管理工作。公文是二者之间的衔接点，为文秘工作与文书档案一体化建设提供了具体条件，要想保证文秘以及档案管理工作的质量，就要从公文拟订阶段入手，完成公文的高质量书写和管理工作。当前公文处理质量直接决定档案管理工作的开展水平，因此，在文秘工作与文书档案一体化建设中，要将重点放在文秘工作中，为接下来的档案管理工作提供条件，促进二者相互协调，共同发展。（二）文书档案是文秘文书的后续管理环节。公文作为秘书工作的主要产品，也是文书档案的前身，尤其是在当前信息技术的发展下，形成了一体化的管理模式，从整体出发，针对公文生成到最终的归档工作，以上各文秘工作与文书档案一体化管理路径分析文/广州市增城区大封门林场张诗晗【摘要】在办公现代化背景下，对文秘以及文书档案管理工作提出了更高的要求。基于此，本文探讨了文秘工作与文书档案一体化管理的价值，文秘与文档管理工作都需在文书的基础上完成，因此二者关系紧密，采用一体化的管理路径，可以实现文秘与文书档案管理流程和内容的结合。【关键词】文秘；文书档案；一体化页第 1462023/7（下）总第415期项流程都需要进行管理，充分利用计算机系统，根据统一的格式输入公文，并且该系统还能够完成多次输出，实现文书管理的一体化，加强文秘和档案管理工作之间的有效衔接。由此可以看出，文秘工作与文书档案一体化建设中，能完成对办公信息收集、整理、传递的现代化处理。三、文秘工作与文书档案一体化管理路径（一）提高文秘日常工作水平。文秘工作中涉及的内容较多，较为繁琐，因此，需工作者具有较强的责任心、耐心，才能确保最终的工作质量。在此过程中，需要从细节方面入手，确保各项细小的工作都能高效完成。严格要求自己，从日常工作中的综合材料整合、会议记录以及信访接待等内容入手，反思其中是否存在材料整合缺失、会议记录不完整，以及信访接待礼仪不到位等问题，不断提高自身的工作效率。尤其是对于新入职场的新人来说，由于工作经验较为缺失，需要在日常工作中与其他同事相互沟通交流，积极学习，反思自己，增强自身政治业务水平。例如，在处理公文的过程中，严格根据事业单位公文处理办法中的要求去落实，发文遵循拟稿、核稿等顺序，避免在公文处理中产生失误。而在归档处理过程中，针对纸质文档，注意对纸张的保护，及时存储有用的文档，销毁无用文档，避免纸质文档产生破损影响管理质量。而在处理电子文档中，建立个人工作档案库，并每周进行一次集中处理，及时总结分析处理档案时存在的问题，及时改正，这种方式能够提高电子文档的分类保存效率。除此之外，秘书还要具备良好的人际关系处理能力，积极主动配合他人工作，加强与科室各个人员的沟通和交流，确保自身工作能够得到顺利开展。对于自己工作范围之内的工作，保质保量完成，而在工作范围之外的工作，尽量配合其完成。如在具体工作中，严格按照国家事业单位公文处理办法的程序完成相应工作，如在制定公文时，坚决依照拟稿、核稿、会签、签发、印制、盖章、登记、发文的程序一一落实，确保公文内容的严谨性与合理性。同时重视对文书档案的管理工作，在文书档案管理时能够按照要求完成立卷和归档等程序，避免出现失误，保障档案的真实性和有效性。（二）建立一体化管理意识。文秘工作与文书档案一体化建设中，相关人员需要明确一体化管理意识，并将其落实在实际工作中，进而将一体化建设的优势充分发挥出来。一体化建设过程中，需要将以往两个相互独立的部门进行整合，简化其中复杂以及重复的工作。1.资源管理意识。一体化建设能够降低资源的使用量，虽然程序简化，但是不会影响最终的工作质量，进而将工作规范性充分发挥出来，增强一体化建设价值。管理人员要建立文档一体化管理意识，例如，在日常工作中，可以定期组织文秘工作人员学习和了解一体化相关理念和知识，认识到一体化管理的重要价值，其不仅能够提高工作效率，还可以降低自身实际工作量，从以上两个方面入手，对文秘和档案管理人员展开培训，提高其在一体化建设中的积极性。2.工作细节管理意识。在实际工作中，从各项细节入手，实现文书工作的有效管理，确保最终工作质量。例如，文书纸张管理中，要确定纸张对应规格，并且按照规范化的方式完成排版工作，保证文书排版的统一性。文书内容则要根据我国相关规定完成，根据从左到右的顺序完成装订。例如，在管理文书工作中，要检查文书的审批权限，保证签发手续的完整有效，综合判断与审核具体公文的标题以及保密性等，根据相应的流程完成操作。文秘人员在完成公文拟定之后，要对其进行多次核查，才能最终定稿，以上过程要完成相应的记录和签字，保证各项流程的完整性。（三）加强文书立卷工作。文书立卷属于文秘工作的收尾阶段，同时也是文书档案管理工作的初始阶段，需要确保其规范化和标准化开展。文书立卷当前已经成为文秘和档案管理的重要内容，根据文书管理理念，确保文书立卷条理的清晰性，并在内部建立全面的结构体系。根据工作实际流程的开展情况，对公文资料展开审核，专业人员对其展开梳理。完成文书立卷之后，为今后文书档案的管理工作奠定基础。如在日常工作中，能够主动学习文书立卷工作的程序和要求。受信息化的影响，当前在文书档案管理过程中，更多使用计算机完成工作，要积极学习计算机操作方式，从而熟练操控计算机完成文书的立卷工作，提高工作效率。1.加强二者工作的衔接。从文秘工作与文书档案工作的职能入手，提高文书立卷能够实现二者之间的有效衔接，促进一体化建设，由此可以看出文书立卷的重要性。例如，在日常工作中加强对文书立卷工作的宣传力度，在工作群发布信息，或者在办公室张贴文件等，使文秘和档案管理人员能认识到，文书立卷是文秘工作与文书档案一体化的基础条件，制订工作方案的过程中，除了需要工作计划之外，还要设计工作预案，根据操作流程完成实施，提高各项工作流程开展的合理性与规范页第 147秘书工作Secretary work2023/7（下）总第415期性。其中该项环节的关键点是保证文书资料的真实性，从工作的实际情况出发，筛选出其中具有价值的信息，并对其进行搜集整理，保证真实完整，为后续工作的良好开展提供条件。2.健全实际管理措施。在日常工作中，进一步落实文书立卷管理工作，每周一次或者每月一次，需要对工作人员针对文书立卷、档案管理以及公文管理组织专业培训，提高人员对文书立卷的重视程度，掌握其中关键点的同时，提高文书立卷实际开展质量。同时加强对文书整理细节的有效控制，在审阅公文前要先进行登记，内容包含标题、文件形成时间以及文件内容，以“卷”作为单位完成文书整理工作。整理过程中要抄写目录中的内容，一个年度中的档案属于“一卷”。设定保管期限，可以将其归纳到长期文件，并对文件进行编号，把完成处理的文件转交到档案室中。根据编辑的序号将文件内容传输到计算机中，这种处理方式能够保证文件原件与计算机存储文件之间的一致性，降低误差出现概率。如事业单位在设置管理措施时，可以咨询员工对文秘工作和文书档案工作一体化管理的建议，不断调整管理内容，从员工角度出发，健全管理措施，从而使整体工作效率得到提升。（四）落实一体化管理标准建设。文秘工作与文书档案工作之前存在紧密联系，在一体化建设过程中，要将标准化作为其中的基础原则。第一，根据我国相关部门制定的一体化建设法律法规，给予严格落实，确保工作发展方向能够与时代发展相互结合。在此阶段采用常态经营管理模式，要从文秘工作的实际情况入手，简化文秘工作中不必要的环节，减少外部环境对文秘工作产生的不良影响，使文秘工作与文书档案一体化体系能够更加统一高效，充分反映出企业真实状态的同时，提高资源利用的合理性。第二，一体化建设的关键点还包含人的操作和管理，不同部门的工作人员之间相互配合，加强沟通交流，从文书编制到复核，再到最终的发表和管理，都要实现监督管理。例如，在企业中针对文秘和档案管理人员建立考核机制，并对日常经营规范管理实施强化处理，确保文秘工作与文书档案工作的有效开展，客观公平评价的同时及时完善，最终达到建立标准一体化体系的目的。（五）健全一体化管理制度。制度具有规范监督的作用，对文秘工作与文书档案一体化建设来说具体重要意义，为了进一步促进二者的一体化融合，需要在制度的基础上完成规划统筹。一体化管理制度主要包含以下内容：第一，文书相关资料的搜集整理工作，在制度中明确规定资料搜集整理的规格、方法、时间以及存储上报方式，根据管理内容以及办法，提高各项工作落实效果。第二，沟通协调，沟通协调是文秘的主要工作内容，在日常工作中，文秘需要明确自身的配角意识，做好领导的助手，从这一角色角度出发，与各个部门之间的人员展开沟通交流，同时接纳他人建议，分析自身在工作中存在的问题或者缺陷并针对性解决，确保各项环节都能够实现统一协调发展。例如，在文件收发工作中，要在收发文件之间仔细核对收件人信息、文件内容信息等，避免出现文件发送失误。而在收文件中，则要从文件接受时间、对象、内容等方面进行记录，实现细节的优化完善。在建立文秘工作与文书档案一体化制度的过程中要注意，需综合分析相关人员的建议，利用信息技术控制建设质量，确保各项工作都能根据制度中的标准完成落实。清晰科学的制度，能够为一体化建设工作提供发展方向，同时划分相关人员在其中需要承担的责任和范围，明确分工，一旦出现问题能第一时间确定责任人，有效解决问题。四、结语综上所述，文秘工作与文书档案一体化建设已经成为提高工作效率的有效措施，利用这种方式把文秘工作与文书档案管理相互融合，将办公管理系统作为载体，促进工作效率进一步提升。一体化建设管理要从日常工作、文书立卷、一体化意识以及建设标准、制度方面开展，确保在实际工作中，一体化建设体系的作用能够得到有效发挥，保证文秘工作与文书档案工作顺利开展的同时，为企业的可持续发展提供条件。【参考文献】1李福裿.文书档案管理工作与文秘工作一体化建设路径J.黑龙江档案,2021(04):108-109.2赵丹.高校办公室文秘与档案管理的紧密联系浅析J.科技创新导报,2019,16(22):155+157.3袁丽英.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化J.办公室业务,2018(11):51.4杨彦杰.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化J.长江丛刊,2016(24):174.页第 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